Man09126
09126 * Spisové uzly
Číselník uzlů spisové služby je základním číselníkem celého subsystému. Všechny operace s dokumenty (písemnostmi) jsou svázány vždy s konkrétním spisovým uzlem. Uzel je pracovištěm spisové služby, tedy místo pro evidenci a vyřizování přijaté nebo odesílané pošty. Obvykle je uzlem každý útvar (středisko), avšak struktura a hierarchie nemusí odpovídat organizační struktuře organizace.
Hlavním a povinným uzlem je "SVĚT" jako označení pro externí subjekty. Tento hlavní uzel je nadřízen alespoň jednomu uzlu pro kontakt s vnější poštou, typicky uzel "Podatelna". Nadřízenost a podřízenost jednotlivých uzlů musí odpovídat skutečnému rozložení příslušnosti toho kterého útvaru k té které podatelně, která pro útvar zajišťuje spisovou službu. Nadřízenost a podřízenost uzlů nemusí odpovídat organizační struktuře subjektu, je dána spíše standardním oběhem dokumentů mezi pracovišti.
|
Poznámka |
| Z pohledu systému je umožněno, aby všechny SU (všechna pracoviště spisové služby) subjektu plnily funkci podatelny (výpravny). |
Obr. 09126/1 Číselník uzlů spisové služby
Typ uzlu určuje, zda jde o běžný spisový uzel nebo o některý specializovaný typ (Svět, Centrální spisovna nebo E-mail)
- "Centrální spisovna" - je pracoviště, na kterém zpravidla probíhá skartační řízení. Centrálních spisoven může být více, většinou bývá alespoň jedna.
- "E-mail" je pouze formální spisový uzel, který slouží k evidenci e-mailů odeslaných do spisové služby. Při implementaci této funkce musí být založen na poštovním serveru účet pro spisovou službu a dále musí být nastaveny globální parametry POP3_IP, POP3_PO, SPSUSER a SPSPSW.
V současné verzi iFIS* není tato funkcionalita evidence odesílaných e-mailů podporována a zprovozněna!
Možnost přípravy skartačního návrhu a následně provedení vlastního skartačního řízení je spravováno globálními parametry (SPSSR) a parametry uvedenými u jednotlivých SU.
SN je příznak, který určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno vytvoření skartačního návrhu pro přípravu skartačního řízení (u běžných SU na příruční spisovně). Tuto funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR. Vytváření a úpravy skartačního návrhu na spisovém uzlu je povoleno pouze v případě, že příznak SN je nastaven na hodnotu "A" a globální parametr SPSSR na hodnotu "'SN='A".
SŘ je příznak, který určuje, zda je v systému na spisovém uzlu povoleno provedení skartačního řízení (u běžných SU na příruční spisovně). Tuto funkčnost lze centrálně povolit nebo zakázat globálním parametrem SPSSR. Skartační řízení je na spisovém uzlu povoleno provést pouze v případě, že příznak SŘ je nastaven na hodnotu "A" a globální parametr SPSSR na hodnotu "SR=A".
ISDS je příznak, který určuje, zda je v systému na daném spisovém uzlu povoleno odesílání datových zpráv do datových schránek prostřednictvím přihlášení do ISDS.
Kód uzlu je určen pouze pro možnost zakomponování SU do číselných řad SPS - v nastavení masky číselných řad SPS zástupný znak "P". Jsou povoleny číslice a písmena, s výjimkou písmene "C".
Adresa je nepovinný informativní údaj obsahující adresu nebo umístění spisového uzlu. Tento údaj je poté ve formuláři 09122 Podací deník zobrazen u všech adresátů typu "U" a "O" v poli Adresa.
Pomocí položek Středisko, TA (Typ akce), Akce a KP (Komplexní položka) lze ke spisovému uzlu přednastavit zdroj financování pro možnost rozúčtování nákladů na poštovné (ve vazbě na frankovací stroj). Pro odesílané dokumenty jsou položky ZF součástí záložky "Doplňující úd." ve funkci 09122 Podací deník.
Obr. 09126/2 Číselník uzlů spisové služby (zdroj financování, administrace SU více EJ)
Ve formuláři jsou zobrazeny buďto pouze spisové uzly aktuální ekonomické jednotky nebo je možno pracovat i s uzly jiných ekonomických jednotek. Zobrazení je řízeno pomocí zatrhávátka Pracovat se všemi EJ v levé dolní části formuláře (aktuální stav je vyvolán přes režim dotazů). Pro administraci spisových uzlů jiné ekonomické jednotky není tedy nutno se nejprve na tuto EJ přehlásit.
K uzlům spisové služby jsou přiřazováni pracovníci funkcí 09130 Přiřazení osob k uzlům nebo 09131 Přiřazení uzlů k osobám.
Tlačítkem [Aktualizovat registraci osob] se provede automatická registrace osob ke spisovým uzlům tak, že se k uzlu zaregistrují všechny osoby, jejichž kmenové středisko uvedené v číselníku osob (funkce 09101) odpovídá některému ze středisek zaregistrovaných ke spisovému uzlu, viz blok "Registrovaná střediska" v pravé části formuláře.
Ve formuláři lze provádět také dílčí aktualizace registrovaných osob dle navázaných středisek ke spisovému uzlu (přes tlačítko Aktualizovat registraci osob) za jednotlivé:
- spisové uzly (pro spisové uzly, na kterém stojí kurzor)
- ekonomické jednotky (pro subjekty, kde jsou spisové uzly evidovány pro více ekonomických jednotek)
Obr. 09126/3 Aktualizace registrace osob ke spisovému uzlu
Sloupec ISRS umožňuje určit SU pro evidenci DZ do/z ISRS - Centrální SU ("C") a případně navolit další SU, které budou pro tyto účely Střediskové ("S")
Obr. 09126/4 Sloupec "ISRS" ve formuláři 09126 - Spisové uzly
Navazující funkce :
