Man09107

09107 * Odpovědnosti osob

Formulář slouží pro evidenci odpovědností osob. Formulář s odpovědnostmi osob lze vyvolat z různých funkcí, například z 01103 - Číselník středisek, 01108 - Prohlížení středisek, 01220 - Zakázky - projekty a dalších, a to stiskem tlačítka Odpovědné osoby. Formulář lze také zobrazit pomocí ikony pro Odpovědné osoby například z formuláře 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu. Dále lze formulář vyvolat například z detailů formulářů 09101 - Jmenný seznam osob a 01111 - Osoby tlačítkem Odpovědnosti.

Obr. 09107/1 Vyvolání formuláře s odpovědnostmi osob z funkce 01220 - Zakázky - projekty tlačítkem "Odpovědné osoby"

Ze zakázek je formulář vyvolán na základě stisku těchto tlačítek:

• Odpovedné osoby ke všem ZF - zobrazí odpovědné osoby ke všem zdrojům financování k aktuální zakázce
• Odpovedné osoby k ZF - zobrazí odpovědné osoby za vybraný zdroj financování
• Přehled všech odpovědných osob za ZF

Formulář lze vyvolat z různých formulářů se zobrazí seznam odpovědných osob. Údaje se zobrazují na základě toho, z jakého místa v databázi je formulář vyvolán.

Příklad

Stiskem tlačítka Odpovědné osoby () se z formuláře 01103 - Číselník středisek nebo 01108 - Prohlížení středisek, zobrazí seznam odpovědných osob vůči nákladovým střediskům. Naopak zobrazení odpovědných osob ze zakázek například z formuláře 01220 - Zakázky - projekty či 01222 - Zakázky - projekty - dle NS bude vypadat odlišně. Více je této problematice věnována kapitola Odpovědné osoby ke zdrojům financování v zakázkách.

Obr. 09107/2 Odpovědnosti osob v zakázkách ze záložky "Zdroje fin."

	Poznámka
	Formulář pro odpovědné osoby má dva bloky pouze v případě, že je vyvolán ze zakázek ze záložky Zdroje financování. Jinak je zobrazen pouze s jedním blokem.

Popis chování tlačítek pro odpovědné osoby v zakázkách je blíže specifikován v kapitole Odpovědné osoby ke zdrojům financování v zakázkách.

Odpovědné osoby za středisko

V této kapitole jsou popisovány odpovědnosti osob za jednotlivá střediska ve formulářích 01103 - Číselník středisek nebo 01108 - Prohlížení středisek. V seznamu s odpovědnostmi osob se zobrazí jen ty osoby, které mají odpovědnost k danému středisku, a to na základě aktuálního umístění kurzoru v příslušném číselníku středisek. Odpovědnosti osob ke střediskům lze editovat po stisku tlačítka Odpovědné osoby z formuláře 01003 - Číselník středisek. Formulář pro odpovědné osoby vyvolaný z funkce 01108 - Prohlížení středisek je určen pouze k prohlížení. Po otevření formuláře se seznamem odpovědností tlačítkem Odpovědné osoby () se zobrazí nejen osoba, která za dané středisko odpovídá, ale i další osoby, které mohou mít přidělenou jakoukoli další odpovědnost k danému středisku, pokud nějaké změny byly již dříve zaevidovány. V seznamu odpovědných osob může být i jedna osoba uvedena vícekrát v případě, že má přiděleno více rolí k danému středisku. Otevřením formuláře s odpovědnostmi osob se zobrazí nejen jméno dané osoby, její role a odpovědnosti, ale také její osobní číslo, případně finanční limit, který určuje maximální finanční částku schvalovanou odpovědnou osobou. Pro přehlednost je v horní části tohoto formuláře zobrazen údaj o středisku, za které uvedené osoby nesou odpovědnost. V případě odpovědností k zakázkám je uveden údaj o odpovědnosti za zakázku, případně za zdroj financování k zakázce. Ve spodní části tohoto formuláře je nastaveno implicitní odfiltrování neplatných záznamů zatržítkem Jen platné k datu. Je nastaveno aktuální datum a před ním je zatržítko.

Pořízení nového záznamu

Při pořizování nových záznamů do formuláře s odpovědnostmi osob uživatel postupuje obdobným způsobem jako při pořizování záznamů v jiných formulářích. Údaje lze zadávat ručně, případně pomocí klávesy pro Seznam hodnot. Položky, které jsou ve formuláři podsvícené červenou barvou, musí být povinně vyplněné. Bez jejich uvedení uživatel nebude moci dále pokračovat v zadávání dalších údajů. V případě, že nelze vybrat hodnoty do položky Role klávesou pro Seznam hodnot, je možné, že dosud nebyly nadefinovány žádné role pro danou úlohu. Role lze nadefinovat ve formuláři 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob, kde lze novou roli k danému záznamu pořídit do položky Role buď výběrem ze seznamu pomocí klávesy pro Seznam hodnot, nebo ručním zadáním přímo do položky Role, a to v případě, kdy žádná z rolí nevyhovuje požadavkům. Při pořízení každého nového záznamu k odpovědnostem je zapotřebí, aby uživatel změny uložil. Pro opuštění formuláře uživatel stiskne klávesu Konec. Výběrem možnosti Zpět se ještě může vrátit do formuláře a data upravit, případně uložit. V případě, že při opouštění formuláře stiskem klávesy Konec, uživatel změny dosud neuložil, je vyzván k uložení těchto změn. Ve formuláři může být určeno i více odpovědných osob.

	Pozor
	V případě, že uživatel změny neuloží, přijde tak nenávratně o všechna dosud vytvořená data.

Význam jednotlivých položek

Formulář obsahuje tyto položky:

Položka	Význam
Osoba*	příjmení a jméno osoby (jednoznačná identifikace osoby k určení odpovědnosti, výběr z číselníku)
Hl.	jedná se o hlavní osobu? - zatržítko (příznak hlavní odpovědné osoby)
Os. číslo	osobní číslo osoby
Vztah k organizaci	typ vztahu - výběr z číselníku druhů vztahů
Role	název role – výběr z číselníku rolí (přidělená role osobě na rozpočtu, z číselníku přípustných hodnot)
Pořadí	určuje pořadí dle úrovní zastupitelnosti dané osoby (v jakém pořadí bude probíhat schvalování)
Finanční limit Kč	finanční limit pro schvalování [Kč]
Příznaky 1 - 5	obsahují vazbu na další subsystémy, záleží na konkrétní instalaci, například zda je osoba oprávněna získávat informace o zakázce-projektu (příznak 1 může mít vazbu na Webmailer, pak odpovědná osoba bude dostávat upozornění e-mailem); příznak 2 - Verso; ostatní lze nastavit podle potřeb uživatelů
Platí od	určuje začátek platnosti dané odpovědnosti osoby, značí začátek, kdy daná osoba převzala odpovědnost
Platí do	určuje konec platnosti dané odpovědnosti osoby, označuje, kdy dané osobě skončila odpovědnost
Poznámka	textová poznámka k osobě, poznámkou může být i libovolný text k doplnění informací o odpovědnosti osoby
Platnost osoby od	Počátek platnosti osoby
Platnost osoby do	Konec platnosti osoby

Hvězdička (*) označuje pole, která musí být povinně vyplněna.

Všem zde uvedeným osobám lze pak zasílat reporty službou iFIS/WebMailer, pokud mají v číselníku osob uvedenou platnou e-mailovou adresu. Osoba je oprávněna dostávat tato upozornění, pokud je zatržen příznak 1 v prvním sloupci. Sloupce 2 až 5 jsou blíže nespecifikovaná pole vyhrazená pro účely řízení toku dokumentů v organizaci. Příznak 2 může být nastaven pro Verso. Lze nastavit podle potřeb uživatelů. Tlačítko Převzetí osob ze zakázky () je volba, která umožňuje uživateli převzetí osob nastavených na zakázce, na kterou je nastaven rozpočet. Funkci je možné použít v případě, kdy je rozpočet sestaven na konkrétní zakázku. Přehled všech odpovědností osob uživatel nalezne ve formuláři 09106 - Odpovědnosti osob, kde jsou zobrazeny veškeré agendy, ve kterých jsou odpovědnosti osob evidovány. Pro vytváření a editace odpovědnostních rolí slouží formulář 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob, kde je možné i nastavit popis jednotlivých příznaků pro jednotlivé role osob, a to pomocí tlačítka Nastavení popisu příznaků (). Popisy se vybírají dle agendy a ekonomické jednotky. Pokud je pro danou položku nalezen jakýkoli popis pro ekonomickou jednotku, je použit. Pokud tento popis není nalezen nebo je prázdný, použije se standardní popis. Zde lze zapsat, měnit a rušit texty pro jednotlivé položky P1 až P5 jak pro danou ekonomickou jednotku, tak i pro všechny ekonomické jednotky.

Finanční limit

Položka finanční limit je důležitá zejména pro schvalování finančních operací (z hlediska toho, kdo schvaluje) a určuje maximální finanční částku schvalovanou odpovědnou osobou. Finanční limit je určen pro schvalování jednotlivých finančních operací konkrétními odpovědnými osobami rozpočtu. Částka je vždy uvedena v Kč.

	Příklad
	Příkazce A schvaluje nákupy do limitu 100.000,-- Kč, nad tento limit schvaluje vždy příkazce B.

Odpovědné osoby ke zdrojům financování v zakázkách

Až dosud bylo možné evidovat odpovědné osoby pouze na úrovni jednotlivých zakázek. V souvislosti s postupným rozšiřováním elektronického schvalování objednávek, faktur, cestovních příkazů apod. se ukázalo, že tato evidence neposkytuje dostatečné detaily pro to, aby bylo vždy možné jednoznačně určit schvalující osoby (viz zákon o finanční kontrole). V řadě případů jsou totiž schvalující osoby určovány nikoliv jen zakázkou, ale také střediskem, na kterém náklady zakázky vznikají. Běžně nastávají případy, kdy schvalující osoba je určena typem činnosti na zakázce (hlavní / doplňková) nebo druhem nákladů účtovaných na zakázce (přímé / nepřímé / uznatelné / neuznatelné apod.). Proto je v iFIS umožněna evidence odpovědných osob ke zdrojům financování (dále ZF), tedy ke konkrétním kombinacím účtovaných středisek (NS), typů akcí (TA), akcí (A) a komplexních položek (KP).

V dalších odstavcích této kapitoly jsou postupně popisovány změny (přírůstky) ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty. Žádné z těchto změn nemění dosud zažitý postup zadávání nových zakázek do evidence, nemění se ani ovládání formuláře. Všechny popisované změny mohou uživatelé zcela ignorovat, na okolní aplikace iFIS i okolní informační systémy toto nebude mít žádný vliv.

Ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty existuje pro účely evidence odpovědností osob ke zdrojům financování záložka Zdroje financování, ve které se automaticky zobrazují všechny povolené kombinace NS/TA/A/KP.

Na záložce Zdroje financování se objevují ty kombinace NS/KP, které jsou odvozené od povolených NS a KP u zakázky. Objevují se zde i kombinace s tzv. neuvedeným NS nebo KP. Odpovědné osoby za "neuvedené ZF" schvalují ty finanční případy, u kterých není možné dopředu jednoznačně rozhodnout o konkrétním zdroji financování.

U provozních zakázek, u kterých je povolené účtování přes všechna střediska, se doporučuje nastavit příznak Všechna NS (viz zatržítko v záhlaví položky Hlavní NS). Tím je zajištěno, že se na záložce Zdroje financování ve formuláři 01220 - Zakázky - projekty v budoucnu automaticky objeví i kombinace zdrojů financování k nově založeným střediskům do číselníku nákladových středisek. Také u zakázek s neomezeným účtováním komplexních položek se doporučuje nastavit příznak Všechny KP.

U každého zdroje financování je zobrazena časová platnost PLATÍ_OD/DO ve formátu MM/RR. Jde o platnost určenou platnostmi dílčích položek NS/TA/A/KP. Na dolním okraji formuláře je možné zapnout filtr JEN_PLATNE_ZF. Filtr zajistí, že zneplatněné a nebo časově ukončené kombinace zdrojů financování zůstanou uživateli skryté.

U každého zdroje financování je položka Kód. Ta je nejčastěji využívána pro směrování exportu zdrojů financování do externích systémů (mzdový systém, studentský systém, systémy pro podporu provozních činností, atd.). Správce aplikace iFIS může přes aplikaci Helpdesk požádat o nastavení pravidel, která zajistí automatické plnění výchozích kódů k jednotlivým zdrojům financování. Výchozí kódy je možné ručně kdykoliv upravit, pro zadání kódu je možné využít klávesu pro Seznam hodnot. Po stisknutí tlačítka Odpovědné osoby k ZF () se objeví formulář 09107 - Odpovědnosti osob.

V horním bloku formuláře si je možné prohlédnout seznam odpovědných osob k zakázce, v dolním bloku formuláře je možné zaevidovat odpovědné osoby k aktuálnímu zdroji financování.

U každé odpovědné osoby je možné zaevidovat:

• Odpovědnostní roli - viz hodnoty zaevidované v 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob k objektovému typu Zdroj financování (udržuje správce aplikace iFIS)
• Pořadí – číslice, která určuje pořadí vzájemné zastupitelnosti osob ve stejné odpovědnostní roli
• Finanční limit – určuje maximální finanční částku schvalovanou odpovědnou osobou
• Volitelná položka P1 – určuje oprávnění odpovědné osoby k tiskovým výstupům ZF ze služby iFIS/WebMailer
• Volitelná položka P2 až P5 – význam (viz komentář v bublině nad položkou) - udržuje správce iFIS
• Platnost OD/DO – časová platnost odpovědnosti osoby
• Poznámka – volná textová poznámka k zaevidované odpovědnosti

Pokud ke konkrétnímu zdroji financování (ZF) není zaevidována odpovědná osoba, pak se za odpovědnou osobu považuje osoba zaevidovaná v hlavičce zakázky. Obvykle se tedy odpovědné osoby za ZF vyhledávají postupem: "Hledej osobu přímo u zdroje financování, pokud u tohoto ZF není osoba nalezena, pak tuto osobu hledej mezi odpovědnými osobami za zakázku. A pokud není osoba nalezena ani u zakázky, pak ji vyhledej mezi odpovědnými osobami za středisko".

Na dolním okraji formuláře je tlačítko Převzetí osob. To je určeno pro hromadné doplnění chybějících záznamů o osobách. Porovnává se přitom evidence osob za aktuální ZF s evidencí osob za zakázku a také s evidencí osob za středisko. Tlačítkem Odpovědné osoby ke všem ZF () lze vyvolat úplný seznam všech zaevidovaných odpovědných osob ke všem zdrojům financování (viz dolní blok formuláře). Zde je také možné přidávat nové odpovědné osoby, povinnými položkami v tomto okně je NS a KP. Ručně zadávané hodnoty NS a KP jsou zde vždy kontrolované na seznam povolených kombinací ZF u zakázky. Tlačítko Převzetí osob umožňuje převzít zodpovědné osoby právě za jeden konkrétní zdroj financování ze zakázky nebo z číselníku NS.

Pro možnost editace odpovědných osob pro jednotlivá nákladová střediska je určen formulář 01122 – Editace odpovědných osob . Editovat odpovědné osoby lze ve formuláři 09107 – Odpovědnosti osob, vyvolaném tlačítkem Odpovědné osoby z formuláře 01122 – Editace odpovědných osob.

Notifikace o změnách v oprávnění osob - promítnutí do navazujících agend

Pro možnost prohlížení stavu přidělených odpovědností osob k určitému časovému okamžiku je ve formuláři určeno tlačítko Historie k datu a pole pro uvedení časového údaje, které je umístěno hned vedle tlačítka Historie k datu. Po vyplnění časového údaje ve formátu DD.MM.RRRR XX:XX:XX a stisku tlačítka Historie k datu se zobrazí historické záznamy s odpovědnostmi osob tak, jak byly zaevidovány ve vybraném časovém okamžiku.

Formulář přístupný z menu iFIS/Číselníky → Nákladová střediska → tlačítko Odpovědné osoby umožňuje zobrazit odpovědnosti osob, a to včetně odpovědností, které jsou osobám přidělené prostřednictvím jejich uživatelských účtů iFIS.

Ve formuláři přístupném z menu iFIS/Číselníky → Nákladová střediska → tlačítkem Odpovědné osoby je k tomu určeno zatržítko Prohlížení včetně kontextových oprávnění.

Notifikace o změnách v oprávnění osob a kontextových přístupů uživatelů a uživatelských rolí na střediska jsou odesílány do externí AQ fronty. Do budoucna je tak možné v ON-LINE režimu promítat veškeré změny v evidenci oprávnění osob do navazujících schvalovacích systémů. Cílem je především zpřesnění e-schvalovacích procesů ve schvalovacích oběhových systémech.

Navazující funkce:

• 09105 - Číselník odpovědnostních rolí osob
• 09106 - Odpovědnosti osob
• 01103 - Číselník středisek
• 01108 - Prohlížení středisek
• 01220 - Zakázky - projekty
• 02431 - Sestavení a úprava rozpočtu

Volané sestavy:

• 19147 - Auditní výpis oprávnění osob k datu