Man02167

02167 * Modifikace účetní likvidace

Funkce umožňuje provést účetní likvidaci prvotního dokladu ve stavu Uzavřen nebo Kontován a Nepřenesen. Po spuštění funkce z detailu prvotního dokladu jsou jednotlivé řádky účetní likvidace předvyplněny dle nastavení deníků předkontací jednotlivých úloh s možností jejich následných úprav.

Obr. 02167/1 Modifikace účetní likvidace

Ve výjimečných případech může metodik povolit účtování i na saldokontní účty. Umožní to nastavení parametru UCSALUC na hodnotu A. Pokud je parametr nastaven na hodnotu A, zobrazí se ve formuláři pro účetní likvidaci navíc zaškrtávátko "povolit saldoúčty".

Uživatel iFIS* vyplní jednotlivé řádky účetní likvidace dle účetních postupů v souladu s nastavením parametrů účtového rozvrhu a provede uložení či uzavření účetní likvidace. Tlačítkem Uložit změny zůstane kontace ve stavu Chybový či Doplněn. Tímto způsobem lze kontaci uložit a odejít, aniž by byla kontace převedena do stavu Uzavřen. Tlačítko Uložit změny umožňuje uživateli se ke kontaci kdykoli vrátit a dodatečně ji opravit či doplnit před jejím úplným uzavřením. Teprve tlačítkem Uzavřít kontaci je zapsaná účetní likvidace převedena do stavu Uzavřen. Při uzavření kontace je brán ohled na upozornění hlášená v kontrolním infookně. Objevuje-li se zde červená hláška, kontaci nelze uzavřít. Oranžovou hlášku je nutné věnovat pozornost a označit ji jako přečtenou zaškrtnutím, čímž změní barvu na zelenou. Kontaci pak nic dalšího nebrání a lze ji uzavřít.

Přepisovat čísla řádků v účetních dokladech a kontacích prvotních dokladů nelze. Pokud ovšem za libovolný řádek (uložený či neuložený) je vložen řádek nový, je tomuto řádku přiděleno číslo o jedno vyšší než řádek předchozí a následují řádky jsou automaticky přečíslovány. Nově pořízený řádek tedy zůstane na pozici, kterou mu určí uživatel. Pokud se uživatel přemístí kamkoli do prázdného řádku, je do kontace automaticky přidán nový řádek s číslem vyšším než poslední vytvořený řádek.

Při uložením je prováděna kontrola správnosti a úplnosti vyplnění jednotlivých řádků a vyrovnanosti stran Má dáti a Dal. V účetní likvidaci prvotních dokladů je umožněno převést záporné částky na opačnou stranu účtu, například MD 500 přesunout na DAL -500. Ve formuláři se pro tyto účely používá tlačítko MD<->DAL, které provede požadovanou operaci na aktuálním řádku. Strany však nelze měnit u saldokontních účtů.

V případě platné a vyrovnané kontace je možné účetní likvidaci uložit klávesou pro Uložení změn nebo tlačítkem Uložit kontaci, případně rovnou uzavřít tlačítkem Uzavřít kontaci, pokud v uzavření nic nebrání.

Použitím klávesy Konec se objeví volby:

• Zápis + konec
• Uzavřít kontaci

Po uzavření kontace tlačítkem Uzavřít kontaci je stav kontace převeden na Uzavřen/Nepřevedeno a stav prvotního dokladu změněn na Kontován. Zároveň je do kontace doplněna informace o osobě, která kontaci uzavřela. Kontaci v uzavřeném stavu lze znovu otevřít tlačítkem Otevřít kontaci. Stav kontace se tím převede zpět do stavu Doplněn. Tisk kontace je možný až po uložení kontace.

Ve formuláři se nacházejí tato tlačítka:

• Rozdělovníky - umožní provést rozúčtování řádku účetní likvidace dle vybraného pravidla ve formuláři 01130 - Nabídka pro výběr pravidla rozdělovníku, následně dojde k přečíslování řádků
• Kumulace - použitím tlačítka jsou sečteny řádky se shodnými údaji a před uložením jsou kumulované řádky znovu přečíslovány
• Kontroly - tlačítko aktualizuje upozornění zobrazovaná v kontrolním infookně
• Dodatečná kontace - tlačítko umožní provést dodatečnou kontaci, účetní věty s přeúčtováním kurzových rozdílů se ve formuláři zobrazují pouze v záložce dodatečných kontací
• Vol. položky - tlačítko doplní položky z číselníku
• Pár. symbol - tlačítko doplní párovací symbol
• Rozpočty
• MD<->DAL - tlačítko umožní převést záporné částky na kladné či opačným způsobem
• Další... - po stisku tlačítka se nabízí další volby

Volitelné položky

Volitelné položky lze využít pro různé účely (například pro potřeby doplnění určité položky z číselníku). Správným nastavením ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty lze ovlivňovat vyplňování jednotlivých volitelných položek v různých úlohách systému iFIS*. Volitelné položky se ve formuláři zobrazí, pokud je nastaven globální parametr UCVPOL na hodnotu A. Globální parametr UCVPOL lze upravit na obsah A,UUUUUUUUUUS s významem:

• A – zobrazí volitelné položky účetních zápisů
• N – nezobrazí volitelné položky účetních zápisů
• U – lze nastavit uživatelsky
• S – lze nastavit pouze systémově

Uživatelům tak lze nastavit, jaké položky si mohou změnit sami a jaké může změnit pouze správce systému.

Příklad

Při nastavení globálního parametru UCVPOL na obsah A,UUUUUUUUUUS je vytvořeno pravidlo, které umožňuje uživatelům změnu párovacího symbolu a volitelných položek č. 1 až 9, volitelná položka č. 10 může být změněna pouze systémově. První písmeno označuje, zda budou volitelné položky účetních zápisů zobrazeny či nikoli. Druhé písmeno za čárkou znázorňuje nastavení (U = uživatelské, S = systémové) pro změnu pravidel párovacího symbolu, třetí písmeno zobrazuje nastavení pro volitelnou položku číslo 1, čtvrté písmeno pro volitelnou položku číslo 2, atd.

Nastavení globálního parametru UCVPOL na obsah A,UUUUUUUUUUS určuje oprávnění ke změně pravidel pro párovací symboly a volitelné položky. Účetní si tak sami nemohou měnit pravidla pro volitelnou položku č. 10, neboť změnu může provést pouze správce systému.

Obr. 02167/2 Nastavení "Položky 1" ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty

Podrobnější informace ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty.

Podpora výkaznictví projektu - kontrola účtování ne/uznatelných nákladů

Všechny kontační formuláře iFIS* nyní dokážou upozorňovat na to, že na zakázce (projektu, grantu) je právě účtováno na analytickém účtu, který není zahrnut do rozpočtu zakázky. Cílem je např. to, aby účetní měli v průběhu celého roku kontrolu nad účtovanými uznatelnými a neuznatelnými náklady. Vše se nastaví jednoduše tak, že se u zakázky doplní tzv. referenční rozpočet. Má-li zakázka určený referenční rozpočet, pak je ve všech kontačních formulářích iFIS* kontrolováno, zda zadávaný analytický účet je nebo není zapojený do některého z typů účtů v řádcích referenčního rozpočtu. Pokud není, pak je tato skutečnost signalizována na kontačním řádku oranžovým podbarvením položky Číslo řádku. Kontrola se provádí na všech kontačních řádcích s nesaldokontními analytickými účty.

Obr. 02168/3 Zbarvení čísel řádků kontace podle uznatelných a neuznatelných nákladů

Rozpočty související se zakázkou lze prohlížet na záložce Rozpočty ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty. To samé umožňují i formuláře 01222 - Zakázky - projekty - dle NS, 01223 - Zakázky - projekty - dle osoby a 01224 - Zakázky - projekty - prohlížení.

Nabídka seznamu hodnot pro položku Referenční rozpočet je závislá na:

• nákladovém středisku
• typu akce
• komplexní položce
• stavu zatrhávátek Všechna NS a Všechna KP

V seznamu se nabízejí i rozpočty s podřízeným NS, a dále rozpočty, které mají v názvu typu akce nebo akce uvedeno procento (%).
Záložka Rozpočty zobrazuje veškeré rozpočty, které může akce ovlivnit. To znamená, že všechny rozpočty související se zakázkou se zobrazují v této záložce. Záložka navíc obsahuje zatrhávátko s označením "R" pouze označuje referenční rozpočet a nelze jej měnit. Změna referenčního rozpočtu je možná pouze v hlavičce zakázky na položce Referenční rozpočet.

Obr. 02167/4 Položka "Referenční rozpočet", záložka "Rozpočty" ve formuláři a příznak "R", který nelze měnit

	Pozor
	Červeně se podbarví číslo řádky, pokud analytický účet patří do řádku referenčního rozpočtu s blokovaným účtováním.

Příznak neuznatelné položky v řádcích rozpočtu

Na řádku rozpočtu ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu se nachází příznak NP = Neuznatelná položka rozpočtu.

Obr. 02167/5 Neuznatelná položka rozpočtu ve formuláři 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu

Pakliže je v rozpočtu tímto příznakem označen např. řádek Neuznatelné náklady projektu a současně je tento rozpočet nastavený jako referenční rozpočet zakázky - projektu, na pozadí jednotlivých účtovaných položek se začne automaticky objevovat výrazná barevná signalizace, která má za úkol upozornit, že právě účtovaný náklad je ne/uznatelným nákladem zakázky - projektu. Správné nastavení referenčních rozpočtů u jednotlivých zakázek - projektů napomáhá udržet účtování uznatelných a neuznatelných nákladů projektu pod kontrolou.

Významy barevné signalizace na pozadí účtovaných položek v kontačních oknech iFIS:

• červeným podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do neuznatelných položek rozpočtu
• zeleným podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu
• oranžovým podbarvením - v případě, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který není zapojen do struktury typů účtů v referenčním rozpočtu zakázky-projektu

Příklady kontačních oken iFIS* s barevnou signalizací k ne/uznatelným nákladům projektu:

Obr. 02167/6 Zelené podbarvení čísla řádku

Obr. 02167/7 Jiný příklad, kdy je u zakázky účtovaný analytický účet, který patří do uznatelných položek rozpočtu

Obr. 02167/8 Kontační okno iFIS s barevnou signalizací

Kontace závazků k zaměstnancům převzatých z VERSO*Cestovní příkazy

Existuje-li závazek k zaměstnanci zaslaný z aplikace VERSO*Cestovní příkazy, je do kontace tohoto dokladu automaticky také převzat analytický účet a zdroj financování (NS/TA/A/KP) potřebný ke správnému zaúčtování závazku k zaměstnanci. Hodnoty analytického účtu a zdrojů financování jsou tak do kontace v případě závazků k zaměstnancům přebírány z podkladů zasílaných z aplikace VERSO*Cestovní příkazy, a to přímo do jednotlivých řádků kontace. To umožňuje nejen rychlejší postup při zaúčtování závazku k zaměstnanci, ale především mnohým uživatelům výrazně usnadní práci při zaúčtování konečného vyúčtování služební cesty.

Obr. 02167/9 Převzetí analytického účtu a zdrojů financování z VERSO*Cestovní příkazy jako podklady pro vyúčtování v prohlížecí funkci 02168 – Prohlížení účetní likvidace

Navazující funkce:

• 02168 - Prohlížení účetní likvidace
• 05230 - Účetní doklad o zařazení

Volané sestavy:

• 00644 - Účetnictví - kontace dokladu