Man11002

11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu

V systému iFIS lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.).

Obr. 11002/1 Přílohy a dodatkové informace k dokladu

Popis formuláře

Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu), případně s dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro Přílohy umístěná v horní liště. Její možné barevné varianty a funkcionalita je popsána zde.

	Poznámka
	Podrobnější informace k formuláři, přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.

Obr. 11002/2 Přílohy a dodatkové informace k dokladu - záložka "Dodatky"

Význam barev ikon pro vyvolání formuláře s přílohami

Ikona pro Přílohy () vyvolá přílohy a dodatky k záznamu:

Ikona	Význam
	Neexistují žádné přílohy - vyvolá přílohy a dodatky k záznamu
	Existují jen přílohy s připojenými soubory - u daného záznamu je vložena příloha či dodatek s připojeným souborem, lze ji zobrazit
	Existují pouze přílohy bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha bez připojeného souboru, kterou nelze zobrazit
	Existují přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha s připojenými soubory i bez připojených souborů, přílohu bez připojeného souboru nelze zobrazit

Pokud jsou ve Spisové službě u dokumentu (PIDu) připojeny přílohy, zaktivní se v závazku, případně i v jiném dokladu, vedle pole s číslem dokumentu (PIDu) také tlačítko a zvýrazní se zeleně nebo jinou barvou v závislosti na stavu připojeného souboru. Po jeho použití lze tak přílohy rovnou zobrazit i ze závazku. Vyvolá se formulář s přílohami.

Tlačítko může mít různé zbarvení:

• - všechny přílohy mají připojený soubor
  

• - existují přílohy s připojeným souborem i přílohy bez připojeného souboru
  

• - ani jedna příloha nemá připojen soubor
  

• - neexistují přílohy
  

Obr. 11002/3 Příklady vyvolání formuláře s přílohami

Význam tlačítek

Význam jednotlivých tlačítek je následující:

• Vlož - tlačítkem lze vložit přílohu
• Ukaž - umožní prohlíže již uložený dokument
• Kopíruj - umožní uložit jen jeden jediný dokument
• Zruš - tlačítko odstraní dokument z příloh, vymazat záznam o příloze lze i v případě, že není soubor v CUL přístupný, tzn. v případě, kdy dokument nelze z nějakého důvodu otevřít
• Uložit soubory - tlačítkem se lze přesunout do formuláře 11001 - Hromadné ukládání příloh, kde lze hromadně uložit více dokumentů najednou
• Pečeť / Podpis - slouží pro opatření dokumentu elektronickým podpisem či pečetí, více informací naleznete zde

	Poznámka
	V iFIS lze i hromadně stahovat dokumenty z CUL. K tomu je určeno tlačítko Uložit soubory. Tato funkcionalita umožní hromadně uložit soubory příloh. Pro uložení jednoho jediného souboru je určeno tlačítko Kopíruj umístěné u jednotlivých záznamů příloh ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Více informací k možnosti hromadného stahování dokumentů z CUL naleznete zde.

Zatržítko Zobrazit související přílohy

V seznamu se souvisejí přílohy objeví až po zaškrtnutí zatržítka Zobrazit související přílohy.

Při vyhledávání / zobrazování / stahování / připojování souvisejících příloh u e-schvalovaných závazkových dokladů se za související přílohu považuje také dokument připojený k přijatému zálohovému listu, který je vyúčtovaný v řádcích závazku. Ze všech formulářů pro dodavatelské faktury, závazky k zaměstnanci a monitorovací zprávu jsou v souvisejících přílohách zobrazeny i přílohy k přijatým zálohovým listům, které jsou vyúčtované v řádcích závazku.

Uložení tiskové sestavy do přílohy

Uložit do přílohy lze také tiskovou sestavu přes formulář 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy.

	Poznámka
	Přílohy lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde.

Položky ve formuláři

Formulář obsahuje tyto položky:

• i - uživatelské upozornění k dokumentu
• Z - způsob založení přílohy
  • R - ručně
  • I - importem
  • C - vyskytuje se v případech, kdy jsou zakládány záznamy do iFIS/Spisová služba z jednotlivých agend iFIS (závazky, objednávky, pohledávky, smlouvy, ...) přes ikonu SPS v levém toolbaru včetně přílohy již vložené u záznamu agendy, ze které je voláno
• Úlo. - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení přílohy/dokumentu
• Typ dok. - o jaký typ dokumentu se jedná (definováno pro každou agendu iFIS zvlášť)
• Popis - vlastní popis vkládaného dokumentu
• Práv. váha - právní váha dokumentu
  • Kopie
  • Originál
  • Ověřená kopie
• Kód:
  • externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
  • pomocí globálního parametru PRILHLAS lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o neexistující příloze při vyhledávání pomocí čárového kódu, parametr může obsahovat hodnoty A/N (A = zobrazí upozornění, N = upozornění se nezobrazí)
  • připojení dokumentu pomocí čárového kódu je blíže popsáno zde
• Soubor - název souboru včetně přípony
• Poznámka - poznámka k příloze/dokumentu
• Vytvořeno - datum vytvoření a uložení záznamu o příloze
• Změněno - datum poslední změny přílohy
• Velikost - velikost souboru
• N. popis - popis přílohy pro agendu dokladu iFIS
• Nový kód - externí id přílohy jednoznačně identifikující přílohu (například čárový kód nalepený na faktuře)

Součtová položka Celková velikost příloh

Ve formuláři s přílohami a dodatkovými informacemi k dokladu a ve formulářích obsahujících záložku Přílohy či Dokumenty:

• se pod sloupcem Velikost souboru nachází součtová položka Celková velikost příloh zobrazující celkovou velikost vlastních příloh, která se nachází i u jiných formulářů obsahujících záložku Dokumenty nebo Přílohy
• nezahrnuje související přílohy
• položku lze zobrazit po posunutí dolní lišty vpravo

Obr. 11002/4 Součtová položka "Celková velikost příloh"

Zobrazuje se vždy součet velikostí všech příloh, nikoliv pouze načtených a zobrazených ve formulářovém bloku.

	Pozor
	V součtové položce Celková velikost příloh nejsou zahrnuty související přílohy.

Navazující funkce:

• 00210 - Správa uživatelů a přístupů
• 09301 - Archiv dokumentů
• 11001 - Hromadné ukládání příloh