Odpis pohledávek

Odpis pohledávek

V systému iFIS* byla zavedena nová funkcionalita pro odpis pohledávek. Odpis pohledávky se podobá Zádržnému u závazků, ale s tím rozdílem, že zde nedochází ke změně saldokontního účtu. Jedná se o takové pohledávky, které jsou neuhrazené a již po splatnosti a zároveň jejich vymahatelnost je problematická. Přesné vymezení pojmu odpis pohledávky stanovuje zákon. Příkladem takové pohledávky mohou být například neuhrazené platby studentů za studium, u nichž je problém s jejich vymahatelností.

Odpisy pohledávek se dělí na:

• daňově uznatelné – daňově účinná část odpisu pohledávky
• daňově neuznatelné – daňově neúčinná část odpisu pohledávky

Pro jejich rozlišení se využívají analytické účty.

Podklady pro zpracování odpisů pohledávek v systému iFIS jsou do účtárny předávány ze studijního oddělení v tištěné podobě.

V důsledku zavedení funkcionality pro odpis pohledávek byly v systému iFIS* provedeny rozsáhlé změny, blíže specifikované v následujících kapitolách, kde jsou popsané i některé změny související s vylepšením stávající funkcionality pro Zádržné, které je evidované jen u závazků.

Účetní likvidace řádku rozpisu

Za účelem nastavení účetního pravidla a snadnější účetní likvidaci řádku s rozpisem týkajícím se odpisu pohledávky byly do formuláře 01230 – Pravidla účetní likvidace pro úlohu 033 - Pohledávky doplněny řádky k uznatelnému a neuznatelnému odpisu pohledávky, podle kterých lze účtovat:

• Odpis pohledávky - daňově neuznatelný
• Odpis pohledávky - daňově uznatelný

Obr. Nové řádky pro uznatelný a neuznatelný odpis pohledávky ve formuláři 01230 – Pravidla účetní likvidace

Nové položky v odběratelském deníku pro rozlišení uznatelných a neuznatelných odpisů pohledávek

Také v deníku pohledávek ve formuláři 03360 – Odběratelské deníky přibyly nové položky pro snadné nastavení účetního pravidla:

• Účetní pravidlo pro odpisy d. neuzn. - účetní pravidlo pro odpisy daňově neuznatelné
• Účetní pravidlo pro odpisy d. uznat. - účetní pravidlo pro odpisy daňově uznatelné

Obr. Položky v číselníku 03360 – Odběratelské deníky

Nové druhy dokladů v rozpisu úhrad

Pro účely odpisu pohledávek vytvořeny dva nové druhy dokladů ve formulářích rozpisů úhrad:

• pro pohledávky ve formuláři 03318 - Rozpis úhrad:
  • Odpis uznatelný – odepisovaná pohledávka je daňově uznatelná
  • Odpis neuznatelný – odepisovaná pohledávka je daňově neuznatelná
• pro závazky ve formuláři 03210 - Rozpis úhrad - pouze Odpis uznatelný

Obr. Nové druhy dokladů "Odpis uznatelný" a "Odpis neuznatelný" ve formuláři 03318 - Rozpis úhrad

Obr. Nový druh dokladu "Odpis uznatelný" ve formuláři 03210 - Rozpis úhrad

Nová položka Druh dokladu ve formulářích pro vytvoření účetního dokladu pohledávek a závazků

Při vytváření účetního dokladu z pohledávek/závazků lze omezit výběr dokladů, jejichž kontace bude do účetního dokladu zařazena, na základě nové položky Druh dokladu, která byla doplněna do formulářů pro vytváření externího účetního dokladu ze závazků a pohledávek:

• 03240 – Vytvoření úč. dokladu dodavatele – s možnostmi pro výběr:
  • Prvotní doklad
  • Zádržné dlouhodobé
• 03340 – Vytvoření úč. dokladu pohledávek – s možnostmi pro výběr:
  • Odpis neuznatelný
  • Odpis uznatelný
  • Prvotní doklad

Účetní doklady týkající se zádržného u závazků či odpisu pohledávek lze tak jednoduše pomocí této položky dohledat.

Obr. Nová položka "Druh dokladu" ve formuláři 03240 – Vytvoření úč. dokladu dodavatele

Obr. Nová položka "Druh dokladu" ve formuláři 03340 – Vytvoření úč. dokladu pohledávek

Informativní položka Odepsáno v detailu pohledávky a v bloku Informace

Do detailu pohledávky zobrazené ve formuláři 03328 – Odběratelská faktura doplněna informativní položka Odepsáno s uvedením částky, která se objevuje po odepsání pohledávky.

Obr. Nová informativní položka "Odepsáno" v detailu pohledávky

Stejná hodnota s částkou, která již byla odepsána, se objevuje i v nové položce Odepsáno u pohledávky v bloku Informace.

Obr. Nová informativní položka "Odepsáno" v bloku "Informace" zobrazená z detailu pohledávky spolu s položkami stavů "Vyrovnáno" a "Nevyrovnáno"

Promítnutí kontace odpisu pohledávky do záložky Dodatečná kontace

Kontace odpisu pohledávky se promítá do záložky Dodatečná kontace příslušné pohledávky.

Obr. Záložka "Dodatečná kontace" s promítnutím kontace odpisu pohledávky ve formuláři 02168 - Prohlížení účetní likvidace

Promítnutí údajů s ohledem na odpis pohledávky do účetního salda pohledávek

V účetním saldu pohledávek se zobrazují údaje s ohledem na odpis pohledávky. V případě částečného odpisu je v účetním saldu pohledávky částka, která zbývá po částečném odpisu pohledávky k úhradě. Ta se zobrazuje i v sestavě 00091/03474 - Účetní saldo pohledávek k danému analytickému účtu 311xxxx.

Uzavření odpisu pohledávky

K uzavření odpisu pohledávky se použije tlačítko Uzavřít. Po uzavření odpisu pohledávky se tlačítko Uzavřít ve formuláři 03318 – Rozpis úhrad změní na Otevřít.

Obr. Změna tlačítka "Uzavřít" na "Otevřít" po uzavření odpisu pohledávky ve formuláři 03318 – Rozpis úhrad

Stiskem tlačítka Otevřít je odpis pohledávky převeden zpět do stavu Doplněn, je vymazána připravená kontace a tlačítko se změní na Uzavřít. Tlačítko Kontovat je deaktivováno.

Obr. Formulář 03318 – Rozpis úhrad po stisku tlačítka "Otevřít"

Kontrola analytického účtu dle referenčního rozpočtu zakázky

V průběhu dochází ke kontrole analytického účtu oproti zakázce a jejímu referenčnímu rozpočtu. Dole v liště se tak může objevit upozornění: "Není nastavena kontrola AÚ dle referenčního rozpočtu zakázky".

Obr. Upozornění "Není nastavena kontrola AÚ dle referenčního rozpočtu zakázky"

Postup odpisu pohledávek

Odpis pohledávky se podobá Zádržnému u závazků, ale s tím rozdílem, že zde nedochází ke změně saldokontního účtu. Přesné vymezení pojmu odpis pohledávky stanovuje zákon.

Pro správné nastavení fungování funkcionality odpisu pohledávek je nutné mít správně nastavená účetní pravidla ve formuláři 01230 - Pravidla účetní likvidace, a to pro úlohu 033 - Pohledávky v rozlišení na odpis pohledávky uznatelný a neuznatelný.

Obr. Nastavení účetního pravidla pro odpis pohledávek ve formuláři 01230 - Pravidla účetní likvidace

Nastavená účetní pravidla je nutné zadat do požadovaného deníku pohledávek do položek Účetní pravidlo pro odpisy d. neuznat. a Účetní pravidlo pro odpisy d. uznat. ve formuláři 03360 - Odběratelské deníky. Správné nastavení účetních pravidel pro odpis pohledávek umožní automaticky vygenerovat kontace o odpisu pohledávek a usnadní jejich účtování.

Obr. Položky v číselníku 03360 – Odběratelské deníky

Obr. Odběratelská faktura

Ve formuláři 03318 - Rozpis úhrad se k dané pohledávce pořídí nová řádka s typem dokladu Odpis neuznatelný. Formulář lze vyvolat z detailu pohledávky buď pomocí tlačítka Rozpis či stiskem klávesy Konec a z dialogového okna výběrem možnosti Rozpis úhrad.

Obr. Pořízení řádky s typem dokladu "Odpis neuznatelný"

Na řádce se vyplní všechny povinné, příp. nepovinné položky a stiskne tlačítko Uzavřít.

Obr. Pořízení řádky s typem dokladu "Odpis neuznatelný" a použití tlačítka "Uzavřít"

Stiskem tlačítka Uzavřít řádek rozpisu s typem dokladu Odpis neuznatelný změní stav na Uzavřen, zároveň se dole zaktivní tlačítko Kontovat.

Obr. Po použití tlačítka "Uzavřít" řádek ve stavu "Uzavřen" a aktivní tlačítko "Kontovat"

Tlačítko Uzavřít ve formuláři 03318 – Rozpis úhrad se po uzavření řádku rozpisu s typem dokladu Odpis pohledávky změní na Otevřít. Stiskem tlačítka Otevřít lze řádek rozpisu s typem dokladu Odpis pohledávky ještě převést zpět do stavu Doplněn pro dodatečné úpravy či opravy, čímž dojde i k výmazu připravené kontace a tlačítko Otevřít se změní zpět na Uzavřít. Tlačítko Kontovat se tím deaktivuje. Pokud je řádek rozpisu s typem dokladu Odpis pohledávky ve stavu Uzavřen, lze použít tlačítko Kontovat v dolní části formuláře a ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace provést kontaci. Řádky kontace jsou již předvyplněny dle účetního pravidla, které bylo předtím nastaveno pro úlohu 033 - Pohledávky ve formuláři 01230 - Pravidla účetní likvidace pro odpis pohledávky, který je daňově neuznatelný.

Obr. Provedení kontace ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace

Ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace se provede uložení kontace přes klávesu pro Uložení změn.

Obr. Uložení kontace ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace

Uložením kontace změní řádka rozpisu s typem dokladu Odpis neuznatelný stav na Kontován. Detail typu dokladu Odpis neuznatelný si lze prohlédnout použitím klávesy pro Detail/Volání číselníku (CTRL + A) z položky Identifik. číslo, zobrazené na konci řádku. Zobrazí se formulář 03330 - Detail Typu dokladu. Kontaci k odpisu pohledávky si lze kdykoli prohlédnout ve formuláři 02168 - Prohlížení účetní likvidace, kam se lze přesunout tlačítkem Kontace umístěným v horní části formuláře 03318 - Rozpis úhrad, které uložením kontace zaktivní.

Obr. Prohlížení detailu ve formuláři 03330 - Detail Typu dokladu

Poté se musí vytvořit účetní doklad ve formuláři 03340 - Vytvoření úč. dokladu pohledávek. Ve formuláři v režimu dotazu lze jednoduše vyhledat typy dokladů Odpis pohledávky - neuznatelný zadáním hodnoty Odpis neuznatelný do položky Druh dokladu.

Obr. Vyhledání dokladu s odpisem pohledávky - neuznatelným ve formuláři 03340 - Vytvoření úč. dokladu pohledávek

Po vyhledání dokladu může být přistoupeno k samotnému vytváření účetního dokladu. Z dialogového okna, zobrazeného klávesou Konec, se vybere z nabídky možnost Účetní doklad.

Obr. Vyhledání dokladu s typem "Odpis neuznatelný" a výběr možnosti "Účetní doklad" z dialogového okna zobrazeného klávesou "Konec"

Nejdříve se zobrazí okno s textem, který bude obsahovat hlavička účetního dokladu. Předvyplněn je text Pohledávky. Uživatel je v dolní liště vyzván k úpravě tohoto textu.

Obr. Upozornění na změnu textu hlavičky budoucího účetního dokladu

Pro jednoznačné odlišení od jiných účetních dokladů je doporučováno změnit text na Odpis pohledávky.

Obr. Přepis textu hlavičky vytvářeného účetního dokladu z "Pohledávky" na "Odpis pohledávky"

Po stisku klávesy Potvrzení (Enter) je započat samotný proces automatického generování účetního dokladu z odpisu pohledávky. Uživatel je informován o jeho převodu do účetnictví. Po provedení se zobrazí okno s možností uložení změn.

Obr. Proces vytváření účetního dokladu z odpisu pohledávky

Ve formuláři 03318 - Rozpis úhrad se po vytvoření účetního dokladu a jeho uložení zaktivní tlačítko Účetní doklad, kterým lze prohlížet jeho detail.

Obr. Aktivní tlačítko "Účetní doklad" ve formuláři 03318 - Rozpis úhrad po vytvoření účetního dokladu z odpisu pohledávky

Použitím tlačítka Účetní doklad je vyvolán detail účetního dokladu k odpisu pohledávky ve formuláři 02116 - Prohlížení účetního dokladu.

Obr. Detail účetního dokladu ve formuláři 02116 - Prohlížení účetního dokladu

Účetní doklad je zatím ve stavu Nezaúčtovaný. Po zaúčtování účetního dokladu se:

• v záhlaví detailu pohledávky navíc zobrazí položka Odepsáno s uvedením částky, kolik bylo celkově odepsáno, položka Odepsáno se zobrazuje jen u odepsané pohledávky, v jiné pohledávce se nezobrazuje
• stejná částka, kolik bylo celkově odepsáno, se zobrazí také v položce Odepsáno v bloku Informací, kam se lze přesunout z detailu pohledávky klávesou Konec s následným výběrem možnosti Informace
• v účetní likvidaci pohledávky, přístupné z detailu pohledávky tlačítkem Kontace automaticky zaktivní záložka Dodatečná kontace, kam se promítá kontace odpisu pohledávky

Obr. Zaúčtovaný účetní doklad o odpisu pohledávky

Obr. Detail pohledávky s položkou "Odepsáno" informující o stavu, kolik bylo celkově odepsáno

Obr. Blok "Informace" s vyplněnou částkou v položce "Odepsáno"

Obr. Kontace pohledávky přístupná z detailu pohledávky tlačítkem "Kontace" s aktivní záložkou "Dodatečná kontace"

Obr. Zobrazení kontace odpisu pohledávky v záložce "Dodatečná kontace" z detailu příslušné pohledávky

Z položky Doklad z účetní likvidace z formuláře 02168 - Prohlížení účetní likvidace lze klávesou pro Detail/Volání číselníku prohlížet detail vytvořeného účetního dokladu.

Poté v tiskové sestavě účetního salda 00091/03474 - Účetní saldo pohledávek je zobrazena částka, která zbývá po částečném odpisu pohledávky k úhradě.

Obr. Tisková sestava 00091/03474 - Účetní saldo pohledávek