Evidence platebních karet

Platební bankovní karty

Každá větší organizace poskytuje vedoucím pracovníkům a osobám na pracovních cestách nebo na detašovaných pracovištích služební bankovní karty na nutné provozní výdaje. Vyúčtovat pak řádně všechny transakce není jednoduché. Evidence platebních karet (EPK) minimalizuje rizika spojená s použitím těchto služebních karet. Modul Evidence platebních karet (EPK) zajistí přehled o držitelích bankovních karet, zápůjčkách a provedených transakcích. Notifikační systém zasílá držitelům a správcům karet upozornění na nevyúčtované transakce. Každý nákup generuje doklad o záloze, který je vyúčtován služební cestou nebo drobným vydáním.

Hlavní funkce a přínosy

Ekonomické oddělení získá on-line kontrolu nad služebními platebními kartami a dokáže účinně zorganizovat správné vyúčtování všech transakcí.

• Přehled všech platebních karet vydaných k účtům organizace
• Evidence osob držitelů a uživatelů karet
• Možnost provádění zápůjček karet a delegování správy karet
• Možnost vkládání dokumentů (protokoly, smlouvy, apod.)
• Rozšířený import výpisů z účtů (ve standardu pro KB)
• Automatické spárování transakce s platební kartou
• Přehled provedených transakcí a držitele karty v den transakce
• Denní notifikační e-mail uživatelům karet s provedenými transakcemi
• Generování záloh na uživatele karty v den transakce
• Podpora pro včasné vyúčtování všech transakcí

Uživatelé modulu

Hlavním uživatelem modulu EPK je ekonomické oddělení (základní evidence, zúčtování) a sekretariát vedení organizace (provádění zápůjček).

WebFIS Karty

Evidenci platebních karet lze doplnit o nadstavbu webovou aplikaci WebFIS Karty pro správce a držitele karet s on-line přístupem ke svým kartám a svým transakcím.

Aplikace Karty sdružuje informace o vstupních identifikačních kartách a služebních bankovních kartách evidovaných v iFIS*. Identifikační karty jsou klíčem k přístupovému systému (K4) a k účtům platebního systému (IPS). Platební karty jsou vydávány k bankovním účtům organizace a slouží k bezhotovostním platbám například na služebních cestách. Evidenci karet a automatické zpracování transakcí z bankovních výpisů zajišťuje nová funkcionalita iFIS* (EPK).

Účel

Účelem této aplikace je poskytnout uživateli přehled všech jemu svěřených karet a přehled operací, které byly kartami provedeny.

Moje karty

Služba Moje karty poskytuje držitelům evidovaných vstupních a platebních karet zobrazit jejich aktuální přehled s historií realizovaných nákupů u obchodníků. Přehled transakcí lze doplnit o informace se stavem vyúčtování drobného vydání a služebních cest. Připravujeme rozšíření služeb o pohled nad evidencí CCS karet.

Správce karet

Služba Správce karet poskytuje přehled vydaných platebních karet, které jsou v režimu zápůjček (hosté), nebo u kterých je vyúčtováním transakcí pověřen jiný pracovník (např. sekretariát). Správce karet v reálném čase sleduje, jaké platby provádí pracovníci se služebními platebními kartami a dohlíží na řádné zúčtování nákupů.

Řízení přístupů

Přístupová práva k datům karet a transakcí řídí administrátor podle typu pracovního vztahu uživatele a rolemi pracovníka u karty. V aktuální verzi nejsou implementovány žádné aktivní funkce nebo možnost editace vybraných údajů (připravujeme).

Přínosy a výhody pro uživatele

• Přehled transakcí v reálném čase
• Řešení pro zápůjčky platebních karet
• Podpora včasného vyúčtování služebních cest a drobného vydání