Man01430

01430 * Podklady pro schvalování

K prvotním dokladům pořízeným do iFIS* Závazky je možné vystavit kromě klasického likvidačního listu v papírové podobě také tzv. elektronický likvidační list (elektronická košilka). Ten následně schvalují všichni odpovědní příkazci operací, správci rozpočtu a hlavní účetní „přímo ze své e-mailové pošty“. Samotné schválení nebo neschválení elektronického likvidačního listu je díky tomu jednoduchou a rychlou záležitostí. V průběhu schvalování je k dispozici naskenovaný originál schvalovaného dokladu i další důležité informace jako např. odkazy na související objednávky, smlouvy, apod. Zjednodušeně lze říci, že výsledkem schvalování je likvidační list ve formátu PDF, který je opatřen elektronickými podpisy všech odpovědných osob. Ten je plnohodnotnou obdobou dosud používaných papírových likvidačních listů.

Obr. 01430/1 Ikona "Podklady pro schvalování" v přehledovém formuláři 03219 - Schvalování dodavatelské faktury

Poznámka

Formulář lze vyvolat stiskem ikony pro aktivování formuláře "Podklady pro schvalování" . Tuto ikonu lze použít jak z přehledu všech dokladů, tak i z detailu jednotlivého dokladu, a to například z přehledového formuláře 03219 - Schvalování dodavatelské faktury, z jeho detailu zobrazeném ve formuláři 03228 - Schvalování dodavatelské faktury, stejně tak i z jiných formulářů, kde je tato ikona aktivní. Ikona může mít různé barvy.

Obr. 01430/2 Ikona aktivní v přehledu faktur ve formuláři 03230 - Přehled dodavatelských faktur

Obr. 01430/3 Otevření formuláře přes ikonu "Podklady pro schvalování"

Příprava podkladů pro e-schvalování

Po otevření formuláře se překopírují řádky z faktury do řádků ve schvalování v poměru 1:1. Zde se dají jednotlivé řádky rozepsat na tolik zdrojů financování, kolik je potřeba.

Obr. 01430/4 Otevření přes ikonu "Podklady pro schvalování"

	Poznámka
	Do podkladů pro e-schvalování se přednostně přebírá zdroj financování z řádků dokladu (cestovní příkazy PES). Pokud zdroj financování není uveden v řádcích, přebírá se z hlavičky dokladu.

Text, který se doplňuje do prázdného pole, se nastavuje na základě lokálního parametru SCHVVPOP v tabulce lokálních parametrů.

	Uživatelské tipy
	Jak ovlivnit naplnění položky POPIS v podkladech pro e-Schvalování?

Obr. 01430/5 Text, který se doplní na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP

Stiskem tlačítka „Kopie“ se zkopíruje řádek, na kterém stojí kurzor, ale s prázdnými částkami. Je-li zapnutý přepočet a zadá-li se větší částka, než je povoleno, tak částky v „Podklady za řádek“ zčervenají a při ukládání zahlásí chybu. Zároveň „Stav dokladu“ změní barvu na růžovou (chybovou).

Obr. 01430/6 Opuštění formuláře klávesou pro "Konec"

Obr. 01430/7 Uložení změn do databáze

Řádky, které jsou takto rozepsány se přenášejí do účetní likvidace. Je-li v deníku předvyplněný i nákladový účet, předvyplní se celá kontace.

	Pozor
	Před kontací závazku vytvářené z e-schvalování se kontrolují částky řádků závazku proti řádkům e-schvalování. Pokud se liší, je uživatel na to upozorněn a kontace se nevytvoří.

Při promítnutí zpráv předávaných z e-schvalování zpět do iFIS* se kontroluje, zda objednávka párovaná k závazku není souhrnná. Pokud ano, nepovolí se saldo objednávky.

Odeslání podkladů pro e-schvalování

Po stisku klávesy pro odeslání jsou podklady odeslány ke schválení.

Pozor

Podklady ke schvalování nelze odeslat do systému VERSO v případě, kdy referent a nebo některý z příkazců nemá uvedeno spojení v iFIS*Osoby. Při stisku tlačítka pro odeslání podkladů do e-schvalování je kontrolována existence spojení referenta a všech příkazců. Pokud spojení u některého z nich neexistuje, je uživatel informován na nutnost toto chybějící spojení doplnit do iFIS*Osoby a doklad se neodešle!

	Poznámka
	Spojením se pro dané účely rozumí e-mailová adresa schvalovatele.

	Pozor
	Při neexistenci záznamu o e-mailovém spojení referenta nebo schvalovatele v číselníku iFIS* Osoby je v upozornění zobrazeno nejen jméno této osoby, u níž spojení chybí, ale i jeho osobní číslo.

Pokud na řádku schvalování chybí příkazce, není to důvodem k odmítnutí dávky.

	Pozor
	Ke schvalování nelze odeslat ani podklady, které obsahují řádek s nulovou částkou včetně DPH.

Obsah formuláře

Celý formulář je rozdělen do třech základních bloků:

• Hlavička formuláře - obsahuje údaje zahrnující číslo a název úlohy, číslo dokladu a text přebíraný na základě nastavení lokálního parametru SCHVVPOP
• Rozpis schvalovaných položek
• Schvalovací proces

V tomto druhé m bloku formuláře se nachází podrobný rozpis položek určených pro schvalování. Pomocí tlačítka Rozpočty k ZF lze zobrazit rozpočty k zadanému zdroji financování.

Rozpis schvalovaných položek obsahuje tyto položky:

• Ř. - číslo schvalované položky (číslo řádku na dokladu, z něhož řádek vznikl)
• T. - typ dokladu, ze kterého je řádek přebírán (hodnoty DOKLAD = zdrojový doklad, UDD = univerzální daňový doklad, apod.)
• Položka - text schvalované položky
• DPH položky - označení sazby DPH:
  • Sazba DPH
  • Název sazby DPH
• Základ DPH - částka bez daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně (základ DPH)
• Zatrhávátko - pro zapnutí/vypnutí přepočtu zadávaných částek (je-li toto zatrhávátko aktivní, jsou přepočteny zadávané částky)
• DPH - částka daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Celk. částka - celková částka včetně daně z přidané hodnoty ke schválení v domácí měně
• Zdroj financování
  • NS - číslo nákladového střediska z číselníku nákladových středisek
  • TA - typ akce z číselníku typů akcí
  • A - akce z číselníku akcí
  • KP - číslo komplexní položky z číselníku komplexních položek
• Příkazce - osoba, která zahajuje schvalování - obvykle příkazce operace
• Zpráva - zpráva ke schvalované položce
• Rozpočet - označení rozočtu (období = Víceletý/Roční/Měsíční, hodnoty MM/RR), tlačítko Rozpočet zobrazí čerpání rozpočtu
• Položka rozpočtu - o jakou konkrétní položku v rozpočtu se jedná
• Typ řádku - typ řádku podkladů (zobrazuje, jak byl řádek vygenerován a určuje, zda se započítává do kontrolních součtů)

Dále lze v druhém bloku formuláře rozlišit zobrazení úrovně součtů, které je možno zobrazit těmito způsoby:

• Součty za řádek
• Součty za doklad

Kromě toho lze provést s danými řádky různé operace, které se potvrdí stiskem tlačítka Proveď:

• Aktualizovat dle řádků dle režimu DPH
• Rozpad aktuálního řádku dle režimu DPH
• Rozpad všech řádků dle režimu DPH

Třetí část formuláře zobrazuje stav schvalovacího procesu a jméno referenta, tedy osoby, která doklad v systému iFIS* vystavila. Tlačítkem Historie lze zobrazit historii dokladu.

Význam jednotlivých položek formuláře

Význam jednotlivých položek ve formuláři je zachycen v následujícím přehledu:

Význam ikon ve formuláři
	Otevření formuláře pro schvalování
	Výběr dle roletky
	Kopie řádku s nulovými položkami
	Provedení zvolené akce
	Přepočet zadávaných částek dle volby
	Přepnutí do formuláře 02430 - Rozpočty a plány
	Odešle doklady ke schválení (iFIS* -> Verso)
	Zobrazí dosavadní průběh schvalovacího procesu (pouze pro systém VERSO)
	Zobrazí přílohy ke schvalovanému dokladu

Stav odeslání podkladů pro e-schvalování

Podoba ikony pro e-schvalování může nabývat různých hodnot podle stavu dokladu a lze ji rozlišovat podle různého zabarvení na základě následující tabulky:

Stavy dokladu
Bílá barva	Prvotní doklad nemá ještě vyplněn schvalovací formulář
Růžová barva	Chybový, některá položka je buď nevyplněna nebo vyplněna nesprávnými daty
Žlutá barva	Doklad je připraven k odeslání
Červená barva	Odesláno
Zelenomodrá barva	Nepřístupná

Stav schvalovacího procesu může nabývat těchto hodnot:

Stav schvalovacího procesu
Růžová barva	Zrušeno
Žlutá barva	Připraveno k odeslání
Červená barva	Odesláno papírově
Zelená barva	Schváleno

Obr. 01430/8 Stav schvalovacího procesu "Odesláno papírově"

Obr. 01430/8 Stav schvalovacího procesu "Zrušeno"

Obr. 01430/9 Stav schvalovacího procesu "Schváleno"

Podpora importu schválených elektronických likvidačních listů z aplikace VERSO

Lokálním parametrem SCHDOFIS lze nastavit převzetí některých údajů z elektronicky schváleného likvidačního listu v aplikaci VERSO do příslušného závazku, a to při importu zpět do iFIS*Závazky. Pokud je tento lokální parametr nastaven na hodnotu A, vybrané údaje z elektronicky schváleného likvidačního listu se budou přebírat také do iFIS*Závazky. V opačném případě se vybrané údaje z likvidačního listu do příslušného závazku nepromítnou.

Pokud je lokální parametr SCHDOFIS nastaven na hodnotu "A", jsou při importu elektronického likvidačního listu z aplikace VERSO zpět do iFIS automaticky přebírány tyto údaje:

• číslo objednávky
• číslo smlouvy
• číslo vlastního bankovního účtu

Kontroly dat před odesláním do VERSO*eLikvidační listy

Ve formuláři se nachází kontrolní infookno podobné jako je ve formulářích závazků, pohledávek či objednávek.

Kontrolní infookno má za úkol:

• zabránit referentce odeslat eLikvidační list v případě, že podklady ke schvalování neobsahují všechny povinné náležitosti
• upozornit a přimět k doplnění položky Příkazce na všechny schvalované řádky
• upozornit na jiné nesrovnalosti v podkladech pro schvalování

V kontrolním infookně se mohou objevit tyto kontroly:

• oranžová zpráva v případě, kdy na některém z řádků není vyplněný příkazce (Příkazce je ponovu nepovinná položka – bylo odstraněno červené podbarvení položky upozorňující na povinné vyplnění)
• oranžová zpráva v případě, kdy je k závazku připojena více než jedna objednávka s různými zdroji financování, která má za úkol upozornit, že dosud nebyl proveden rozpad řádků dle objednávek
• oranžová zpráva upozorňující, že k závazku ani k souvisejícímu PID nebyl dosud připojen žádný dokument, hláška se však objeví pouze v případě, kdy je do systému VERSO odesílán ke schválení závazek typu F..Faktura
• červená zpráva objevující se v případě, kdy celková částka za všechny schvalované řádky nesouhlasí s celkovou částkou závazku
• červená zpráva "Řádky závazku byly změněny, proveďte aktualizaci dle prvotního dokladu", která se objeví pokud:
  • některý z řádků v TEKSCHVALR nemá svůj rodičovský záznam v TEKDOPOL nebo
  • některý z rodičovských řádků v TEKDPOL nemá ani jednoho svého potomka v TEKSCHVALH

Obr. 01430/10 Upozornění v novém kontrolním infookně ve formuláři 01430 - Podklady pro schvalování

	Pozor
	Další podrobnější informace ke kontrolnímu infooknu uvedeny v kapitole Kontrolní infookno ve formuláři závazků.

Pokud je stav smetáku Odesláno ke schválení nebo Odesláno papírově, nelze pomocí klávesy pro Zrušení záznamu smazat řádek.

Podpora pro implementaci VERSO*eLikvidační listy

Rozšířeno datové rozhraní iFIS* s informačním systémem VERSO*eLikvidační listy.

V souvislosti s rozšířením rozhraní byly provedeny tyto změny:

• do iFIS*Zakázky-projekty doplněn nový typ přílohy "Podpis" pro odlišení dokumentů typu Podpis
• zaveden nový R_SQL parametr SCHVAL_TYPY_PRILOH, pomocí kterého lze určit, které typy dokumentů se ne/mají stát přílohou eLikvidačního listu
• upravena možnost nastavení R_SQL parametru SCHVAL_TYPY_PRILOH tak, aby se po pořízení faktury a vygenerování eLikvidačního listu do VERSO*eLikvidační listy mohlo odesílat XML s přílohami, které obsahují všechny dokumenty připojené k závazku a současně všechny dokumenty uložené přímo u souvisejících objednávek, smluv, zakázek s výjimkou dokumentů typu Podpis, který se do VERSO neodesílá, eLikvidační list s přílohami lze běžným způsobem schválit

Vývoj rozhraní a podpora implementace AEDO*Žádanky/Cestovní příkazy/eLikvidační listy

Rozšířeno datové rozhraní iFIS* s informačním systémem AEDO v těchto oblastech:

• Žádanky - pro převody žádanek z aplikace AEDO*Žádanky do iFIS*Objednávky
• Cestovní příkazy – pro převod požadavků na zálohové listy a návrh vyúčtování služebních cest
• eLikvidační listy:
  • pro elektronické schvalování likvidačních listů
  • upraveny exportní/importní moduly pro elektronické schvalování likvidačních listů s podporou XML/XSD verze
  • zápis likvidačních listů do vstupní AQ fronty

Dále došlo k následujícím změnám:

• zprovozněno rozhraní pro převod objednávky do XML a update objednávky prostřednictvím tohoto XML s úpravou
• vytvořena nová verze XSD pro generování XML pro Jasper tisky závazků
• upraveny podklady pro eSchvalování
• upraveno datového rozhraní pro zápis vícezdrojových objednávek

Navazující funkce:

• 02430 - Rozpočty a plány
• 02432 - Čerpání rozpočtu
• 03219 - Schvalování dodavatelské faktury

Volané sestavy:

• 00430 - Likvidační list