Man03298
03298 * Úkolovník
Jelikož často dochází k situaci, kdy je potřeba upozornit na splnění určitého úkolu, na který by se mohlo časem zapomenout, vznikl formulář, který slouží jako tzv. "Úkolovník" k prohlížení vygenerovaných úkolů nastavených v plánovači úloh. Jeho účelem je upozornit na splnění nějakého úkolu.
Obr. 03298/1 Spuštění formuláře - červená ikona "Úkolovníku" při stavu "Zadáno"
Bez splnění nějakého úkolu mnohdy nelze pokračovat v řešení dalších úkolů. V důsledku toho může dojít například při schvalování faktur k situaci, kdy některá faktura nebude schválena, neboť se na ní jednoduše zapomnělo. Takový doklad pak může bránit uzavření celého období, což v konečném důsledku způsobí značné nepříjemnosti jak účetním, tak i samotným schvalovatelům. Aby těmto nepříjemnostem bylo zabráněno, má uživatel možnost nastavení upozornění na splnění jednotlivých úkolů. Generování automatických upozornění ve formě zpráv, které mají za úkol upozornit uživatele v určitém formuláři na splnění nějakého úkolu, se nastavuje v plánovači úloh a lze jej používat jako tzv. "Úkolovník". Úkolovník je označen ikonou s označením Úkoly. Existují-li nová upozornění na splnění určitého úkolu, je ikona pro Úkolovník označena červenou barvou. Teprve po použití této ikony je vyvolán formulář 03298 – Úkolovník se všemi vygenerovanými úkoly, které je potřeba splnit.
|
Poznámka |
| V případě pořízení či kopie je ikona pro "Úkolovník" dostupná až po přidělení ID dokladu. |
Ve formuláři se nachází tlačítko Splnit úkol, které je aktivní pouze v případě, kdy lze splnit úkol automaticky (při nastavení automatického plnění úkolů). V případě ručního plnění je tlačítko Splnit úkol neaktivní.
|
Příklad |
| Například veškeré požadavky na změny závazků, které přicházejí z e-schválených likvidačních listů, jsou zapisovány do Úkolovníku. To znamená, že pokud dojde v aplikaci VERSO k nějaké změně ve schváleném závazku (například je doplněno čísla smlouvy, objednávky, je změněna sazba DPH, číslo bankovního účtu, apod.), ve formuláři 03298 – Úkolovník vznikají nové záznamy s úkoly a vazbou na schválený závazek s tím, že u jednotlivých typů úkolů lze nastavit také automatický průchod (automatické splnění úkolu). Ve formuláři je však vždy zaevidováno, že k něčemu takovému v minulosti došlo. Osoba, která závazek pořizovala (například referentka účtárny), obdrží upozorňující e-mail na nově vzniklý úkol, což ji vede k tomu závazek v iFIS vyhledat, spustit ikonu Úkolovníku a stisknout v pravém rohu tlačítko Splnit úkol. Úkol je tak splněn a přestává dále blokovat měsíční závěrku úlohy iFIS/Závazky. Splnění úkolu ale může referentka i odmítnout nastavením stavu Odmítnuto nebo Zrušeno. Úkoly i s tímto stavem přestanou blokovat měsíční závěrku úlohy iFIS/Závazky. |
|
Pozor |
| Pokud je v iFIS nastaven parametr pro automatickou aktualizaci závazku podle e-schváleného likvidačního listu a tuto aktualizaci není možné z jakéhokoliv důvodu dokončit (např. uzamčený závazek, doklad již zahrnutý do čerpání jiné smlouvy, doklad vložený do platebního příkazu, doklad zahrnutý do přiznání DPH, atd.), pak v Úkolovníku vzniká nový nesplněný úkol vždy bez ohledu na nastavení. |
|
Tip |
| Ikona Úkolovníku se však může zobrazovat v různých barvách a je třeba rozlišovat, zda se ve formuláři 03298 - Úkolovník zobrazuje pouze jeden úkol či více úkolů. |
V případě pouze jednoho úkolu je zobrazení ikony Úkolovníku následující:
– šedá ikona pro "Úkolovník" s prázdnými nebo zrušenými úkoly
– červená ikona pro zobrazení úkolů, které je potřeba splnit
– žlutá ikona pro "Úkolovník" - stav úkolu Převzato
– zelená ikona pro "Úkolovník" - stav úkolu Splněno nebo Odmítnuto
|
|
Příklad |
| Je-li úkol ve stavu Převzato zbarví se ikona Úkolovníku žlutě. |
Obr. 03298/2 Žlutá ikona "Úkolovníku" při stavu úkolu "Převzato"
|
|
Pozor |
| Pokud je k záznamu připojeno více úkolů, ikona Úkolovník se podbarvuje podle úkolu s nejvyšší prioritou. |
Zde jsou jednotlivé priority úkolů seřazené od nejvyšší po nejnižší:
| Stav úkolu | Barva ikony | Ikona |
| Zadáno | Červená |
|
| Převzato | Žlutá |
|
| Splněno | Zelená |
|
| Odmítnuto | Zelená |
|
| Zrušeno | Šedá |
|
Tab. 1 Zbarvení ikon v případě více úkolů
|
|
Příklad |
| Ve formuláři 03298 – Úkolovník se nachází jeden úkol ve stavu Zadáno, jeden úkol ve stavu Splněno a další dva úkoly ve stavu Zrušeno, což je znázorněno na následujícím obrázku. Ikona Úkolovníku se tedy po uložení zobrazí v červené barvě, protože stav Zadáno má z uvedených stavů nejvyšší prioritu (viz předchozí Tab. 1 Zbarvení ikon v případě více úkolů). |
Kromě formuláře 03298 – Úkolovník existují i další dva formuláře:
- 00340 - Parametry pro generování zpráv do úkolovníku, kde lze nastavit generování zpráv například pro různé položky závazku podle údajů předaných z e-schvalování
- 00345 – Seznam úkolů, který umožňuje prohlížet seznam úkolů
Ikona pro Úkolovník se nachází například v těchto formulářích:
| Formulář | Význam |
| 01110 | Organizace |
| 03228 | Závazek |
| 03237 | Přehled závazků |
| 03241 | Pořízení závazku k zaměstnanci |
| 03242 | Opravy závazků k zaměstnancům |
| 03249 | Schvalování závazků k zaměstnancům |
| 03271 | Zapsání zálohového listu |
| 03272 | Opravy přijatých zálohových listů |
| 03220 | Kopie přijatého zálohového listu |
| 03274 | Prohlížení přijatého zálohového listu |
| 03279 | Schvalování přijatých zálohových listů |
| 03319 | Opravy odběratelských faktur |
| 03320 | Přehled odběratelských faktur |
| 30333 | Objednávky – vstup |
| 30335 | Objednávky – detail |
| 08202 | Registr smluv |
Ikona pro Úkolovník se nachází také v iFIS/Pohledávky, ve formulářích oprav a prohlížení odběratelských faktur. Také při uzavírání účetního období v úlohách pohledávek a závazků se kontroluje, zda jsou splněny všechny úkoly uzavíraného i staršího období.
Splnění úkolu na základě uložených dat o kontrole dle ARES
Ve formuláři "Úkolovníku" přístupném z číselníku organizací ikonou pro Úkolovník se nachází tlačítko Splnit úkol pro splnění úkolu na základě uložených dat o kontrole ARES.
Obr. 03298/3 Tlačítko "Splnit úkol"
Po stisku tlačítka Splnit úkol:
- ikona pro Úkolovník dostupná z číselníku organizací zezelená
- po jejím opětovném stisku:
- tlačítko Splnit úkol automaticky zneaktivní, aby bylo zamezeno jeho dalšímu použití
- stav úkolu v položce Stav se nastaví automaticky na hodnotu Splněno
|
|
Poznámka |
| Při ručním spuštění úkolu ve formuláři 03298 - Úkolovník nebo při ruční kontrole dle ARES a potvrzení změn ve formuláři 01110 - Organizace jsou všechny starší nesplněné úkoly ve stavu Zadáno převedeny do stavu Zrušeno. |
Při generování úkolu pro organizaci se jako řešitel úkolu doplní osoba s nejnižším pořadovým číslem zastupitelnosti přiřazená k roli a středisku uvedeným v globálním parametru UKOLRESI definovanému pro úlohu 081 - iFIS/Číselníky - organizace.
|
|
Poznámka |
| Generování e-mailového upozornění lze provést v iFIS/Plánovači pomocí úlohy Spustit obecný dotaz s dynamickým seznamem adres pro úlohu 004 - Cizí účty. |
Zároveň byl ošetřen případ, kdy Ares nevrátí data o dané organizaci, pokud organizace není v ARES uvedena. Úkol v iFIS/Plánovači skončí upozorněním: "Agent nevrátil žádné údaje o firmě/firmách".
Navazující funkce:
