Nadstavbové webové aplikace

V loňském roce 2019 jsme otestovali Oracle technologie pro vývoj webových aplikací. Výsledkem společné práce byl první modul nové aplikace WEB FIS pro zpřístupnění dokumentů spisové služby všem pracovníkům univerzit - Moje DOKUMENTY. Dále následovaly další webové aplikace Můj MAJETEK, Moje SMLOUVY, Moje ZAKÁZKY, Moje KARTY, apod. Tyto webové aplikace, obdobně jako reportovací automat iFIS*WebMailer, podporují vzdálený přístup k ekonomickým datům oprávněným uživatelům - řešitelům projektů, vědcům a vedoucím pracovišť a lze je využít například při práci z domova nebo z telefonu. Informace o možnosti instalace WEB FIS i ve Vaší databázi získáte u vedoucího projektu nebo přímo u jednatelů společnosti.

Přihlášení do aplikace

K otevření úvodní přihlašovací stránky je určen formulář 00901 - Rozcestník Apexových nadstaveb, který nemusí být přístupný všem uživatelům. Pro vstup do nadstavbové apexové webové aplikace je nutné se přihlásit. Přihlašení probíhá pomocí účtu ActiveDirectory, proto tento účet musí mít vytvořen. Do nadstavbové webové aplikace se může přihlásit pouze osoba, která splňuje alespoň jednu z těchto podmínek:

• je zaměstnancem společnosti BBM, zároveň se musí jednat o osobu dosud platnou (v číselníku osob je uvedena jako platná osoba) a má nastaven přístup do webové aplikace
• je uživatelem iFIS* a má nastaven přístup do webové aplikace pomocí uživatelského účtu
• není zaměstnancem ani uživatelem iFIS*, ale musí mít nastaven přístup do webové aplikace
• je uvedena v číselníku osob jako platná osoba
• pro přihlášení přes LDAP má v číselníku osob nastaveny údaje (osobní číslo nebo e-mailovou adresu), kterými se ověřuje proti LDAP
• má nastavený uživatelský účet a zná své přihlašovací údaje pro přihlášení do webové aplikace (přihlašovací jméno a heslo)

	Poznámka
	Uživateli, který již není platný, například z důvodu ukončení pracovního poměru, bude odepřen přístup do aplikace.

Obr. Přihlášení do apexové webové aplikace

Obr. Po přihlášení do apexové webové aplikace z PC

	Tip
	Aplikaci lze zobrazit i ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony.

Obr. Aplikace ve zmenšené verzi určené pro mobilní telefony

Uživateli lze nastavit, jaká data se mu budou zobrazovat. Nastavením se řídí, co přihlášený uživatel smí vidět a do které části webové aplikace má přístup. Lze nastavit individuálně pro jednotlivé uživatele. O nastavení přístupů lze požádat pracovníky BBM prostřednictvím aplikace Helpdesk.

Obr. Náhled na webovou aplikaci nadstavbovou webovou aplikaci Spisová služba

Obr. Náhled na nadstavbovou webovou aplikaci Spisová služba - část "Moje dokumenty"

Další možnosti nastavení

Nastavit lze i barvu aplikace a přizpůsobit jednotlivým požadavkům uživatele.

Význam ikon

Ikona	Význam
	Ikona s + otevře nové okno a umožní uživateli pracovat ve více oknech zároveň
/	Ikona s hvězdičkou vybranou část webové aplikace přidá do / odebere z Oblíbených
	Ikona s otazníkem zobrazí nápovědu
	Ikona pro rozbalení / sbalení menu navigace
	Ikona zobrazí úvodní stránku
	Ikona přepne do webové aplikace iFIS/Žádost o fakturu
	Ikona přepne do webové aplikace iFIS/Smlouvy
	Ikona přepne do webové aplikace iFIS/Spisová služba
	Ikona přepne do webové aplikace iFIS/Karty a IPS

Popis jednotlivých aplikací

WebFIS

V úvodním přehledu, který se zobrazí hned po prvním přihlášení, se nalézá přehled veškerých nainstalovaných aplikací, ke kterým má přihlášená osoba přístup. Kartami a záložkami v menu se lze přesunout do konkrétní aplikace/podsekce.

Oblíbené

V této části se zobrazuje seznam oblíbených aplikací či často používaných nástrojů přihlášeného uživatele, které si lze předem nadefinovat v části Nastavení oblíbených, přístupné tlačítkem Nastavení - Oblíbené. Po výběru položek je nutné stisknout tlačítko Uložit. Přihlášený uživatel si tak může vytvořit své vlastní menu nejčastěji používaných aplikací.

Obr. Oblíbené položky

Pro nastavení oblíbených aplikací či často používaných nástrojů se používá také ikona / s hvězdičkou, která je umístěná přímo v detailu jednotlivé aplikace. Umožňuje rychle přidat danou část do seznamu svých oblíbených. Po kliknutí ikona s hvězdičkou změní barvu z bílé na modrou a vybraná část webové aplikace je přidána do oblíbených položek. Objeví se pod složkou Oblíbené. Opětovným kliknutím na ikonu s hvězdičkou se barva změní zpět z modré na bílou a je odebrána ze složky Oblíbené. Ikona se zobrazuje v horní části obrazovky.

Obr. Oblíbené položky

Obr. Nastavení oblíbených položek

Žádost o fakturu

Aplikace je určena pro zadání a schválení žádosti o fakturu. Schválené žádosti jsou automaticky uvolněny v zásobníku pohledávek pro vystavení faktury (původně export do FIS). Při vyřazení záznamu ze zásobníku (uživatelem FIS) je vynucena poznámka "Důvod". Žádost je ve stavu "Odmítnuto" možné opět editovat, doplňovat a znovu schválit, nebo nechat ve stavu Odmítnuto a znovu schválit hlavním řešitelem. Při přebírání pohledávek ze zásobníku se převezmou též připojené přílohy, a to v případě jednotlivého, kumulativního i hromadného převzetí. Doklad v zásobníku vytvořený přes WEB FIS lze vrátit ke schválení tlačítkem Odmítnout. Důvod odmítnutí je povinná položka.

Obr. Žádost o fakturu

Po přihlášení do aplikace je nejdříve zapotřebí vybrat firmu, na kterou bude faktura vystavena. Bez tohoto kroku nelze provést přenos dat do systému FIS. Firmu lze vybrat ze seznamu nebo lze požádat správce WEB FIS o její vložení do číselníku. Výběr firmy ze seznamu se provádí hned na úvodní stránce tlačítkem Vybrat firmu.

Obr. Žádost o fakturu - tlačítko "Vybrat firmu"

Otevře se nové okno, kde se do vyhledávacího pole zadá část názvu nebo identifikačního čísla firmy. Po kliknutí na tlačítko Vyhledat se zobrazí všechny firmy, které odpovídají hledanému výrazu. Firma se vybere kliknutím na její název, který je zároveň odkazem pro přesun na další krok. Pokud se firma nenalézá v seznamu zobrazených firem, lze požádat správce FIS o její přidání do číselníku FIS. Data z číselníku FIS jsou do aplikace pravidelně importována, a to ihned po jejím zadání (s maximálním zpožděním 1 hodina). Na další stránce se zvolí, jaký typ dokladu uživatel požaduje vystavit. Má na výběr z těchto dokladů:

• Zálohová faktura (pro českou firmu)
• Faktura - daňový doklad (pro českou firmu)
• Zahraniční fakturu

Kliknutím na vybraný typ dokladu se lze dostat na formulář pro zadání faktury, kde se vyplní políčka označená hvězdičkou (*) jako povinná. Z rozbalovací nabídky Číslo zakázky se dále vybere zdroj čerpání, na který bude částka fakturována. V rozbalovací nabídce se zobrazí zdroje, u kterých je přihlášená osoba uvedena jako Řešitel, případně zdroje financování vztahující se k organizaci, na které je přihlášená osoba zaměstnána či studuje. Pokud je u vybraného zdroje uvedena jako Řešitel, vyplněný doklad se při uložení zároveň schválí a odešle do FIS. V opačném případě se doklad pouze uloží a čeká na schválení osobou, která je uvedena jako Řešitel zakázky. Při uložení je řešiteli zaslán informační e-mail. K žádosti o vystavení faktury lze připojit soubor ve formě přílohy. Tyto přílohy nejsou zasílány do systému FIS. Nahrávané soubory mohou být pouze typu:

• Textový dokument s příponou .txt
• Dokument Microsoft Word (přípona .doc, .docx)
• Obrázek ve formátu jpg, png, gif
• PDF dokument

Soubor nesmí být větší než 10 MB a název souboru nesmí být delší než 100 znaků. Na stránce Přehled žádostí uživatel nalezne doklady, které sám vytvořil nebo, pokud je zároveň řešitelem některé zakázky, doklady, které uložili ostatní uživatelé a jako zdroj čerpání uvedl takový, na kterém jste řešitel. Doklady lze prohlížet kliknutím na odkaz Detail, případně, pokud je osoba uvedena jako řešitel, může je dále Schválit či Zamítnout.

Obr. Žádost o fakturu

Obr. Moje žádosti

Obr. Moje žádosti

Obr. E-mailová notifikace vygenerované žádosti o doplnění firmy

Smlouvy

V této části se nachází veškeré podsekce aplikace Smlouvy, ke kterým má přihlášená osoba přístup. Kartami a záložkami v menu se lze přesunout do jednotlivých podsekcí. Pod částí Moje smlouvy se zobrazí pouze smlouvy, u kterých je odpovědnou osobou přihlášený uživatel a je uveden v položce Vyřizuje.

Obr. Smlouvy

Spisová služba

Zde se nalézají veškeré podsekce ve webové aplikaci Spisová služba, ke kterým má přihlášená osoba přístup. Kartami a záložkami v menu se dostane do příslušných podsekcí. Podrobnější popis a informace k webové aplikaci Spisové služby naleznete zde.

Obr. Spisová služba

Karty a IPS

Webová aplikace Moje Karty je nadstavba pro Evidenci platebních karet (EPK) a dalších karet. Zde naleznete veškeré sekce pod aplikací Karty a IPS, ke kterým má přihlášená osoba přístup. Kartami a záložkami v menu se dostanete do příslušných podsekcí. Část Moje karty obsahuje přehled karet, u kterých je přihlášená osoba vlastníkem karty, nebo je má přidělené.

Obr. Karty a IPS

Obr. Moje karty - Bankovní

Obr. Moje karty - Identifikační

Moje karty

Služba Moje karty poskytuje držitelům evidovaných vstupních a platebních karet zobrazit jejich aktuální přehled s historií realizovaných nákupů u obchodníků. Přehled transakcí lze doplnit o informace se stavem vyúčtování drobného vydání a služebních cest. Připravujeme rozšíření služeb o pohled nad evidencí CCS karet.

Správce karet

Služba Správce karet poskytuje přehled vydaných platebních karet, které jsou v režimu zápůjček (hosté), nebo u kterých je vyúčtováním transakcí pověřen jiný pracovník (např. sekretariát). Správce karet v reálném čase sleduje, jaké platby provádí pracovníci se služebními platebními kartami a dohlíží na řádné zúčtování nákupů.

Řízení přístupů

Přístupová práva k datům karet a transakcím řídí administrátor podle typu pracovního vztahu uživatele a nastavením přístupů a rolí pracovníka u karty. V aktuální verzi nejsou implementovány žádné aktivní funkce nebo možnost editace vybraných údajů (připravujeme).

Přínosy a výhody pro uživatele

• Přehled transakcí v reálném čase
• Řešení pro zápůjčky platebních karet
• Podpora včasného vyúčtování služebních cest a drobného vydání

Majetek

Zde naleznete veškeré podsekce v aplikaci Majetek, ke kterým máte jako přihlášená osoba přístup. Kartami a záložkami v menu se dostanete do příslušných podsekcí.

Obr. Majetek

Obr. Můj majetek

Administrace a nastavení webové aplikace

Aplikaci lze u konkrétního zákazníka nainstalovat na jeho vyžádání. K instalaci je nutná licence a nastavení přístupových práv.

	Pozor
	Instalaci aplikace si lze vyžádat přes pracovníky BBM prostřednictvím aplikace Helpdesk.

U různých zákazníků lze nastavit, které aplikace mu budou přístupné. Nemusí být přístupné všechny webové aplikace, ale jen ty, které využije. Každý zákazník tak může mít nainstalované jen ty aplikace, které skutečně používá. Nastavení přístupů do aplikace se provádí v části Nastavení. Do nastavení má přístup pouze administrátor webové aplikace, který:

• • musí být uživatelem systému iFIS*
  • musí mít přidělenou roli s označením ROLE_WEBFIS_ADMIN

Přiřazení role k uživateli se v systému iFIS* provádí ve správci ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů. Administrátor má přístup do centrálního nastavení a má tak oprávnění v aplikaci cokoli měnit a nastavovat. Administrátorem nemůže být každý, ale jen kompetentní osoba, která je k administraci pověřena. Administrátorů může být určeno více. Každý z administrátorů tak získává nástroj, cokoli v aplikaci měnit a upravovat, nastavovat přístupy uživatelů. Může například určit, kdo z uživatelů může odesílat žádosti o založení firmy, kteří uživatelé mají přístup na jaké smlouvy, dokumenty, apod.

Obr. Přiřazení role ROLE_WEBFIS_ADMIN uživateli pro administrátora webové aplikace ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů

Administrace řeší zejména přístupy uživatelů k aplikaci a k jednotlivým modulům a stránkám webové aplikace. Správným nastavením webové aplikace lze určit, kdo má jaké přístupy a na jaké konkrétní části. Pokud uživatel nemá mít přístup na některé části aplikace, pomocí nástrojů administrace lze přístupy uživateli jednoduše zakázat. Přístupy lze nastavit na různé stránky. To znamená, že uživatel jedna má například nastaven přístup pouze na prohlížení přehledu smluv, uživatel dvě s jinými přístupy může prohlížet i detail smlouvy, ke kterému nemá uživatel jedna oprávnění jeho zobrazení. Část Oblíbené je přístupná všem uživatelům, přístup má tedy každý uživatel aplikace, proto tuto část centrální nastavení aplikace neřeší. Administrace se dělí na dvě části:

1. Nastavení uživatele
2. Nastavení aplikace

Nastavení uživatele

Nastavení uživatele řeší pouze uživatelské nastavení aplikace, neřeší nastavení celkové aplikace. Nastavení uživatele provádí pouze oprávněný administrátor, který má na tuto část aplikace přístup. Do nastavení uživatele se lze přesunout po rozkliknutí roletky u jména přihlášené osoby a výběrem možnosti Nastavení uživatele z nabídky.

Obr. Nastavení uživatele

Nastavení aplikace

Druhou možností, která se zobrazí po rozkliknutí roletky u jména přihlášené osoby do aplikace, je Nastavení aplikace. Stejně jako u Nastavení uživatele i zde má přístup pouze administrátor webové aplikace.

Obr. Nastavení aplikace

Nastavení aplikace zahrnuje tyto části:

• Centrální nastavení aplikací - provádí se zde centrální nastavení webové aplikace, přístupy uživatelů na konkrétní moduly webové stránky, které provádí administrátor aplikace, ne každý tak má do nastavení přístup
• Statistika - obsahuje statistické údaje z pohledu:
  • uživatele - obsahuje údaje o počtu přihlášení, kdo se přihlásil do webové aplikace, jaké stránky navštívil, kolikrát se daný uživatel přihlásil do aplikace, jaký čas zde strávil, sleduje se zde i poslední přihlášení uživatele
  • stránky - kolikrát byla daná stránka načtena, sleduje se zde statistika využití stránek, která aplikace je nejnavštěvovanější, časový údaj, za který je daná stránka načtena, slouží zejména pro účely vyhledání komplikovaných a dlouho načítaných stránek
• Nastavení upozornění
• Administrace textů

Kromě výše uvedených bodů, které se týkají celkového nastavení, se pod Nastavením aplikace nachází také další nastavení ke konkrétním modulům aplikace. Ty lze též nalézt po rozkliknutí konkrétního modulu v levé části obrazovky. Jedná se o:

• Nastavení Zakázky
• Nastavení Oblibené
• Nastavení Žádost o fak.
• Sml. Nastavení
• Nastavení Spis. sl.
• Nastavení aplikace Inventarizace
• Nastavení Karty

Obr. Přístup ke konkrétnímu nastavení modulu Žádost o fakturu