Man09301

09301 * Archiv dokumentů

Formulář je určen k archivaci libovolných elektronických dokumentů (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k archivaci oficiálních tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Dokumenty lze i hromadně ukládat. Formulář je přístupný z menu iFIS / Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů.

Obr. 09301/1 Archiv dokumentů - formulář pro uložení dokumentu do archivu

Obr. 09301/2 Archiv dokumentů - formulář pro uložení sestavy do archivu přes ikonu "Tiskové sestavy"

Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS. Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace. Ovládání formuláře vychází ze standardního ovládání iFIS.

Popis formuláře

Formulář se skládá ze dvou bloků:

1. Blok pro vytváření a údržbu adresářové struktury archivu

Obr. 09301/3 Archiv dokumentů - adresářové stromové uspořádání složek v archivu

Adresářová struktura archivu je tvořena jednotlivými složkami, které mohou být uspořádány do libovolné stromové struktury. Počet úrovní stromové struktury adresáře není omezen. Na spodním okraji bloku jsou přístupná funkční tlačítka, pomocí kterých lze ovlivňovat tvar adresářové struktury jednotlivých složek:

Založení nové složky

+ ) – tlačítko zakládá novou složku; při zakládání nové složky je uživatel vyzván k zadání názvu složky a k určení místa ve stromové struktuře archivu, na které bude složka založena

Obr. 09301/4 Menu editace nové složky archivu

Zpět – založení nové složky je odvoláno

0 – složka je založena do aktuální složky, na níž je umístěn kurzor; složka je založena jako tzv. podadresář

-1 – složka je založena na stejnou úroveň jako je aktuální složka, a to na pozici před aktuální složku

+1 - složka je založena na stejnou úroveň jako je aktuální složka, a to na pozici za aktuální složku

Odstranění složky

X ) – tlačítko pro odstranění složky.

Přesunutí složky:

< ) – tlačítko pro přesun složky s odkazy o pozici nahoru

> ) – tlačítko pro přesun složky s odkazy o pozici dolů

Změna názvu složky

Text – tlačítko pro zadání změny názvu aktuální složky, na níž je umístěn kurzor

Zpět - odvolání změn názvu

Přejmenuj – volba provede fyzické přejmenování složky

2. Blok pro vkládání a údržbu dokumentů ve složkách archivu

Obr. 09301/5 Menu pro vkládání a údržbu dokumentů ve složkách archivu

V horní části formuláře se zobrazují všechny dokumenty, které byly zařazeny do aktuální složky archivu. Aktuální složkou se rozumí ta složka, na které je postaven kurzor v adresářové struktuře (viz. blok 1).

Popis – libovolný text zadaný uživatelem, který stručně komentuje uložený dokument

Jméno souboru – fyzické jméno souboru včetně jeho přípony, pod kterým je dokument uložen v databázi

Složka – název složky, ve které je dokument zařazen

Funkční tlačítka pro manipulaci s dokumentem (souborem)

Formulář obsahuje tato funkční tlačítka pro manipulaci s dokumentem (souborem):

• Přesuň – volbou Přesuň může uživatel hromadně přesunout všechny označené dokumenty do vybrané cílové složky; uživatel vybere cílovou složku jednoduchým klepnutím myši na název složky

• Historie – volbou Historie se uživateli zobrazuje autor, který dokument uložil do archivu, dále datum a čas vložení dokumentu do archivu a dále seznam provedených změn s dokumentem v archivu; evidované změny jsou na formuláři seřazeny chronologicky

• Vlož – po volbě vlož dojde k zavolání dialogového okna pro uložení souboru; pomocí dialogového okna uživatel mapuje soubor, který následně tlačítkem Otevřít ukládá do archivu

• Kopíruj – volba umožňuje zkopírovat soubor z archivu na lokální nebo jiný sdílený disk

• Ukaž – volbou dojde k zobrazení dokumentu v internetovém prohlížeči koncového počítače

• Vyjmi – volbou uživatel maže soubor z archivu

Obr. 09301/6 Dialogové okno pro vložení dokumentu do archivu

Navazující funkce

- MET menu tisku iFIS

Tisk sestavy z tiskového menu iFIS do archivu

Uživatel, který je oprávněn k ukládání sestav do archivu, může přímo v tiskovém menu iFIS zvolit typ tisku do archivu. Výběrem formátu sestavy a jeho potvrzením dochází k vyvolání menu pro archivaci sestavy.

Obr. 09301/7 Tisk do archivu a dialogové okno archivu pro vložení sestavy iFIS

Uživatel v položce Popis zapisuje krátký textový popis (název sestavy) pro pozdější snazší a rychlejší vyhledání sestavy ve složce archivu. Jednoduchým klepnutím myši na název složky je určena archivační složka. Tlačítkem Ulož dochází k fyzickému vložení sestavy v elektronické podobě do archivu. Do archivu sestav se automaticky ukládá importovaný soubor CSV při aktualizaci volitelných položek účetní věty ve formuláři 02228 - Aktualizace volitelných položek účetní věty.

Ve formuláři byly dále aplikovány tyto změny:

• rozšířena pole pro zobrazení stromové struktury
• změna procházení jednotlivými složkami adresáře
• poslední pozice kurzoru ve stromu uložena do uživatelských preferencí - to znamená, že po opuštění formuláře si systém zapamatuje poslední navštívenou složku a na ní se také při dalším spuštění formulář otevře
• revize přístupů k jednotlivým složkám stromové struktury i přístupů k jednotlivým souborům uložených ve složkách
• možnost vyhledávání souborů na nejvyšší úrovni složky ARCHIV
• soubory jsou z tiskového menu ukládány automaticky s NS složkami

Pomocí tlačítka Uložit soubory, které vyvolá funkci 11001 - Hromadné ukládání příloh, lze hromadně stáhnout vybrané dokumenty do adresáře na lokální disk. Více informací uvedeno v dokumentaci k funkci 11001 - Hromadné ukládání příloh. Adresář se ukládá do uživatelských preferencí a při příštím otevření formuláře se automaticky načte.

Obr. 09301/8 Vyvolání formuláře 11001 - Hromadné ukládání příloh tlačítkem "Uložit soubory"

	Poznámka
	Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.

Navazující funkce:

• 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy
• 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv
• 11001 - Hromadné ukládání příloh
• 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu