Man09137

09137 * Předávací formulář

Formulář slouží k předávání a přebírání dokumentů mezi jednotlivými pracovišti spisové služby (mezi definovanými spisovými uzly). Spuštění této funkce je umožněno prostřednictvím volby PŘÍJEM nebo VÝDEJ ve formuláři 09122 - Podací deník přes příslušná tlačítka. Rozčlenění záznamů o dokumentech do příslušných záložek v rámci funkce je v závislosti na hodnotě Způsobu doručení.

1. Papírové (listinné, analogové) dokumenty

Předání / převzetí dokumentů mezi uzly může být provedeno ze kterékoliv strany a také stvrzeno na kterékoliv straně (na straně vydávajícího nebo přejímajícího). Pro realizaci těchto činností v systému slouží tlačítka PŘÍJEM a VÝDEJ. Funkce PŘÍJEM a VÝDEJ jsou rovnocenné a provádí se vždy jen jedna z nich. Liší se pouze v přednastavení polí. Pro předání / převzetí papírových (analogových) dokumentů je určena záložka Písemnosti.

Předávání (VÝDEJ):

Obr. 09122/1 Výdej dokumentů přes tlačítko "Výdej"

Při otevření funkce tlačítkem VÝDEJ jsou v záložce Písemnosti zobrazeny všechny záznamy ze složky K odeslání pro všechny uzly s výjimkou elektronických dokumentů.

• Předávající - je nastaveno na aktuálně přihlášeného uživatele
• Z uzlu - je nastaveno na aktuální uzel
• Příjemce - uživatel vybere z číselníku osobu, které poštu předává
• Pro uzel - uživatel vybere z číselníku uzel, kterému je pošta určená

Volby pro možnost omezení výběru záznamů

• Doporučeně - volba výběru doporučených dokumentů z / do tuzemska
• Doporuč. cizina - volba výběru doporučených dokumentů z / do ciziny
• Jinak - volba výběru jiných než doporučených dokumentů
• Hromadný výběr - volba výběru dokumentů označených v číselnících typů dokumentů a způsobů doručení příznakem
• Předávací protokol pro více uzlů - volba výběru umožní tisk předávacího protokolu společného pro více vybraných spisových uzlů. Při této volbě není možno provést předání, slouží pouze pro tisk protokolu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.
• Jen podřízené uzly - tato volba výběru je zpřístupněna pouze pro "Předávací protokol pro více uzlů", způsobí výběr pouze těch spisových uzlů, které jsou přímo podřízené aktuálnímu spisovému uzlu. Zpřístupněno pouze pro VÝDEJ.

Tlačítkem Filtruj se zredukují zobrazené záznamy pro vybraný uzel a volby výběru. Teprve po provedení filtrování lze provést vlastní operace tisku nebo předání:

Tlačítkem Převzetí dojde k předání kompetencí nad záznamy cílovému uzlu bez tisku protokolu. Záznamy se přesunou u odesílatele dle stavu záznamu do složky ODESLANÁ / VRÁTIT a u příjemce do složky VYŘIZUJE SE / VYŘÍZENO / ZAPŮJČENO. Operace předání / převzetí je evidována v Historii záznamu. Tento akt nahrazuje vypisování a podepisování knih pošty (může být ještě doplněn vytištěním a podpisy Předávacího protokolu - viz dále).

Tlačítko Tisk umožní vytisknout tiskovou sestava 09101 - Předávací protokol nebo jiný tiskový výstup z nabídky VTS (výběru tiskových sestav) dle účelu použití (09102 - Podací list České pošty nebo 09110 - Předávací protokol pro spisovnu), ale záznamy zůstanou neodeslané / nepředané.

Tlačítkem Tisk a převzetí se současně vytiskne některá z nastavených tiskových sestav z VTS (výběru tiskových sestav) dle účelu použití (09101 - Předávací protokol, 09102 - Podací list České pošty nebo 09110 - Předávací protokol pro spisovnu). Předávací protokol a záznamy převezme přijímající uzel (viz tlačítko Převzetí).

Po zaškrtnutí pole Předávací protokol pro více uzlů lze vytisknout Hromadný předávací protokol. Zároveň se zobrazí nové tlačítko Jen na podřízené uzly, po jehož stisknutí jsou vybrány pouze dokumenty vydávané na podřízené spisové uzly. Vlastní převzetí dokumentu musí být následně provedeno v režimu nezaškrtnutého pole Předávací protokol pro více uzlů tlačítkem Převzetí.

Obr. 09122/2 Ukázka tisku předávacího protokolu

Přebírání (PŘÍJEM):
Postupuje se obdobně jako při předávání, aktivita je však na straně přijímajícího uzlu. Vyplňují se pole Předávající a Z uzlu. Při příjmu nejsou k dispozici zaškrtávací pole Předávací protokol pro více uzlů a Jen podřízené uzly.

Obr. 09122/3 Přebírání (volba "Příjem")

Opakované vytištění předávacího protokolu:
Všechny předávací protokoly jsou číslovány. Pokud protokol nebyl nebo nemohl být vytištěn v okamžiku Převzetí / Předání, lze tisk provést kdykoli později po zadání čísla protokolu tiskovými sestavami 09106 - Opis předávacího protokolu nebo 09107 - Opis podacího listu České pošty. V případě obou opisů je číslo protokolu společné a je možné ho zjistit ze záznamu o předání v historii předávaných dokumentů.

2. Elektronické (digitální) dokumenty

Při volbě PŘÍJEM je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost příjmu elektronických (digitálních) dokumentů . Položka Předávající se nevyplňuje. Přes položku Z uzlu lze omezit příjem na konkrétní spisový uzel, bez vyplnění je možno přijmout dokumenty ze všech spisových uzlů (označení záznamů tlačítkem Filtruj a následně potvrzení tlačítkem Převzetí).

Záložka e-Dokumenty umožňuje rozčlenění záznamů do jednotlivých voleb (radiobutony) dle způsobu doručení (a typů adresáta) a následně pak buď vlastní odeslání definovaným způsobem (odesílací služba), nebo pouze evidenční předání na spisový uzel Svět.

	Pozor
	Záložka Datové zprávy, která byla určena pro možnost přípravy a odesílání datových zpráv do ISDS prostřednictvím SPS, byla zrušena. Funkcionalita předávání a odesílání datových zpráv byla přesunuta do společné záložky e-Dokumenty.

Záložka Odesílá se obsahuje záznamy, které se podařilo předat odesílací službě a u nichž probíhá vlastní odesílání.

Obr. 09122/4 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty", volba "Datové zprávy" a tlačítko "Předat"

Odeslání datové zprávy do ISDS

Obr. 09122/5 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty", volbu "Datové zprávy" a tlačítko "Odeslat do ISDS"

	Pozor
	Více informací k vlastnímu odesílání datových zpráv do ISDS a správnému nastavení je uvedeno zde.

Dodatečná evidence již odeslaného elektronického dokumentu

• odeslání bylo realizováno mimo systém (např. přes portál ISDS, mailem poštovním klientem,…)

Funkcionalita přes záložku e-Dokumenty, volba Ostatní a tlačítko Vydat na Svět

• pro záznamy bez "speciálního" Typu adresáta (D, M, W)

Obr. 09122/6 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty, volba "Ostatní" a tlačítko "Vydat na Svět"

Funkcionalita přes záložku e-Dokumenty, volba Zveřejnění – tlačítko Vydat na Svět

• pro záznamy se "speciálním" Typem adresáta = W – využitelné např. pro dokumenty STAG, kdy na Portálu studenta by měly být zobrazitelné všechny dokumenty zařazené v příslušném spisu studenta

Obr. 09122/7 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty", volba "Zveřejnění" a tlačítko "Vydat na Svět"

Funkcionalita přes záložku e-Dokumenty, volba E-maily – tlačítko Vydat na Svět

• pro záznamy se speciálním Typem adresáta = M (neodesílané přes iFIS/SPS, odeslané mailem zcela mimo systém)

	Pozor
	Nepoužívat tlačítko, pokud má dojít k vlastnímu odeslání přes systém/odesílací službu!

Obr. 09122/8 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty", volba "E-maily" a tlačítko "Vydat na Svět"

Funkcionalita přes záložku e-Dokumenty, volba Datové zprávy – tlačítko Vydat na Svět

• pro záznamy se speciálním Typem adresáta = D (neodesílané přes iFIS/SPS, odeslané přes vlastní DS – např. Portál ISDS)

	Pozor
	Nepoužívat tlačítko, pokud má dojít k vlastnímu odeslání přes systém / odesílací službu!

Obr. 09122/9 Funkcionalita přes záložku "e-Dokumenty", volba "Datové zprávy" a tlačítko "Vydat na Svět"

Odeslání dokumentu formou mailu z iFIS/SPS

• funkcionalita umožňující vlastní odeslání e-mailů přímo ze systému
• pro záznamy se speciálním Typem adresáta = M

Obr. 09122/10 Funkcionalita odesílání e-mailů - záložka "e-Dokumenty", volba "E-maily" a tlačítko "Odeslat e-mail"

Zveřejnění záznamu - odeslání dokumentu k vyvěšení na web z iFIS/SPS

• pro záznamy se speciálním Typem adresáta = W

	Pozor
	Funkcionalita není implementována – připraveno pro možnost přes odesílací službu zveřejňovat dokumenty na definovaných webových stránkách (předání a vyvěšení aktivně zajistí SPS)!

Obr. 09122/11 Funkcionalita zveřejnění záznamu - odeslání dokumentu k vyvěšení na web z iFIS/SPS - volba "Zveřejnění" a tlačítko "Zveřejnit"

Neodeslané záznamy v záložce Odesílá se

• dokumenty předané odesílací službě, které jsou v procesu odesílání

• v Podacím deníku a v Předávacím formuláři na záložce e-Dokumenty jsou tyto záznamy zobrazeny modře (a nelze s nimi pracovat)

Záznamy nepředané odesílací službě (na záložce e-Dokumenty volba Odmítnuto)

• dokumenty, které se nepodařilo z nějakého důvodu vůbec předat odesílací službě (např. neexistující spojení) anebo je odesílací služba následně odmítla
• pro možnost nápravy/opravy v evidenci SPS (nebo pro možnost dalšího pokusu o odeslání) je nutno záznam nejdříve uvolnit ve volbě Odmítnuto - přes tlačítko Uvolnit

• v Podacím deníku a v Předávacím formuláři na záložce e-Dokumenty jsou tyto záznamy zobrazeny červeně (a nelze s nimi pracovat)

Pro příjem elektronických dokumentů je zachována volba ePříjem (v horní části Podacího deníku) - viz Převzetí elektronického dokumentu.

Při volbě "Výdej" je záložka e-Dokumenty připravena pro možnost výdeje elektronických (digitálních) dokumentů, které jsou odesílány na SU "Svět". Položka "Příjemce" se nevyplňuje, v položce "na uzel" je automaticky předvyplněna hodnota "Svět". Tímto způsobem je zajištěno, že elektronické dokumenty odesílané na SU "Svět" nebudou zůstávat ve složce "K odeslání" Elektronické dokumenty s interním adresátem (Typ "U" nebo "O") lze nadále pouze přijmout na straně SU adresáta.

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS

Postup pro odesílání datových zpráv z iFIS*/SPS