Man03133

03133 * Evidence platebních bankovních karet

Formulář je určen k evidenci a správě platebních karet a zpracování transakcí při použití karet. Formulář slouží k prohlížení a zobrazení detailu karty, nebo pro vytvoření záznamu o nové kartě. Ve formuláři lze vést evidenci uživatelů, kteří mají nebo v minulosti měli zapůjčenou kartu. Zobrazuje i přehledné uspořádání transakcí (plateb), ke kterým došlo při využívání karty. Z formuláře tak lze získat jednoznačné informace, kdo v daný okamžik kartu použil. Formulář obsahuje i seznam správců, kterým jsou odesílány e-mailové notifikace o provedených transakcích spojených s využíváním platební karty. Zasílání e-mailových notifikací je zapotřebí předem nastavit pomocí různých parametrů. Více informací, jak formulář co nejlépe využít a k jakým účelům naleznete zde.

Obr. 03133/1 Evidence platebních bankovních karet

	Poznámka
	Podrobnější informace k evidenci služebních bankovních karet a jak ji nastavit pro správné fungování uvedeny zde. Jak zaevidovat novou kartu? Jak provést zápůjčku karty? Jak nastavit e-mailové notifikace o provedených transakcích? Jak nastavit notifikace s přiloženým likvidačním listem? Co je WebFIS Karty?

Popis formuláře

Formulář lze vyvolat:

• klávesou Výběr nebo TAB z formuláře 03134 - Přehled platebních karet
• klávesou pro Nový záznam z formuláře 03134 - Přehled platebních karet, kdy se vyvolá prázdný formulář pro zaevidování nové platební karty

Při pořizování nového záznamu o kartě jsou některé položky červené a je nutné je vyplnit. Bez jejich vyplnění nelze novou kartu zaevidovat.

Ve formuláři lze zaevidovat několik osob, které jsou nějakým způsobem navázány na kartu, a to osobu, která platební kartu:

• spravuje (správce karty)
• vlastní (vlastník/držitel karty) - osoba, na kterou je karta evidována
• využívá (uživatel karty)

Přihlášený uživatel s přidělenou akcí BUT_ZAL_BK_KART má přístup na tlačítka pro Odemknutí / zamknutí bloku, která jsou určená pro odemknutní jednotlivých částí formuláře a pro jejich následnou úpravu. Uživatel, který nemá tuto roli přidělenou, nemůže údaje o kartě měnit. Může si detail karty jen prohlédnout. Pokud je přihlášeným uživatelem správce karty, který je platný a má nastaven přístup na tlačítko pro Odemknutí / zamknutí bloku (má přidělenou akci BUT_ZAL_BK_KART), může přidávat jednotlivé uživatele, kterým je karta zapůjčena. Při zaevidování uživatele se kontroluje aktuální datum s položkami Od / Do. Po odemknutí bloku může správce přidávat, upravovat či mazat záznamy. Jakákoliv manipulace s daty je evidována v historii, kterou si uživatel může zobrazit stisknutím tlačítka Historie.

Ve spodní části se nacházejí tlačítka:

• Nová karta - umožní rychle založit nový záznam o kartě přímo z detailu karty, funguje stejně jako použití klávesy pro Nový záznam z formuláře 03134 - Přehled platebních karet
• Přílohy - pomocí tlačítka lze připojit přílohy týkající se konkrétní karty
• Historie - zobrazí historii platební karty

Ve formuláři se nacházejí tyto bloky:

• Bankovní platební karta
• Poznámka ke kartě - může obsahovat libovolnou poznámku k platební kartě
• Správce karty
• Uživatelé karty
• Transakce

Bankovní platební karta

Blok Bankovní platební karta zobrazuje základní informace o platební kartě a obsahuje tyto položky:

• Číslo karty:
  • jednoznačné označení platební karty
  • je rozděleno do čtyř položek pro větší přehlednost při vyhledávání určité karty, nesmí se opakovat
  • položka je povinná, před uložením záznamu se kontroluje, zda je číslo karty validní, a to pomocí tzv. Luhnova algoritmu
  • pokud je karta validní, záznam se uloží do databáze, pokud není validní, nelze uložit do databáze, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a poukázán na kontrolu čísla karty
  • kontrola má zamezit, aby uživatel platební kartu s nesmyslným číslem uložil do databáze
• Platná od – počátek platnosti karty, položka je povinná, defaultně je nastaven aktuální měsíc a rok
• Platná do – ukončení platnosti karty
• Účet / Číslo / Kód - položka obsahuje informace o bankovním účtu, na kterém je karta evidována a udává přesný název a číslo bankovního účtu včetně kódu banky, položka je povinná
• Banka - informace o bance, u které je bankovní účet veden
• Měna - měna, ve které je účet veden
• Typ - typ platební karty
• Blokace - popis, zda je karta aktivní či nikoli, položka je povinná
• Stav – popis, v jakém stavu se karta nachází, položka je povinná
• Jméno:
  • osoba, na kterou je karta evidována
  • položka je povinná
  • po vyplnění položky se záznam o držiteli karty přepíše do třetího bloku Uživatel platební karty
  • držitel karty ale nemusí být současně uživatelem karty, uživatelem platební karty tedy může být jiná osoba
• Středisko – nákladové středisko, na kterém je platební karta využívána
• Dat. př. – datum převzetí, kdy byla karta převzata / doručena

Položky v prvním bloku můžou být po otevření již předem vyplněné podle vybraného bankovního účtu, odkud byl formulář volán. Údaje jsou zašedivělé a nelze je měnit.

Kromě výše uvedených položek je v bloku Bankovní platební karta umístěno také zatržítko Karta pro označení, o jaký typ platební karty se jedná. Na výběr má z těchto možností:

• Embosovaná
• Elektronická

Správce karty

Blok Správce karty obsahuje informace o osobě, která kartu spravuje a které budou chodit notifikace ohledně vyúčtování karty. Součástí tohoto bloku jsou položky:

• Jméno – osoba, která spravuje platební kartu, položka je povinná
• Od - od jakého data daná osoba spravuje platební kartu, položka je povinná
• Do - do jakého data byla platební karta danou osobou spravována
• Poznámka - doplňující informace ke správci platební karty

Uživatelé karty

Blok Uživatelé karty poskytuje informace o uživatelích platební karty:

• Jméno - uživatel karty, položka je povinná
• Disponuje od - počátek zapůjčení karty
• Disponuje do - datum ukončení zapůjčení karty
• Poznámka - dodatečné informace k uživateli
• Vrácena - informace, zda uživatel kartu vrátil

Transakce

Blok Transakce se dělí na tyto položky:

• Datum - datum, kdy byla platba provedena
• Obchodník - místo, kde byla platba provedena
• Částka - částka, kterou uživatel zaplatil
• Měna - měna, ve které byla platba provedena
• Uživatel - uživatel, který platbu provedl
• Stav výpisu - stav vůči saldu

Jak zaevidovat novou kartu

Zaevidovat zcela novou služební platební kartu lze ve formuláři 03134 - Přehled platebních karet klávesou pro Nový záznam. Formulář 03134 - Přehled platebních karet je dostupný z menu Finance → Banka → Číselníky. Otevře se prázdný formulář pro zaevidování nové platební karty. Uživatel vyplní zejména políčka, která jsou označena červeně jako povinná. Uložením klávesou pro Uložení změn se nově zaevidovaná karta objeví v přehledu karet ve formuláři 03134 - Přehled platebních karet.

Jak provést zápůjčku karty

Jak provést zapůjčení nebo zaevidování karty na jinou osobu je znázorněno na následujícím obrázku. Záznam je nutné nejprve odemknout tlačítkem pro Odemčení / zamknutí bloku. Ve formuláři se kontroluje:

• zda se data v bloku Uživatelé v položkách Disponuje od / do u jednotlivých uživatelů nepřekrývají
• zda je datum zapůjčení v rozsahu nastavené platnosti karty

Obr. 03133/2 Zapůjčení nebo zaevidování karty na jinou osobu

Implementace speciálního importního modulu pro příslušnou banku

Před importem dat z banky je zapotřebí zadat do databáze všechny platební karty, u kterých se budou transakce evidovat. Záznamy se do bloku Transakce ve formuláři pro evidenci platebních karet generují automaticky po přidání nového bankovního výpisu, ze kterého je rozpoznána daná platební karta. Pokud přibyde nový řádek bankovního výpisu, systém vyhledá v řádcích výpisu číslo bankovní karty, kterou poté spáruje s výpisem a zobrazí transakci v detailu karty v bloku Transakce. Karty lze párovat s transakcemi pouze pro formáty typu .okm, .kmo. Postup spárování funguje pouze při importu dat z banky, kartu nelze spárovat s výpisem dodatečně. Systém také rozešle správcům / držitelům / uživatelům e-mailovou notifikaci s podrobnými údaji o provedení nové platby kartou. Zároveň jsou upozorněni na potřebu zaúčtovat platbu. Nastavením parametrů se určí, komu se budou e-mailové notifikace o provedených transakcích zasílat.

	Poznámka
	Jak nastavit e-mailové notifikace o provedených transakcích?

	Příklad
	Při importu bankovního řádku se nejdříve hledá uvnitř bankovního výpisu číslo karty, pokud je nalazeno, vyhledává se platební karta v databázi. Pokud je karta nalezena, spáruje se s řádkem bankovního výpisu a transakce se zobrazí v detailu karty v bloku Transakce. Po spárování karty s bankovním výpisem se dále vyhledává uživatel, který ji měl v době transakce v užívání a je zobrazen ve formuláři.

Možnosti implementace a varianty použití

Tato kapitola je určena zejména pro administrátory karet. Pro správné fungování funkcionality iFIS*Evidence platebních karet (EPK) je nutné nastavit různé parametry.

Jak nastavit e-mailové notifikace o provedených transakcích

Pro zasílání e-mailových notifikací o provedených transakcích lze nastavit konkrétní osobu, které bude e-mail odesílán, a to pomocí parametrů:

• BKUPOUZI – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány uživateli karty, který transakci provedl
• BKUPOSPR – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány správci karty
• BKUPODRZ – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány držiteli karty

Pomocí parametrů se nastaví, kterým uživatelům se budou zasílat notifikace. Pokud bude parametr nastaven na hodnotu N, notifikace se neodešle.

	Pozor
	Notifikace neobsahují vygenerovaný likvidační list.

Obr. 03133/3 Příklad e-mailové notifikace

	Poznámka
	Parametry se nacházejí pod úlohou 031 - Banka.

Jak nastavit notifikace s přiloženým likvidačním listem

Pro zasílání e-mailových notifikací s přiloženým likvidačním listem slouží následující parametry:

• BKGENZLT:
  • slouží pro zapnutí / vypnutí
  • po spárování karty s bankovním řádkem se vygeneruje úloha do iFIS*Plánovače
  • pokud je parametr nastaven na hodnotu A, automaticky se budou genrovat zálohové listy a e-mailové notifikace s přiloženým likvidačním listem, navíc bude v detailu karty zobrazeno Číslo zálohového listu a Stav vyúčtování poskytnuté zálohy k dané transakci
  • pokud bude parametr nastaven na hodnotu N, žádné zálohové listy se generovat nebudou a bude zobrazen jen sloupec Stav výpisu vůči saldu

	Poznámka
	Záznamy do bloku Transakce se generují automaticky po importu nového bankovního řádku, ze kterého je rozpoznána bankovní karta.

• BKSESTAV:
  • obsahuje číslo tiskové sestavy a formát likvidačního listu, vždy oddělené středníkem (";")
  • formát likvidačního listu může nabývat hodnot:
    • R - DOCX
    • D - XML
    • P - PDF
• BKNOTROL - obsahuje název role odpovědné osoby za nákladové středisko platební karty, které se budou zasílat notifikace s přiloženým likvidačním listem
• BKGENZLC:
  • jednotlivé úlohy v iFIS*Plánovači s požadavkem na vytvoření notifikace s přiloženým likvidačním listem v příloze proběhnou jedenkrát denně
  • parametrem se nastaví čas, kdy mají být úlohy spuštěny
  • parametr obsahuje formát HH:MI.

Obr. 03133/4 Příklad e-mailové notifikace s likvidačním listem

Pro smazání zpracovaných úloh v iFIS*Plánovači musí být aktivní úloha s požadavkem na Zrušení úlohy pro gen. ZL z imp. BV, která každý den zkontroluje již zpracované úlohy a smaže je v případě, kdy je zálohový list již vygenerován a notifikace s přiloženým likvidačním listem již byla zaslána. Vzhledem k tomu, že úloha je již zpracována, bude smazána.

Obr. 03133/5 Úloha s požadavkem "Zrušení úlohy pro gen. ZL z imp. BV" v iFIS*Plánovači

Jak nastavit generování zálohových listů

Pro generování zálohového listu se musí:

• správně nastavit výše uvedené parametry
• přiřadit deník závazků k vlastnímu bankovnímu účtu v detailu formuláře 03163 - Bankovní účty vlastní, a to vyplněním položky Deník závazků
• v deníku závazků v detailu formuláře 03260 - Deník závazků vyplnit položku Referent deníku, který bude uveden jako referent na vygenerovaném zálohovém listu

Obr. 03133/6 Přiřazení deníku závazků k vlastnímu bankovnímu účtu ve formuláři 03163 - Bankovní účty vlastní

Hlavním příjemcem e-mailové notifikace bude osoba, uvedená jako Odpovědná osoba na NS bankovní karty s příslušnou rolí, nastavenou podle parametru BKNOTROL. Kopie notifikace: uživatel karty ze dne transakce, referent z deníku závazků.

Kontroly

Pro ověření správného nastavení parametrů při generování zálohových listů a notifikací s přiloženým likvidačním listem je ve formuláři pro evidenci platebních karet určeno tlačítko Kontrola pro generování zál. listů. Tlačítko se zobrazí jen v případě, že je nastaven parametr BKGENZLT na hodnotu A.

Obr. 03133/7 Zobrazení čísla vygenerovaného zálohového listu a stavu vyúčtování a tlačítko "Kontrola pro generování zál. listů"

Obr. 03133/8 Použití tlačítka "Kontrola pro generování zál. listů"

Ve formuláři pro evidenci platebních karet se dále kontroluje:

• vyplnění všech povinných položek formuláře
• platnost karty
• délka čísla karty a jeho validace
• zda se data v položkách Disponuje od / do u jednotlivých uživatelů nepřekrývají
• zda je datum zapůjčení v rozsahu nastavené platnosti karty

WebFIS Karty

Evidenci platebních karet lze doplnit o nadstavbovou webovou aplikaci WebFIS Karty, která je určena pro správce a držitele karet s on-line přístupem ke svým kartám a svým transakcím. K aplikaci se lze připojit kdykoli a kdekoli i přes mobilní telefon. V aplikaci WebFIS Karty jsou zveřejněny informace o vstupních identifikačních kartách a služebních bankovních kartách evidovaných v iFIS*, a to na základně předem nastavených přístupů. Identifikační karty jsou klíčem k přístupovému systému (K4) a k účtům platebního systému (IPS). Platební karty jsou vydávány k bankovním účtům organizace a slouží k bezhotovostním platbám uskutečněným při služebních cestách. Evidenci karet a automatické zpracování transakcí z bankovních výpisů je zajišťována pomocí modulu iFIS*Evidence platebních karet (EPK).

Navazující funkce:

• 03134 - Přehled platebních karet
• 03163 - Bankovní účty vlastní