Man09134
09134 * Spisový a skartační plán
Formulář je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu). Číselník využívá následně zejména funkce 09122 - Podací deník jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz 09144 - Číselník spisů). Ve formuláři se evidují veškeré spisové a skartační plány.
Obr. 09134/1 Spisový a skartační plán
Pro každou ekonomickou jednotku lze zaevidovat více záznamů spisových a skartačních plánů. V rámci záznamu lze nadefinovat oddělovače (znaky) jednotlivých dílčích hodnot spisových znaků. Do položek Oddělovače pro úrovně 1 - 10 lze vybrat znak z číselníku oddělovačů, který:
- je určen pro evidenci oddělovačů pro jednotlivé úrovně spisových a skartačních plánů ve Spisové službě
- obsahuje výčet použitelných znaků
- se zobrazí pomocí klávesy pro Seznam hodnot
- je nadefinovaný v doméně Číselník oddělovačů pro modul SPSL ve správě jádrových domén
Obr. 09134/2 Výběr oddělovače
Do detailu spisového a skartačního plánu se lze ze záznamu umístěnému v boldu (přehledu) formuláře přesunout klávesou pro Detail/Volání číselníku.
Obr. 09134/3 Detail spisového plánu
Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb). Zobrazit formulář ve stromové struktuře lze tlačítkem Pouze strom. Tlačítkem Strom a tabulka se lze přepnout zpět.
Obr. 09134/4 Spisový a skartační plán - stromová struktura zobrazená po použití tlačítka "Pouze strom"
Proměnlivým tlačítkem VŠE / platné se lze přepínat mezi zobrazením všech záznamů a těch, které jsou aktuálně platné.
Obr. 09134/5 Spisový a skartační plán - proměnlivé tlačítko "vše / PLATNÉ" a "VŠE / platné"
Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby.
Hlavička detailu formuláře obsahuje tyto položky:
- Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů)
- Ek. j. - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen
- Poř. - pořadí záznamu spisového a skartačního plánu, v jakém budou zobrazeny všechny nabídky pro výběr
- Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
- Popis - popis záznamu spisového a skartačního plánu
- Popis celý - složený popis příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a popisů nadřízených záznamů
- Poznámka - možnost upřesnění popisu záznamu
- Spisový znak - spisový znak záznamu spisového a skartačního plánu
- Spisový znak celý - složený spisový znak příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a spisových znaků nadřízených záznamů (oddělovače znaků jsou nastavitelné globálními parametry)
- Právní váha - možnost evidence požadované právní váhy ke kategorii dokumentů
- Skartační znak - skartační znak (A,S,V) příslušející záznamu spisovému plánu (spisovému znaku)
- Skartační lhůta - skartační lhůta v rocích příslušející spisovému znaku
- Lhůta pro el. dok. - možnost evidence jiné skartační lhůty pro dokumenty v elektronické (digitální) podobě
- Spouštěcí událost - možnost evidence jiné spouštěcí události, než je termín vyřízení dokumentu
- Platnost od - počáteční termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
- Platnost do - konečný termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
- Typový spis - věcná skupina určená pouze pro entitu Typové spisy
- E-sign - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované elektronické podpisy
- Časové razítko - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované časová razítka
- TSS - možnost evidence záznamů s povoleným trvalým skartačním souhlasem
- + - odložení skartační lhůty
- Skutečná platnost - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu
Řádky detailu formuláře obsahují tyto položky:
- Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu
- Ek. j. - ekonomická jednotka
- Poř. - pořadí v rámci nadřízené věcné skupiny
- Popis - popis věcné skupiny
- Spisový znak - spisový znak
- Spisový znak celý - celý spisový znak
- Skartační znak - skartační znak
- Skartační lhůta - skartační lhůta ve dnech
- Platnost od/do - počátek a konec platnosti věcné skupiny
- Skutečná platnost od/do - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu
- Lhůta pro el. dok. - lhůta zachování elektronického dokumentu
- Spouštěcí událost - spouštěcí událost
- Odložení lhůty - odložení skartační lhůty
- Právní váha - právní váha dokumentu
- Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
- E-sign - vyžadován elektronický podpis (K - kvalifikovaný, N - nekvalifikovaný)
- Čas. razítko - vyžadováno elektronické časové razítko (K - kvalifikované, N - nekvalifikované)
- Typový spis - věcná skupina určená pouze pro entitu Typové spisy
- TSS - trvalý skartační souhlas dle zákona
- Popis celý - popis věcné skupiny složený přes všechny úrovně
- Poznámka - komentář k věcné skupině
Obr. 09134/6 Formulář se zatržítkem "Typový spis"
Při zaškrtnutí příznaku Typový spis věcné skupiny v detailu formuláře se kontroluje, zda spisové znaky podřízených věcných skupin již nejsou vloženy do spisu či typového spisu.
Položky Skartační znak a Skartační lhůta se plní podle následujících pravidel:
- pokud je dokument v dílu typového spisu přímo nebo přes spis, přebírají se ze spisového a skartačního plánu
- pokud je dokument ve spisu, který není v typovém spisu, přebírají se ze spisu
- pokud není dokument ani ve spisu ani v typovém spisu, přebírají se z dokumentu
Navazující funkce:
Volané sestavy:
