Man07206
07206 * Evidence malých zakázek
Formulář Evidence malých zakázek je určen pořizovatelům k operativní evidenci základních údajů o konkrétní veřejné zakázce malého rozsahu (VZM), k evidenci oslovených dodavatelů a k záznamu o výběru dodavatele, případně o uzavřené smlouvě. K písemné komunikaci s dodavateli může zadavatel vložit a následně využít vlastních předdefinovaných šablon písemností. Veškerou související dokumentaci je možno přiložit přímo k dané zakázce, současně lze využít vazby na aplikaci iFIS*Spisové služby. Formulář umožňuje také vytvářet pro potřeby následných výběrových řízení vlastní Seznam kvalifikovaných dodavatelů. Pro přístup a hlavně pro potřeby případného dokončení VZM za osobu pořizovatele je možno určit náhradní osoby.
Obr. 07206/1 Evidence malých zakázek (záznam základních údajů k VZM)
Záložka Zakázky
Záložka slouží k zaevidování každé jednotlivé VZM a dodavatelů, kteří byli v souvislosti s ní osloveni. Ke každé předmětné VZM je možno určit zdroje financování a vkládat libovolné dokumenty.
Možnosti editace a mazání záznamů
Editovatelnost údajů u jednotlivých VZM je řízena hodnotami položky "Stav" uvedené v záhlaví VZM. Pokud položka "Stav" bude nastavena na hodnotu "Uzavřená" nebo "Zrušená", pak další pole vztahující se k příslušné VZM nejsou editovatelná.
Možnosti mazání záznamů z evidence jsou dány nastavením globálního parametru VZM_DEL, pomocí kterého lze určit, ve kterých případech ne/lze mazat záznamy o VZM.
Blok "Veřejné zakázky malého rozsahu"
Pro záznam nové VZM se využívá obecné funkce ovládání v iFIS* (ikona "Vložit nový záznam" nebo klávesa F6).
Každá VZM je jednoznačně definována svým názvem a interním číslem (alfanumerické označení). Interní číslo je buď generováno dle předem nastavené a definované "masky", nebo je možno ho zadat v libovolné podobě ručně. Způsob pořízení interního čísla je řízen parametricky (globální parametr VZM_MASK ve funkci 00308 - Nastavení parametrů).
Interní čísla pořizovaná ručně lze dodatečně měnit a upravovat. Pokud uložené interní číslo předchozí VZM je zakončeno znaky číselné hodnoty, pak následující nový záznam v položce se přednastaví na stejné značení s číselnou hodnotou o 1 vyšší.
V případě generování čísla dle masky je počet znaků omezen na 20. Při vkládání nového záznamu není interní číslo viditelné (v poli se objeví text "dle masky" - viz obr. 07206/2), zobrazí se až po uložení záznamu, přičemž poté již není měnitelné, aby nedošlo k narušení číselné řady. Pravidla pro definování masky jsou dána aktuálními možnostmi nastavení číselných řad ve funkci 00304 - Nastavení některých číselných řad. Pokud je ve struktuře masky použito NS, pak je tento údaj vázán k osobě pořizovatele VZM a je potřeba dát pozor na jednoznačnost této vazby v číselníku osob - viz dále.
Pro vyplnění předpokládané hodnoty VZM slouží položky Hodnota předpokládaná, Kód a Název měny.
Pomocí výběru v poli Druh je VZM zařazena dle předmětu plnění. Toto členění dle druhu vychází z příslušné legislativy.
Položka Stav slouží pořizovateli (případně jiným osobám) ke zjištění, v jakém stavu je konkrétní VZM. Stav položky je měněn ručním vstupem z předdefinovaných hodnot.
Pro jednotnou evidenci je předmět VZM klasifikován pomocí CPV kódů (výběr z číselníku dle kódu či názvu CPV). Předmět plnění je možno volným textem specifikovat v položce Vymezení předmětu plnění. Místo plnění se vyplňuje také volným textem, čímž je možno ho přesně určit.
Jako Interní zadavatel VZM je zaznamenán Iniciátor (osoba) a také NS, pro které je plnění VZM určeno. Pro pořízení záznamů je využíváno číselníku osob a číselníku středisek. Pokud existuje v číselníku osob jednoznačná vazba zapsaného iniciátora právě na jedno NS, pak je položka NS dotažena automaticky. V případě, že existuje k osobě v číselníku více vazeb nebo vazba není žádná, pak je nutno NS vybrat z příslušného číselníku středisek.
Pořizovatelem VZM je osoba, která je přihlášena do systému pod svým uživatelským jménem a heslem. K osobě pořizovatele se váže pole NS - pořiz., které se v případě jednoznačnosti předvyplňuje hodnotou z číselníku osob. Využití tohoto pole je pouze v případě generování interních čísel VZM dle nastavené masky, jejichž struktura vyžaduje také NS pořizovatele, jinak má pouze informativní charakter. Pokud vazba osoby k NS není jednoznačná (nebo žádná), pak je třeba toto pole doplnit ručně výběrem z číselníku středisek. Pole Datum evidence udává termín uložení prvního záznamu o VZM, generuje se jako systémové.
V případě, že údaje o VZM jsou vhodným způsobem uveřejňovány, je možno tuto informaci (kde a kdy) také zaznamenat v bloku Zveřejnění VZM - Způsob a Datum. Pokud budou k VZM podávány nabídky, pak termín Ukončení příjmu nabídek lze také zaevidovat (včetně stanoveného času).
Další pole v horním bloku jsou určena k vyplnění až na konci výběrového řízení, kdy dojde k výběru vhodného dodavatele (záznam datumu do položky Výběr dodavatele) a následně k plnění předmětu zakázky. Při smluvním plnění tak mohou být zaznamenány údaje k uzavřené smlouvě vztahující se k VZM (datum Uzavření smlouvy, Číslo smlouvy a Předmět smlouvy) - s vazbou na funkci 08202 - Registr smluv. Pole pro smlouvu VZM jsou přístupná za předpokladu, že alespoň u jednoho z evidovaných potenciálních dodavatelů je hodnota pole Byl dodavatel vybrán = "Ano" (viz obr. 07206/1).
Výběr smlouvy je pak umožněn v poli Číslo smlouvy přes seznam existujících smluv (evidovaných v Registru smluv).
Propojení s aplikací Registr smluv je oboustranné. Je možno zobrazit detail zaevidované smlouvy v prohlížecím režimu, pokud ve vyplněném poli "Číslo smlouvy" je použita klávesa pro Volání číselníku.
Také Sjednaná (konečná) hodnota zakázky je zadávána až jako cena dohodnutá a uvedená ve smlouvě (případně jako cena nákupu).
Obr. 07206/2 Provázání na "Registr smluv"
Volba Dodavatelé
Pro zadání dodavatelů k dané VZM je možno si vybrat a využít 3 Druhy evidence:
- Volným textem
- Číselníková
- Seznam kvalifikovaných dodavatelů
Pro evidenci "Číselníkovou" je využíváno dat z číselníku organizací. Při evidenci ze "Seznamu kvalifikovaných dodavatelů" jsou dodavatelé vybíráni ze samostatného seznamu tvořeného pro účely zadávání VZM (výběr je omezen na přihlášeného uživatele). Identifikační údaje dodavatelů (IČO, Adresa) jsou dotaženy z již uložených údajů k příslušnému subjektu. Při evidenci dodavatelů "Volným textem" jsou všechny údaje doplňovány ručně.
Položka Kontakt se buď přetahuje ze Seznamu kvalifikovaných dodavatelů, nebo je možno ji doplnit volným textem.
Další nepovinné položky k záznamům o dodavatelích:
- Zdroj informací o dodavateli - udává, z jakého zdroje byly čerpány informace pro oslovení dodavatele
- Způsob oslovení dodavatele - udává, jakým způsobem byli dodavatelé osloveni
- Byla podána nabídka? - udává, zda bylo požadováno podání nabídky (jakoukoliv formou) a zda byla skutečně podána
- Doručení nabídky - udává, zda byla nabídka doručena do stanoveného termínu
- Cena nabídky - udává se cenová nabídka v požadované měně
- Výsledek kontroly ZP - udává případný výsledek kontroly požadadovaných zadávacích podmínek
- Byl dodavatel vybrán? - udává, který dodavatel(é) byl vybrán pro plnění dané VZM
- Zdůvodnění výběru dodavatele - udává způsob a zdůvodnění výběru dodavatele
- Výběr dodavatele - udává datum, kdy byl vybrán vhodný dodavatel k realizaci VZM
Tlačítko Přidat do seznamu umožňuje rozšířit Seznam kvalifikovaných dodavatelů o firmu (organizaci), která dosud v tomto seznamu není uvedena (pro konkrétní osobu iniciátora).
Tentýž subjekt je umožněno evidovat k jedné VZM duplicitně z důvodu potřeby evidence různých variant nabídek.
Volba Zdroje financování
K příslušné VZM lze zaznamenat její způsob financování. Zdroj financí může být vybrán jeden nebo několik z předdefinované nabídky možností dle konkrétní situace (pole Název finančního zdroje). Vybraný zdroj je možno blíže popsat v poli Specifikace. Tato pole mají pouze evidenční charakter, zatímco další pole záznamu mají vazbu na ekonomické agendy iFIS*, a to konkrétně na modul Zakázky-projekty. Položky zdrojů financování, tj. NS, TA, Akce a KP je možno vyplnit hodnotami z již existujících záznamů v aplikaci Zakázky-Projekty, a tím tyto moduly vzájemně propojit. Přes tlačítko Detail je možno si prohlédnout detail konkrétní akce v aplikaci Zakázky-Projekty.
Obr. 07206/3 Volba Zdroje financování
Volba Dokumenty
V této záložce je umožněno zadavateli evidovat a případně uložit do databáze jakýkoliv dokument (v libovolném formátu) související s předmětnou VZM. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (dokument) vhodným způsobem nazvat (pole Název dokumentu) a označit, zda se jedná o dokumement doručený, odesílaný nebo interní (pole Směr).
Obr. 07206/4 Volba dokumenty - vložené dokumenty související s VZM
Pro specifikaci a popis dokumentu slouží pole Bližší popis uloženého dokumentu.
Pokud je dokument určen konkrétní osobě, je možno ji vybrat z číselníku osob a zapsat do pole Popis. Jestliže se jedná o korespondenci s dodavateli, pak lze k odesílanému nebo přijatému dokumentu zaevidovat konkrétního možného dodavatele (výběrem z nabídky subjektů již zapsaných v záložce Dodavatelé) v bloku Dodavatel (adresát / odesílatel). Ke zvolenému Názvu či jménu jsou případně z databáze dotaženy další známé údaje (Adresa, IČO, Kontakt).
Pomocí tlačítka Vlož je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru. Přes tlačítko Ukaž je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Tlačítko Vyjmi umožní vyjmout vložený dokument a uložit ho v adresáři PC.
Propojení se Spisovou službou
U každého dokumentu existuje možnost jeho propojení se Spisovou službou, a to v případě, že pořizovatel využívá aplikace iFIS*Spisová služba. Pokud dokument již má přidělen PID, pak lze tuto položku vyplnit výběrem z číselníku již existujících hodnot. Pokud dokument dosud nebyl evidován v iFIS*Spisová služba, pak může být přes tlačítko SPS zaevidován dokument ve funkci 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby (položky se předvyplní údaji z funkce 07206 - Evidence malých zakázek a PID vygenerován - jeho hodnota se uloží do stejnojmenného pole.
U dokumentu, kde již je pole PID vyplněno, je možno klávesou pro Volání číselníku zavolat funkci 09122 - Podací deník s dohledáním daného dokumentu přímo v příslušné složce aplikace Spisová služba.
Tlačítko Spis umožňuje ke každé VZM vygenerovat v iFIS*Spisová služba (pro příslušný spisový uzel) samostatný spis, do kterého by byly ukládány veškeré dokumenty vztahující se k dané VZM. Takto vytvořený spis ve svém názvu obsahuje interní číslo VZM.
Obr. 07206/5 Propojení se SPS - Výběr existujícího PID, náhled dokumentu a generování spisu
Horní pole Spis je možno také vyplnit ručně výběrem z již existujících spisů v iFIS*Spisová služba pro spisové uzly přístupné pořizovateli.
Tato hodnota je následně přednastavena pro jednotlivé dokumenty, které jsou přes tlačítko SPS provazovány s iFIS*Spisová služba.
V případě, že je dokument v aplikaci iFIS*Spisová služba součástí nějakého spisu, pak je tento údaj zobrazen v poli Spis.
Pole Číslo z PD je určeno a zpřístupněno pouze těm uživatelům, kteří vedou dokumenty ručně v Podacím deníku (nevyužívají aplikace iFIS*Spisová služba).
Pro možnost řídit propojení s iFIS*Spisová služba na úrovni spisů existuje v systému globální parametr VZM_GENS - Povolit z VZM generování/přiřazení Spisu? (pro doklady VZM v modulu SPS)
VZM_GENS [A/N/X] Povolit z VZM generování/přiřazení Spisu (pro doklady VZM v modulu SPS)
- A - generovat spis nebo umožnit výběr z existujících spisů
- N - pouze výběr z existujících spisů bez možnosti generovat spis
- X - zakázat výběr i generování spisů
Volba Další osoby
Pomocí volby "Další osoby" lze zaevidovat další osoby týkající se VZM (například schvalovatele VZM).
Obr. 07206/6 Volba "Další osoby"
Volba Vazby dokladů
Volba "Vazby dokladů" umožní připojit doklady týkající se VZM z úloh:
- 032 - Závazky
- 050 - Drobný majetek
- 058 - Dlouhodobý majetek
- 082 - Registr smluv
- 303 - Objednávky
Obr. 07206/7 Výběr úlohy pomocí klávesy pro "Seznam hodnot"
Volba Typ zveřejnění
Volba "Typ zveřejnění" umožňuje zaevidovat uveřejnění veřejné zakázky v různých informačních systémech (dle požadavků legislativy), a to včetně evidenčních čísel, které v jednotlivých systémech VZ uveřejněním získá (dostane přiděleno). Dále je možno evidovat URL odkazy na uveřejnění veřejných zakázek v různých informačních systémech a následně spustit evidovaný odkaz tlačítkem "Ukaž" za účelem prohlédnutí veřejné zakázky v daném systému (např. profil zadavatele, věstník VZ, elektronické tržiště, atd.). V rámci každého uveřejnění je veřejné zakázce přiděleno evidenční číslo v definované struktuře.
Obr. 07206/8 Záložka "Typ zveřejnění"
Pro možnost využívat tuto funkcionalitu záložky "Typ zveřejnění" je potřeba ze strany správců iFIS* nadefinovat jednotlivé typy zveřejnění ve formuláři 00310 - Správa jádrových domén. Nový typ domény "Typ zveřejnění veřejné zakázky" je prázdný (bez naplnění) a k doméně je potřeba nadefinovat nastavení kontextových přístupů (formulář 00212 - Přístupy uživatelů dle kontextu).
Předpokládané využití je pro výkaznictví CSUIS, kde je požadována také evidence veřejných zakázek. Vybraný záznam z evidenčním číslem by bylo možné následně dotahovat do výkazů PKP/PAP.
Záložka Seznam
Seznam kvalifikovaných dodavatelů je tvořen průběžně pro jednotlivé iniciátory VZM, kteří následně pro oslovení dodavatelů v dalších VZM mohou využít prověřené a osvědčené firmy zde uložené.
Obr. 07206/9 Vytvořený "Seznam kvalifikovaných dodavatelů"
Vytváření seznamu kvalifikovaných dodavatelů
Nový záznam do Seznamu je možno pořídit následujícími způsoby:
- zápisem volným textem
- zápisem přes číselník organizací
- přidáním záznamu přes tlačítko Přidat do seznamu v záložce "Zakázky"/volba "Dodavatelé"
Popis polí seznamu kvalifikovaných dodavatelů
- P - umožňuje dočasně zneplatnit záznam v seznamu, nezatržený záznam se nezobrazuje při výběru dodavatele ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů (při evidenci dodavatelů VZM)
- Druh evidence - udává, jakým způsobem byl (bude) pořízen záznam do seznamu
- Iniciátor - udává osobu (z číselníku osob), pro kterou je udržován seznam
- Název, jméno - název nebo jméno firmy (organizace), pořizováno volným textem nebo z číselníku organizací
- IČO - identifikační číslo organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
- Adresa - adresa organizace, dotaženo z číselníku organizací nebo doplněno volným textem
- Kontakt - kontakty a spojení na organizaci doplňované volným textem
- Obor podnikání - specifikace zaměření organizace, čím se zabývá (volným textem)
- Poznámka - jakékoliv další vlastní poznámky vztahující se k řádku subjektu (volným textem)
Záložka Šablony
Tato záložka je určena pro uložení vlastních šablon písemností používaných dle zvyklostí zadavatele pro VZM. Vkládané soubory mohou být pořízeny v jakémkoliv formátu.
Vkládání probíhá stejným způsobem jako u volby Zakázky/Dokumenty. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (šablonu) vhodným způsobem nazvat (pole Popis). Pomocí tlačítka Vlož je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným Názvem souboru.
Přes tlačítko Ukaž je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení). Pokud chceme šablonu použít, je nutno otevřený soubor uložit do vybraného adresáře uživatele a zde provést doplnění a úpravy dokumentu pro konkrétní účel. Písemnost v konečném znění je vhodné uložit k ostatním souvisejícím dokladům ve volbě Zakázky/Dokumenty.
Obr. 07206/10 Seznam šablon používaných pro VZM s otevřením a uložením šablony pro vytvoření konkrétní písemnosti VZM
Záložka Univerzální náhradníci
Záložka "Univerzální náhradníci" je pro běžného uživatele nepřístupná. Přístup je umožněn pouze osobě, která má alespoň u jedné uživatelské role přiřazen přístup k nové akci VZMEVID_NAHRU.
V této záložce mohou být určeny náhradní osoby, které tím při zaktivnění získají přístup pro editaci záznamů u všech pořízených VZM určenými pořizovateli VZM (volba zaškrtávátky v pravém bloku). Je doporučeno využít pouze v případech, kdy zadávání je centralizováno na 1 nebo omezený počet pracovišť, případně ještě ošetřit vnitřními předpisy.
Do položky Univerzální náhradník je možno vybrat osoby z číselníku osob. Do pole Poznámka lze provést jakýkoliv související záznam volným textem. V poli Osoba pořizovatele je seznam dosavadních pořizovatelů VZM, k jejichž evidovaným VZM mohou náhradníci získat Přístup. Položka Použít? (propojená se zatrhávátkem) slouží k aktivaci osoby pro přístup k editaci záznamů. Je možno zaevidovat i zaktivnit libovolný počet náhradních osob.
Obr. 07206/11 Evidence malých zakázek (univerzální náhradníci)
Rozšíření rozhraní s VERSO*eLL – vazba na VZ/VZM
Bylo rozšířeno datové rozhraní s aplikací VERSO*eLL o vazbu na:
- veřejné zakázky (VZ)
- zakázky malého rozsahu (VZM)
Při změně čísla VZ nebo VZM v aplikaci Verso*eLL se podle nastavení parametrů ve funkci 00340 – Parametry pro generování zpráv do úkolovníku:
- buď automaticky přepíše číslo VZ/VZM také v iFIS* do hlavičky závazku
- nebo se vygeneruje úkol do Úkolovníku, který čeká na splnění
Navazující funkce:
- 07201 - Přehled malých zakázek
- 07207 - Evidence malých zakázek - prohlížení
- 01110 - Číselník organizací
- 01103 - Číselník středisek
- 01111 - Číselník osob
Volané sestavy:
- 07201 - Veřejné zakázky malého rozsahu
