Man07020
07020 * Sestavení komise
Formulář je určen pořizovatelům k zaevidování jmenovaných členů a náhradníků hodnotící komise, komise pro otevírání obálek nebo jiné komise ustanovované zadavatelem k předmětné veřejné zakázce. Dále slouží pro možnost zaevidování jednání ustanovených komisí a pro pořízení stručných zápisů z těchto jednání.
Soubor:R 07020g.png
Obr. 07020/1 Sestavení komise (pořízení příloh k jednání komise)
Evidence komise
V bloku Komise je volným textem zaevidována vhodný název sestavované komise (v poli Popis). U každé komise je pomocí zaškrtávátek (vpravo) uvedeno, pro jaký(é) hlavní účel(y) byla sestavena. Položka Plat. je určena k označení, že komise je platná, že bylo schváleno příslušnou osobou jmenování členů.
Jmenování komise
Osoby do komise jsou vybírány z číselníku osob. Osoby, které se nenacházejí v číselníku, je potřeba nejdříve do číselníku doplnit. Každé vybrané osobě je přiřazena Funkce v komisi (je možno ji změnit např. po volbě předsedy a místopředsedy). Ke každému členovi komise může (v některých zákonných případech musí) být jmenován také Náhradník. Zaškrtávátka v poli Zam. se doplňují, pokud vybraná osoba z číselníku je zde vedena jako zaměstnanec.
Tlačítko Oznámení o jmenování - Hromadné obeslání
Tlačítkem Oznámení o jmenování je možno obeslat jmenované osoby do komise e-mailem a/nebo dopisem s informací o jejich jmenování do konkrétní komise (viz pole Komise). Účel obeslání je dán Vytvářenou písemností. Do pole Osoba jsou dotažena jména osob jmenovaných do komise. Do pole Email. adresa se údaj dotahuje z číselníku osob nebo je možno ho doplnit či změnit ručně. Pole Ob. určuje, zda osoba má být zahrnuta do hromadného obeslání (jakýmkoliv způsobem). V poli Mail je možno označit osoby, které dostanou e-mailovou zprávu o jmenování do komise, a to jen za předpokladu, že e-mailová adresa je uvedena. Pokud Podoba písemnosti bude Písemná, lze vygenerovat příslušný dopis, který je po stisku tlačítka Obeslat a zavřít zaevidován automaticky do funkce 07025 - Písemnosti veřejné zakázky. Při této podobě písemnosti je možno také využít tlačítko SPS pro propojení s aplikací Spisové služby (vygenerování PID a zaevidování písemnosti v iFIS*/SPS). Propojení je nutno provést dříve než je použito tlačítka Obeslat a zavřít nebo je možno propojení provést následně až ve funkci 07025 - Písemnosti veřejné zakázky. V případě písemného obeslání je při dalším otevření okna vidět informace o tom, kdo a kdy byl již listinou podobou dopisu obeslán (pole Dříve odeslaná písemnost).
Jednání komise
V záložce Jednání je možno zaevidovat údaje k jednotlivým jednáním komise. Položka Předmět jednání slouží k identifikaci jednání, doporučujeme jednání buďto číslovat nebo výstižně pojmenovat. Pole Datum, čas a Místo vymezují, kdy a kde se jednání uskuteční. Účel jednání je vždy vybírán z předdefinované nabídky, přičemž je hlídáno, aby bylo možno zaevidovat pouze takový účel, pro který byla komise ustanovena. Další popsané volby slouží k zápisu údajů, které jsou následně využity při tvorbě tiskového výstupu - Protokolů z jednání.
Volba Zápis z jednání
V této volbě jsou pole pro časové vymezení jednání (Zahájení, Ukončení), pro určení, kdo jednání Řídil a kdo pořídil zápis (Zapsal). V dalších položkách je možno volným textem stručně popsat Obsah, průběh, Výsledky a závěry z jednání.
Tlačítko Pozvánka k jednání - Hromadné obeslání
Tlačítkem Pozvánka k jednání je možno obeslat jmenované osoby do komise e-mailem a/nebo dopisem, kterým jsou zváni na jednání příslušné komise. Pro tlačítko platí stejný popis a možnosti jako u výše popsaného Oznámení o jmenování.
Volba Přítomnost osob
Zde jsou uvedeni jmenovaní jednotliví členové a náhradníci jednající komise, pomocí zaškrtávátek v poli Přít. jsou zaevidovány osoby, které se účastnily konkrétního jednání. V bloku Přizvané osoby je možno volným textem zaevidovat další Osoby, které se zúčastnily jednání a kým byly Přizvány. V poli Dod. se označují osoby, které jsou zástupci potenciálních dodavatelů. Přítomné osoby podepisují následně vytvořené písemnosti vztahující se k jednání. Vyplnění záložky přítomných osob u jednání komise za účelem hodnocení nabídek je nutno provést před tím, než budou do aplikace pořizována data pro subjektivní hodnocení dílčích kritérií. Pro subjektivní hodnocení je nutno mít ve funkci 07022 - Posuzování a hodnocení nabídek vygenerovány přítomné členy jednání.
Volba Připomínky/Názory
Pokud je potřeba zapsat z průběhu jednání nějakou konkrétní připomínku nebo některý z přítomných členů komise (nebo jiný účastník jednání) má odlišný názor než ostatní, pak je v této volbě uveden Autor a Text připomínky či odlišného názoru.
Volba Pořízené přílohy
Pokud je potřeba k jednání zaevidovat jakýkoliv dokument, je možné ho v libovolném formátu uložit do databáze jako přílohu k jednání. Dokument je v poli Popis výstižně označen, pomocí tlačítka Vlož je dohledán v příslušném adresáři a uložen pod skutečným názvem souboru. Tlačítkem Ukaž je možno otevřít dokument pro čtení (prohlížení).
Obr. 07020/2 Sestavení komise (pořízení příloh k jednání komise)
Tiskové výstupy
Kromě písemností, které jsou součástí hromadného obeslání, je možno k příslušné komisi vygenerovat dokument pro schválení ustanovené komise "Seznam jmenovaných členů komise". Ke každému jednání se generují "Protokol", Prohlášení o nepodjatosti" a "Prezenční listina", které se zároveň automaticky evidují ve funkci 07025 - Písemnosti veřejné zakázky.
V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011 - Evidence veřejných zakázek. Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.
Navazující funkce:
