Man03315

03315 * Převzetí pohledávek z externího systému

Pokud provozovatel systému iFIS uskutečňuje import pohledávek z jiného systému, jsou taková data připravena k dalšímu zpracování v jakémsi meziskladu. Odtud je přebírá funkce pro převzetí pohldávek z externího systému a předává je dále do formuláře 03310 - Vystavení odběratelské faktury.

Obr. 03315/1 Převzetí pohledávek z externího systému

Popis formuláře

Přesný název formuláře lze přizpůsobit podle požadavků zákazníků. Pojmenování formuláře se tak u jednotlivých zákazníků může lišit. Název může například obsahovat konkrétní externí systém, ze kterého se pohledávky importují.

Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem".

Pokud provozovatel systému iFIS uskutečňuje import pohledávek z jiného systému, na obrazovce se zobrazí importovaná data. Výběrem jednoho záznamu se lze přemístit do funkce 03310 - Vystavení odběratelské faktury pro výběr deníku k vložení nové pohledávky. Existuje-li k výběru pouze jeden vhodný deník, seznam deníků se nenabízí a pohledávka je vložena právě do tohoto deníku.

Ve formuláři se nachází také ikona pro Úkolovník volající formulář 03298 - Úkolovník.

Pomocí datového rozhraní pro zápis dobropisů k vystaveným pohledávkovým fakturám lze do zásobníku pohledávek převzít také dobropis k pohledávce.

Roletka Úloha zdroje dat

Ve formuláři se nachází roletka Úloha zdroje dat, pomocí které lze odlišit a vyfiltrovat doklady podle zdroje, odkud se vzaly, obdobně jako je tomu u závazků. Každý projekt může mít jiný seznam úloh zdroje dat, např. WFis,

Pomocí roletky lze vybrat například zdroj WFis. Jedná se o požadavky na vytvoření faktur zadané pomocí webové aplikace Žádost o fakturu. Po výběru zdroje dat WFis se navíc objeví položka umožňující zadat důvod pro odmítnutí převzetí faktury nazvaná Důvod odmítnutí dokladu, kterou je nutné při odmítnutí vyplnit. Zároveň s ní se zobrazí i tlačítko Vyřazení dokladu. Bez zapsání důvodu nelze žádost o fakturu odmítnout.

	Poznámka
	Pokud se schvaluje přes wFIS, zobrazí se tlačítko Vyřadit a pole Důvod odmítnutí dokladu. Pokud se schvaluje v externím systému, tlačítko a pole vidět nejsou.

Radiobuttony pro filtrování záznamů

Formulář obsahuje radiobuttony pro filtrování záznamů:

• Nepřevzaté
• Převzaté
• Vyřazené
• Všechny

Roletka Způsob převzetí

Formulář umožňuje kromě převzetí jednotlivého záznamu také hromadné či kumulované převzetí pohledávek. To funguje na obdobném principu jako ve formuláři 03304 - Převzetí pohledávek z RS.

Ve formuláři lze nastavit způsob převzetí:

• Jednotlivě - umožní převzít do evidence označenou pohledávku klávesou Výběr nebo Tab
• Hromadně s uzavřením - po označení záznamů a stisku tlačítka Převzít do evidence umožní hromadné převzetí externích pohledávek a zároveň převzaté pohledávky převede do stavu Uzavřen
• Kumulovaně - u jednotlivých podkladů ke kumulaci jsou doplněny check boxy pro označení parametrů kumulace:
  • Firma
  • Způsob úhrady
  • Období
• Hromadně bez uzavření - po označení záznamů a stisku tlačítka Převzít do evidence umožní hromadné převzetí externích pohledávek a zároveň převzaté pohledávky převede do stavu Doplněn

Obr. 00315/2 Způsob převzetí "Kumulovaně" zaktivní další položky

Tlačítko Převzít do evidence

Tlačítko Převzít do evidence umožňuje jak převzetí jednotlivého záznamu, tak i hromadné převzetí či kumulované více záznamů. Při hromadném a kumulovaném převzetí musí být předem označeny požadované záznamy.

Tlačítko Převzít do evidence je aktivní u těchto způsobu převzetí:

• Jednotlivě (přebírá se řádek, na kterém je umístěn kurzor)
• Hromadně s uzavřením
• Kumulovaně
• Hromadně bez uzavření

Při hromadném způsobu převzetí je uživatel po výběru deníku dotázán, zda si přeje vložit pohledávky do vybraného deníku ve stavu Uzavřen / Doplněn, a to v závislosti na vybraném způsobu hromadného převzetí.

Po označení dokladů ke kumulaci a pokusu jejich importu do iFIS/Pohledávky se kontroluje, jestli všechny označené doklady jsou stejného typu a měny. Pokud nejsou, pak je uživatel o tom informován a zároveň systém odmítne vybrané doklady zkumulovat, uživatel poté musí upravit výběr podkladů ke kumulaci. V dalším kroku je kontrolováno jestli u vybraných dokladů je shodné firmidno, ZPPL, měsíc a rok. Na odlišnost je uživatel upozorněn.

Po dokončení kontroly výběru podkladů pro kumulaci se objeví formulář pro výběr deníku a pak se objeví hlavička předpřipravené pohledávky.

Hlavička se převezme z nejstaršího podkladu, který byl označen ke kumulaci.

Do Popisu a Zprávy pohledávkové faktury se doplní text "Souhrnné vyúčtováni za období od do".

Součtovací položka Celkem ke kumulaci v KC a Cizí měně automaticky sečítá celkové částky všech označovaných dokladů.

Je-li nutné vyřadit záznam z dalšího zpracování, použije se klávesa pro Zrušení záznamu. Tím se záznam označí jako zrušený, zmizí z obrazovky a již se nebude nabízet pro převod.

Stornem kumulativní faktury dojde ke zpětnému označení jednotlivých podkladů jako nepřevzaté.

Při převzetí pohledávky ze zásobníku se:

• číslo vlastního bankovního účtu doplní ze zásobníku
• pokud není uvedeno číslo bankovního účtu, převezme se z číselníku akcí
• pokud ani zde není uvedeno, převezme se z deníku

Při převzetí pohledávky ze studentského systému se automaticky generuje úkol vázaný na fakturu v případě, že vznikla z dříve zapsaného podkladu.

Při vytváření žádosti o fakturu ve WebFIS/Žádost o fakturu, která má vyplněnou položku Číslo smlouvy, se zobrazuje budoucí pohledávka také ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z externího systému. Přebírá se navíc položka Číslo smlouvy, která je v žádosti o fakturu vyplněná.

Tlačítko Detail

Tlačítko Detail umožní prohlédnout si detail podkladu pohledávky. Tlačítkem Detail se:

• u již převzatých záznamů otevře detail převzaté pohledávky
• u dosud nepřevzatých záznamů zobrazí formulář 03303 - Detail podkladu pohledávky, odkud lze pohledávku převzít do evidence

	Poznámka
	Podrobnější informace uvedeny u formuláře 03303 - Detail podkladu pohledávky.

Položky formuláře

Ve formuláři jsou například tyto položky:

• Typ dokladu - o jaký typ dokladu se jedná (např. faktura, dobropis, atd.)
• Stav dokladu - položka indikující stav zpracování dokladu
• Datum importu - do této položky se zapisuje přesný datum, kdy byl import proveden
• Záznam o chybě při importu dokladu - zobrazuje protokol o importu, pokud tedy nastala nějaká chyba při importu, uživatel je zde o této chybě informován
• Částka bez DPH v cizí měně
• Číslo dokladu - číslo vytvořené pohledávky, ze které lze použít klávesu Detail/Volání číselníku (CTRL + A)

Obr. 03315/3 Položka "Číslo dokladu" ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z externího systému

Zabránění přesunu dokladů do dalšího účetního období

Při uzávěrce účetního období v úlohách 032 - Zázavky a 033 - Pohledávky je umožněno odvolat přesun dokladů do dalšího účetního období, a to po stisku tlačítka Detaily → Prohlížet Pohledávky/Závazky/Externí podklady a po zobrazení dokladů bránících uzavření účetního období. Po stisku klávesy Konec (F4 nebo ESC) z formuláře určeného pro prohlížení dokladů, které brání uzavření období, s následným použitím volby Přesun dokladů do násl. období se zobrazí navíc dialogové okno s možností volby, zda změny skutečně provést či ještě operaci odvolat:

• při potvrzení volby Ano dojde k přesunu dokladů do následujícího účetního období
• volbou Ne lze přesunu dokladů do dalšího období ještě zabránit a změny odvolat

Úprava se týká úloh 032 - Závazky a 033 - Pohledávky. Upraveny byly následující formuláře:

• 03237 - Přehled závazků
• 03207 - Převzetí závazků
• 03337 - Přehled pohledávek
• 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému

Tlačítko Vyřazení dokladu

Ve formuláři je dostupné také tlačítko Vyřazení dokladu:

• pro vyřazení ze seznamu dosud nezpracovaných dokladů
• po jeho stisku se zobrazí potvrzující hláška: "Opravdu chcete vyřadit ze seznamu dosud nezpracovaných dokladů?"
• tlačítko Vyřazení dokladu a položka Důvod odmítnutí dokladu se ve formuláři zobrazují pro všechny podklady připravené k převzetí
• při stisku tlačítka Vyřazení dokladu pro podklady schválené přes wFIS je vyplnění pole Důvod odmítnutí dokladu povinné a tyto podklady se vracejí ke schválení
• ostatní podklady jsou vyřazené a pole Důvod odmítnutí dokladu je volitelně možné vyplnit

Parametry pro import pohledávek

Úloha	Parametr	Význam	Příklad	Formát	SET
033	IMP_SSD2	Pro import druhé snížené sazby DPH, který je zohledněn při převzetí dokladu ze zásobníku pohledávek	3	Interní číslo sazby	S
033	IMP_UNDD	Vnitřní klíč sazby "Není daňový doklad" pro import pohledávek	10	Interní číslo sazby	S
033	IMP_USD2	Vnitřní klíč druhé snížené sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek	15	Interní číslo sazby	S
033	IMP_USSD	Vnitřní klíč snížené sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek	114	Systémový údaj	S
033	IMP_UZSD	Vnitřní klíč základní sazby DPH pro uskutečněná zdanitelná plnění pro import pohledávek	133	Interní číslo sazby	S

Jsou-li v úloze Správce v lokálních parametrech ADZAS033 a SND_MAIL nastaveny příslušné e-mailové adresy, nový záznam v meziskladu způsobí automatické odeslání e-mailového upozornění odpovědné osobě.
Na obrazovce se zobrazují importovaná data. Výběrem jednoho záznamu se lze přemístit do funkce 03310 - Vystavení odběratelské faktury, kde lze vybrat deník pro vložení nové pohledávky. Pokud existuje pouze jeden vhodný deník, výběr deníků se nenabídne a pohledávka je vložena právě do tohoto deníku.
Pro potřeby vyřazení záznamu z dalšího zpracování lze použít klávesu pro Zrušení záznamu. Záznam je tak označen jako zrušený, zmizí z obrazovky a již se nebude pro převod nabízet.

Parametry pro import pohledávek:

Úloha	Parametr	Význam	Příklad	Formát	SET
033	IMP_SSD2	Pro import druhé snížené sazby DPH, který je zohledněn při převzetí dokladu ze zásobníku pohledávek	3	Interní číslo sazby	S

Datová rozhraní

Podpora datového rozhraní - Transformace dat nahrávaných do vstupního zásobníku pohledávek

Jako podpora datového rozhraní pro knihovní systém:

• jsou v iFIS zavedeny možnosti v nastavení transformace dat nahrávaných do vstupního zásobníku pohledávek:
  • transformace předaných dat
  • doplnění chybějících dat
  • automatické přebírání pohledávek ze zásobníku
• je v iFIS zavedena možnost dodatečné změny před uložením záznamů do zásobníku pohledávek pomocí procedury uložené v R_SQL parametru IMP_ODFA_ZMENA

Po uložení pohledávky přes rozhraní IMP_ODFA do zásobníku pohledávek se spustí PLSQL procedura uložená v R_SQL, která na pozadí automaticky doplní položky, které v externím systému nejsou, např. chybějící deník, účetní pravidlo, konstantní symbol, apod. Tyto položky jsou přitom od předaných dat jednoznačně odvoditelné. Funkcionalita usnadní a výrazně zrychlí pořízení dokladu do iFIS a omezí tak chyby vzniklé při ručním zadávání dat do iFIS.

Do funkce IMP_ODFA.uzavri_doklad před generováním pohledávky (v případě, že vstupní parametr "pohledavka" je nastaven na hodnotu A) je přidáno zpracování procedury uložené v R_SQL parametru IMP_ODFA_ZMENA. Proceduře se při zpracování předá proměnná :odihidno. Pro kontrolu je do procedury přidána úpravu hlavičky TEKODIH.POPIS a text na řádcích TEKODIR.TEXT.

Úprava datového rozhraní pro import (zápis) pohledávek do vstupního zásobníku iFIS/Finance

Upraveno datové rozhraní pro import pohledávek do iFIS/Finance:

• automatická distribuce daňových dokladů (UDD) k přijatým platbám e-mailem také v cizojazyčné verzi
• v případě chyby při kontrole IČO se do hlavičky pohledávky automaticky vkládá firma z parametru NEUFIRM (doposud VLFIRM)
• u pohledávek na osobu se uvedená e-mailová adresa ukládá do položky ZPUSOB ODESLANI (TEKODIH.ODESL_PARTN)

Obr. 03315/5 Úprava rozhraní pro import pohledávek do iFIS/Finance

Upraveno datové rozhraní pro zápis pohledávek do iFIS:

• zavedena nová možnost zápisu čísla smlouvy do hlavičky pohledávky
• ve funkci IMP_ODFA.OTEVRI_DOKLAD je nový argument smlid_

Upraveno datové rozhraní pro zápis pohledávkové faktury do vstupního zásobníku:

• zapisovat doklady lze také do deníků, jejichž označení (číslo deníku) není v seznamu platných pohledávkových deníků unikátní
• upraven byl proto import pohledávky do zásobníku
• při hledání deníku je zohledněna měna

Provedeny další dílčí úpravy rozhraní pro import pohledávek do iFIS:

• upraven zásobník pohledávek
• přenastaven argumentu GENERATE_ODFA z hodnoty 'A' na hodnotu 'N'
• rozhraní rozšířeno o nové položky:
  • TEKODIH.GEPO
  • TEKODIH.REFERENT
• při ručním převzetí pohledávky se přebírá ze zásobníku též položka Referent

Rozšíření datového rozhraní pro import neúčtovacích pohledávek

Upraveno datové rozhraní pro import neúčtovacích pohledávek a upravena validace předávaného vlastního bankovního účtu. Existence duplicitního zrušeného vlastního bankovního účtu už tak není příčinou chyby v importu neúčtovacích pohledávek.

Úprava rozhraní pro import pohledávek v cizích měnách do iFIS/Pohledávky

Upraveno rozhraní pro import pohledávek v cizích měnách do iFIS/Pohledávky:

• ze strany externího systému lze generovat pohledávkové faktury s vlastním bankovním účtem ve tvaru IBAN
• do importu pohledávky prostřednictvím zásobníku je přidána položka pro formát vlastního bankovního účtu

Rozšíření datového rozhraní STAG/iFIS - podpora pro studentské pohledávkové poplatky v EUR

Připraveno a rozšířeno datové rozhraní STAG/iFIS na pohledávkové předpisy v cizí měně, například studentské pohledávkové poplatky v EUR. Předpisy studentských pohledávkových poplatků, které hradí třetí strana (zaměstnavatel studenta) se ponovu ve tvaru odběratelské faktury importují také v cizích měnách do iFIS/Pohledávky/Zásobník. Stejně jako v případě poplatků v CZK, platí i u poplatků v cizích měnách, že se páruje a rozpárovává jen na straně iFIS/Saldo. iFIS posílá do STAG zprávu o spárování / rozpárování ve formátu .xml přes datové AQ rozhraní. AQ rozhraní bylo rozšířeno o nové elementy, které určí, v jaké měně byla platba provedena a v jaké měně bylo spárováno. Do STAG se posílají i neidentifikované platby (NIP) v cizích měnách, protože je jasné, že platby ze zahraničí v cizích měnách nelze kvůli chybějícím variabilním a specifickým symbolům jednoduše identifikovat.

Úprava rozhraní pro převod studentských pohledávek do iFIS/Pohledávky/Faktury

Upraveno datové rozhraní pro převod studentských pohledávek do iFIS/Pohledávky/Faktury. Přibylo naplnění položky TEKODIH.ODESL_PARTN e-mailovou adresou.

Navazující funkce:

• 03304 - Převzetí pohledávek z Registru smluv
• 03310 - Vystavení odběratelské faktury
• 03319 - Opravy odběratelských faktur