Kontrolní hlášení v iFIS

Podle požadavků legislativy platné s účinností od 01.01.2016 jsou plátci DPH povinni podávat tzv. kontrolní hlášení, což s sebou přineslo i několik změn v systému iFIS*. Detaily týkající se údajů uvedených v kontrolním hlášení nejsou stanoveny zákonem ani vyhláškou, ale vyplývají z „Pokynů k vyplnění kontrolního hlášení“ zveřejněných na webových stránkách Finanční správy.

Obr. Princip zpracování kontrolního hlášení v systému iFIS*

Aby byla zajištěna stoprocentní shoda mezi daňovým přiznáním a kontrolním hlášením, probíhá v iFIS* výpočet podkladů ve stejném okamžiku (stejné daňové období) a tedy ze stejných údajů. Nejprve se ve formuláři 03603 – Podklady pro přiznání DPH spustí tlačítkem Řádné výpočet podkladů pro daňové přiznání za vybrané období - měsíc (MM/RR - MM/RR). Toto platí pro měsíční plátce DPH. Čtvrtletní plátci DPH použijí pro sestavení kontrolního hlášení tlačítko Měsíční přiznání pro KH. Toto tlačítko lze použít také pro přehled o podkladech pro kontrolní hlášení za jednotlivá střediska.

Další postup sestavení kontrolního hlášení je pro měsíční i čtvrtletní plátce DPH shodný.

Po uložení vypočtených, popř. přepočtených, údajů je aktivováno tlačítko Kontrolní hlášení, pomocí něhož se uživatel přesune do formuláře se souhrnnými údaji jednotlivých oddílů kontrolního hlášení. Detailní přehled daňových dokladů zahrnutých do příslušného oddílu získá uživatel použitím tlačítka Detail. V záhlaví každého přehledu dokladů je odkaz na odpovídající daňové přiznání.

Doporučené nastavení iFIS* a zpracování kontrolního hlášení

• Vzhledem k tomu, že údaje uvedené v kontrolním hlášení musí souhlasit s údaji v daňovém přiznání, je potřeba správně nastavit sazebník DPH ve formuláři 01408 – Sazebník daně z přidané hodnoty. V něm je pro tyto účely u příslušné sazby uveden nejen odkaz na odpovídající řádek daňového přiznání, ale také na odpovídající oddíl kontrolního hlášení (položka "Třída"). Právě nastavení této položky je pro správné zpracování kontrolního hlášení nejdůležitější a musí být provedeno před jeho sestavením.

• Má-li být uskutečněné zdanitelné plnění (U) uvedeno v oddíle A4 nebo A5 - bude v Sazebníku v položce Třída uvedeno pouze "A", další kritéria (porovnání s limitem, osoba povinná k dani – v Číselníku organizací má uvedeno DIČ, popř. zaškrtnutou položku Plátce) jsou součástí algoritmu při zpracování údajů v modulu DPH. Totéž platí také u přijatých plnění (P) uváděných v oddíle B2 nebo B3 - v Sazebníku bude uvedeno v položce Třída pouze "B".

• Sazby používané pro plnění vstupující do ostatních oddílů KH budou v Sazebníku v položce Třída označeny jednoznačně A1, A2, A3 (pro investiční zlato) a B1.

Obr. Položka "Třída" ve formuláři 01408 - Sazebník daně z přidané hodnoty

Obr. Princip nastavení Sazebníku DPH pro zpracování kontrolního hlášení v systému iFIS*

Obr. Kódy plnění potřebné pro správné nastavení Sazebníku DPH v systému iFIS*

• Pro odlišení zdanitelných plnění uváděných v kontrolním hlášení v oddílech A4 a A5 (výstup "U") nebo v oddílech B2 a B3 (vstup "P") je stanoven finanční limit dle platné legislativy na úrovni ceny včetně daně za daňový doklad celkem. V iFIS* je tento limit uveden v lokálním parametru KHLIMIT.

• Všechny doklady na vstupu, které mají být položkově uvedeny v kontrolním hlášení, musí být od 01.01.2016 zaevidovány v iFIS* v úloze 032-Závazky, popř. 036-DPH (UDD), a to položkovým, nikoliv sumárním způsobem.

• V položce Datum plnění v iFIS* bude nutné podle charakteru plnění zapisovat DUZP (datum uskutečnění zdanitelného plnění), popř. DPPD (datum povinnosti přiznat daň). V případě evidování přijatých daňových dokladů musí být tento údaj přesně opsán.

• Pro správné zařazení přijatého daňového dokladu do příslušného daňového období v iFIS* z hlediska nároku na odpočet a z hlediska shodného vykázání v daňovém přiznání i v kontrolním hlášení, musí být správně vyplněno datum "Došlo dne".

• V položce Číslo faktury dodavatele v iFIS* musí být vždy důsledně opisováno evidenční číslo daňového dokladu obchodního partnera včetně lomítek, pomlček i nevýznamných nul a mezer.

• Položka Evidenční číslo daňového dokladu je povinná také v případě, že se jedná o univerzální daňový doklad k poskytnuté záloze s vazbou na generovanou pohledávku nebo k přijaté záloze s vazbou na generovaný závazek.

• Položka Druh daňového dokladu ve formuláři 03612 - Univerzální daňový doklad je určena pro správné zařazení zvláštních daňových dokladů dle §§ 31, 31a a 32 zákona o DPH do kontrolního hlášení:
  • Splátkový kalendář - položka bude vyplněna především v případě, že jednotlivá splátka je nižší než stanovený limit, ale celková hodnota splátkového kalendáře tento limit přesahuje; v položce Evidenční číslo daňového dokladu bude uvedeno číslo přijatého či vystaveného splátkového kalendáře a doklad pak bude v kontrolním hlášení uveden detailně se všemi náležitostmi (bude-li celková hodnota splátkového kalendáře nižší než limit, zůstane položka prázdná)
  • Platební kalendář - položka bude vyplněna především v případě, že jednotlivá splátka je nižší než stanovený limit, ale celková hodnota platebního kalendáře tento limit přesahuje; v položce Evidenční číslo daňového dokladu bude uvedeno číslo přijatého, případně vystaveného platebního kalendáře a doklad pak bude v kontrolním hlášení uveden detailně se všemi náležitostmi (bude-li celková hodnota platebního kalendáře nižší než limit, zůstane položka prázdná)
  • Doklad o použití - položka bude vyplněna vždy, bude-li uživatel vystavovat doklad o použití bez ohledu na to, zda je na něm uvedena vlastní firma; zároveň může být tento UDD navázán na závazek či pohledávku s vlastní firmou v záhlaví; doklad o použití pak bude zařazen v kontrolním hlášení do "součtového řádku" bez ohledu na limit.

• Hodnoty základu daně a DPH z přijatých daňových dokladů je nutné do iFIS* důsledně opisovat a v případě nesrovnalostí doklady vracet dodavateli.

• V případě krácení nároku na odpočet poměrem je třeba použít v iFIS* správný způsob zápisu údajů z faktury do řádků 032-Závazky, což umožní doplnit do příslušné kolonky kontrolního hlášení informaci, zda byl či nebyl "Použit poměr" (ANO/ NE).

Obr. Krácení nároku na odpočet poměrem

• Na daňových dokladech je třeba důsledně uvádět DIČ nebo VAT. Tyto údaje jsou přebírány z 081 - iFIS*Číselníky. Při evidování přijatých daňových dokladů v iFIS* 032-Závazky (formulář 03228 - Závazek) se uživateli zobrazí v bloku "Kontroly" informace o datu a výsledku poslední kontroly příslušné organizace zapsané v Číselníku organizací iFIS* v porovnání se záznamy v ARES a Rejstříku plátců DPH. V případě jakýchkoliv pochybností může uživatel provést aktuální kontrolu přímo z dokladu pomocí ikony s "brýlemi".

• Doklady evidované v iFIS* v úloze 032-Závazky k zaměstnanci vstupují do kontrolního hlášení specifickým způsobem. To znamená, že v hlavičce takového závazku je uvedena "fiktivní firma" označená v číselníku organizací např. jako "VLASTNÍ FIRMA – ZAMĚSTNANCI" (bez IČO a bez DIČ). V řádcích (většinou vyúčtování drobných výdajů v hotovosti a náhrad cestovních výdajů) budou evidovány jednotlivé daňové doklady s vazbou na konkrétní organizaci uvedenou v Číselníku organizací. Do položky Datum bude opsáno z DD Datum plnění a do položky Číslo dokladu bude opsáno Evidenční číslo daňového dokladu. Popsaný způsob zápisu musí být dodržen u daňových dokladů s celkovou cenou včetně daně přesahující limit stanovený dle platné legislativy, u nichž je uplatňován nárok na odpočet. V kontrolním hlášení pak budou tyto daňové doklady uvedeny detailně v oddílu B2. Zjednodušené daňové doklady do limitu mohou být i nadále evidovány v řádcích s vazbou na tutéž "fiktivní firmu", jako je uvedena v hlavičce závazku. V kontrolním hlášení budou zahrnuty do souhrnné položky v oddílu B3. S vazbou na "fiktivní firmu" mohou být do řádků Závazku k zaměstnanci zapisovány také daňové doklady, u nichž není uplatňován nárok na odpočet daně. Ty v kontrolním hlášení uváděny nebudou.

• Pro následnou změnu ceny, poskytnutí slevy nebo vrácení plnění např. jako důsledku vyřízení reklamace je v iFIS* vystaven Dobropis s vazbou na původní doklad. V řádném kontrolním hlášení i daňovém přiznání za období dle data plnění se promítne jako samostatné plnění mínusem.

• Všechny doklady na výstupu, které mají být položkově uvedeny v kontrolním hlášení, musí být od 01.01.2016 zaevidovány v iFIS* 033-Pohledávky, popř. 036-DPH (UDD), a to položkovým nikoliv sumárním způsobem. Sumární doklady jsou povoleny jen za podmínky, že jsou evidovány s vazbou na záznam v číselníku organizací bez uvedeného IČO, DIČ a bez příznaku "Plátce DPH" (např. tzv. "fiktivní firmy" Vlastní firma zaměstnanec, Partner/Zákazník/PAN/PANI - Prodej zboží a služeb).

• Opakující se kredity na bankovních výpisech (přijaté úhrady) nad částku stanovenou legislativou včetně DPH (např. nájmy) není možné pouze účetně likvidovat funkcí iFIS* 034-Saldo/Doplňková likvidace výpisů. Doporučujeme nastavit automatické generování vydaných faktur v iFIS* 082-Registr smluv a pak provádět standardní párování těchto pohledávek s přijatými úhradami.

• Z iFIS* - Prodejna se tisknou pouze zjednodušené daňové doklady, které nevstupují do kontrolního hlášení, přestože je paragon vystaven s vazbou na firmu. Veškeré prodeje osobám povinným k dani v celkové částce nad částku stanovenou legislativou včetně DPH musí být řešeny prodejem na fakturu bez ohledu na způsob úhrady.

• Jsou-li daňové doklady evidovány v jiném systému, je možno pro potřeby sestavení kontrolního hlášení importovat do iFIS* potřebné detailní informace ve formuláři 03612-Univerzální daňový doklad pomocí tlačítka Import řádků KH.

Obr. Tlačítka "Import řádků KH" a "Prohlížení řádků KH" ve formuláři 03612 - Univerzální daňový doklad

• Kódy předmětu plnění u přijatých plnění v režimu přenesené daňové povinnosti jsou do kontrolního hlášení v oddílech A1 a B1 doplňovány stejně jako v případě "Výpisu z evidence", který je od 01.01.2016 zrušen, a to ze Sazebníku DPH v iFIS*. Aktuálně platné kódy jsou uvedeny v Pokynech pro vyplnění kontrolního hlášení vydaných MF.

• V oddíle A4 kontrolního hlášení se uvádí Kód režimu plnění. Předpokládáme, že bude defaultně nastavena "0" pro běžné plnění. Kód 1 označuje zvláštní režim pro cestovní služby a kód 2 zvláštní režim pro použité zboží.

Nastavení lokálních parametrů

Zpracování daňových dokladů je v systému iFIS* řízeno řadou lokálních parametrů, které nastavuje ve formuláři dle doporučení BBM a pokynu metodika uživatele iFIS* odpovědný správce aplikace (administrátor). Parametr KHLIMIT obsahuje hodnotu limitu pro správné zařazení zdanitelných plnění do příslušných oddílů A4, A5 a B2, B3.

Obr. Nejdůležitější lokální parametry pro správné sestavení kontrolního hlášení

Varování

Nastavením lokálního parametru ZAOBDDD na hodnotu N dojde ke stavu, kdy účetní evidence DPH (343) nebude odpovídat evidenci daňové. Ve formuláři 03608 - Řádky univerzálních daňových dokladů lze však snadno zjistit zaškrtnutím políčka Jen doklady s rozdílným účetním a daňovým obdobím, u kterých dokladů se účetní a daňové období liší. Pro korektní fungování úlohy iFIS* 036 - DPH je nutné uzavírat nejen účetní ale i daňová období!

Pro správné vyplnění kódu finančního úřadu v předformuláři tiskové sestavy 10062/03603 - Kontrolní hlášení naleznete v příloze hlášení v aplikaci Helpdesk č. 32942 číselník finančních úřadů.

Obr. Zobrazení kontrolního hlášení ve formuláři 03601 – Přehled přiznání DPH

V detailním rozpisu položek kontrolního hlášení se podbarví položka DIČ žlutě, pokud obsahuje DIČ vlastní organizace.
V přehledu detailů oddílu B2 jsou označeny červeně položky DIČ u organizací, které nejsou tuzemské.

Pokud se vztahují dva různé univerzální daňové doklady různého druhu (doklad o použití, platební kalendář, apod.) ke stejnému prvotnímu dokladu, musí se objevit v Kontrolním hlášení každý zvlášť.

V detailním rozpisu položek kontrolního hlášení se nachází tlačítko Ověření správnosti kontrolního hlášení, které slouží pro on-line ověření správnosti kontrolního hlášení přímo proti daňovému portálu Ministerstva financí. Tímto způsobem lze před vlastním vygenerováním XML souboru kontrolního hlášení a jeho odesláním dle platné legislativy ověřit správnost údajů v něm uvedených a předejít případným chybám.

Obr. Tlačítko "Ověření správnosti kontrolního hlášení" ve formuláři 03601 - Přehled přiznání DPH

Po provedení ověření proti daňovému portálu Ministerstva financí je uživatel v okně formuláře informován o výsledku ověření, případně o chybách, které byly při ověření nalezeny.
Výsledek validace lze uložit.

Vyskytne-li se jakákoli chyba, nebude možné hlášení na daňovém portálu podat.

Obr. Chyby nalezené při ověření správnosti kontrolního hlášení

Tisková sestava kontrolního hlášení

Pro potřeby podávání kontrolního hlášení dle platné legislativy je určena tisková sestava 10062 – Kontrolní hlášení, kterou lze vytvořit ve formátu xls, xml a pdf.

Sestavu lze vytvořit z těchto formulářů:

• 03601 - Přehled přiznání DPH
• 03603 - Podklady pro přiznání DPH

Po jejím spuštění je nutno vyplnit v předformuláři údaje pro titulní stranu kontrolního hlášení.

Obr. Spuštění předformuláře tiskové sestavy 10062 – Kontrolní hlášení z formuláře 03601 - Přehled přiznání DPH přes tlačítko "Kontrolní hlášení" a ikonu pro "Tiskové sestavy"

Obr. Tisková sestava 10062 – Kontrolní hlášení

Pokud je v adrese uvedeno číslo popisné současně s číslem orientačním, které jsou od sebe odděleny lomítkem, v podobě Číslo popisné/Číslo orientační, je tento údaj do sestavy 10062 – Kontrolní hlášení správně načten ve formátu xml do samostatných položek.

Nárok na odpočet z plnění z EU (ř. 43 daňového přiznání), k nimž je univerzální daňový doklad na dodanění, se v kontrolním hlášení neuvádí.

V souvislosti se správným sestavením kontrolního hlášení byly dále v systému iFIS* zavedeny změny, které jsou blíže popsány zde

Postup sestavení kontrolního hlášení

1. výpočet podkladů pro kontrolní hlášení probíhá současně s výpočtem podkladů pro daňové přiznání (tedy ve stejném okamžiku tak, aby byla zajištěna shoda mezi údaji v daňovém přiznání a kontrolním hlášení)
2. k sestavení kontrolního hlášení je určeno tlačítko Kontrolní hlášení ve formuláři 03601 – Přehled přiznání DPH
3. tlačítko Měsíční přiznání pro KH ve formuláři 03603 - Podklady pro přiznání DPH se použije u plátců DPH k získání podkladů pro sestavení kontrolního hlášení, které musí odevzdávat měsíčně
4. probíhá kontrola na neuzavřené úlohy
5. tlačítkem Test lze ověřit, zda se v kontrolním hlášení nevyskytují chyby, pokud ano, lze se ještě vrátit a nedostatky napravit
6. k dopočtu je pak možné použít tlačítko Přepočítat
7. ke zrušení, případně vymazání lze použít tlačítka Zrušit nebo Vymazat a sestavit kontrolní hlášení znovu
8. pro kontrolu před vlastním odesláním kontrolního hlášení lze iFIS* v detailu kontrolního hlášení využít tlačítka Ověření správnosti kontrolního hlášení, které ověří správnost údajů uvedených v kontrolním hlášení a umožní předejít chybám, které by mohly být zjištěny až po jeho odeslání
9. o výsledku kontroly ověření je uživatel informován v okně, pokud jsou zjištěny chyby, je uživatel na ně upozorněn, uživatel dále zjišťuje příčiny, dohledané chyby dodatečně opraví
10. před vlastním odesláním XML souboru lze ověřit správnost kontrolního systému také přímo na daňovém portálu Ministerstva financí
11. pokud došlo ke správnému sestavení kontrolního hlášení, lze jej uložit a vytisknout v PDF formátu pro vlastní potřeby z formuláře 03601 - Přehled přiznání DPH
12. tisk lze uskutečnit výběrem tiskové sestavy 10062/03601 – Kontrolní hlášení, ve které se při prvním spuštění vyplní parametry v předformuláři, tyto údaje tvoří titulní stranu kontrolního hlášení
13. kontrolní hlášení ve formátu XML se odesílá přes daňový portál Ministerstva financí, lze postupovat podle návodu, který je na daňovém portálu zveřejněn
14. kontrolní hlášení lze také odeslat formou datové zprávy, součástí však musí být platný elektronický podpis