Man03310

03310 * Pořízení odběratelské faktury

Formulář slouží k pořízení odběratelské faktury a umožňuje též její účetní likvidaci. Faktura se pořizuje do fakturačního deníku, který předurčuje její pozdější rozkontaci. Lokální parametr DENPRINS pro úlohu 033 určuje, zda se uživateli zobrazí všechny deníky (hodnota N) nebo zda se zobrazí pouze deníky s nákladovým střediskem uživateli přístupným (hodnota A). Výběru správného deníku podle druhu faktury je třeba věnovat pozornost. V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou ve formuláři 03319 Opravy odběratelských faktur (pokud je ve stavu Chybový nebo Doplněn) nebo ji lze stornovat a pořídit znovu. Správu fakturačních deníků a předkontace řeší formulář 03360 - Odběratelské deníky.
Deník může být zablokován pro zápis nového dokladu dvěma způsoby. Buď je saldokontní účet deníku označen jako neplatný v účetním rozvrhu nebo je označen jako neplatný v číselníku saldokontních účtů. V obou případech je sice deník zobrazen, ale při pokusu o zápis nového dokladu do takového deníku jsme upozorněni na to, proč deník nemůžeme použít, a nový doklad do tohoto deníku nepořídíme.

Obr.03310/1 Pořízení odběratelské faktury - výběr deníku

Pořízení hlavičky

Některé položky v hlavičce jsou předvyplněny podle toho, jak jsou definovány v deníku. Zde je možné je ještě opravit. Interní číslo faktury bude přiřazeno až při zápisu údajů do databáze a nelze jej nikdy změnit. Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a výsledek určuje stav dokladu. Touto funkcí postupně měníme doklad ze stavu Chybový přes stavy Doplněn a Uzavřen do stavu Kontován.

Aby bylo možno fakturu uzavřít, musí být v hlavičce vyplněny tyto položky :

• Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
• Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Firma - z číselníku firem, na místě názvu firmy lze předvyplnit buď část názvu nebo část IČO, po stisku klávesy nabídky se přepíše na název, existuje-li jednoznačná shoda s číselníkem
• Formát č.vl.b.účtu - způsob zobrazení čísla vlastního bankovního účtu. Tři možnosti, předvyplněno podle státu odběratele. Možno z nabídky změnit.
• Vlastní b. účet - z číselníku vlastních účtů
• Způsob úhrady - před vyplněním této položky je nutno vyplnit výše uvedenou Firmu partnera, pak lze Způsob úhrady vybrat z nabídky způsobů úhrady
• Variabilní symbol - číslo faktury bez lomítek a pod.
• Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů
• Datum pořízení
• Datum splatnosti
• Typ řádku - z nabídky typů řádku
• Období - měsíc/rok (dvoumístně)

V hlavičce faktury mohou být vyplněny tyto položky :

• PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby)
• DIČ odběratele - z číselníku firem
• Konečný příjemce - podle nastavení lokálního parametru ODLISPOF jsou buď v nabídce pouze firmy subjektu vybraného ve výše uvedené položce Firma nebo nabídka obsahuje všechny firmy
• Popis dodávky - libovolný text
• Přílohy - libovolný text
• Číslo dodacího listu - libovolné číslice
• Dodávkový příkaz - libovolný text
• Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů
• Specifický symbol - číslo
• Částka v zahraniční měně - číslo, které se zobrazuje pouze u zahraničních faktur
• Penále denně v % - číslo převzaté z číselníku firem nebo z lokálních parametrů s možností změny
• Slevy v % - číslo
• Fakturační nákl. stř. - jestliže má být na tištěném dokumentu fakturační adresa odlišná od adresy vlastní firmy, je možno vyplnit tuto položku z nabídky. V nabídce jsou pouze ta nákladová střediska, která mají ve svém číselníku vyplněnu adresu.
• Dat. uskut. zd. plnění - pokud je mladší než datum vystavení a současně existuje alespoň jeden řádek dokladu mající sazbu ovlivňující daňové přiznání, je na to uživatel upozorněn jak informativním textem, tak i změnou barvy obou datových položek
• Zpráva pro odběratele - libovolný text
• Dodávkový příkaz - libovolný text
• Referent - z číselníku osob
• Schvaluje - z číselníku osob
• Číslo smlouvy - z nabídky. Je-li vyplněno a existují-li řádky faktury, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy. Po jeho užití lze vytvořit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet

Vlastní účet předurčuje, na který účet má být faktura proplacena. Typ formátu řádku lze měnit u domácích faktur jen tehdy, když nejsou vytvořeny žádné řádky nebo když jsou řádky zrušeny. Je možno volit z těchto typů formátu řádek :

• Standardní typ 1 - cena celkem
• Standardní typ 2 - množství, cena za MJ, cena celkem
• Výdejky - kopie - pouze je-li nainstalován modul Obchod

Řádky faktury lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce. Řádky se objeví a lze je vyplnit po zapsání hlavičky a vybráním nápisu Řádky z okénka.

Obr.03310/2 Pořízení odběratelské faktury - hlavička

Zahraniční faktura

Zahraniční fakturu lze pořídit z odběratelského deníku, který má vyplněnu položku Měna jiným obsahem než měna, která je uvedena v tabulce globálních parametrů u položky MENA. Při pořízení faktury se měna převezme z deníku a ve faktuře ji není možno měnit. Typ formátu řádků se předvyplní podle deníku a lze jej změnit. Před pořízením řádek je nutno doplnit kursovní lístek o přepočet měny buď ke dni vystavení faktury nebo k datu uskutečnění zdanitelného plnění podle toho, jak je nastaven lokální parametr ODKURS. Na kursovní lístek se dostaneme tlačítkem Doplnění číselníku z položky Měna. Datum vystavení zahraniční faktury (popř. datum uskutečnění zdanitelného plnění) lze měnit jen tehdy, když nejsou pořízeny řádky nebo když jsou řádky faktury zrušeny.

Pořízení řádek

Standardní typ 1

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Popis řádku
• Akce - z číselníku, v příslušném deníku pohledávek v položce TA
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Cena bez DPH - vyplníme-li, dopočtou se následující dvě položky
• DPH - částka DPH v Kč
• Celkem - částka celkem v Kč, pokud předchozí dvě položky zůstaly nevyplněny, dopočtou se

Obr.03310/3 Pořízení odběratelské faktury - řádky

Standardní typ 2

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Akce - z číselníku, v příslušném deníku pohledávek v položce TA
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku
• Cena bez DPH
• DPH
• Celkem

Obr.03310/4 Pořízení odběratelské faktury - řádky

Řádek je možno vyplnit dvěma způsoby:

1. Položky vyplňujeme v pořadí, jak jdou za sebou.
2. Nejdříve vyplníme položky Text, Akce, Sazba DPH %, Měrná jednotka a Množství, další 3 položky Cena za MJ, Základ daně a Daň přeskočíme bez vyplňování a do položky Celkem napíšeme Celkovou cenu včetně DPH. Po stisku klávesy Následující pole se předchozí tři nevyplněné položky dopočtou.

Základ se dopočte násobením množství a ceny za měrnou jednotku, pokud jsou vyplněny. Jestliže nejdříve vyplníme množství a cenu bez daně, dopočte se automaticky cena za měrnou jednotku podílem. Daň se dopočte, a je ji možno změnit.
Tento typ řádků se také používá v daňových dokladech generovaných z modulu Obchod (ze zakázkových výdejek nebo prodejek). V tom případě lze zablokovat možnost změny důležitých položek u vygenerovaných řádek pomocí lokálního parametru OD_ATT_R.

Standardní typ 4

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Akce - z číselníku, v příslušném deníku pohledávek v položce TA
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku s DPH
• Celkem
• DPH
• Cena bez DPH

Obr.03310/5 Pořízení odběratelské faktury - řádky

Zahraniční typ 3

Na tento typ řádků nás formulář pustí pouze tehdy, když je doplněn kursovní lístek pro příslušnou měnu.

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Popis řádku
• Akce - z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku pohledávek v položce Typ akce
• Cena v Kč
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Cena v cizí měně

Stačí vyplnit cenu v jedné z měn, cena v druhé měně se dopočte podle kursovního lístku. Stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem ODKURS, který může nabývat hodnot:

1. - pro přepočet je brán datum pořízení dokladu,
2. - pro přepočet je brán datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Obr.03310/6 Pořízení odběratelské faktury - řádky cizí

Zahraniční typ 6

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Akce - z číselníku, který je nastaven v příslušném deníku pohledávek v položce Typ akce
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku - stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem "ODKURS" viz předchozí kapitola.
• Cena bez DPH
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• DPH
• Celkem

Obr.03310/7 Pořízení odběratelské faktury - řádky cizí

Domácí v cizí měně 7

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku v cizí měně -
• Základ DPH v cizí měně
• Částka DPH v cizí měně
• Celkem v cizí měně
• Základ DPH v Kč - stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem "ODKURS", viz výše.
• Částka DPH v Kč
• Celkem v Kč

Lze měnit částky v cizí měně, částky v domácí měně se dopočítávají podle kurzu a nelze je přímo měnit.

Obr.03310/8 Pořízení odběratelské faktury domácí v cizí měně

Vyúčtování přijaté zálohy v odběratelské faktuře

Jestliže byla přijata záloha od firmy uvedené v hlavičce faktury, pak jsme na tento fakt upozorněni při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve pořídíme řádky vyjadřující naši pohledávku vůči odběrateli. Pokud existuje alespoň jeden nevyrovnaný závazek z přijaté zálohy, potom při každém použití klávesy pro vytvoření nového řádku se rozsvítí okénko pro volbu, zda požadujeme obyčejný řádek faktury nebo má vzniknout řádek sloužící k vyúčtování přijaté zálohy. V druhém případě je nabídnut seznam všech nevyrovnaných závazků z přijatých záloh. V tomto seznamu vybereme zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušný závazek. Můžeme měnit částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než fakturovaná částka ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu závazků z přijatých záloh. Máme-li označený příslušný závazek, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování přijaté zálohy. Na tomto řádku lze měnit pouze položku Akce. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou rovnou nule a je ihned vyřazena ze salda. Je-li částka zálohy menší než fakturovaná částka, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. V účetní likvidaci faktury spárované se závazkem ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikl příslušný závazek ze zálohy.

Dodatkové údaje

Jestliže jsou nastaveny položky pro úlohu 033 a pro aktuální deník ve formuláři 01426 Dodatkové údaje - administrace, je po prvním zápisu dokladu zobrazeno tlačítko Dodatky. Po jeho použití se pořizují dodatkové údaje k dokladu. Tyto údaje je možno prohlížet a aktualizovat i po uzavření dokladu rovněž v dalších formulářích pro práci s pohledávkou. Při aktualizaci dodatkových údajů postupujeme, jak je uvedeno u funkce 01425 Dodatkové údaje.
Pokud pro aktuální deník neexistuje platný záznam v administraci dodatkových údajů, tlačítko Dodatky se nezobrazí.

Uzavření faktury

Uzavření dokladu je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků faktury. Před uzavřením není faktura zahrnuta do saldokonta. Jestliže existuje neuhrazený závazek u stejné firmy, jako je odběratel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel upozorněn na možnost zápočtu.
Po uzavření faktury nelze již většinu údajů měnit. Měnit bude možné na jiném místě položky:

• Způsob úhrady
• Termín splatnosti

Jestliže je v příslušném deníku nastavena automatická účetní likvidace a současně v číselníku funkcí je nastaven u funkce Pořízení odběr. faktury automatický průchod (viz administrace), proběhne při uzavření dokladu rovněž automatická účetní likvidace a je-li v pořádku, doklad se ihned uloží ve stavu Kontován.
Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky, pak ve funkci 03319 - Oprava odběratelské faktury vyplníme splátkový kalendář, pokud je doklad uzavřen.

Účetní likvidace faktury

Pokud není v příslušném deníku nastavena automatická účetní likvidace nebo v Číselníku funkcí není nastaven automatický průchod (viz administrace), lze uzavřenou fakturu účetně likvidovat, vybereme-li volbu Kontace. Postup je popsán v kapitole Účetní likvidace dokladů.
Jestliže je v příslušném deníku nastavena rozkontace z řádků faktury a v číselníku sazeb DPH jsou u sazeb vyplněny analytické účty, pak za každý řádek faktury, který má nenulovou sazbu DPH, vznikne v účetní likvidace jeden řádek pro kontaci DPH s analytickým účtem z číselníku sazeb DPH. Jestliže v číselníku sazeb DPH jsou analytické účty nevyplněné a v deníku je nastavena rozkontace z řádků, pak se o DPH vůbec neúčtuje, avšak je možno vést evidenci DPH v úloze DPH.

Navazující funkce:

09101 - Číselník osob

08102 - Číselník organizací

01103 - Číselník středisek

01305 - Pořízení účtového rozvrhu

01203 - Typy akcí

01202 - Číselník komplexních položek

03302 - Prohlížení kontací pohledávek

03307 - Účetní likvidace pohledávek

03319 - Opravy odběratelských faktur

03320 - Prohlížení odběratelských faktur

03335 - Storno odběratelské faktury

03336 - Částečné storno pohledávek

03337 - Prohlížení pohledávek

03340 - Vytvoření účetního dokladu