Žádost o fakturu
Aplikace je určena pro zadání a schválení žádosti o fakturu. Schválené žádosti jsou automaticky uvolněny v zásobníku pohledávek pro vystavení faktury (původně export do iFIS*).
Obr. Žádost o fakturu
Webová aplikace Žádost o fakturu umožňuje vytvořit notifikaci se žádostí o vytvoření nové faktury, kterou obdrží pověřená osoba. E-mail s notifikací se zasílá na předem definované e-mailové adresy. Podat žádost o vystavení faktury lze několika způsoby. Na následujících obrázcích jsou zachycena místa ve webové aplikaci, odkud se lze přemístit na stránku pro vytvoření nové žádosti o fakturu.
Obr. Různá místa, odkud lze webovou aplikaci Žádost o fakturu spustit
Obr. Další místa, odkud lze webovou aplikaci Žádost o fakturu spustit
Seznam všech dosud vytvořených žádostí o fakturu je evidován na stránce Moje žádosti/ke schválení, kam se lze přesunout v levé části obrazovky.
Obr. Přístup na stránku "Moje žádosti/ke schválení"
Obr. Moje žádosti
Zobrazení žádostí o fakturu lze ovlivňovat pomocí filtrů:
- Zvýraznění záznamů, kde vypršela splatnost - takové záznamy jsou v seznamu zvýrazněny červeným písmem
- Zvýraznění žádostí, které čekají ke schválení - záznamy jsou žlutě podbarvené
- Vráceno Finančním oddělením - záznamy jsou červeně podbarvené
- Zýraznění uhrazených - záznamy jsou zeleně podbarvené
Vytvoření nové žádosti o fakturu
Po přihlášení do aplikace je nejdříve zapotřebí vybrat firmu, na kterou bude faktura vystavena. Bez tohoto kroku nelze provést přenos dat do systému iFIS*. Firmu lze vybrat ze seznamu nebo lze požádat správce WEB FIS o její vložení do číselníku. Výběr firmy ze seznamu se provádí hned na úvodní stránce tlačítkem Vybrat firmu.
Obr. Žádost o fakturu - tlačítko "Vybrat firmu"
Otevře se nové okno, kde se do vyhledávacího pole zadá část názvu nebo identifikačního čísla firmy. Po kliknutí na tlačítko Vyhledat se zobrazí všechny firmy, které odpovídají hledanému výrazu. Firma se vybere kliknutím na její název, který je zároveň odkazem pro přesun na další krok. Pokud se firma nenalézá v seznamu zobrazených firem, lze požádat správce FIS o její přidání do číselníku iFIS*. Data z číselníku iFIS* jsou do aplikace pravidelně importována, a to ihned po jejím zadání (s maximálním zpožděním 1 hodina). Na další stránce se zvolí, jaký typ dokladu uživatel požaduje vystavit. Má na výběr z těchto dokladů:
- Zálohová faktura (pro českou firmu)
- Faktura - daňový doklad (pro českou firmu)
- Zahraniční fakturu
Kliknutím na vybraný typ dokladu se lze dostat na formulář pro zadání faktury, kde se vyplní políčka označená hvězdičkou (*) jako povinná. Z rozbalovací nabídky Číslo zakázky se dále vybere zdroj čerpání, na který bude částka fakturována. V rozbalovací nabídce se zobrazí zdroje, u kterých je přihlášená osoba uvedena jako Řešitel, případně zdroje financování vztahující se k organizaci, na které je přihlášená osoba zaměstnána či studuje. Pokud je u vybraného zdroje uvedena jako Řešitel, vyplněný doklad se při uložení zároveň schválí a odešle do iFIS*. V opačném případě se doklad pouze uloží a čeká na schválení osobou, která je uvedena jako Řešitel zakázky. Při uložení je řešiteli zaslán informační e-mail. K žádosti o vystavení faktury lze připojit soubor ve formě přílohy. Tyto přílohy nejsou zasílány do systému iFIS*¨. Nahrávané soubory mohou být pouze typu:
- Textový dokument s příponou .txt
- Dokument Microsoft Word (přípona .doc, .docx)
- Obrázek ve formátu jpg, png, gif
- PDF dokument
Soubor nesmí být větší než 10 MB a název souboru nesmí být delší než 100 znaků. Na stránce Přehled žádostí uživatel nalezne doklady, které sám vytvořil nebo, pokud je zároveň řešitelem některé zakázky, doklady, které uložili ostatní uživatelé a jako zdroj čerpání uvedl takový, na kterém jste řešitel. Doklady lze prohlížet kliknutím na odkaz Detail, případně, pokud je osoba uvedena jako řešitel, může je dále Schválit či Zamítnout.
Obr. Žádost o fakturu
|
Poznámka |
| Řešitel je podmíněn výběrem čísla zakázky. Po výběru zakázky se seznam řešitelů aktualizuje. Platí pouze, pokud u dané zakázky je nějaký řešitel vyplněn. |
K vytvořené žádosti lze ještě dodatečně připojit přílohu.
Po uložení žádosti o fakturu se uživateli zobrazí informace, že byla vytvořena. Poté je viditelná v části Moje žádosti / ke schválení.
Obr. Moje žádosti
E-mailová notifikace
Po vygenerování žádosti o doplnění firmy do číselníku organizací nebo žádosti o pohledávku se zasílá e-mailová notifikace adresátovi, který byl nastaven pro zasílání žádostí. Příklady e-mailových notifikací znázorňují následující obrázky.
Obr. E-mailová notifikace vygenerované žádosti o doplnění firmy
Obr. E-mailová notifikace vygenerované žádosti o pohledávku
Žádosti o pohledávku připravené ke schválení/převzetí
Po odeslání se žádost o pohledávku objeví ve formuláři pro převzetí pohledávek v iFIS*Pohledávky ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému. Uživatel oprávněný k převzetí pohledávek, obvykle ten, komu přišla e-mailová notifikace, přebírá pohledávku a má zde možnost pohledávku:
- přijmout a zaevidovat do systému iFIS* nebo
- odmítnout
===Převzetí žádosti o fakturu
Při přebírání pohledávek ze zásobníku se převezmou též připojené přílohy, a to jak v případě jednotlivého, kumulativního, tak i hromadného převzetí.
Obr. Žádost připravená ke schválení či odmítnutí v iFIS*Pohledávky ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému
Odmítnutí žádosti o fakturu
Doklad připravený k převzetí uživatelem iFIS* v zásobníku pohledávek ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému lze odmítnout. Odmítnutí se provede tlačítkem Odmítnout. V případě odmítnutí musí uživatel uvést důvod, z jakého pohledávku odmítá převzít. K zapsání důvodu odmítnutí je určena ve formuláři 03315 - Převzetí pohledávek z ext. systému položka Důvod odmítnutí dokladu, která se objeví jakmile uživatel stiskne tlačítko Odmítnout. Položka je označena červeně jako povinná. Bez uvedení důvodu odmítnutní nelze dále pokračovat v práci. Po odmítnutí se žádost o fakturu vrací řešiteli, faktura je vyřazena a řešiteli odeslána e-mailová notifikace informující o odmítnutí žádosti o fakturu. K odmítnuté žádosti o fakturu se lze kdykoli opětovně vrátit, editovat a doplňovat, je možné ji opětovně schválit, případně ji ponechat dále ve stavu Odmítnuto a znovu schválit hlavním řešitelem.
Administrace webové aplikace
|
|
Poznámka |
| Administraci webové aplikace Žádost o fakturu je věnována speciální kapitola v samostatné dokumentaci, která je určena správcům a administrátorům webových aplikací. |
Navazující funkce:
