Man02115
02115 * Účetní doklad
Formulář slouží k provádění následujících účetních operací:
- pořízení běžných účetních dokladů
- prohlížení běžných, externích a generovaných dokladů
- opravy běžných a generovaných dokladů
- kopie běžných a generovaných dokladů
- storno běžných, externích a generovaných dokladů
- zaúčtování běžných, externích a generovaných dokladů
- odúčtování běžných, externích a generovaných dokladů
- přesunům běžných účetních dokladů se stavem Zaúčtovaný
Obr. 02115/1 Účetní doklad - přehled dokladů
Jednotlivé operace se spouští pomocí funkčních tlačítek ve spodní části obrazovky. Jednotlivá funkční tlačítka jsou přístupná v návaznosti na stav aktuálního účetního dokladu a v návaznosti na definované přístupy uživatelů na funkční tlačítka. Přístupy uživatelů na funkční tlačítka definuje správce aplikace iFIS*.
Účetní doklady mohou mít tyto stavy:
- Chybový
- Nezaúčtovaný
- Zaúčtovaný
- Stornován
Prohlížení účetních dokladů
Prohlížet jednotlivé účetní doklady je možné pomocí klávesy Výběr na příslušném účetním dokladu. Lze prohlížet účetní doklady běžné, externí i generované.
Do položek Měsíc a Rok (MM/RR) lze vybírat hodnoty v režimu dotazu pomocí tzv. Multilistu.
Pořízení hlavičky účetního dokladu
Pořídit běžný účetní doklad je možné pomocí klávesy pro Nový záznam.
V hlavičce musí být vyplněny tyto položky :
- Období - Měsíc
- Období - Rok
V hlavičce mohou být vyplněny tyto položky :
- Text
- Komentář
- Středisko
Lokálním parametrem UCNSDOK se nastavuje povinné vyplnění nákladového střediska v hlavičce účetního dokladu.
Pořízení řádků účetního dokladu
Položky, které musí být vyplněny :
- Číslo řádku
- Číslo účtu
- Kč Má dáti
- Kč Dal
Položky, které mohou být vyplněny :
- Úloha prvotního dokladu
- Číslo prvotního dokladu
- Text
- Párovací symbol
- Datum účetního případu
Úloha prvotního dokladu a číslo prvotního dokladu se vyplňuje především v případě, kdy se jedná o opravu účetní likvidace prvotního dokladu.
Povinnost vyplnění následujících položek je závislá na nastavení parametrů zvoleného analytického účtu v účetním rozvrhu :
Číslo řádku se předvyplňuje automaticky. Pokud není na některém řádku účetního dokladu splněna podmínka platnosti všech uváděných atributů účetní věty, pak tento účetní doklad může být uložen pouze ve stavu Chybový. V případě splnění všech podmínek platnosti přechází stav dokladu na stav Nezaúčtovaný.
Obr. 02115/2 Účetní doklad
Přepisovat čísla řádků v účetních dokladech a kontacích prvotních dokladů nelze. Pokud ovšem za libovolný řádek (uložený či neuložený) je vložen řádek nový, je tomuto řádku přiděleno číslo o jedno vyšší než řádek předchozí a následují řádky jsou automaticky přečíslovány. Nově pořízený řádek tedy zůstane na pozici, kterou mu určí uživatel.
Pravidla pro správné vyplnění účetní věty:
- Analytický účet - povinná položka, musí být platná v daném období; nesmí se jednat o účet, který je evidován v číselníku saldokontních účtů.
- Středisko:
- povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
- musí být platná v daném období
- pokud je taktéž nastavena kontrola proti generační tabulce, musí středisko splňovat i toto kritérium
- pokud je zakázáno uvádět středisko pro uvedený analytický účet, nesmí být středisko uvedeno
- Typ akce:
- povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
- musí být platná v daném období
- pokud je zakázáno uvádět Typ akce pro uvedený analytický účet, nesmí být Typ akce uveden
- Akce:
- povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu nebo pokud je uveden Typ akce
- musí být platná v daném období
- pokud je zakázáno uvádět akci pro uvedený analytický účet, nesmí být akce uvedena
- pokud existuje kombinace středisko - akce v číselníku zakázek, a je uvedeno středisko, musí akce odpovídat této kombinaci
- pokud v číselníku zakázek existuje právě jedna taková kombinace a středisko není uvedeno, je automaticky doplněno systémem
- pokud je v číselníku zakázek uvedena u zakázky Komplexní položka, je Komplexní položka automaticky doplněna systémem
- Komplexní pol.
- povinná položka, pokud to vyžaduje nastavení parametru u uvedeného analytického účtu
- musí být platná v daném období
- pokud je zakázáno uvádět komplexní položku pro uvedený analytický účet, nesmí být Komplexní položka uvedena
- musí vyhovovat kombinaci a akcí z číselníku zakázek, pokud taková kombinace existuje
- Má dáti a Dal - položky pro částky pohybů na účtech mohou být uvedeny pouze v případě, že to povoluje nastavení parametrů u analytického účtu. Nesmí být současně obě strany nulové nebo naopak obě strany nenulové.
- Text - Textová poznámka k účetnímu případu
- Párovací symbol - je povinnou položkou v případě, kdy je účtováno na analytickém účtu, který je evidován v číselníku Párovacích účtů.
- Datum účetního případu je zobrazováno, pokud se na položce párovací symbol použije klávesa Výběr
Ve formuláři je umožněno uložit rozpracovaný kontační řádek bez vyplněného analytického účtu.
Datum účetního případu
Položka Datum účetního případu je v případě externích dokladů předvyplněna hodnotou přebíranou z prvotního dokladu, a to podle následujících pravidel:
| Úloha | Název úlohy | Datum |
| 031 | Banka | datum zaplacení (z řádku výpisu) |
| 032 | Závazky | datum obdržení závazku (došlo dne) |
| 033 | Pohledávky | datum pořízení pohledávky |
| 035 | Pokladna | datum vystavení pokladního dokladu |
| 036 | DPH | datum vystavení daňového dokladu |
| 052 | Zařazení majetku | datum zařazení |
| 053 | Přemístění majetku | datum přemístění |
| 054 | Přecenění majetku | datum změny ceny |
| 055 | Účetní odpisy | datum provedení odpisu |
| 059 | Vyřazení majetku | datum vyřazení |
| 103 | Příjem | datum příjmu (uzavření příjemky) |
| 104 | Výdej | datum výdeje (uzavření výdejky) |
Údaj je možno na dokladu libovolně změnit - pokud je zadávané datum mimo použité účetní období je uživatel upozorněn, ale datum je zapsáno.
V případě běžných účetních dokladu je datum účetního případu předvyplňováno dnem posledního období z hlavičky dokladu.
Při nastavení hodnoty lokálního parametru T_DATPRD na hodnotu A je datum účetního případu tištěno v účetních sestavách místo data zaúčtování.
Rozúčtování nákladů (výnosů) pomocí rozdělovníku
Postup Rozúčtování nákladů (výnosů) podle rozdělovníku:
- kurzor se přesune na řádku, která má být rozúčtována
- stiskem klávesy pro Detail/Volání číselníku z položky MD nebo DAL se objeví formulář pro zvolení rozúčtovacího pravidla a pro následné rozúčtování
- funkce Rozúčtování převezme podle aktuálního řádku rozkontace
- číslo účtu (je-li vyplněno),
- částku (je-li vyplněna),
- stranu (je-li vyplněna částka),
- text (je-li vyplněn) a
- prostřednictvím záznamu v Rozvrhu pro vybraný účet převezme z Rozdělovníku pravidlo (je-li v Rozvrhu vyplněno a je-li pro účtované období pravidlo platné)
Obr. 02115/3 Rozúčtování podle rozdělovníku a vybraného pravidla
Kde je povoleno/zakázáno:
- Účet - lze změnit podle rozvrhu, ale s každou změnou účtu je provedeno nové převzetí pravidla z rozdělovníku podle rozvrhu
Povinná položka. Účet musí být platný pro účtované období.
- Pravidlo - je-li vyplněno systémem podle rozvrhu, nelze změnit
Není-li vyplněno systémem, lze doplnit libovolné platné pravidlo podle rozdělovníku a účtovaného období. Povinná položka.
- Částka - lze změnit bez omezení (povinná nenulová položka)
- Strana - lze změnit (MD/DAL) - povinná položka
- Text - lze změnit pouze na dokladech z otevřeného účetního období (nepovinná položka)
V případě, že pro Rozúčtování nejsou vyplněny správně všechny údaje, je možné ji odvolat volbou konec.
Vlastní rozúčtování bude provedeno v případě, že jsou všechny povinné položky správně vyplněny a je potvrzena volba Proveď. V tom případě se provede:
- Zrušení aktuální řádky
- Přečíslování řádek
- Vygenerování příslušného počtu nových řádek podle pravidla
- Likvidace případného haléřového zaokrouhlení připsáním na vygenerovaný řádek s nejvyšší částkou
- Návrat do účetního dokladu
Přesun běžných účetních dokladů z období do období
Tlačítko "Přesun" umožňuje přesun pouze běžných účetních dokladů se stavem Zaúčtovaný mezi uzavřenými obdobími otevřeného roku s následným přepočtem obratů a stavů analytických účtů. Přístup na funkční tlačítko "Přesun" je dán kontextovými přístupy.
|
Pozor |
| Běžný účetní doklad musí být ve stavu Zaúčtovaný a musí patřit do aktuálně otevřeného roku. V rámci přesunu dochází k přepočtu obratů a zůstatků hlavní knihy za otevřený rok. Přesun bude uskutečněn pouze za podmínky, kdy jiný uživatel nemá zamčený jiný účetní doklad. |
Opravy účetních dokladů
Tato možnost slouží pro opravy běžných a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Oprava se k dokladu, který zůstane beze změn, vytvoří opravný doklad se zápornými částkami obratů. Text v hlavičce dokladu je připraven pro doplnění a obraty na jednotlivých řádcích lze měnit dle potřeby. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení. Doklady z uzavřeného roku již nelze takto opravovat.
Obr. 02115/4 Vytvoření účetního dokladu z vybraných řádků účetních zápisů
Opravy vybraných řádků účetních vět
Ve formuláři 02213 - Vytvoření opravného účetního dokladu je umožněno vytvořit tlačítkem Opravný doklad z vybraných řádků účetních zápisů běžný účetní doklad (tzv. "opravný"), který je totožný s účetním dokladem, který by uživatel pořizoval ručně ve funkci 02115 - Účetní doklady a ničím se tak neliší od jiných běžných účetních dokladů. Opravným dokladem je nazýván proto, že umožňuje vytvořit řádky s opačným znaménkem, čímž dojde k odúčtování původních účetních zápisů. Na rozdíl od opravného dokladu vytvořeného k účetnímu dokladu ve funkci 02115 - Účetní doklady tlačítkem Opravy je tento doklad vytvořen z vybraných řádků účetních zápisů. Blíže je funkce tohoto "opravného" dokladu popsána v dokumentaci k formuláři 02213 - Vytvoření opravného účetního dokladu.
Obr. 02115/5 Vytvoření účetního dokladu z vybraných řádků účetních zápisů
Hromadné změny
Tlačítko Hromadné změny je určeno pro hromadnou změnu některých údajů v označených řádcích. Slouží zejména jako podpora iFIS* pro hromadné položkové přeúčtování. Hromadné změny lze provádět pouze na běžných účetních dokladech, které jsou ve stavu Chybový nebo Nezaúčtovaný.
Pomocí tlačítka Hromadné změny lze u označených řádků účetního dokladu provést:
- změnu:
- zdroje financování
- opačné hodnoty částek
- textu řádků
- analytického účtu
- volitelné položky
- párovacího symbolu
- čísla prvotního dokladu
- zaměnit účetní strany
- kopii nebo smazání vybraných řádků
K tomuto účelu slouží zatržítka umístěná před jednotlivými řádky v účetním dokladu, pomocí nichž lze označit záznamy určené k provedení hromadných změn.
Obr. 02115/6 Hromadná změna nákladového střediska u běžného účetního dokladu ve stavu "Nezaúčtovaný"
Pokud původní hodnoty nejsou vyplněny, vloží se do pole Původní hodnota pomocí klávesy pro Seznam hodnot text Nevyplněno a zadá se nová hodnota.
Obr. 02115/7 Hromadná změna textu řádků s původní hodnotou "Nevyplněno"
Vytvoření účetního dokladu
Nový účetní doklad lze z přehledu i detailu formuláře vytvořit stiskem tlačítka Nový doklad nebo klávesou pro Nový záznam. Tlačítko je aktivní i v režimu dotazu. V detailu je tlačítko neaktivní.
Kopie účetních dokladů
Tato možnost slouží pro vytvoření kopie běžného nebo generovaného účetního dokladu. Po stisku tlačítka Kopie se vytvoří nový doklad, který je připraven pro libovolné úpravy. V této chvíli máme ještě možnost nově vytvořený doklad zrušit, pokud jsme nepoužili klávesu pro uložení.
Storno účetních dokladů
Ke stornování účetních dokladů je určeno tlačítko Storno, které se nachází jak v přehledu, tak i detailu účetního dokladu. Storno lze provést u všech účetních dokladů (běžného, generovaného i externího), přičemž vždy záleží na jeho stavu, případně i období, do kterého je zařazen. Storno nelze provést u všech dokladů (běžných, generovaných i externích) se stavem Zaúčtovaný.
Po stisku tlačítka Storno u běžných a generovaných dokladů se stavem Nezaúčtovaný se vytvoří storno doklad, který je zařazen do otevřeného účetního období. Zároveň proběhne kontrola na platnost položek účetní věty. Automaticky je nastaven jeho stav na Zaúčtovaný. Takový storno doklad není možné měnit. Text v hlavičce vytvořeného storno dokladu uvádí, který doklad byl tímto dokladem stornován. Současně je ve stornovaném dokladu v textu hlavičky uvedeno číslo storno dokladu. Původní text hlavičky stornovaného dokladu je uschován v textu první řádky tohoto dokladu.
V případě, že je stornován doklad, který ještě nebyl zaúčtován, nevytváří se storno doklad, ale tento doklad je pouze uveden do stavu Stornován. Tato skutečnost je opět uvedena v textu hlavičky stornovaného dokladu a v hlavičce dokladu dojde také k vynulování obratů.
Po stisku tlačítka Storno u externích dokladů se vynuluje hlavička a řádky dokladu a příslušným prvotním dokladům se opět nastaví stav přenosu do účetnictví na Nepřeneseno.
|
|
Pozor |
| Stornovat lze pouze doklady, jejichž externí úlohy mají otevřené stejné účetní období jako úloha 021 - Účetnictví a jsou ve stavu Nezaúčtovaný. |
Při stornu účetního dokladu pro přeúčtování kurzových rozdílů je vytvořený doklad automaticky uložen s hlášením "Doklad stornován dokladem č. ...".
Tlačítko Storno nelze použít u všech účetních dokladů (běžných, generovaných i externích), které již byly stornovány, tj. dokladů se stavem Stornován.
Kontrola před zaúčtováním účetních dokladů
Stiskem tlačítka Kontrola před zaúčtováním účetního dokladu je spuštěn proces kontroly jednotlivých řádků účetního dokladu. Pokud jsou v jednotlivých řádcích nalezeny chyby, je po skončení této kontroly vypsán protokol nalezených chyb jednotlivých řádků, které upozorní uživatele, které řádky je nutno před zaúčtováním účetního dokladu opravit. Kontrolu lze provést pouze u účetních dokladů, které jsou ve stavu Chybový nebo Nezaúčtovaný. Provedením této kontroly před zaúčtováním účetního dokladu je ověřováno, zda jsou všechny řádky účetního dokladu v pořádku.
Zaúčtování účetních dokladů
Tato možnost slouží pro zaúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Zaúčtovat proběhne kontrola platnosti položek účetní věty a pokud je vše v pořádku, proběhne zaúčtování dokladů. V případě výskytu chyby je možné zobrazit nebo vytisknout protokol o kontrole s výpisem jednotlivých neplatných položek.
Zaúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Nezaúčtovaný.
Při nastavení lokálního parametru UCDAZAUC je při zaúčtování účetního dokladu umožněno zadat datum zaúčtování.
Odúčtování účetních dokladů
Tato možnost slouží pro odúčtování běžných, externích a generovaných účetních dokladů. Po stisku tlačítka Odúčtovat proběhne odúčtování účetních dokladů.
Odúčtovat lze pouze ty doklady, které patří do odpovídajícího účetního období a jsou ve stavu Zaúčtovaný.
Rozpočty a Kumulace
V účetním dokladu se nacházejí dvě tlačítka:
- Rozpočty (
) - toto tlačítko je aktivní pouze na řádku se zdrojem financování, po jeho stisku se lze přepnout do čerpání rozpočtu na daný zdroj; tlačítkem Rozpočty lze zobrazit nejen rozpočty se stejnou zakázkou jako má aktuální účetní věta, na které je právě umístěn kurzor, ale také referenční rozpočet přidružený ke stejné zakázce, pokud existuje - Kumulace (
) - pro spuštění procesu kumulace řádků
Stiskem tlačítka "Kumulace" je spuštěn proces "kumulace" řádků.
Systém hledá shodu:
- analytický účet
- zdroj financování
- shodná strana zaúčtování
Obr. 02115/8 Kumulace dokladu
Volitelné položky
V účetním dokladu je možnost evidence dalších ne/účetních detailů v účetní větě, a to doplněním číselníku 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty. Tento číselník je určen pro evidenci tzv. párovacích účtů (pro párování na hlavní knize) a nastavení pravidel pro volitelné položky účetní věty. V tomto číselníku lze nadefinovat povinnost vyplnění položek P1 - P10, vazbu na analytický účet i vazbu na zakázku. Správným nastavením těchto položek lze evidovat uznatelné výdaje projektu pro určitou etapu nebo evidovat data úhrady. Tyto položky lze opravovat i po uzávěrce období. Položky lze vyplňovat ručně, ale lze nadefinovat automatické plnění z prvotních dokladů. Je zde dána i možnost doplňovat je i zpětně.
Více informací k volitelným položkám a párovacím symbolům uvedeny zde a ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty.
Podpora výkaznictví projektu - kontrola účtování ne/uznatelných nákladů
Všechny kontační formuláře iFIS* nyní dokážou upozorňovat na to, že na zakázce (projektu, grantu) je právě účtováno na analytickém účtu, který není zahrnut do rozpočtu zakázky. Cílem je např. to, aby účetní měli v průběhu celého roku kontrolu nad účtovanými uznatelnými a neuznatelnými náklady. Vše se nastaví jednoduše tak, že se u zakázky doplní tzv. referenční rozpočet. Má-li zakázka určený referenční rozpočet, pak je ve všech kontačních formulářích iFIS* kontrolováno, zda zadávaný analytický účet je nebo není zapojený do některého z typů účtů v řádcích referenčního rozpočtu, a to dle příznaku neuznatelné položky. Pokud není, pak je tato skutečnost signalizována na kontačním řádku oranžovým podbarvením položky Číslo řádku. Kontrola se provádí na všech kontačních řádcích s nesaldokontními analytickými účty.
Významy barevné signalizace na pozadí účtovaných položek v kontačních oknech iFIS:
- červeným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do neuznatelných položek rozpočtu
- zeleným podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu
- oranžovým podbarvením v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který není zapojen do struktury typů účtů v referenčním rozpočtu zakázky-projektu
Obr. 02115/9 Zbarvení čísel řádků kontace
Obr. 02115/10 Zelené zbarvení čísel řádků kontace
Obr. 02115/11 Příklad uznatelných a neuznatelných nákladů
Více informací naleznete zde.
Na záložce Rozpočty lze prohlížet rozpočty související se zakázkou. To samé umožňují i formuláře 01222 - Zakázky - projekty - dle NS, 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby a 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení.
Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:
- nákladovém středisku
- typu akce
- komplexní položce
- stavu zatrhávátek Všechna NS a Všechna KP
V seznamu se nabízejí i rozpočty s podřízeným NS, a dále rozpočty, které mají v názvu typu akce nebo akce uvedeno procento (%).
Záložka Rozpočty zobrazuje veškeré rozpočty, které může akce ovlivnit. To znamená, že všechny rozpočty související se zakázkou se zobrazují v této záložce. Záložka navíc obsahuje zatrhávátko s označením "R" pouze označuje referenční rozpočet a nelze jej měnit. Změna referenčního rozpočtu je možná pouze v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet.
Navazující funkce:
- 01103 - Číselník středisek
- 01202 - Číselník komplexních položek
- 01203 - Číselník typů akcí
- 01305 - Účtový rozvrh
- 02284 - Přeúčtování kurzových rozdílů
Volané sestavy:
