Man01324

01324 * Pravidla pro volitelné položky účetní věty

Ve formuláři lze nadefinovat pravidla pro evidenci a editaci volitelných položek účetní věty. Pravidlo určuje:

• ke kterým analytickým účtům se položky evidují (konkrétní AU a nebo skupina AU definovaná pomocí %)
• ve kterých úlohách se mají položky evidovat (neuvedená úloha → položky se evidují ve všech úlohách iFIS)
• ke kterým vyjmenovaným zakázkám (projektům/grantům)se položky evidují (neuvedená zakázka → položky se evidují ke všem zakázkám)
• specifikuje povinnost uvádění položek (ne/povinné / volitelné uvádění)
• specifikuje výchozí hodnoty, které se automaticky předvyplňují do účetní věty.
• definuje seznamy možných hodnot pro LOV výběry.
• definuje, zda jsou uvedené hodnoty kontrolovány proti LOV výběru

Obr. 01324/1 Pravidla pro volitelné položky účetní věty.

Komentáře k příkladu na výše uvedeném obr.: Do všech 10 volitelných položek se při účtování na libovolný analytický účet X% a zakázku X v úloze 032 - Závazky předvyplní položky Dodavatel, IČO, Číslo dokladu partnera, číslo veřejné zakázky, objednávka apod. Hodnoty se předvyplní dotažením z hlavičky závazkové faktury automaticky jako nepovinné, lze je dodatečně libovolně pozměnit, vložené hodnoty nejsou kontrolovány na seznam možných hodnot s výjimkou položky 10, ve které musí být uvedena jedna z nadefinovyných etap projektu. Příklad SQL-definice pro dotažení názvu dodavatele z hlavičky závazkové faktury do volitelné položky č.1

Hodnota	Vyplnění položky	Popis
+	Povinné	vyplnění příslušné volitelné položky je povinné, položka je označena červeně a musí být vyplněna
-	Nepovinné	vyplnění příslušné volitelné položky je nepovinné, položka není označena červeně, není vyžadováno její vyplnění, ale lze ji vyplnit
x	Zakázané	vyplnění příslušné volitelné položky je zakázané, není tudíž dovoleno jakékoli vyplnění této položky

Příklad předvyplnění konstatního textu "etapa 1" u volitelné položky č.10 včetně definice seznamu možných hodnot.

Tlačítko Kopie umožní vytvořit kopii pravidla s uživatelským nastavením pro:

• volitelné položky účetní věty
• párovací symboly

Formulář pro zadání pravidel pro volitelné položky účetní věty je rozdělen do tří sekcí:

• Specifikace analytických účtů a zakázek (projektů/grantů), ke kterým se pravidlo vztahuje
• Pravidlo evidence "Párovacího symbolu"
• Pravidlo evidence "Volitelných položek 1 - 10"

Část první - Specifikace analytických účtů a zakázek (projektů/grantů)

• Označení platnosti záznamu - pokud je uvedena hvězdička, záznam je neplatný
• Anal. účet – výběr z číselníku analytických účtů
• Úloha – číslo úlohy, pro kterou nastavení platí, výběr z číselníku úloh
• Zakázka – zakázka, pro kterou nastavení platí, výběr z číselníku zakázek
• Typ zakázky – dotáhne se automaticky výběrem zakázky

Část druhá - Pravidlo evidence párovacího symbolu

• Párovat – párovat účet A/N (volba na zatržítko A – zatrženo, N – nezatrženo)
• Dat. typ – datový typ (vždy Char – znakový)
• Def. hodnota – defaultní hodnota - předvyplněná hodnota párovacího symbolu (konstanta nebo select) - doplní se tlačítkem Pár. symbol automaticky, pokud je v pravidlech hodnota předvyplněna
• Seznam hodnot – seznam platných hodnot párovacího symbolu (seznam definovaný pomocí výčtu hodnot oddělených čárkou nebo pomocí SELECT-dotazu, v návratové hodnotě SELECT-dotazu musí být položky označené prefixem PHOD a PVYZ, uvnitř select-definice LOV je možné použít pouze proměnné #KON,#ULO,#TPA,#AKC)
• Kon. - příznak, zda kontrolovat hodnoty párovacího symbolu na seznam hodnot:
  • pokud je zatržen, je hodnota párovacího symbolu kontrolována na seznam hodnot uvedený v položce Seznam hodnot (buď výčtem hodnot nebo selectem), je-li zadána jiná hodnota, která seznamu hodnot neodpovídá, její text je zvýrazněn červeně
  • pokud není zatržen, nekontroluje se hodnota párovacího symbolu, tj. může být libovolná hodnota
• Pov. - povinné / nepovinné / zakázané vyplnění párovacího symbolu - výběr ze seznamu hodnot:
  • + = povinné vyplnění párovacího symbolu, pokud je hodnota párovacího symbolu prázdná, je to chyba, uživatel je upozorněn červeným podbarvením pole s párovacím symbolem
  • − = nepovinné vyplnění párovacího symbolu - hodnota párovacího symbolu může být vyplněná, ale může být i prázdná
  • x = zakázané vyplnění párovacího symbolu - pokud není hodnota párovacího symbolu prázdná, je to chyba - vyplnění hodnoty x je smysluplné pouze v případě, kdy jsou obě položky Def. hodnota a Seznam hodnot prázdné
• Popis – nápovědní řádek párovacího symbolu
• S.d. - systémová definice pravidla pro párovací symbol

Část třetí - Pravidlo evidence volitelných položek 1 - 10

• Položka 1 - 10 – název volitelné položky 1-10
• Dat. typ – datový typ (vždy Char – znakový)
• Def. hodnota – defaultní hodnota - předvyplněná hodnota volitelné položky (konstanta nebo select) - doplní se tlačítkem Vol. pol. automaticky, pokud je v pravidlech hodnota předvyplněna
• Seznam hodnot – seznam platných hodnot volitelné položky (seznam definovaný pomocí výčtu hodnot oddělených čárkou nebo pomocí SELECT-dotazu, v návratové hodnotě SELECT-dotazu musí být položky označené prefixem PHOD a PVYZ, uvnitř select-definice LOV je možné použít pouze proměnné #KON,#ULO,#TPA,#AKC)
• Kon. - příznak, zda kontrolovat hodnoty volitelné položky na seznam hodnot:
  • pokud je zatržen, je hodnota volitelné položky kontrolována na seznam hodnot uvedený v položce Seznam hodnot (buď výčtem hodnot nebo selectem), je-li zadána jiná hodnota, která seznamu hodnot neodpovídá, její text je zvýrazněn červeně
  • pokud není zatržen, nekontroluje se hodnota volitelné položky, tj. může být libovolná hodnota
• Pov. – povinné / nepovinné / zakázané vyplnění volitelné položky - výběr ze seznamu hodnot:
  • + = povinné vyplnění volitelné položky, pokud je hodnota volitelné položky prázdná, je to chyba, uživatel je upozorněn červeným podbarvením pole s konkrétní volitelnou položkou
  • − = nepovinné vyplnění volitelné položky - hodnota volitelné položky může být vyplněná, ale může být i prázdná
  • x = zakázané vyplnění volitelné položky – pokud není hodnota volitelné položky prázdná, je to chyba - vyplnění hodnoty x je smysluplné pouze v případě, kdy jsou obě položky Def. hodnota a Seznam hodnot prázdné
• Popis – nápovědní řádek volitelné položky
• S.d. - systémová definice pravidla pro volitelnou položku

Části dvě a tři mohou být vyplněny nezávisle.

Při práci s volitelnými položkami se nerozlišuje, zda je účet saldokontní či nikoliv.

Pro systémové nastavení volitelných položek účetní věty slouží funkce 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty, která je přístupná pouze správci systému a umožňuje nastavit pravidla pro párovací symbol a volitelné položky tak, aby je uživatelé ve funkci 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty nemohli měnit.

Šedě jsou podbarveny záznamy párovacího symbolu a volitelných položek, u nichž není povoleno vyplnění či změna některé z volitelných položek či párovacího symbolu, což je v případě, že záznam obsahuje nějaké systémové nastavení (zatržítko u záznamu označené S.d. je zatrženo). Zatržítko S.d. lze označit / odznačit pouze ve správcovském formuláři 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty, který je přístupný jen správci systému. Záznamy párovacího symbolu a volitelných položek, které jsou podbarveny bíle, neobsahují žádné záznamy se systémovým nastavením a lze je ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty měnit.

Zatržítko S.d. u párovacího symbolu a volitelných položek lze zatrhnout pouze ve správcovském formuláři 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty. Je-li u párovacího symbolu nebo volitelné položky ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty zatrženo, jedná se o systémovou definici pravidla, řádek bude označený šedě a u takových záznamů uživatelé nebudou moci nastavovat pravidla.

Založení nového záznamu

Pomocí klávesy pro Nový záznam založí uživatel nový řádek, na kterém identifikuje nově zadávaný párovací účet. K vytvoření nového záznamu může využít klávesu pro Seznam hodnot, po jejímž stisku se objeví seznam analytických účtů z platného účtového rozvrhu, případně může nastavit masku analytického účtu (např. 5%). Tím je vyvolán formulář 01330 - Nabídka pro výběr analytického účtu, z kterého se lze přesunout do účetního rozvrhu, v němž lze dohledat podrobnější informace o příslušném analytickém účtu. Dále uživatel nastaví požadované parametry párovacího symbolu, případně jednotlivých volitelných položek.

Pro založení nového záznamu "Volitelných položek" je nutné nejdříve nastavit globální parametr UCVPOL na hodnotu A. Nastavení tohoto parametru na jinou hodnotu nezobrazí volitelné položky účetních zápisů. Pokud je však globální parametr nastaven na hodnotu A, volitelné položky účetní věty se zobrazí. Nastavením globálního parametru UCVPOL na obsah A,UUUUUUUUUUS znamená, že volitelné položky účetní věty se zobrazí a tato hodnota určuje oprávnění ke změně pravidel pro párovací symboly a volitelné položky. Účetní si tak sami nemohou měnit pravidla pro volitelnou položku č. 10, neboť změnu může provést pouze správce systému.

Obr. 01324/2 Nastavení globálního parametru UCVPOL na hodnotu "N,SUUUUUUUUUS"

Postupuje se obdobně jako při zadávání párovacího symbolu.

Zneplatnění záznamu lze provést pomocí klávesy pro Zrušení záznamu.

Možnosti plnění výchozích hodnot do volitelných položek a párovacích symbolů v účetní větě iFIS

Hodnoty volitelných položek nebo párovacích symbolů v účetní větě iFIS je obvykle potřeba předvyplňovat výchozími hodnotami. Výchozí hodnotou mohou být buď konstanty a nebo jiné dynamicky odvozené hodnoty, které se generují pomocí standardních SQL příkazů. SQL příkazy definuje správce iFIS nebo proškolení uživatelé se znalostmi jazyka SQL a se znalostmi datového modelu jednotlivých aplikací iFIS.

Uvnitř SQL definic pro plnění hodnot do volitelných položek účetní věty lze pracovat s proměnnými:

• KON .. ← naplní se identifikátorem analytického účtu z tekuclik.KONTIDNO
  
• ULO .. ← naplní se identifikátorem úlohy z tekuclik.ULOHA
  
• UNI .. ← naplní se identifikátorem prvotního dokladu z tekuclik.UNIDENT, nelze použít v select-definici pro generování LOV
  
• RUN .. ← naplní se identifikátorem řádku prvotního dokladu z tekuclik.RUNIDENT, nelze použít v select-definici pro generování LOV
• RAD .. ← naplní se pořadovým číslem kontačního řádku z tekuclik.RKON, nelze použít v select-definici pro generování LOV
• STR .. ← naplní se identifikátorem střediska z tekuclik.NSIDNO
• TPA .. ← naplní se identifikátorem typu akce z tekuclik.TYPAIDNO
• AKC .. ← naplní se identifikátorem akce - zakázky z tekuclik.AKCE
• KPL .. ← naplní se identifikátorem komplexní položky z tekuclik.KOMIDNO
• MD .. ← naplní se částkou na straně Má dáti z tekuclik.MD, nelze použít v select-definici pro generování LOV
• DAL .. ← naplní se částkou na straně Dal z tekuclik.DAL, nelze použít v select-definici pro generování LOV
• TXT .. ← naplní se hodnotou uvedenou v položce TEXT z tekuclik.TEXT2, nelze použít v select-definici pro generování LOV
• SAL .. ← naplní se identifikátorem záznamu o spárování z tekuclik.SALDIDNO, nelze použít v select-definici pro generování LOV
  
• ULZ .. ← naplní se číslem úlohy, v níž je evidována vyúčtovaná záloha, nelze použít v select-definici pro generování LOV
  
• ZAL .. ← naplní se identifikátorem vyúčtované zálohy, nelze použít v select-definici pro generování LOV
  

Proměnné jsou naplněné při každé změně na kontačním řádku aktuální hodnotou. Proměnné jsou pak předávány jako vstupní parametry do externí package PA02_VP. Ta si v závaslosti na předaných proměnných vyhledá odpovídající pravidla pro plnění VP a pomocí nich naplní hodnoty do volitelných položek P1 – P10, PSMB v účetní větě.

Návratovou hodnotou SQL dotazu v pravidle musí tvořit vždy pouze 1 hodnota (řetězec). Pokud má být v párovacím symbolu nebo v některé z VP uloženo více údajů, pak musí být tyto údaje sloučeny do jednoho řetězce.

Další možnosti nastavení

na úrovni každé volitelné položky lze nastavit:

• zda je volitelná položka povinná či nikoli
• zda se položka bude doplňovat ručně nebo na základě nastavených pravidel
• seznam dostupných nebo povolených hodnot (seznam definovaný pomocí výčtu hodnot oddělených čárkou nebo pomocí SELECT-dotazu, v návratové hodnotě SELECT-dotazu musí být položky označené prefixem PHOD a PVYZ, uvnitř select-definice LOV je možné použít pouze proměnné #KON,#ULO,#TPA,#AKC)
• povinnost uvedení volitelné položky

Položka "Pov." může nabývat hodnot viz. obr.:

Obr. 01324/3 Seznam hodnot pro položku "Pov."

Pro úpravu volitelných položek účetní věty ve vnitropodnikovém účetnictví je určen formulář 02229 - Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek, ve kterém je umožněno zaznamenávat změny jak volitelných položek účetní věty, tak i změny párovacího symbolu.

Na obdobném principu fungují pravidla pro nastavení volitelných položek dlouhodobého a drobného majetku ve formuláři 05131 - Pravidla pro volitelné položky majetku.

Účetní věty lze také exportovat do XLS souboru pro hromadné úpravy volitelných položek a znovu naimportovat zpět do systému iFIS*. Více informací uvedeno zde.

Navazující funkce:

• 01305 - Účtový rozvrh
• 01330 - Nabídka pro výběr analytického účtu
• 02115 - Účetní doklady
• 02167 - Modifikace účetní likvidace
• 02212 - Vnitropodnikové pohyby
• 02228 - Aktualizace volitelných položek účetní věty
• 02229 - Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek
• 02501 - Párování účetního salda
• 02502 - Rozpárování na hlavní knize