Man02431
02431 * Sestavení a úprava rozpočtu
Formulář lze vyvolat klávesou pro Nový záznam z formuláře 02430 - Rozpočty a plány zobrazujícího celkový přehled všech rozpočtů. Pro vytvoření nového rozpočtu je nutné mít aktivní (zaškrtnutý) radiobutton "Úprava".
Obr. 02431/1 Sestavení a úprava rozpočtu
Při pořizování nového rozpočtu má uživatel na výběr z následujících možností:
- Vytvořit nový rozpočet - uživatel vytváří rozpočet zcela od začátku
- Kopírovat rozpočet – nový rozpočet uživatel zkopíruje podle již existujícího rozpočtu
Pořízení rozpočtu do prázdného záznamu
Pokud uživatel chce vytvořit zcela nový rozpočet, použije při vytvoření nového záznamu možnost Vytvořit nový rozpočet. Tato volba poskytuje možnost vytvořit si zcela nový rozpočet bez využití kopie stávajícího rozpočtu.
Obr. 02431/2 Vytvoření nového rozpočtu
Při výběru možnosti Vytvořit nový rozpočet se uživateli zobrazí prázdný formulář.
|
Poznámka |
| Výběr této možnosti je vhodné použít v případě, kdy se uživatel rozhodne vytvořit rozpočet nadefinovaním nové rozpočtové definice. |
Do nově vytvořeného formuláře je možné zapisovat údaje o pořízení nového rozpočtu. Údaje lze vkládat buď ručním zápisem, nebo výběrem pomocí klávesy pro Seznam hodnot.
|
Pozor |
| Položky, které jsou zvýrazněné červenou barvou, je nutné vyplnit. Bez jejich vyplnění uživatel nebude moci pokračovat v zadávání dalších údajů. |
Uživatel má po výběru možnosti Vytvořit nový rozpočet před sebou následující bloky pro vyplnění:
- blok nadřízeného rozpočtu
- blok zpracovávaného rozpočtu
- bloky s kontrolními součty pro nadřízený a zpracovávaný rozpočet
- blok nastavení
- blok samotného rozpočtu
Blok nadřízeného rozpočtu
- Tento blok nemusí být vyplněn a to v případě, že se jedná o jednoúrovňový rozpočet (není žádný nadřízený rozpočet)
Blok zpracovávaného rozpočtu
Povinné údaje:
- Název - textové označení rozpočtu, volí uživatel sám
- Obraty v - v čem se načítají obraty, zda v korunách nebo v jejich násobcích
- Typ - na jaké období je rozpočet sestavován (čtvrtletí, měsíc, rok nebo více let) - dle volby typu se zadává období
- Měna - měna rozpočtu
Nepovinné údaje:
- Přehledový - pomocí tohoto příznaku má uživatel možnost rozhodnout, zda bude sestavovat rozpočet na jednotlivé parciální zdroje (zakázky), nebo na zdroje primární (skupinové) či aktivity. V tomto případě není možné zahrnout rozpočet pro kontrolu objednávek ani nelze takový rozpočet sestavit jako podřízený jinému rozpočtu.
- NS/TA/A/KP - zdroj financování rozpočtu. Důležitý parametr pro zobrazení čerpání. Pro čerpání rozpočtu budou brány jen ty účetní informace, u kterých bude zdroj financování odpovídat vyplněným hodnotám rozpočtu. V případě nevyplnění celého zdroje (např. pouze NS) v rozpočtu bude systém zobrazovat ty účetní údaje, u kterých se bude zdroj shodovat s hodnotami v uvedené části zdroje (musí být stejné NS). Ostatní hodnoty zdroje, které v rozpočtu uvedeny nebudou (TA, KP) nebude systém u účetních informací vyhodnocovat a v čerpání je zobrazí bez ohledu na jejich hodnotu.
|
|
Poznámka |
| Sestavení rozpočtu je však možné i na neuvedený zdroj financování za podmínky, kdy je v položkách NS, akce (nikoli TA) hlavičky rozpočtu použit ze seznamu hodnot text "Neuvedeno". Čerpání je poté zjišťováno pouze z pohybů, které mají tuto položku zdroje financování prázdnou. |
Bloky s kontrolními součty pro nadřízený a zpracovávaný rozpočet
- Rozpočet - celkový kontrolní součet rozpočtu
- Rozepsáno - celkový kontrolní součet bezprostředně podřízených rozpočtů
- % - procento z celkového rozpočtu (procento položek Rozepsáno z Rozpočet)
- zatržítka Čerpání z podřízených rozpočtů - pro nastavení výchozího režimu pro čerpání v nadřízeném rozpočtu pro využívání ze strany širšího okruhu uživatelů ekonomických oborů, kateder, apod.
Blok nastavení
- Prohlížení/Úprava - zde je poznat, zda se jedná o úpravu rozpočtu a nebo o prohlížení - označeno pomocí zatrhávátka
- Evidovat změny - možnost evidovat změny plánovaných částek automaticky - označeno pomocí zatrhávátka
- Kód změny - kód pro seskupování rozpočtových změn
- Důvod změny - textová poznámka s odůvodněním provedení rozpočtových změn
- Datum - evidenční datum rozpočtových změn
Blok samotného rozpočtu
- Pomocí zatrhávátka lze označit, u kterého řádku rozpočtu se bude provádět kontrola na objednávky
- Formát - formát daného řádku rozpočtu pro tisk (např. B - tučně, I - kurzíva, O - odřádkování, P - podtrhnout, T - tabelátor, X - nezobrazit, Z - zvětšit, atd.)
- Označení - označení rozpočtované položky
- Název položky - zvolí uživatel sám - povinný údaj
- Typ účtu - typ účtu je vybírán z číselníku typů účtů ve formuláři 01321 - Nabídka typů účtů - jedná se o povinný údaj
- Rozpočet - částky rozpočtu zadává uživatel sám - povinný údaj
- Fix - zafixování částky řádku rozpočtu proti změně přepočtem
- Přep. – operace pro přepočet řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu. Pole nabývá následujících hodnot:
+ hodnota řádku je přičtena do všech součtových řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu
- hodnota řádku je odečtena od všech součtových řádků aktuálního i nadřízeného rozpočtu
0 hodnota řádku není do součtových řádků započítávána
- Čerp. – operační znaménko pro zobrazení čerpání rozpočtů. Pole nabývá následujících hodnot:
+ čerpání rozpočtu je zobrazeno jako rozdíl stran MD – DAL
- čerpání rozpočtu je zobrazeno jako rozdíl stran DAL - MD
- Odkud - z jaké strany typu účtu čerpat rozpočet a zda započítat počáteční stav (D-Dal, DP-Dal s počátečními stavy, M-Má dáti, MP-Má dáti s počátečními stavy, Z- zůstatek, ZP-zůstatek s počátečními stavy)
- Rozpočet pův. - plánovaný rozpočet před úpravami. Při uzavření se plní hodnotou upraveného rozpočtu
- Poznámka – textová poznámka k řádku rozpočtu
|
|
Pozor |
| Zatržítko "Čerpání z podřízených rozpočtů" se objevuje v rozpočtech nadřízených, podřízených i v těch, které nemají pod sebou žádné podřízené rozpočty. Pokud je v rozpočtu, který nemá žádné podřízené rozpočty, zaškrtnuto zatržítko Čerpání z podřízených rozpočtů, po uložení a přesunu do formuláře pro čerpání rozpočtu zůstává toto zatržítko nezaškrtnuté a je zašedivělé. |
Pořízení rozpočtu kopií existujícího záznamu
Uživatel má také možnost vytvořit nový rozpočet kopií již existujícího rozpočtu. V tom případě po stisku klávesy pro Nový záznam z přehledového formuláře 02430 - Rozpočty a plány využije možnosti Kopírovat rozpočet. Pokud se uživatel rozhodne pro tuto možnost, je vyzván k označení tzv. zdrojového rozpočtu. Stiskem klávesy Výběr se data zdrojového rozpočtu překopírují do nového rozpočtu.
Obr. 02431/3 Vytvoření nového rozpočtu kopií
Dále má uživatel možnost vyplněním položky Kopírované částky v % vyjádřit procentuelní navýšení/snížení částek v nově vytvářeném rozpočtu. Dále je možné kopírovat rozpočet volitelně s/bez poznámky a s/bez vazby na nadřízený rozpočet. Po vyplnění povinných údajů a alespoň jednoho řádku a následném uložení se stav rozpočtu nastaví na "Doplněn". Stav rozpočtů již nenabývá hodnot "Chybový" a "Upraven", ale nové hodnoty jsou "Doplněn" a "Uzavřen". Je-li v rozpočtu chyba, objeví se na přehledovém formuláři v nové položce "Chyba".
Označení rozpočtu k výmazu - takto označený rozpočet vidí pouze ten uživatel, který má přístup na sestavení rozpočtu. Označené rozpočty se vymažou v servisních funkcích.
Položky TA/A/KP lze také určit libovolnou textovou maskou obsahující znak "%" a znak "_". Pokud jsou všechny povinné údaje hlavičky rozpočtu vyplněny a existuje-li alespoň jedna řádka, pak je možno rozpočet uzavřít. Od okamžiku uzavření rozpočtu jsou evidovány veškeré provedené změny částek v řádcích rozpočtu v historii. Do historie změn rozpočtovaných částek může uživatel zapisovat poznámky o důvodech změny. Jednotlivé rozpočtové změny také může označovat tzv. kódem změny.Do evidence rozpočtových změn přibyl časový údaj a kód změny byl rozšířen na 25 znaků.
Vyplněním položky Nadřízený v hlavičce rozpočtu je možné sestavit rozpočet podřízený jinému rozpočtu. Při uzavírání podřízeného rozpočtu systém kontroluje tyto hodnoty :
- časový úsek typu nadřízeného rozpočtu
- NS/TA/A/KP
- typy účtů v řádcích
Pořízení řádků kopií struktury
Nový rozpočet může uživatel pořídit i tak, že nakopíruje řádky rozpočtu dle struktury definované typy účtů hromadně namísto pořizování každého řádku zvlášť. Pro tuto funkcionalitu je ve formuláři rozpočtu příslušné tlačítko.
- tlačítko je aktivní pouze ve chvíli, kdy je vyplněna hlavička rozpočtu (alespoň povinné údaje) a rozpočet nemá nadefinován žádný řádek. Jakmile uživatel vyplní hlavičku, uloží záznam a přesune se do řádků rozpočtu, může pro hromadné pořízení řádků použít příslušné tlačítko.
Obr. 02431/4 Pořízení řádků dle vzoru
Volba pro pořízení řádků dle vzoru zobrazí uživateli nabídku se všemi dostupnými vzory. V nabídce jsou uvedeny řádky již existujících rozpočtů a řádky typů účtů. Zda-li se jedná o řádky existujících rozpočtů nebo o typy účtů je uvedeno ve sloupci Typ vzoru. Pořízení řádků dle vzoru typu Rozpočet je analogické s pořízením rozpočtu kopií již existujícího rozpočtu. Pořízení řádků dle vzoru Typ účtu je vhodné v případě nově nadefinované struktury typů účtů, kdy neexistuje žádný rozpočet s těmito typy účtů. Volbou příslušného řádku a potvrzením OK doplní systém do rozpočtu řádek odpovídající zvolenému typu a řádky tomuto typu podřízené. V případě volby typu účtu, který není nadřízeným typem účtu k žádnému jinému, doplní systém pouze jeden řádek. V případě volby typu účtu, který je nejvyšším typem ve zvolené struktuře doplní systém všechny podřízené typy účtů v plné struktuře. Při pořizování dle vzoru Typ účtu doporučujeme jako vzorový řádek vybírat nejvyšší typ účtu v dané struktuře. Při pořizování řádků dle vzoru Rozpočet nabízí systém jako vzorové řádky názvy již existujících rozpočtů, výběrem tedy pořídíme všechny řádky, které jsou uvedeny v námi zvoleném vzorovém rozpočtu.
Obr. 02431/5 Pořízení řádků dle vzoru
Pořízené řádky dle vzoru doplní systém do nového rozpočtu. V případě, že vzorem byly typy účtů, doplní systém názvy jednotlivých typů účtů do názvu řádků rozpočtu. Analogicky doplní systém i strukturu typů účtů do sloupce Označení. Uživatel může obsah těchto sloupců následně editovat.
Pořízením řádků (minimálně jednoho) přestává být tlačítko pro pořízení řádků dle vzoru aktivní. Další řádky dle potřeby je možné přidávat jednotlivě volbou pro pořízení nového záznamu.
Řádky jsou automaticky číslovány, ale lze je ručně přečíslovat. Při vložení nového řádku se řádky automaticky přečíslují tak, aby bylo zachováno pořadí určené uživatelem.
Zaškrtnutím příznaku Obj. bude řádek rozpočtu zahrnut do kontrol, které probíhají při vystavování objednávek. Pokud je alespoň jeden řádek rozpočtu takto označen (a potvrzen), pak při pořízení nového řádku je položka přednastavena jako zaškrtnuta.
Funkční tlačítka pro práci s rozpočtem
- Blok nadřízeného rozpočtu
- zodpovědné osoby nadřízeného rozpočtu
- přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů
- Blok zpracovávaného rozpočtu
- - zodpovědné osoby aktuálního rozpočtu
- uzavření / otevření rozpočtu
- přepočet řádků aktuálního rozpočtu, nepřepočítávají se nadřízené rozpočty
- nový návrh rozpočtových změn
- naplnit řádky nového rozpočtu podle vzoru (lze vybrat z nabídky typů účtů, výkazů nebo rozpočtů)
- Blok samotného rozpočtu
- evidence rozpočtových změn
- kalkulačka pro úpravu rozpočtu
- blokace posunu řádek (zatrženo - lze přesouvat řádky rozpočtu, nezatrženo - kurzor se posouvá pouze po řádcích)
- přesunout řádek rozpočtu nebo posun kurzoru o jednu pozici nahoru
- přesunout řádek rozpočtu nebo posun kurzoru o jednu pozici dolu
Historie rozpočtu
Každá změna v hlavičce rozpočtu se zaznamenává do historie. Historie změn k hlavičce rozpočtu (založení, uzavření, otevření) - kurzor je uvnitř daného rozpočtu a použije se ikona pro Volání číselníku.
Obr. 02431/6 Historie změn k hlavičce rozpočtu
Přepočet
V případě uživatelské změny rozpočtované částky na řádku je možno spustit funkci "Přepočet" 
(Přepočet aktuálního a nadřízeného rozpočtu; přepočet řádků aktuálního rozpočtu, nepřepočítávají se nadřízené rozpočty). Tato funkce zajistí automatický přepočet částek dle zvoleného pravidla.
|
|
Pozor |
| Funkci přepočet není doporučeno spouštět v případě, kdy byly provedeny úpravy částky rozpočtu na součtovém řádku. |
Obr. 02431/7 Přepočet rozpočtů - přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů
Přepočty se řídí i nastavením v řádcích. Označení v položce Fix zabrání změně částky řádku při přepočtu. Při použití přepočtu "Přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů" se otevře tabulka s názvy nadřízených rozpočtů, čísly řádků, označeními rozpočtovaných položek, názvy řádků, původními rozpočty, změnami a novými rozpočty. Každý řádek lze označit/odznačit a tím se udává, který řádek a nadřízený rozpočet se budou přepočítávat. Při uzavřeném rozpočtu se zaznamenají částky do položky Rozpočet pův..
Obr. 02431/8 Přepočet rozpočtů - přepočet aktuálního a nadřízených rozpočtů - dokončení
Odpovědné osoby
Pro každý rozpočet je možné nadefinovat odpovědné osoby. Po kliknutí na ikonu 
jak u nadřízeného, tak aktuálního rozpočtu, se objeví formulář 09107 - Odpovědnosti osob. Jedna osoba může být u rozpočtu evidována vícekrát, pokaždé však s jinou odpovědnostní rolí.
Obr. 02431/9 Odpovědné osoby
|
|
Poznámka |
| Všem zde uvedeným osobám lze pak zasílat reporty službou iFIS*/WebMailer, pokud mají v číselníku osob uvedenou platnou e-mailovou adresu. Osoba je oprávněna dostávat tato upozornění, pokud je zatržen příznak 1 v prvním sloupci. Sloupce 2 až 5 jsou blíže nespecifikovaná pole vyhrazená pro účely řízení toku dokumentů v organizaci. |
Ve formuláři 02435 - Delegování pravomocí - Rozpočty lze nadefinovat odpovědné osoby k rozpočtům. V tomto formuláři lze změnit původní odpovědnou osobu, která již přestala být zodpovědná za rozpočet a nahradit ji novou osobou.
Uzavření rozpočtu
K uzavření rozpočtu použije uživatel příslušné tlačítko v pravém bloku obrazovky (
). Uzavřením rozpočtu systém zablokuje většinu polí pro editaci. Hodnoty rozpočtovaných částek jsou uzavřením rozpočtu zaznamenány do pole Rozpočet původní. V uzavřeném rozpočtu může uživatel měnit pouze hodnotu rozpočtované částky.
Obr. 02431/10 Uzavřený rozpočet
Otevření rozpočtu provede uživatel stejným tlačítkem, jakým rozpočet uzavřel.
Úprava rozpočtové částky
Hodnota rozpočtové částky může být kdykoli změněna. Změnu lze provést přímo v poli Rozpočet přepsáním částky, může být částka změněna s dopadem do jiných rozpočtů nebo může být částka změněna rozdílově, o příslušnou hodnotu.
Dopad do více rozpočtů
Pro tuto změnu může uživatel použít příslušné tlačítko Nový návrh rozpočtových změn v pravém bloku obrazovky 
. Systém zobrazí formulář pro úpravu částky rozpočtu, kam uživatel zapíše částku, o kterou se mění hodnota řádku rozpočtu s příslušným znaménkem. Na dalším řádku (řádcích) se vybírá (vybírají) rozpočet, z kterého/do kterého se bude částka upravovat.
Obr. 02431/11 Úprava částky rozpočtu
V tomto formuláři je pro provedení detailního rozpadu částky rozpočtu (na aktuálním řádku) do jiných rozpočtů nebo na jiný řádek téhož rozpočtu s uvedením:
- *Kód změny - kód pro seskupování rozpočtových změn
- *Důvod změny - textová poznámka s odůvodněním provedení rozpočtových změn
- datum - evidenční datum rozpočtových změn
- *Název rozpočtu - název rozpočtu, v kterém byly realizovány změny
- Obd. – období platnosti rozpočtu
- MM - měsíc platnosti rozpočtu
- RR - rok platnosti rozpočtu
- NS - nákladové středisko
- TA - typ akce
- Akce - akce
- KP - komplexní položka
- *Č.ř. - pořadové číslo řádku rozpočtu
- Název položky - název položky řádku rozpočtu
- Typ účtu - typ účtu řádku rozpočtu
- Částka dosud – hodnota rozpočtu před provedenou změnou
- *+/- změna - rozpočtová změna (tj. částka se znaménkem, o kterou se rozpočet upravuje)
- Částka po úpravě – hodnota rozpočtu po provedené změně
* takto označené položky jsou povinné
- tlačítko pro uložení provedených změn
- zatržítko pro (ne)přepočítání rozpočtů
|
|
Pozor |
| V tomto formuláři je nutné pro uložení změn použít tlačítko , klíč F2 zde nefunguje!!!
|
Rozdílová úprava
Pro tuto změnu může uživatel použít příslušné tlačítko v pravém bloku obrazovky 
. Systém zobrazí pole pro úpravu částky rozpočtu, kam uživatel zapíše částku, o kterou se mění hodnota řádku rozpočtu s příslušným znaménkem.
Obr. 02431/12 Úprava částky rozpočtu
Volbou Pokračovat dojde k uložení změny částky rozpočtu na příslušném řádku. Pro přepočet součtových řádků je nutné použít příslušné tlačítko.
Posun řádků / posun po řádcích
Pro posun řádků či po řádcích slouží tlačítka v pravém bloku obrazovky:
Zaškrtnuto pole Posun – posun šipkami hýbe řádkem, na kterém stojí kurzor
Nezaškrtnuto pole Posun – posun kurzoru po řádcích
Formát řádku rozpočtu
Pro každý řádek v rozpočtu lze nastavit formát zobrazení pro tisk. Tento formát lze nastavit pouze v případě zaškrtnutí radiobuttonu "Úprava", a to v příslušném políčku "Formát", který se nachází u jednotlivého řádku rozpočtu.
Obr. 02431/13 Formát řádku rozpočtu
|
|
Pozor |
| U starých tiskových sestav nemusí všechny formáty fungovat. |
Formát daného řádku rozpočtu může mít tyto hodnoty:
| Kód | Formát | Popis |
| B | Tučně | formát písma tučně |
| E | Odstránkovat | odstránkuje řádku na další stránku |
| H | Záhlaví | nadefinuje řádku jako záhlaví |
| I | Kurzíva | formát písma kurzíva |
| K | Komentář | řádka v samostatném rámečku, která nezobrazí číselné hodnoty v ostatních sloupcích |
| L | Linka | zobrazí linku |
| N | Nadpis | nezobrazí se číselné hodnoty v ostatních sloupcích |
| O | Odřádkovat | zobrazí prázdné řádky tolikrát, kolikrát se vyskytuje hodnota "O" |
| P | Podtrhnout | v kombinaci s formátem "tabulátor" ("T") podtrhne hodnoty v řádce |
| R | Rámovat | orámuje každou buňku na řádku zleva i zprava |
| S* | Součtované | tato proměnná se vztahuje pouze na WebMailer |
| T | Tabulátor | odsadí řádku o určitou velikost tolikrát, kolikrát se vyskytuje hodnota "T" |
| W | Stínovat | nadefinuje pozadí |
| X | Nezobrazit | řádka se vůbec nezobrazí |
| Z | Zvětšit | zvětší písmo v dané řádce |
* Pro WebMailerovou sestavu Čerpání rozpočtu s položkami je navíc možnost nadefinovat formát "Součtované".
|
Tip |
| Pro odstranění duplicitních položek (pomocných součtů) v sestavě Čerpání rozpočtu s položkami lze do pole "Formát" zadat stav "Součtované". V tom případě se nebude daná řádka ve WebMaileru zobrazovat. |
|
|
Poznámka |
| U každé řádky lze nadefinovat i více formátů, pokud to daný formát umožňuje. |
Blíže se formátování řádků zabývá samostatná kapitola Formátování řádků v tiskových sestavách.
Příznak neuznatelné položky v řádcích rozpočtu
Do řádku rozpočtu ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu byl přidán příznak NP = Neuznatelná položka rozpočtu.
Obr. 02431/14 Neuznatelná položka rozpočtu ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu
Pakliže je v rozpočtu tímto příznakem označen např. řádek Neuznatelné náklady projektu a současně je tento rozpočet nastavený jako referenční rozpočet zakázky-projektu, tak se na pozadí jednotlivých účtovaných položek začne automaticky objevovat výrazná barevná signalizace toho, že právě účtovaný náklad je ne/uznatelným nákladem zakázky-projektu.
Správné nastavení referenčních rozpočtů u jednotlivých zakázek-projektů napomáhá udržet účtování uznatelných a neuznatelných nákladů projektu pod kontrolou.
Významy barevné signalizace na pozadí účtovaných položek v kontačních oknech iFIS:
- červeným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do neuznatelných položek rozpočtu
- zeleným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu
- oranžovým podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který není zapojen do struktury typů účtů v referenčním rozpočtu zakázky-projektu
Náhled na kontační okno iFIS s barevnou signalizací k ne/znatelným nákladům projektu:
Obr. 02431/15 Kontační okno iFIS s barevnou signalizací
Navazující funkce:
- 02430 - Rozpočty a plány
- 02432 - Čerpání rozpočtu
- 02433 - Evidence rozpočtových změn
- 02435 - Delegování pravomocí - Rozpočty
- 02436 - Sestavení rozpočtové změny
- 02450 - Referenční rozpočty k finančním zdrojům
Volané sestavy:
