Kategorie:Archiv dokumentů: Porovnání verzí
Založena nová stránka s textem „== Subsystém Archiv dokumentů == === Seznam formulářů === {| border="1" cellspacing="1" cellpadding="4" |- style="background-color: #4d92d7; color:…“ |
Bez shrnutí editace |
||
| (Nejsou zobrazeny 3 mezilehlé verze od stejného uživatele.) | |||
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
== Subsystém Archiv dokumentů == | == Subsystém Archiv dokumentů == | ||
=== Popis subsystému === | |||
Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav ''i''FIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace ''i''FIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze ''i''FIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace ''i''FIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě ''i''FIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování ''i''FIS. | |||
Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / [[Man09301|''i''FIS/Archiv dokumentů]] do '''adresáře''' na lokální disk. | |||
=== Přístupová práva uživatelů === | |||
Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace. | |||
=== Uložení dokumentu do archivu === | |||
Ukládání dokumentů do archivu se provádí ve formuláři [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' pomocí tlačítka ''Uložit soubory''. Uložit lze pouze předem vybrané a označené dokumenty. Ty lze vybrat pomocí zatržítek umístěných před každým záznamem. Tlačítko ''Uložit soubory'' vyvolá founkci [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh'', který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů přes formulář [[Man02224|02224]] - ''Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv'', kde je také popsána další podrobnější dokumentace. Ve formuláři [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh'' lze před uložením souborů spustit kontrolu na duplicitní názvy, což znemožní uložit jeden a ten samý soubor dvakrát. Upravit lze i názvy jednotlivých souborů, a to i hromadným způsobem. Vždy musí však být předem označeny dokumenty, kterých se má změna týkat. | |||
Ovládání formuláře [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' přitom vychází ze standardního ovládání systému ''i''FIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' a [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh''. | |||
===Uložení tiskové sestavy do archivu=== | |||
Formulář [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Ukládání sestav do archivu probíhá přes VTS (formulář [[Man00121|00121]] - ''VTS - Výběr tiskových sestav''). Uložit lze vybranou tiskovou sestavu v různém formátu. Způsob uložení tiskové sestavy do archivu je znázorněno na následujícím příkladu: | |||
{{Priklad|'''Příklad uložení sestavy objednávky do archivu:''' | |||
Tiskovou sestavu objednávky, ale i jinou sestavu z výčtu zobrazených sestav z formuláře [[Man30335|30335]] - ''Objednávky - detail'', lze uložit do [[Man09301|archivu dokumentů]] tímto způsobem:''' | |||
*ve formuláři [[Man30335|30335]] - ''Objednávky - detail'' použít klávesu pro ''Tiskové sestavy'' | |||
*ve vyvolaném formuláři [[Man00121|VTS]]: | |||
**vybrat požadovanou tiskovou sestavu, která má být uložena do archivu | |||
**zaškrtnout volbu ''Do archivu'' | |||
**stiskem příslušné ikony u tiskové sestavy vybrat její formát, ve kterém má být jako příloha uložena | |||
**poté v bloku ''Nastavení k vybrané sestavě'' zcela vpravo vybrat pomocí roletky pro výběr výstupního zařízení možnost ''Do archivu'' | |||
**toto vybrané nastavení uložit tlačítkem ''Uložit nastavení'' umístěném ve formuláři [[Man00121|VTS]] v témže bloku ''Nastavení k vybrané sestavě'' | |||
**tím se ve formuláři [[Man00121|VTS]] změní ikonka tiskového výstupu umístěná vedle názvu sestavy na ikonku s archivem (''Do archivu''), po jejímž stisku se zobrazí formulář [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' (lze též zobrazit stiskem tlačítka ''Start'') | |||
*další uložení již provádí ve formuláři [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'', v němž: | |||
**je uživatel vyzván k výběru složky pro umístění sestavy | |||
**může zde ještě pozměnit název, pod kterým bude sestava do archivu uložena | |||
**vlevo vybere složku, do které má být sestava uložena | |||
**stiskem tlačítka ''Ulož'' je sestava objednávky uložena na předem vybrané místo | |||
}} | |||
Tisková sestava je tím uložena do [[Man09301|archivu dokumentů]], a to ve formátu, který byl předem vybrán ve formuláři [[Man00121|VTS]]. | |||
Uloženou tiskovou sestavu do archivu si lze kdykoli najít přes menu iFIS/Nadstavby → Dokumenty iFIS → formulář [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' po vybrání složky, do které byla sestava uložena. | |||
{{Pozor|Možnost výběru výstupního zařízení ''Do archivu'' nabízí ve formuláři [[Man00121|VTS]] pouze roletka pro výběr výstupního zařízení v bloku ''Nastavení k vybrané sestavě''. Uživatel po výběru této možnosti z nabídky musí nejprve tlačítkem ''Uložit nastavení'' vše uložit. Poté se u vybrané sestavy aktivuje tlačítko s odpadkovým košem, kterým lze teprve sestavu uložit do archivu.}} | |||
=== Seznam formulářů === | === Seznam formulářů === | ||
| Řádek 13: | Řádek 65: | ||
| Archiv dokumentů | | Archiv dokumentů | ||
|} | |} | ||
=== Globální a lokální parametry === | |||
Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem [[Parametrizace#ARCHSTR|ARCHSTR]] (<nowiki>=</nowiki> povinně uvádět středisko v [[Man09301|Archivu dokumentů]]) s možnými hodnotami '''A/N'''. | |||
<br><br> | |||
Aktuální verze z 1. 7. 2022, 15:25
Subsystém Archiv dokumentů
Popis subsystému
Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS.
Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů do adresáře na lokální disk.
Přístupová práva uživatelů
Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace.
Uložení dokumentu do archivu
Ukládání dokumentů do archivu se provádí ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů pomocí tlačítka Uložit soubory. Uložit lze pouze předem vybrané a označené dokumenty. Ty lze vybrat pomocí zatržítek umístěných před každým záznamem. Tlačítko Uložit soubory vyvolá founkci 11001 - Hromadné ukládání příloh, který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů přes formulář 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv, kde je také popsána další podrobnější dokumentace. Ve formuláři 11001 - Hromadné ukládání příloh lze před uložením souborů spustit kontrolu na duplicitní názvy, což znemožní uložit jeden a ten samý soubor dvakrát. Upravit lze i názvy jednotlivých souborů, a to i hromadným způsobem. Vždy musí však být předem označeny dokumenty, kterých se má změna týkat.
Ovládání formuláře 09301 - Archiv dokumentů přitom vychází ze standardního ovládání systému iFIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů 09301 - Archiv dokumentů a 11001 - Hromadné ukládání příloh.
Uložení tiskové sestavy do archivu
Formulář 09301 - Archiv dokumentů je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Ukládání sestav do archivu probíhá přes VTS (formulář 00121 - VTS - Výběr tiskových sestav). Uložit lze vybranou tiskovou sestavu v různém formátu. Způsob uložení tiskové sestavy do archivu je znázorněno na následujícím příkladu:
|
Příklad |
| Příklad uložení sestavy objednávky do archivu:
Tiskovou sestavu objednávky, ale i jinou sestavu z výčtu zobrazených sestav z formuláře 30335 - Objednávky - detail, lze uložit do archivu dokumentů tímto způsobem:
|
Tisková sestava je tím uložena do archivu dokumentů, a to ve formátu, který byl předem vybrán ve formuláři VTS.
Uloženou tiskovou sestavu do archivu si lze kdykoli najít přes menu iFIS/Nadstavby → Dokumenty iFIS → formulář 09301 - Archiv dokumentů po vybrání složky, do které byla sestava uložena.
|
Pozor |
| Možnost výběru výstupního zařízení Do archivu nabízí ve formuláři VTS pouze roletka pro výběr výstupního zařízení v bloku Nastavení k vybrané sestavě. Uživatel po výběru této možnosti z nabídky musí nejprve tlačítkem Uložit nastavení vše uložit. Poté se u vybrané sestavy aktivuje tlačítko s odpadkovým košem, kterým lze teprve sestavu uložit do archivu. |
Seznam formulářů
| Formulář | Název | Popis |
| 09301 | ARCHIV | Archiv dokumentů |
Globální a lokální parametry
Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.
