Man11002: Porovnání verzí

Z BBM Dokumentace iFIS
Skočit na navigaciSkočit na vyhledávání
← Porovnání se starší verzí
VizuálníWikitext
Jana.dankova (diskuse | příspěvky)
45 141 editací
Bez shrnutí editace
Jdankova (diskuse | příspěvky)
24 820 editací
Bez shrnutí editace
 
(Není zobrazeno 66 mezilehlých verzí od 3 dalších uživatelů.)
Řádek 1: Řádek 1:
== 11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu ==
__TOC__
== 11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu ==


V systému ''i''FIS* lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.). Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu) a případně dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona v horní liště.
V systému ''i''FIS lze zobrazit / vkládat / mazat [[Obecné funkce IFIS#Formulář pro přílohy|přílohy]] k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.).


 
[[Image:P_11002a.png]]<br>
[[Image:R obr11002a.gif]]<br>
'''Obr. 11002/1''' ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu''
'''Obr. 11002/1''' ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu''




Formulář je rozdělen na dvě záložky, přičemž záložka ''Dodatky'' je přístupná pouze ve funkcích, kde bylo možno dodatky využít.
===Popis formuláře===
 
 
Formulář obsahuje údaje, které byly využívány u příloh a navíc je rozšířen o další informativní položky:
* '''I''' - uživatelské upozornění k dokumentu
* '''Z''' - způsob založení přílohy
** R - ručně
** I - importem
* '''Úlo.''' - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení dokumentu
* '''Typ dok.''' - o jaký typ dokumentu se jedná
* '''Popis''' - vlastní popis vkládaného dokumentu
* '''Práv. váha''' - právní váha dokumentu
** Kopie
** Originál
** Ověřená kopie
* '''Kód''' - externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
 
 
Ikonka ([[Image:R obr100.gif]]) v horní nástrojové liště upozorňuje na možnost přístupu k přílohám. Barvy ikony se mění v závislosti na přístupech a obsahu:
*'''šedá''' - není možné přistupovat k přílohám, ikona je nepřístupná
*'''bílá''' - u záznamu není žádná příloha připojena
*'''zelená''' - u záznamu je připojena nějaká příloha
 
 
Pomocí ikony lze otevřít univerzální prohlížecí / editovací formulář. Možnost provádět úpravy přílohy, vkládání nebo mazání je určena v definici vazby k přílohám pro daný doklad. Obecně platí, že u prohlížecích formulářů nelze provádět změny příloh. Přílohy k hlavičce objednávky přístupné z přehledového formuláře. Ve vkládacích / editovacích formulářích je možné upravovat také přílohy. Přílohy mohou být ve stejném formuláři připojeny i k dalším částem dokladu, např. k řádkům objednávky. Nejprve je nutné postavit se kurzorem do některé položky na řádku objednávky. Pokud je ikonka zelená, jsou k řádku objednávky již připojeny nějaké přílohy.
 
 
===Možnosti vkládání příloh===
 
 
====Připojení přílohy pomocí tlačítka Vlož====
 
Vložení přílohy je umožněno ručně přes tlačítko '''Vlož'''.
 
 
====Připojení dokumentu pomocí čárového kódu====
 
Dále je možno vkládat přílohy s obecným externím identifikátorem (např. dokumenty skenované, jejichž listinný originál je opatřen etiketou s čárovým kódem). Hodnotu čárového kódu lze vložit ručním zadáním do pole ''Nový kód'' v dolní části formuláře nebo nasnímat prostřednictvím čtečky (snímače) čárového kódu. Tato volba je přístupná na základě uživatelských přístupů (přístup k modulu PRIVLOZ). V tomto případě je přístupné pole „'''Nový kód'''“ a kurzor na něm stojí hned po otevření formuláře. Pokud je v datovém úložišti připraven dokument s uvedeným&nbsp;čárovým kódem, je automaticky připojen jako příloha k danému dokladu. Pokud není nalezen žádný dokument, je založena pouze hlavička přílohy se zadaným kódem.
 
 
[[Image:PRIL_01c.gif]]<br>
'''Obr. 11002/2'''
 
Záznam se vytvoří přes sousedící administrovatelné tlačítko (ikonu) [[Image:OZ_03c.gif]] "''Připojit nový kód''"
Pokud dokument byl (bude následně) naskenován, pak dojde k připojení příslušného skenu dokumentu k danému záznamu v ''i''FIS*.
 
Předpokladem pro tuto funkcionalitu je instalace a zprovoznění speciální automatické funkce pro párování skenů se záznamy v ''i''FIS* a odpovídající nastavení skenovacího SW.
 
[[Image:PRIL_01d.gif]]<br>
'''Obr. 11002/3'''
 
{{Poznamka|Uvedená funkcionalita nahrazuje funkčnost ikon v levém toolbaru implementovaných do vybraných formulářů v rámci meziverzí.}}
 
===Související přílohy===
 
Na detailu záznamu je možno ve vybraných úlohách zobrazit také "související přílohy", a to pomocí zatržítka '''Zobrazit související přílohy'''. Formulář příloh se otevírá poté pouze pro čtení. Volba „''Zobrazit související přílohy''“ je dostupná, pokud jsou nadefinovány i vazby na přílohy k souvisejícím dokladům. Například u řádku objednávky je nadefinována možnost zobrazit přílohy k hlavičce objednávky. Pokud jsou zobrazeny také související přílohy, pak není možné přílohy vkládat, mazat ani upravovat.
 
 
Tato možnost musí být předem definovaná. V této verzi je umožněno využít této funkcionality pro úlohu:
* 303 Objednávky - k přílohám z řádku objednávky je možno dotáhnout přílohy z hlavičky objednávky, ale také z úlohy 032 Závazky a 091 Spisová služba
* 032 Závazky - k přílohám u závazku je možno dotáhnout přílohy z úlohy 303 Objednávky, 082 Smlouvy a 012 Zakázky-projekty a 091 Spisová služba
 
[[Image:PRIL_01e.gif]]<br>
'''Obr. 11002/4'''
 
 
[[Image:PRIL_01f.gif]]<br>
'''Obr. 11002/5'''
 
 
Související přílohy se dotahují k prvotnímu záznamu za předpokladu existující vazby na uvedené úlohy a existujících příloh u provázaných záznamů v těchto úlohách.
 
 
===Popisné údaje (metadata) do CUL===
Při vkládání souborů do příloh jsou dokumenty ukládány do předem definovaného úložiště. Zároveň je možné připojit ke vkládanému dokumentu základní popisné údaje (metadata), které jsou společně uloženy do úložiště.
 
 
[[Image:PRIL_01g.gif]]<br>
'''Obr. 11002/6'''
 
Metadata je umožněno vložit prostřednictvím formuláře [[Man00311|00311]] ''Metadata pro centrální úložiště''. Tato funkce se otevírá na základě zatrhávátka u pole '''Popis''' po stisku tlačítka '''Vlož'''.
 
 
[[Image:PRIL_01h.gif]]<br>
'''Obr. 11002/7'''
 
 
===Sjednocení obsahu a funkčnosti příloh===
 
Ve formulářích iFIS, kde je možné vkládat přílohy, je dostupná záložka ''Dokumenty'' pro možnost realizovat práci s přílohami (např. formulář [[Man30335|30335]] - ''Objednávky - detail''). Obsah záložek a jejich funkcionalita je přizpůsobena formuláři [[Man11002|11002]] - ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu''. Vzhled záložek je obdobný. V záložkách však nelze realizovat připojení dokumentů s externím identifikátorem.
 
 
[[Image:PRIL_01i.gif]]<br>
'''Obr. 11002/8'''
 
 
===Velikost přílohy===
 
U vložených příloh je viditelný údaj o velikosti souboru připojeného dokumentu. Tento údaj se zobrazí po vložení přílohy k záznamu.
 
 
[[Image:R_11002b.gif]]<br>
'''Obr. 11002/9''' ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu - údaj o velikosti přílohy''
 
{{Poznamka|Obrázek zobrazuje nově přiložený soubor jako přílohu k faktuře. Jelikož dříve vložené přílohy údajem o velikosti souboru nedisponovaly, tento údaj se u nich nezobrazuje. Z toho vyplývá, že údaj o velikosti přiloženého souboru se zobrazí pouze u nově vložených příloh.}}
 
U skenovaných příloh typu '''přijatá faktura''', které se automaticky připojují jako přílohy obsahující OCR vytěžená data, se ponovu ''mění text'' '''popisu''' na '''Faktura č. xxx''' dle ''čísla doručené faktury'' a současně v závislosti na ''vytěžených datech''. '''Typ''' ''přílohy'' či dokumentu'' je nastaven na '''Sken'''.
 
 
[[Image:V1114_52.png]]<br>
'''Obr. 11002/10''' ''Zobrazení naskenovaných příloh ve formuláři [[Man11002|11002]] - Přílohy a dodatkové informace k dokladu''
 
 
===Práce s přílohami při využití dokumentového úložiště===
 
S přílohami je umožněno pracovat prostřednictvím tlačítek:
* '''Vlož''' - vkládání a změny příloh k záznamu
* '''Ukaž''' - zobrazení připojené přílohy
* '''Kopíruj''' - uložení přílohy do vybraného adresáře (pod shodným názvem jako vložený soubor)
* '''Zruš''' - zrušení záznamu o příloze (soubor zůstává v úložišti)
 
Tlačítka jsou administrovatelná, na základě čehož mohou mít uživatelé nastaveny různé přístupy pro práci s přílohami v ''i''FIS*.
 
 
===Vkládání příloh===
 
[[Image:PRIL_02a.gif]]<br>
'''Obr. 11002/11'''
 
Pro vložení přílohy musí být vyplněny povinné položky, případně lze doplnit i údaje v nepovinných polích. Část informací lze v případě využití předdefinovat do ukládaných metadat.
 
 
[[Image:PRIL_02b.gif]]<br>
'''Obr. 11002/12'''
 
 
Vkládaná příloha je vybírána z příslušného adresáře. Při vkládání je možno k dokumentu připojit elektronický podpis. Při vlastním ukládání dokumentu jsou na úrovni úložiště realizovány zapnuté kontroly na zjištění virů a vyhodnocení ověřovacích doložek (elektronické podpisy a časová razítka).
 
 
[[Image:PRIL_02c.gif]]<br>
'''Obr. 11002/13'''
 
 
Pokud je položka ''Soubor'' vyplněna, pak záznam o příloze obsahuje odkaz na příslušný dokument v úložišti.
 
 
[[Image:PRIL_02d.gif]]<br>
'''Obr. 11002/14'''
 
 
===Náhrada příloh===
 
Prostřednictvím tlačítka '''Vlož''' lze provést také změnu přílohy a nahradit tak původní soubor odkazem na jinou přílohu v úložišti.
 


[[Image:PRIL_02e.gif]]<br>
Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu), případně s dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro ''Přílohy'' umístěná v horní liště. Její možné barevné varianty a funkcionalita je popsána [[Obecné funkce IFIS#Formulář pro přílohy|zde]].
'''Obr. 11002/15'''


{{Poznamka|[[Obecné funkce IFIS#OF_PrilohyviFISaCUL|Podrobnější informace]] k formuláři, přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny [[Obecné funkce IFIS#OF_PrilohyviFISaCUL|zde]].}}


===Zobrazení příloh===
[[Image:P_11002b.png]]<br>
'''Obr. 11002/2''' ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu - záložka "Dodatky"''


Zobrazení přílohy je umožněno přes tlačítko '''Ukaž'''. Před otevřením přílohy jsou podány informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti).


===Význam barev ikon pro vyvolání formuláře s přílohami===


[[Image:PRIL_03a.gif]]<br>
Ikona pro ''Přílohy'' ([[Image:Ikona34.png]]) vyvolá [[Obecné funkce IFIS#Formulář pro přílohy|přílohy a dodatky]] k záznamu:
'''Obr. 11002/16'''


{| cellspacing="1" cellpadding="3" border="1" class="wikitable sortable"
! align="left" style="background-color:#4d92d7;font-weight:bold;color:#FFFFFF" width="50" align="center" | '''Ikona'''
! align="left" style="background-color:#4d92d7;font-weight:bold;color:#FFFFFF" width="580" align="center" | '''Význam'''
|-
| align="center" | [[Image:SedaPriloha.png]]
| Neexistují žádné přílohy - vyvolá [[Obecné funkce IFIS#Formulář pro přílohy|přílohy a dodatky]] k záznamu
|-
| align="center" | [[Image:Ikona33.png]]
| Existují jen přílohy s připojenými soubory - u daného záznamu je vložena příloha či dodatek s připojeným souborem, lze ji zobrazit
|-
| align="center" | [[Image:TlumenaCervena.png]]
| Existují pouze přílohy bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha bez připojeného souboru, kterou nelze zobrazit
|-
| align="center" | [[Image:TlumenaZluta.png]]
| Existují přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha s připojenými soubory i bez připojených souborů, přílohu bez připojeného souboru nelze zobrazit
|}


Je možno si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu.


Pokud jsou ve Spisové službě u dokumentu (PIDu) připojeny přílohy, zaktivní se v závazku, případně i v jiném dokladu, vedle pole s číslem dokumentu (PIDu) také tlačítko [[Image:PrilohyPIDu.png]] a zvýrazní se zeleně nebo jinou barvou v závislosti na stavu připojeného souboru. Po jeho použití lze tak přílohy rovnou zobrazit i ze závazku. Vyvolá se formulář s přílohami.


[[Image:PRIL_03b.gif]]<br>
'''Obr. 11002/17'''


Přílohu je možné ''Otevřít'' nebo ''Uložit'' na lokální disk.
[[Image:Pripojeni3.png]]<br>


<br>


[[Image:PRIL_03c.gif]]<br>
Tlačítko může mít různé zbarvení:<br>
'''Obr. 11002/18'''


*[[Image:PrilohyPIDuZelena.png]] - všechny přílohy mají připojený soubor<br>


===Kopírování příloh===
*[[Image:PrilohyPIDuZluta.png]] - existují přílohy s připojeným souborem i přílohy bez připojeného souboru<br>


Tlačítko '''Kopíruj''' slouží k uložení přílohy do vybraného adresáře (pod shodným názvem jako vložený soubor).
*[[Image:PrilohyPIDuBila.png]] - ani jedna příloha nemá připojen soubor<br>
Obdobně jako u zobrazení přílohy jsou před uložením přílohy zobrazeny informace o výsledku provedených kontrol na úrovni úložiště (rozsah kontrol je v závislosti na nastavení v úložišti).


*[[Image:PrilohyPIDuNeni.png]] - neexistují přílohy<br>


[[Image:PRIL_04a.gif]]<br>
[[Image:P_11002e.png]]<br>
'''Obr. 11002/19'''
'''Obr. 11002/3''' ''Příklady vyvolání formuláře s přílohami''




Je možno si prohlédnout detailní popisné údaje a vložené informace k dokumentu.
===Význam tlačítek===


Význam jednotlivých tlačítek je následující:
*''Vlož'' - tlačítkem lze vložit přílohu
*''Ukaž'' - umožní prohlíže již uložený dokument
*''Kopíruj'' - umožní uložit jen jeden jediný dokument
*''Zruš'' - tlačítko odstraní dokument z příloh, vymazat záznam o příloze lze i v případě, že není soubor v CUL přístupný, tzn. v případě, kdy dokument nelze z nějakého důvodu otevřít
*''Uložit soubory'' - tlačítkem se lze přesunout do formuláře [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh'', kde lze hromadně uložit více dokumentů najednou
*''Pečeť / Podpis'' - slouží pro opatření dokumentu elektronickým podpisem či pečetí, více informací naleznete [[Obecné_funkce_IFIS#Elektronicky_Podpis_Pecet|zde]]


[[Image:PRIL_04b.gif]]<br>
{{Poznamka|V iFIS lze i hromadně stahovat dokumenty z CUL. K tomu je určeno tlačítko ''Uložit soubory''. Tato funkcionalita umožní hromadně uložit soubory příloh. Pro uložení jednoho jediného souboru je určeno tlačítko ''Kopíruj'' umístěné u jednotlivých záznamů příloh ve formuláři [[Man11002|11002]] - ''Přílohy a dodatkové informace k dokladu''. Více informací k možnosti hromadného stahování dokumentů z CUL naleznete [[Možnost hromadného stahování dokumentů z CUL|zde]].}}
'''Obr. 11002/20'''


===Zatržítko Zobrazit související přílohy===


Je vybrán adresář, do kterého je soubor uložen. Název souboru je předdefinován shodně jako byl vložen.
V seznamu se souvisejí přílohy objeví až po zaškrtnutí zatržítka ''Zobrazit související přílohy''.




[[Image:PRIL_04c.gif]]<br>
Při vyhledávání / zobrazování / stahování / připojování souvisejících příloh u [[Man01430|e-schvalovaných]] závazkových dokladů se za související přílohu považuje také dokument připojený k přijatému zálohovému listu, který je vyúčtovaný v řádcích závazku. Ze všech formulářů pro dodavatelské faktury, závazky k zaměstnanci a monitorovací zprávu jsou v souvisejících přílohách zobrazeny i přílohy k přijatým zálohovým listům, které jsou vyúčtované v řádcích závazku.
'''Obr. 11002/21'''




===Rušení příloh===
===Uložení tiskové sestavy do přílohy===


Tlačítko '''Zruš''' je určeno k odstranění vazby na soubor v úložišti u příslušného záznamu přílohy.
Uložit do přílohy lze také tiskovou sestavu přes formulář [[Man00121#Uložení tiskové sestavy do přílohy|00121]] - ''VTS - výběr tiskové sestavy''.


{{Poznamka|Přílohy lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete [[Obecné_funkce_IFIS#Elektronicky_Podpis_Pecet|zde]].}}


[[Image:R_104a.gif]]<br>
===Položky ve formuláři===
'''Obr. 11002/22'''


Formulář obsahuje '''tyto položky''':
*'''i''' - uživatelské upozornění k dokumentu
*'''Z''' - způsob založení přílohy
**'''R''' - ručně
**'''I''' - importem
**'''C''' - vyskytuje se v případech, kdy jsou zakládány záznamy do [[:Kategorie:Spisová služba|iFIS/Spisová služba]] z jednotlivých agend iFIS ([[Man03228|závazky]], [[Man30335|objednávky]], [[Man03328|pohledávky]], [[Man08202|smlouvy]], ...) přes ikonu '''SPS''' v levém toolbaru včetně přílohy již vložené u záznamu agendy, ze které je voláno
*'''Úlo.''' - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení přílohy/dokumentu
*'''Typ dok.''' - o jaký typ dokumentu se jedná (definováno pro každou agendu iFIS zvlášť)
*'''Popis''' - vlastní popis vkládaného dokumentu
*'''Práv. váha''' - právní váha dokumentu
**Kopie
**Originál
**Ověřená kopie
*'''Kód''':
**externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
**pomocí  '''globálního''' parametru [[Parametrizace#PRILHLAS|PRILHLAS]] lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o '''neexistující příloze''' při vyhledávání pomocí '''čárového kódu''', parametr může obsahovat hodnoty '''A/N''' ('''A''' = zobrazí upozornění, '''N''' = upozornění se nezobrazí)
**připojení dokumentu pomocí čárového kódu je blíže popsáno [[Obecné funkce IFIS#Připojení dokumentu pomocí čárového kódu|zde]]
*'''Soubor''' - název souboru včetně přípony
*'''Poznámka''' - poznámka k příloze/dokumentu
*'''Vytvořeno''' - datum vytvoření a uložení záznamu o příloze
*'''Změněno''' - datum poslední změny přílohy
*'''Velikost''' - velikost souboru
*'''N. popis''' - popis přílohy pro agendu dokladu iFIS
*'''Nový kód''' - externí id přílohy jednoznačně identifikující přílohu (například čárový kód nalepený na faktuře)


[[Image:R_104b.gif]]<br>
'''Obr. 11002/23'''


===Součtová položka Celková velikost příloh===


Vlastní dokument není vymazán, zůstává v úložišti.
Ve formuláři s přílohami a dodatkovými informacemi k dokladu a ve formulářích obsahujících záložku ''Přílohy'' či ''Dokumenty'':
*se pod sloupcem ''Velikost souboru'' nachází součtová položka ''Celková velikost příloh'' zobrazující celkovou velikost vlastních příloh, která se nachází i u jiných formulářů obsahujících záložku ''Dokumenty'' nebo ''Přílohy''
*nezahrnuje související přílohy
*položku lze zobrazit po posunutí dolní lišty vpravo


[[Image:R_104c.gif]]<br>
[[Image:P_11002d.png]]<br>
'''Obr. 11002/24'''
'''Obr. 11002/4''' ''Součtová položka "Celková velikost příloh"''




Dochází ke smazání příslušného záznamu o příloze.
Zobrazuje se vždy součet velikostí všech příloh, nikoliv pouze načtených a zobrazených ve formulářovém bloku.  


[[Image:R_104d.gif]]<br>
{{Pozor|V součtové položce ''Celková velikost příloh'' nejsou zahrnuty související přílohy.}}
'''Obr. 11002/25'''


<br><br>'''Navazující funkce:'''
*[[Man00210|00210]] - Správa uživatelů a přístupů
*[[Man09301|09301]] - Archiv dokumentů
*[[Man11001|11001]] - Hromadné ukládání příloh


[[Kategorie:Správce]]
[[Kategorie:Správce]]

Aktuální verze z 30. 4. 2024, 14:25

11002 * Přílohy a dodatkové informace k dokladu

V systému iFIS lze zobrazit / vkládat / mazat přílohy k různým dokladům (faktura, objednávka, apod.).


Obr. 11002/1 Přílohy a dodatkové informace k dokladu


Popis formuláře

Formulář slouží pro práci s přílohami (digitální dokumenty ve formě souboru v libovolném formátu), případně s dodatky (textové údaje). Pro otevření formuláře je určena ikona pro Přílohy umístěná v horní liště. Její možné barevné varianty a funkcionalita je popsána zde.

Poznámka Poznámka
Podrobnější informace k formuláři, přílohám a k dokumentovému úložišti CUL uvedeny zde.



Obr. 11002/2 Přílohy a dodatkové informace k dokladu - záložka "Dodatky"


Význam barev ikon pro vyvolání formuláře s přílohami

Ikona pro Přílohy () vyvolá přílohy a dodatky k záznamu:

Ikona Význam
Neexistují žádné přílohy - vyvolá přílohy a dodatky k záznamu
Existují jen přílohy s připojenými soubory - u daného záznamu je vložena příloha či dodatek s připojeným souborem, lze ji zobrazit
Existují pouze přílohy bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha bez připojeného souboru, kterou nelze zobrazit
Existují přílohy s připojenými soubory i bez připojených souborů - u daného záznamu je vložena příloha s připojenými soubory i bez připojených souborů, přílohu bez připojeného souboru nelze zobrazit


Pokud jsou ve Spisové službě u dokumentu (PIDu) připojeny přílohy, zaktivní se v závazku, případně i v jiném dokladu, vedle pole s číslem dokumentu (PIDu) také tlačítko a zvýrazní se zeleně nebo jinou barvou v závislosti na stavu připojeného souboru. Po jeho použití lze tak přílohy rovnou zobrazit i ze závazku. Vyvolá se formulář s přílohami.




Tlačítko může mít různé zbarvení:

  • - všechny přílohy mají připojený soubor
  • - existují přílohy s připojeným souborem i přílohy bez připojeného souboru
  • - ani jedna příloha nemá připojen soubor
  • - neexistují přílohy


Obr. 11002/3 Příklady vyvolání formuláře s přílohami


Význam tlačítek

Význam jednotlivých tlačítek je následující:

  • Vlož - tlačítkem lze vložit přílohu
  • Ukaž - umožní prohlíže již uložený dokument
  • Kopíruj - umožní uložit jen jeden jediný dokument
  • Zruš - tlačítko odstraní dokument z příloh, vymazat záznam o příloze lze i v případě, že není soubor v CUL přístupný, tzn. v případě, kdy dokument nelze z nějakého důvodu otevřít
  • Uložit soubory - tlačítkem se lze přesunout do formuláře 11001 - Hromadné ukládání příloh, kde lze hromadně uložit více dokumentů najednou
  • Pečeť / Podpis - slouží pro opatření dokumentu elektronickým podpisem či pečetí, více informací naleznete zde
Poznámka Poznámka
V iFIS lze i hromadně stahovat dokumenty z CUL. K tomu je určeno tlačítko Uložit soubory. Tato funkcionalita umožní hromadně uložit soubory příloh. Pro uložení jednoho jediného souboru je určeno tlačítko Kopíruj umístěné u jednotlivých záznamů příloh ve formuláři 11002 - Přílohy a dodatkové informace k dokladu. Více informací k možnosti hromadného stahování dokumentů z CUL naleznete zde.


Zatržítko Zobrazit související přílohy

V seznamu se souvisejí přílohy objeví až po zaškrtnutí zatržítka Zobrazit související přílohy.


Při vyhledávání / zobrazování / stahování / připojování souvisejících příloh u e-schvalovaných závazkových dokladů se za související přílohu považuje také dokument připojený k přijatému zálohovému listu, který je vyúčtovaný v řádcích závazku. Ze všech formulářů pro dodavatelské faktury, závazky k zaměstnanci a monitorovací zprávu jsou v souvisejících přílohách zobrazeny i přílohy k přijatým zálohovým listům, které jsou vyúčtované v řádcích závazku.


Uložení tiskové sestavy do přílohy

Uložit do přílohy lze také tiskovou sestavu přes formulář 00121 - VTS - výběr tiskové sestavy.

Poznámka Poznámka
Přílohy lze také opatřit elektronickým podpisem či pečetí. Více informací naleznete zde.


Položky ve formuláři

Formulář obsahuje tyto položky:

  • i - uživatelské upozornění k dokumentu
  • Z - způsob založení přílohy
    • R - ručně
    • I - importem
    • C - vyskytuje se v případech, kdy jsou zakládány záznamy do iFIS/Spisová služba z jednotlivých agend iFIS (závazky, objednávky, pohledávky, smlouvy, ...) přes ikonu SPS v levém toolbaru včetně přílohy již vložené u záznamu agendy, ze které je voláno
  • Úlo. - úloha iFIS, ve které došlo ke vložení přílohy/dokumentu
  • Typ dok. - o jaký typ dokumentu se jedná (definováno pro každou agendu iFIS zvlášť)
  • Popis - vlastní popis vkládaného dokumentu
  • Práv. váha - právní váha dokumentu
    • Kopie
    • Originál
    • Ověřená kopie
  • Kód:
    • externí ID přílohy jednoznačně identifikující přílohu (např. čárový kód nalepený na dokumentu)
    • pomocí globálního parametru PRILHLAS lze nastavit, zda se má zobrazit hlášení o neexistující příloze při vyhledávání pomocí čárového kódu, parametr může obsahovat hodnoty A/N (A = zobrazí upozornění, N = upozornění se nezobrazí)
    • připojení dokumentu pomocí čárového kódu je blíže popsáno zde
  • Soubor - název souboru včetně přípony
  • Poznámka - poznámka k příloze/dokumentu
  • Vytvořeno - datum vytvoření a uložení záznamu o příloze
  • Změněno - datum poslední změny přílohy
  • Velikost - velikost souboru
  • N. popis - popis přílohy pro agendu dokladu iFIS
  • Nový kód - externí id přílohy jednoznačně identifikující přílohu (například čárový kód nalepený na faktuře)


Součtová položka Celková velikost příloh

Ve formuláři s přílohami a dodatkovými informacemi k dokladu a ve formulářích obsahujících záložku Přílohy či Dokumenty:

  • se pod sloupcem Velikost souboru nachází součtová položka Celková velikost příloh zobrazující celkovou velikost vlastních příloh, která se nachází i u jiných formulářů obsahujících záložku Dokumenty nebo Přílohy
  • nezahrnuje související přílohy
  • položku lze zobrazit po posunutí dolní lišty vpravo


Obr. 11002/4 Součtová položka "Celková velikost příloh"


Zobrazuje se vždy součet velikostí všech příloh, nikoliv pouze načtených a zobrazených ve formulářovém bloku.

Pozor Pozor
V součtové položce Celková velikost příloh nejsou zahrnuty související přílohy.




Navazující funkce:

  • 00210 - Správa uživatelů a přístupů
  • 09301 - Archiv dokumentů
  • 11001 - Hromadné ukládání příloh
Citováno z „https://wiki.bbm.cz/index.php?title=Man11002&oldid=107288“