Evidence platebních karet

Každá větší organizace poskytuje svým zaměstnancům, zejména osobám podnikajícím časté pracovní cesty nebo vedoucím různých pracovišť služební bankovní karty, kterými lze hradit nutné provozní výdaje. Vyúčtovat všechny transakce není vždy jednoduché.

	Poznámka
	Dokumentace ve formátu PDF ke stažení zde.

Obr. Schéma evidence platebních bankovních karet

Účel

Modul iFIS/Evidence platebních karet umožní ekonomickému oddělení a vedoucím pracovišť získat přehled o držitelích služebních bankovních karet, zápůjčkách a skutečně provedených transakcích na kartách, čímž jsou minimalizována rizika spojená s jejich využíváním. Uživatelům, kterým byly karty svěřeny, poskytuje přehled o všech jeho kartách a operacích, které byly kartami provedeny. Notifikační systém zasílá držitelům a správcům karet upozornění na nevyúčtované transakce. Každý nákup (platba kartou) generuje doklad o záloze, který je vyúčtován služební cestou nebo drobným vydáním.

Uživatelé

Hlavními uživateli modulu iFIS/Evidence platebních karet jsou:

• správce karet, kterým ve velkých organizacích bývá obvykle ekonomické oddělení (vede základní evidenci karet a provádí jejich zúčtování), případně sekretariát vedení organizace (uskutečňuje zápůjčky karet dalším osobám)
• jednotliví držitelé (vlastníci) či uživatelé karet (ne vždy musí být držitel karty zároveň i jejím uživatelem)

Hlavní funkce a přínosy

Modul iFIS/Evidence platebních karet umožní:

• získat přehled o:
  • všech platebních kartách vydaných k účtům organizace
  • držitelích bankovních karet
  • veškerých zápůjčkách karet dalším osobám
  • skutečně provedených transakcích spojených s využíváním karet včetně určení konkrétní osoby, která v daný okamžik transakci uskutečnila
• on-line kontrolu nad služebními platebními kartami a dokáže účinně zorganizovat správné vyúčtování všech transakcí
• vést evidenci osob držitelů a uživatelů karet
• provést zápůjčky karet a delegování správy karet
• vkládat dokumenty jako přílohy (například protokoly, smlouvy, apod.) a vést jejich evidenci
• rozšíření importu výpisů z účtů (ve standardu pro KB)
• provést automatické spárování transakce s platební kartou
• zasílat denní notifikační e-maily uživatelům karet s přehledem provedených transakcemi
• automaticky vygenerovat zálohový list na uživatele karty v den provedení transakce
• včasně vyúčtovat všechny transakce
• spárovat platební karty s bankovním řádkem transakce
• změnu notifikace a připojení přílohy likvidačního listu
• zobrazit v detailu platební karty číslo zálohového listu a stav vyúčtování poskytnuté zálohy k dané transakci

WebFIS Karty

Evidenci platebních karet lze doplnit o nadstavbovou webovou aplikaci WebFIS Karty, která je určena pro správce a držitele karet s on-line přístupem ke svým kartám a svým transakcím. K aplikaci se lze připojit kdykoli a kdekoli i přes mobilní telefon. V aplikaci WebFIS Karty jsou zveřejněny informace o vstupních identifikačních kartách a služebních bankovních kartách evidovaných v iFIS, a to na základně předem nastavených přístupů. Identifikační karty jsou klíčem k přístupovému systému (K4) a k účtům platebního systému (IPS). Platební karty jsou vydávány k bankovním účtům organizace a slouží k bezhotovostním platbám uskutečněným při služebních cestách. Evidenci karet a automatické zpracování transakcí z bankovních výpisů je zajišťována pomocí modulu iFIS/Evidence platebních karet.

Jak zaevidovat novou kartu

Zaevidovat zcela novou služební platební kartu lze ve formuláři 03134 - Přehled platebních karet klávesou pro Nový záznam. Formulář 03134 - Přehled platebních karet je dostupný z menu Finance → Banka → Číselníky. Otevře se prázdný formulář 03133 - Evidence platebních bankovních karet. Uživatel vyplní zejména políčka, která jsou označena červeně jako povinná. Uložením klávesou pro Uložení změn se nově zaevidovaná karta objeví v přehledu karet ve formuláři 03134 - Přehled platebních karet.

Obr. Formulář 03134 - Přehled platebních karet

Obr. Formulář 03133 - Evidence platebních bankovních karet

	Poznámka
	Další podrobnější informace jsou uvedeny u formulářů 03133 - Evidence platebních bankovních karet a 03134 - Přehled platebních karet.

Jak provést zápůjčku karty

Jak provést zapůjčení nebo zaevidování karty na jinou osobu je znázorněno na následujícím obrázku. Záznam ve formuláři 03133 - Evidence platebních bankovních karet je nutné nejprve odemknout tlačítkem pro Odemčení / zamknutí bloku. Ve formuláři se kontroluje:

• zda se data v bloku Uživatelé v položkách Disponuje od / do u jednotlivých uživatelů nepřekrývají
• zda je datum zapůjčení v rozsahu nastavené platnosti karty

Implementace speciálního importního modulu pro příslušnou banku

Před importem dat z banky je zapotřebí zadat do databáze všechny platební karty, u kterých se budou transakce evidovat. Záznamy se do bloku Transakce ve formuláři 03133 - Evidence platebních bankovních karet generují automaticky po přidání nového bankovního výpisu, ze kterého je rozpoznána daná platební karta. Pokud přibyde nový řádek bankovního výpisu, systém vyhledá v řádcích výpisu číslo bankovní karty, kterou poté spáruje s výpisem a zobrazí transakci v detailu karty v bloku Transakce. Karty lze párovat s transakcemi pouze pro formáty typu .okm, .kmo. Postup spárování funguje pouze při importu dat z banky, kartu nelze spárovat s výpisem dodatečně. Systém také rozešle správcům / držitelům / uživatelům e-mailovou notifikaci s podrobnými údaji o provedení nové platby kartou. Zároveň jsou upozorněni na potřebu zaúčtovat platbu. Nastavením parametrů se určí, komu se budou e-mailové notifikace o provedených transakcích zasílat.

	Poznámka
	Jak nastavit e-mailové notifikace o provedených transakcích?

	Příklad
	Při importu bankovního řádku se nejdříve hledá uvnitř bankovního výpisu číslo karty, pokud je nalezeno, vyhledává se platební karta v databázi. Pokud je karta nalezena, spáruje se s řádkem bankovního výpisu a transakce se zobrazí v detailu karty v bloku Transakce. Po spárování karty s bankovním výpisem se dále vyhledává uživatel, který ji měl v době transakce v užívání a je zobrazen ve formuláři.

Možnosti implementace a varianty použití

Tato kapitola je určena zejména pro administrátory karet. Pro správné fungování funkcionality iFIS/Evidence platebních karet je nutné nastavit různé parametry.

Jak nastavit e-mailové notifikace o provedených transakcích

Pro zasílání e-mailových notifikací o provedených transakcích lze nastavit konkrétní osobu, které bude e-mail odesílán, a to pomocí parametrů:

• BKUPOUZI – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány uživateli karty, který transakci provedl
• BKUPOSPR – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány správci karty
• BKUPODRZ – pokud je parametr nastaven na hodnotu A, jsou e-mailové notifikace o provedené platbě zasílány držiteli karty

Pomocí parametrů se nastaví, kterým uživatelům se budou zasílat notifikace. Pokud bude parametr nastaven na hodnotu N, notifikace se neodešle.

	Pozor
	Notifikace neobsahují vygenerovaný likvidační list.

Obr. Příklad e-mailové notifikace

	Poznámka
	Parametry se nacházejí pod úlohou 031 - Banka.

Jak nastavit notifikace s přiloženým likvidačním listem

Pro zasílání e-mailových notifikací s přiloženým likvidačním listem slouží následující parametry:

• BKGENZLT:
• slouží pro zapnutí / vypnutí
  • po spárování karty s bankovním řádkem se vygeneruje úloha do iFIS/Plánovače
  • pokud je parametr nastaven na hodnotu A, automaticky se budou generovat zálohové listy a e-mailové notifikace s přiloženým likvidačním listem, navíc bude v detailu karty zobrazeno Číslo zálohového listu a Stav vyúčtování poskytnuté zálohy k dané transakci
  • pokud bude parametr nastaven na hodnotu N, žádné zálohové listy se generovat nebudou a bude zobrazen jen sloupec Stav výpisu vůči saldu

	Poznámka
	Záznamy do bloku Transakce se generují automaticky po importu nového bankovního řádku, ze kterého je rozpoznána bankovní karta.

• BKSESTAV:
• obsahuje číslo tiskové sestavy a formát likvidačního listu, vždy oddělené středníkem (";")
  • formát likvidačního listu může nabývat hodnot:
    • R - DOCX
    • D - XML
    • P - PDF
• BKNOTROL - obsahuje název role odpovědné osoby za nákladové středisko platební karty, které se budou zasílat notifikace s přiloženým likvidačním listem
• BKGENZLC:
  • jednotlivé úlohy v iFIS/Plánovači s požadavkem na vytvoření notifikace s přiloženým likvidačním listem v příloze proběhnou jedenkrát denně
  • parametrem se nastaví čas, kdy mají být úlohy spuštěny
  • parametr obsahuje formát HH:MI
  • pokud není v parametru BKGENZLC nastaven čas, kdy se má spustit úloha v plánovači, která vygeneruje zálohový list, vygeneruje se zálohový list automaticky okamžitě na základě nastavení ad-hoc v iFIS/Plánovači

Obr. Příklad e-mailové notifikace s likvidačním listem

Pro smazání zpracovaných úloh v iFIS/Plánovači musí být aktivní úloha s požadavkem na Zrušení úlohy pro gen. ZL z imp. BV, která každý den zkontroluje již zpracované úlohy a smaže je v případě, kdy je zálohový list již vygenerován a notifikace s přiloženým likvidačním listem již byla zaslána. Vzhledem k tomu, že úloha je již zpracována, bude smazána.

Obr. Úloha s požadavkem "Zrušení úlohy pro gen. ZL z imp. BV" v iFIS/Plánovači

Jak nastavit generování zálohových listů

Pro generování zálohového listu se musí:

• správně nastavit výše uvedené parametry
• přiřadit deník závazků k vlastnímu bankovnímu účtu v detailu formuláře 03163 - Bankovní účty vlastní, a to vyplněním položky Deník závazků
• v deníku závazků v detailu formuláře 03260 - Deník závazků vyplnit položku Referent deníku, který bude uveden jako referent na vygenerovaném zálohovém listu

Obr. Přiřazení deníku závazků k vlastnímu bankovnímu účtu ve formuláři 03163 - Bankovní účty vlastní

Hlavním příjemcem e-mailové notifikace bude osoba, uvedená jako Odpovědná osoba na NS bankovní karty s příslušnou rolí, nastavenou podle parametru BKNOTROL. Kopie notifikace: uživatel karty ze dne transakce, referent z deníku závazků.

Kontroly

Pro ověření správného nastavení parametrů při generování zálohových listů a notifikací s přiloženým likvidačním listem je ve formuláři 03133 - Evidence platebních bankovních karet určeno tlačítko Kontrola pro generování zál. listů. Tlačítko se zobrazí jen v případě, že je nastaven parametr BKGENZLT na hodnotu A.

Obr. Použití tlačítka "Kontrola pro generování zál. listů"

Ve formuláři 03133 - Evidence platebních bankovních karet se dále kontroluje:

• vyplnění všech povinných položek formuláře
• platnost karty
• délka čísla karty a jeho validace
• zda se data v položkách Disponuje od / do u jednotlivých uživatelů nepřekrývají
• zda je datum zapůjčení v rozsahu nastavené platnosti karty

Navazující funkce:

• 03133 - Evidence platebních bankovních karet
• 03134 - Přehled platebních karet
• 03163 - Bankovní účty vlastní