Zveřejňování objednávek

	Pozor
	Tato dokumentace je platná pro verzi iFIS*11.15 a vyšší a je určená pro instalace s implementovanými moduly iFIS*Objednávky, iFIS*Registr smluv a případně iFIS*Spisová služba.

Z důvodu potřeby zveřejňování objednávek na portále ISRS dle platné legislativy byl upraven vzhled a ovládání formulářů v modulu iFIS*Objednávky. Pro určení, zda ne/má dojít k uveřejnění objednávky slouží položka Zveřejnit v ISRS. V bloku Data pro RS lze poté vyplnit přes tlačítko nebo ručně data pro založení smlouvy v iFIS/Registr smluv a následně přes tento modul uveřejnit.

Obr. Schéma zveřejňování objednávek v iFIS*

Postupy a doporučení pro zveřejnění objednávek

Doporučení k realizaci pro přenos dat objednávky a generování smlouvy v iFIS/Registr smluv:

Tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS je samostatně administrovatelné pro přístup uživatelů.
Tlačítko lze nadefinovat pouze roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů.

Tlačítko	Akce
Odeslat ke zveřejnění do RS	BUT_OBJ_ZVER

Pro zveřejňování objednávek jsou určeny dva aplikační parametry pro úlohu 303 - Objednávky:

• ZVER_OBJ - text předřazovaný v položce Naše číslo v generované smlouvě vzniklé pro zveřejnění objednávky
• ZV_RSTYP - ID předmětného typu smlouvy generované z objednávky pro účely zveřejnění v ISRS

Obr. 1 Aplikační parametry ZVER_OBJ a ZV_RSTYP

	Pozor
	Parametry nejsou automaticky založeny, mohou být v případě potřeby zaevidovány ručně správcem iFIS*.

	Pozor
	Pokud není parametr ZVER_OBJ vůbec zaevidován, pak je defaultně generován prefix OBV_   jako text předřazený v položce Naše číslo v generované smlouvě vzniklé pro zveřejnění!

	Pozor
	Pokud je při zveřejňování objednávek v parametru ZV_RSTYP zadáno neexistující nebo neplatné id předmětného typu smlouvy, pro generovanou smlouvu ke zveřejnění je použit platný předmětný typ s nejnižším id.

Postup realizace přenosu dat objednávky a generování smlouvy v iFIS/Registr smluv:

1. U objednávky určené ke zveřejnění je nutné, aby uživatel určil, jestli se objednávka ne/bude zveřejňovat, a to na jejím detailu ve formuláři 30333 - Objednávka - detail výběrem možnosti Ano v položce Zveřejnit v ISRS v bloku Data pro RS. Při pořízení nebo kopii objednávky musí být položka Zveřejnit v ISRS povinně uživatelem vyplněna.

Obr. 2 Doplnění hodnoty "Ano" do položky "Zveřejnit v ISRS" v detailu objednávky ve formuláři 30335 - Objednávka - detail

2. Pokud je v položce Zveřejnit v ISRS nastavena hodnota Ne nebo Určit, pak není možné v bloku Data pro RS zaevidovat žádné údaje. Pokud je v položce Zveřejnit v ISRS nastavena hodnota Ano, lze následně vyplnit data pro přenos do RS (ke zveřejnění) v položkách bloku Data pro RS a nebo je načíst stiskem tlačítka Data pro RS.

	Tip
	Stiskem tlačítka Data pro RS se do bloku předvyplní aktuální data z definovaných položek objednávky (pokud jsou vyplněna), data lze před samotným odesláním do RS libovolným způsobem ručně upravit.

	Poznámka
	Před samotným odesláním do RS lze použít tlačítko Data pro RS opětovně, a tím blok s údaji vymazat a aktualizovat novými daty z objednávky.

Obr. 3 Dotaz na smazání dat v bloku "Data pro RS"

Na povinnost vyplnění všech údajů je uživatel upozorňován v kontrolním info okně. Pro kontrolu může uživatel použít tlačítko Kontroly, čímž se mu zaktualizují hlášení v kontrolním info okně.

	Pozor
	Bez vyplnění všech povinných položek v bloku Data pro RS není aktivní a nelze použít tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS.

Mezi povinné položky bloku Data pro RS patří:

• Zveřejnit v ISRS - indikace, zda má být objednávka uveřejněna v ISRS s možnostmi Ano/Ne/Určit
• NS - středisko odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky NS ze zdroje financování.
• Osoba - osoba odpovídající za zveřejňovanou objednávku/smlouvu, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Konečný příjemce / Vyřizuje.
• Datum potvrzení - datum vystavení/potvrzení objednávky dodavatelem, výchozí nastavení položky se přebírá z položky Datum
• Předmět - textová položka pro výstižný popis Předmětu objednávky, nepředvyplňuje se

• Cena - nepovinná položka, přebírá se z položky Cena pro tisk (včetně informace o DPH a měny)

Povinné je také, aby objednávka ke zveřejnění měla v bloku Komu záznam z číselníku organizací.

3. Zveřejňovaná data na portále ISRS musí obsahovat i text objednávky v elektronické podobě. Kontrolní info okno proto upozorňuje uživatele, aby nezapomněl vložit soubor objednávky do přílohy (záložka Dokumenty či formulář 11002 Přílohy a dodatkové informace k dokladu - uložit nejlépe ve formátu PDF nebo DOCX). Vložit lze ručně a nebo využít některý z reportů ve VTS a volbu do přílohy.

	Pozor
	V přílohách objednávky je nadefinován nový Typ dokumentu - Veřejné. Doporučujeme záznamy o příloze, které mají být předmětem zveřejnění v ISRS již na úrovni objednávky označit jako Veřejné.

4. Po vyplnění dat (všech povinných údajů) v bloku Data pro RS lze provést jejich odeslání do RS tlačítkem Odeslat ke zveřejnění do RS, a tím vygenerovat nový záznam o smlouvě v iFIS*Registr smluv

Obr. 4 Dotaz na uložení a odeslání ke zveřejnění do RS

Obr. 5 Zapsání čísla smlouvy a neaktivní tlačítko "Odeslat ke zveřejnění do RS"

• do položky Naše číslo se přebírá číslo objednávky, které může být v závislosti na nastavení doplněno prefixem
• do položky Předmět se přebírá text z Předmětu objednávky
• do položky Právní typ smlouvy je defaultně nastaveno "Objednávky vystavené"
• do položky Předmětný typ smlouvy se dotahuje hodnota z parametru ZV_RSTYP, pokud není vyplněn, tak libovolný typ
• do položky Strana se přebírají údaje z bloku Komu v objednávce; vygenerovat smlouvu lze jak z objednávky s typem partnera Firma (F), tak i Osoba (O) i Externí (N)
• do položky Zodpovídá NS se přebírá hodnota z NS (blok Data pro RS) v objednávce
• do položky Odpovědné osoby se přebírá hodnota z položky Osoba (blok Data pro RS) v objednávce
• do položek Zdroje financování se přebírají položky z NS/TA/A/KP z objednávky
• do položky Plán v bloku Plnění ze závazků bez DPH se přebírají údaje z položek Cena v objednávce

	Pozor
	Do položky Plán v bloku Plnění ze závazků bez DPH se přebírají údaje z položek Cena v objednávce pouze za předpokladu, že Cena v objednávce není uvedena včetně DPH!

Do objednávky se zpět z iFIS/Registr smluv dostává číslo vygenerované smlouvy - položka Číslo smlouvy.

5. Další postup zveřejnění objednávky přes vygenerovanou smlouvu se shoduje se standardním postupem zveřejňování smluv.

Stav zveřejnění smlouvy se automaticky propaguje do položky Stav zveřejnění v objednávce.

6. Z položky objednávky Číslo smlouvy může oprávněný uživatel pomocí kláves CTRL + A vyvolat detail smlouvy ve formuláři 08202 - Registr smluv.

	Pozor
	Detail vygenerované smlouvy pro uveřejnění je zatím možné z objednávky otevřít pouze ke čtení bez možnosti následné editace nebo realizace vlastního zveřejnění na záložce Zveřejňovací doložka.

Obr. 6 Vyvolání detailu vygenerované smlouvy

Objednávky vytvářené k existujícím (již zveřejněným) smlouvám v iFIS/Registr smluv (např. k rámcovým smlouvám)

Obr. 7 Příklad existující rámcové smlouvy

Vytvoření objednávky s vazbou na již existující smlouvu (číslo smlouvy je uvedeno v položce Smlouva):

Obr. 8 Objednávka s vazbou na již existující smlouvu

Z vytvořené objednávky vygenerování samostatné smlouvy ke zveřejnění přes tlačítko Odeslat ke zveřejnění do RS (hodnota v položce Číslo smlouvy):

Obr. 9 Objednávka po vygenerování smlouvy ke zveřejnění

Vygenerovaná smlouva ke zveřejnění má v položce Nadř.sml. uvedenou hodnotu původní/prvotní rámcové smlouvy (vzájemné provázání obou smluv):

Obr. 10 Náhled vygenerované smlouvy s vazbou na nadřízenou smlouvu

Pokud původní/prvotní rámcová smlouva již byla zveřejněna, pak do Zveřejňovací doložky vygenerované smlouvy se po použití tlačítka Načíst data ke zveřejnění doplní také ID/Číslo smlouvy z ISRS nadřízené smlouvy (do položky Navázaný záznam):

Obr. 11 Zveřejňovací doložka smlouvy s vazbou na uveřejnění nadřízené smlouvy

	Pozor
	Položka Navázaný záznam bude v budoucnu zakomponována do XML souboru metadat pro ISRS pro možnost propojování záznamů smluv také přímo na portále ISRS.

Úpravy spojené se zveřejňováním objednávek

Upraveny byly následující formuláře:

• 30333 - Objednávky - vstup
• 30335 - Objednávky - detail
• 30217 - Deníky objednávek
• 08202 - Registr smluv

Nejvíce změn bylo provedeno ve formuláři 30335 - Objednávky - detail, v němž byl upraven vzhled a ovlivněna i další jeho funkcionalita:

• zvětšením formulářového okna
  
  
• přesunutím některých položek na jiné místo formuláře
  
  
• zjednodušením možnosti pořízení objednávky, kdy záznam není nutno ukládat při přechodu z horního bloku hlavičky do dolního bloku řádků (není vyvolán dialog pro možnost uložení záznamu)
  
  
• doplněním kontrolního infookna s tlačítkem Kontroly pro aktualizaci upozornění v kontrolním infooknu (podobné kontrolní infookno dosud existuje ve formulářích závazků a pohledávek), ve kterém mohou být uživatelé průběžně upozorňováni například na tyto stavy:
  • Nejsou doplněny povinné údaje – zobrazí se v případě, že nejsou vyplněny všechny povinné položky formuláře (pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano, jsou povinnými také všechny přístupné položky uvedené v bloku Data pro RS
  • Vyberte firmu z číselníku organizací - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a blok Partnera (položky Komu) není typu Firma
  • Doplňte přílohu ke zveřejnění - zobrazí se, pokud je položka Zveřejnit v ISRS nastavena na hodnotu Ano a příloha označená typem dokumentu Veřejná příloha dosud není vložena
  • Překročen fin. limit pro zveřejnění - limit se kontroluje na položku Cena pro tisk, upozornění se v kontrolním infookně objeví, když se finanční limit nastavený v příslušném deníku objednávek (ve formuláři 30217 - Deníky objednávek pod položkou Limit zveřejnění) rovná nebo je překročen a v poli Zveřejnit v ISRS není hodnota Ano (předpokladem je také, že měna objednávky se shoduje s měnou nastavenou v deníku)
    
    
• doplněním bloku Data pro RS určeného pro doplnění dat určených k přenosu a vygenerování smlouvy a možnosti následného zveřejnění objednávek v ISRS, který obsahuje tyto položky:
  • Zveřejnit v ISRS - indikace, zda má být objednávka zveřejněna s hodnotami Ano/Ne/Určit
  • NS – středisko odpovídající za smlouvu
  • Osoba – osoba odpovídající za smlouvu
  • Cena – finanční částka s měnou a s rozlišením, zda je cena uvedena bez DPH nebo včetně DPH
  • Datum potvrzení – datum vystavení/potvrzení objednávky
  • Předmět – popis předmětu objednávky ke zveřejnění
  • Číslo smlouvy – číslo vygenerované smlouvy ke zveřejnění
  • Stav zveř. – stav zveřejnění smlouvy/objednávky (přebíráno z příslušné smlouvy)
    
    
• doplněním tlačítka Odeslat ke zveřejnění do RS, které:
  • umožní objednávku odeslat do iFIS*Registru smluv a založit novou smlouvu (ke zveřejnění)
  • je samostatně administrovatelné pro přístup uživatelů přes akci BUT_OBJ_ZVER, lze nadefinovat pouze roli ve formuláři 00210 - Správa uživatelů a přístupů
  • je aktivní pouze při splnění nadefinovaných podmínek (např. položka Zveřejnit v ISRS = Ano, vyplnění všech povinných položek bloku Data pro RS, …)

Obr. 12 Formulář 30335 - Objednávky - detail

V souvislosti se zveřejňováním objednávek byly provedeny i další úpravy:

• pro snadnější vyhledání objednávek určených ke zveřejnění je v přehledovém formuláři 30333 - Objednávky - vstup určen sloupec Zveř. s hodnotami Ano, Ne, Určit

Obr. 13 Sloupec "Zveř." v přehledovém formuláři 30333 - Objednávky - vstup

• v deníku objednávek ve formuláři 30217 - Deníky objednávek se nachází položka Limit zveřejnění pro možnost určení limitní finanční částky objednávky, nad kterou je povinnost zveřejňování v ISRS

	Poznámka
	Měna je do položky Limit zveřejnění přebírána z nastavené povinné položky Měna.

Obr. 14 Položka "Limit zveřejnění" ve formuláři 30217 – Deníky objednávek

• tisk výpisu dat pro zveřejnění v ISRS je umožněn pomocí tiskové sestavy 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS.

	Pozor
	Data do reportu jsou přebírána především z položek bloku Data pro RS, jejich hodnoty tedy musí být vyplněny.

Obr. 15 Tisková sestava 10135/30335 - Výpis dat pro zveřejnění v ISRS

	Poznámka
	Obsah a strukturu dat lze případně částečně upravit prostřednictvím R_SQL parametru 10135_OBJ_ISRS dle požadavků zákazníka (zakázková služba).

	Tip
	Vložení souboru reportu z VTS do přílohy objednávky – přes volbu "do přílohy" ve VTS. Následně po vložení je ještě potřeba doplnit Typ dokumentu = Veřejné.

Obr. 16 Vložení souboru reportu z VTS do přílohy objednávky

Obr. 17 Doplnění typu dokumentu = Veřejné

• na tiskových sestavách objednávek lze tisknout také tzv. doložku, která může obsahovat například smluvní ujednání o zveřejnění v ISRS:
  • pokud je nadefinována, zobrazuje se pod tiskovým polem Vystavil/Razítko + Podpis
  • ovlivněna může být libovolnými podmínkami JEN KDYŽ a JEN V PŘÍPADÉ
  • text doložky se generuje dynamicky pomocí příkazu v R_SQL parametru následovně:

Tisková sestava	R_SQL parametr
13010/30333 - Objednávka (hromadný tisk)	13020_OBJ_DOLOZKA
13016/30335 - Objednávka (Německy)	13016_OBJ_DOLOZKA
13020/30335 - Objednávka	13020_OBJ_DOLOZKA
13021/30335 - Objednávka (Anglicky)	13021_OBJ_DOLOZKA

	Poznámka
	Doložka může být pro každý typ objednávky jiná.

	Pozor
	Výchozí nastavení R_SQL parametru si je nutné vyžádat přes aplikaci Helpdesk a pracovníky BBM.