Man03298

03298 * Úkolovník

Jelikož často dochází k situaci, kdy je potřeba upozornit na splnění určitého úkolu, na který by se mohlo časem zapomenout, vznikl tento formulář, který slouží jako tzv. "Úkolovník" k prohlížení vygenerovaných úkolů nastavených v plánovači úloh. Jeho účelem je upozornit na splnění nějakého úkolu.

Obr. 03298/1 Spuštění formuláře

Bez splnění nějakého úkolu mnohdy nelze pokračovat v řešení dalších úkolů. V důsledku toho může dojít například při schvalování faktur k situaci, kdy některá faktura nebude schválena, neboť se na ní jednoduše zapomnělo. Takový doklad pak může bránit uzavření celého období, což v konečném důsledku způsobí značné nepříjemnosti jak účetním, tak i samotným schvalovatelům. Aby těmto nepříjemnostem bylo zabráněno, do nové verze vznikla možnost nastavení upozornění na splnění jednotlivých úkolů. Generování automatických upozornění ve formě zpráv, které mají za úkol upozornit uživatele v určitém formuláři na splnění nějakého úkolu, se nastavuje v plánovači úloh a lze jej používat jako tzv. "Úkolovník". "Úkolovník" je označen ikonkou s označením "Úkoly". Existují-li nová upozornění na splnění určitého úkolu, je ikonka pro "Úkolovník" označena červenou barvou. Teprve po použití této ikony je vyvolán formulář 03298 – Úkolovník se všemi vygenerovanými úkoly, které je potřeba splnit.

	Poznámka
	V případě pořízení či kopie je ikona pro "Úkolovník" dostupná až po přidělení ID dokladu.

Ve formuláři se nachází tlačítko Splnit úkol, které je aktivní pouze v případě, kdy lze splnit úkol automaticky (při nastavení automatického plnění úkolů). V případě ručního plnění je tlačítko Splnit úkol neaktivní.

Příklad

Například veškeré požadavky na změny závazků, které přicházejí z e-schválených likvidačních listů, jsou zapisovány do Úkolovníku. To znamená, že pokud dojde v aplikaci VERSO k nějaké změně ve schváleném závazku (například je doplněno čísla smlouvy, objednávky, je změněna sazba DPH, číslo bankovního účtu, apod.), ve formuláři 03298 – Úkolovník vznikají nové záznamy s úkoly a vazbou na schválený závazek s tím, že u jednotlivých typů úkolů lze nastavit také automatický průchod (automatické splnění úkolu). Ve formuláři je však vždy zaevidováno, že k něčemu takovému v minulosti došlo. Osoba, která závazek pořizovala (například referentka účtárny), obdrží upozorňující e-mail na nově vzniklý úkol, což ji vede k tomu závazek v iFIS* vyhledat, spustit ikonu Úkolovníku a stisknout v pravém rohu tlačítko Splnit úkol. Úkol je tak splněn a přestává dále blokovat měsíční závěrku úlohy iFIS*Závazky. Splnění úkolu ale může referentka i odmítnout nastavením stavu Odmítnuto nebo Zrušeno. Úkoly i s tímto stavem přestanou blokovat měsíční závěrku úlohy iFIS*Závazky.

	Pozor
	Pokud je v iFIS* nastaven parametr pro automatickou aktualizaci závazku podle e-schváleného likvidačního listu a tuto aktualizaci není možné z jakéhokoliv důvodu dokončit (např. uzamčený závazek, doklad již zahrnutý do čerpání jiné smlouvy, doklad vložený do platebního příkazu, doklad zahrnutý do přiznání DPH, atd.), pak v "Úkolovníku" vzniká nový nesplněný úkol vždy bez ohledu na nastavení.

	Tip
	Ikona "Úkolovníku" se však může zobrazovat v různých barvách a je třeba rozlišovat, zda se ve formuláři 03298 - Úkolovník zobrazuje pouze jeden úkol či více úkolů.

V případě pouze jednoho úkolu je zobrazení ikony "Úkolovníku" následující:

– šedá ikona pro "Úkolovník" s prázdnými nebo zrušenými úkoly

– červená ikona pro zobrazení úkolů, které je potřeba splnit

- žlutá ikona pro "Úkolovník" - stav úkolu Převzato

- zelená ikona pro "Úkolovník" - stav úkolu Splněno nebo Odmítnuto

	Příklad
	Je-li úkol ve stavu Převzato zbarví se ikona Úkolovníku žlutě.

Obr. 03298/2 Žlutá ikona "Úkolovníku"

	Pozor
	Pokud je k záznamu připojeno více úkolů, ikona Úkolovník se podbarvuje podle úkolu s nejvyšší prioritou.

Zde jsou jednotlivé priority úkolů seřazené od nejvyšší po nejnižší:

Stav úkolu	Barva ikony	Ikona
Zadáno	Červená
Převzato	Žlutá
Splněno	Zelená
Odmítnuto	Zelená
Zrušeno	Šedá

Tab. 1 Zbarvení ikon v případě více úkolů

	Příklad
	Ve formuláři 03298 – Úkolovník se nachází jeden úkol ve stavu Zadáno, jeden úkol ve stavu Splněno a další dva úkoly ve stavu Zrušeno, což je znázorněno na následujícím obrázku. Ikona Úkolovníku se tedy po uložení zobrazí v červené barvě, protože stav Zadáno má z uvedených stavů nejvyšší prioritu (viz předchozí Tab. 1 Zbarvení ikon v případě více úkolů).

Obr. 03298/3 Zbarvení ikony "Úkolovníku" v případě úkolu s vyšší prioritou

Kromě formuláře 03298 – Úkolovník vznikly v souvislosti se zavedením "Úkolovníku" i další nové formuláře:

• 00340 - Parametry pro generování zpráv do úkolovníku, kde lze nastavit generování zpráv například pro různé položky závazku podle údajů předaných z e-schvalování
• 00345 – Seznam úkolů, který umožňuje prohlížet seznam úkolů

Ikona pro Úkolovník se nachází například v těchto formulářích:

Formulář	Význam
03211	Pořízení dodavatelské faktury
03216	Kopie dodavatelské faktury
03231	Dodavatelské faktury - prohlížení
03237	Přehled závazků
03241	Pořízení závazku k zaměstnanci
03242	Opravy závazků k zaměstnancům
03217	Kopie závazku k zaměstnanci
03249	Schvalování závazků k zaměstnancům
03244	Prohlížení závazku k zaměstnanci
03271	Zapsání zálohového listu
03272	Opravy přijatých zálohových listů
03220	Kopie přijatého zálohového listu
03274	Prohlížení přijatého zálohového listu
03279	Schvalování přijatých zálohových listů
30333	Objednávky – vstup
30335	Objednávky – detail
08202	Registr smluv

Navazující funkce:

• 03211 - Pořízení dodavatelské faktury
• 03219 – Schvalování dodavatelské faktury
• 00340 - Parametry pro generování zpráv do úkolovníku
• 00345 - Seznam úkolů