Man09132
09132 * Skupiny adresátů
Skupiny adresátů jsou dalším pomocným nástrojem pro rychlé rozesílání dokumentů současně na více adres.
Obr. 09132/1 Číselník skupin adresátů
V případě opakované potřeby rozesílání na uzavřenou skupinu adresátů se vyplatí založit v tomto číselníku zvláštní skupinu, do které mohou být zařazeni jak konkrétní pracovníci na uzlech (O), tak specifikované spisové uzly (U), tak i externí subjekty (F- firmy, N-neregistrované externí adresy).
Při odeslání dokumentů na skupinu založí systém automaticky příslušný počet záznamů podle počtu adresátů ve skupině s vlastním jednoznačným číslem (PID). Dokumenty pak mají svůj vlastní životní cyklus.
Neplatné adresy ve skupinách jsou označeny červeně. Důvodem neplatné adresy může být osoba s ukončenou platností v číselníku osob, Firma s ukončenou platností v číselníku organizací nebo uzel s ukončenou platností v číselníku uzlů. Při použití skupiny, v adrese příjemce při evidenci nového dokumentu nebo při vytváření kopií, jsou neplatné adresy ignorovány.
Popis skupiny:
- Název skupiny - Povinný jednoznačný, alfanumerický údaj
- Typ skupiny - Povinný alfanumerický údaj
- V - veřejná. Skupina je viditelná pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník skupiny, mohou skupinu udržovat všichni uživatelé, v opačném případě pouze vlastník skupiny.
- U - pro uzel. Skupina je viditelná pro všechny uživatele registrované ke stejnému uzlu. Pokud není vyplněn vlastník skupiny, mohou skupinu udržovat všichni uživatelé registrovaní k uzlu, v opačném případě pouze vlastník skupiny.
- S - soukromá pro vlastníka. Skupina je viditelná pouze pro vlastníka skupiny, který jediný jí smí udržovat. Skupinu lze dodatečně zveřejnit pro všechny nebo jen pro uzel.
- V - veřejná. Skupina je viditelná pro všechny uživatele SPS. Pokud není vyplněn vlastník skupiny, mohou skupinu udržovat všichni uživatelé, v opačném případě pouze vlastník skupiny.
- Vlastník - Volitelný alfanumerický údaj povinný pro typ skupiny S. Pro ostatní typy je nepovinný
- Spisový uzel - Alfanumerický údaj, povinný pouze pro typ U, u ostatních typů je nepřístupný.
Pro vybranou skupinu se vpravo dole, pomocí tlačítek, zakládají nebo upravují záznamy o účastnících skupiny. Vyplňují se jen logicky související údaje:
- Typ adresáta - Typ z číselníku
- Uzel - Název doručovacího uzlu adresáta z číselníku
- Funkce - Název funkce (je-li použita) z číselníku
- Osoba - Příjmení/Jméno/tituly z číselníku registrovaných osob pro uzly Spisové služby
- Firma - Interní název/název pobočky z číselníku firem
- Volný text - Adresát, který není v žádném z číselníků
- Adresa - Poštovní adresa přebíraná z číselníků nebo ručně pořízená pro adresáta, který není v žádném z číselníků
|
Pozor |
| Ve formuláři nelze do skupiny adresátů evidovat typy adresáta s označením D, M a W. Do položky Typ adresát lze vybrat pouze hodnoty O, U, F nebo N. |
Pro typ PO a OVM se z číselníku firem nabízejí pouze ty firmy, které mají k firmě nebo k adrese uloženo spojení do ISDS.
Pokud je zadán typ PO nebo OVM, je nabídka firem omezena zadaným typem. Není-li typ zadán, předpokládá se DS typu PO nebo OVM a nabídnou se všechny firmy bez ohledu na typ spojení do ISDS.
Navazující funkce:
