Man09142

09142 * Evidence nového dokumentu do spisové služby

Nový záznam o došlé poště pořizuje typicky uzel Podatelna. Záznam může ale pořídit také kdokoliv jiný s právem pořizovat nové záznamy (na kterémkoliv jiném uzlu). Nový záznam lze pořídit z přehledu (Podacího deníku) stiskem tlačítka DOŠLO nebo ikonou/klávesou pro NOVÝ ZÁZNAM.
Otevíraná funkce 09142 Evidence nového dokumentu do spisové služby obsahuje nejdůležitější informace pro pořízení záznamu o novém dokumentu. Ostatní položky jsou pak přístupné a doplnitelné v následném formuláři 09122 Podací deník formou záložek.

V režimu DOŠLO je předvyplněno:

Evidenční datum - systémové datum
Stav - zpracování
Právní váha - hodnota "Originál"

Odesílatel:

Typ odesílatele - N = ostatní externí
Název a adresa odesílatele - nevyplněno

Adresát:

Typ adresáta - U = uzel
Název a adresa adresáta - Vlastní uzel podle přihlášeného uživatele

Obr. 09122/12 Založení nového záznamu po stisknutí tlačítka DOŠLO.

V režimu NOVÝ ZÁZNAM je odesílatel nevyplněn, vazba u adresáta je přednastavena na číselník osob registrovaných pro Spisovou službu (a vybraný SU).

Popisy a komentáře k jednotlivým položkám jsou uvedeny na jednom místě v úvodním dokumentu Subsystém iFIS*Spisová služba. Způsob a rozsah jejich vyplnění by měl být také upraven interní směrnicí o spisové službě.

Podrobnější informace o typech odesílatelů a adresátů jsou uvedeny ve funkci 09142 Evidence nového dokumentu do spisové služby.

Zde uvádíme obecné metodické pokyny pro DOŠLÝ DOKUMENT:

Do pole ADRESÁT se vyplňuje uzel nebo konkrétní osoba, pro kterou je dokument určen (vždy konečný adresát). Záznam se uloží do složky pošta "K ODESLÁNÍ" (nebo "KONCEPTY) a čeká na potvrzení převzetí.
Je-li naplněn číselník funkčních míst, lze pro dohledání správného uzlu adresáta využít také pole Funkce. Automat pak vyhledá v seznamu příslušného pracovníka a vyplní zbývající údaje pro ADRESÁTa, t.j. jméno pracovníka a jeho doručovací uzel.
Je-li vybrána doručovací cesta "STANDARDNÍ" a záznam je uložen tlačítkem ULOŽIT A DALŠÍ, záznam se současně zobrazí nejbližšímu uzlu na cestě ve složce "K PŘÍJMU". V uživatelském režimu členění složek se záznam současně zobrazí cílovému uzlu ve složce "NA CESTĚ". Je-li vybrána doručovací cesta "PŘÍMÁ", záznam se současně zobrazí přímo cílovému uzlu ve složce "K PŘÍJMU".
Je-li dokument určen právě pro vlastní uzel, do pole ADRESÁT se vyplní vlastní uzel nebo osoba registrovaná u vlastního uzlu. Takový záznam se v uživatelském režimu členění složek uloží do složky "VYŘIZUJE SE.
Je-li dokument určen současně více adresátům, záznam o dokumentu se založí opakovaně (KOPIE) nebo je možné využít předefinovaných skupin adresátů viz číselník 09132 Skupiny adresátů. V případě odeslání prostřednictvím skupin adresátů se automaticky založí příslušný počet záznamů s jednoznačnými čísly dokumentů (PID). Oběh a stav zpracování jednotlivých dokumentů se pak sleduje samostatně.
Pole Č.J. NAŠE je nepovinné. Může být vyplněno z klávesnice, snímače čárového kódu, z nabídky již použitých č.j. nebo může být číslo vygenerováno systémem (tlačítko "ČJ") podle přednastavené číselné řady. V případě, že je použit generátor ČJ a číslo bylo již obsazeno, generátor se spustí automaticky znovu, dokud nenajde první volné ČJ, avšak maximálně 100x. Při neúspěšném generování se zobrazí zpráva a je nutné kontaktovat správce.
Vygenerované jednoznačné číslo dokumentu (PID) a případně číslo jednací se opíše na dokument. PID slouží k rychlému dohledání a identifikaci při předávání.

Ukončení vkládání nového záznamu lze provést tlačítky dole:
[Zavřít bez uložení] nový záznam bude ztracen
[Do konceptů] nový záznam uloží do složky "KONCEPTY" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu
[Uložit a další] nový záznam uloží do složky "K ODESLÁNÍ" a připraví formulář pro vložení dalšího záznamu

Ukončení vkládání lze také provést ikonou EXIT v horní liště nebo příslušnou klávesou (viz běžné ovládání aplikace iFIS. Ikona/klávesa ZRUŠENÍ ZÁZNAMU provede oproti zvyklostem v iFIS pouze smazání přednastavených údajů adresáta.

Formulář slouží k zaevidování nového dokumentu do Spisové služby (přijatého, odesílaného, interního, z jiných aplikací,...). V aplikaci Spisová služba se otevírá pomocí voleb "Poslat" nebo "Došlo" ve funkci 09122 Podací deník.
Při vyvolání formuláře může být předvyplněn Odesílatel nebo Adresát v závislosti na tom, zda se jedná o došlý či odesílaný dokument.
Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v Úvodním dokumentu Spisové služby).

Obr.09142/1 Evidence nového dokumentu (vyvolaná z agendy SPS nebo z cizí agendy)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (Finance, Objednávky, Registr smluv...), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.
Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty ze záznamu volající agendy. Po stisknutí tlačítka [Uložit a další] (případně [Koncepty]) se nový záznam o dokumentu uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně dojde k vytvoření vazby mezi záznamy v obou agendách - ve Spisové službě na záložce Doklady, u záznamu volající agendy je doplněn vygenerovaný identifikátor PID, který je provazujícím elementem.
Význam všech položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 Podací deník (případně v Úvodním dokumentu Spisové služby).

Vzhledem k tomu, že dokumenty, které procházejí hromadně skenovacím pracovištěm, jsou již na vstupu označovány etiketou s identifikátorem PID, je nutno identifikaci dokumentu provést také při jeho prvotní evidenci. Pro tento účel je umožněno "ruční" vyplnění pole PID (z klávesnice nebo pomocí čtečky čárového kódu). Aby byla zachována jedinečnost vkládaného údaje a zároveň se minimalizovala možnost vložení chybné hodnoty, je nutno toto ošetřit pomocí globálních parametrů a v nastavení číselných řad. Na základě toho jsou zapnuty příslušné kontroly. Parametricky je také určeno, zda položka PID je přístupná nebo nepřístupná a povinná nebo nepovinná pro ruční vyplnění.
Pokud je v globálním parametru SPSGPID uvedena hodnota A umožňující dle interních pravidel kombinovat ruční evidenci a nebo generování hodnoty PID, pak lze nastavením přepínače ve formuláři 09142 přednastavit jeden ze způsobů zadání:

Ručně
Generovat

Obr.09142/2 Globální parametry pro způsob zadávání pole PID v iFIS/Spisová služba

Obr.09142/3 Evidence nového dokumentu (s možností ručního vyplnění PID)

Ve formuláři 09142 Evidence nového dokumentu do spisové služby je umožněno vložit k záznamu přílohu. Před uložením záznamu pomocí tlačítek Do konceptů nebo Uložit a další lze zaškrtnout pole Vložit přílohy. Na základě toho se otevře okno pro vložení přílohy (vlastní soubor lze vložit přes tlačítko Vlož). Po ukončení vkládání a potvrzení tlačítkem Pokračovat je vygenerováno PID.

Obr.09142/4 Evidence nového dokumentu (možnost ručního vkládání příloh)

Typy odesílatelů/adresátů

Typ odesílatele a typ adresáta určuje, zda se jedná o dokument externí nebo interní povahy, zda jde o dokument doručený do organizace nebo odesílaný z organizace, případně pouze obíhající v rámci organizace.

Typ odesílatele / adresáta lze mimo funkce 09142 editovat ve funkci 09122 Podací deník - záložka Adresy (platí pro záznamy v určitých stavech a umístěných v některých složkách). Dále jsou využívány při volbách "Kopie" a "Předat", kdy jsou u existujících záznamů evidováni další adresáti.

Jednotlivé typy jsou stručně popsány v následující tabulce:

Typ/zkratka	Typ/popis	Údaje odesílatelů/adresátů	Poznámka
U	Spisový uzel	z číselníku spisových uzlů (funkce 09126)
O	Osoba	z číselníku osob	- omezeno na osoby registrované k některému Spisovému uzlu - možno využít položky "Funkce" (údaje z frm. 09128)
F	Firma	z číselníku organizací (funkce 01291)
N	Ostatní externí	volným textem	- z použitých údajů se vytváří samostatný "číselník"
D	Datová schránka	z číselníku organizací, osob nebo z funkce 00225	- vazba na způsob doručení (Datová schránka) - údaje do Adresáta nebo Odesílatele dle volby "Došlo" nebo "Poslat" - možnost odeslání datové zprávy do ISDS je popsán v materiálu Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS
S	Skupina adresátů	z funkce 09132	- lze vybrat pouze pro Adresáta - využití pro hromadnou korespondenci (jeden dokument více adresátům)

Obr.09142/5 Evidence nového dokumentu (typy odesílatelů/adresátů)

Prvotní evidence odesílatele a adresáta určuje povahu a původ dokumentu:

Povaha a původ dokumentu	Typ odesílatele	Typ adresáta
Doručený původci externí	F, N nebo D	U nebo O
Vzniklý u původce odesílaný - externí	U nebo O	F, N nebo D
Vzniklý u původce odesílaný - interní	U nebo O	U nebo O