Zveřejňování smluv pro uživatele iFIS verze 11.14

V tomto dokumentu jsou doporučení pro uživatele verze iFIS 11.14., která obsahuje první přírůstek SW podpory pro zveřejňování smluv a objednávek dle zákona 340/2015 Sb. Od termínu instalace upgrade na verzi 11.14. do doby instalace patch 1609 (konec září 2016) platí následující doporučení a postupy.

0. Zkontrolovat/doplnit a upravit nový číselník 08208 - Typy smluv (původně systémová doména) a číselné řady pro RS – úloha 082
   1. Pro právní typy jsou založeny 4 systémové záznamy: Rámcová smlouva, DNS, Objednávky přijaté a Objednávky vystavené. Doporučuje se označit stávající rámcové smlouvy a smlouvy DNS novými příznaky právního typu. Lze přidat další právní typy. Právní typ je nepovinný údaj.
   2. Předmětné typy smluv jsou převzaty dle původního nastavení ve verzi 11.13., přičemž první znak(y) v komentáři řídí generování čísla smlouvy, je-li na instalaci aktivní. Doporučuje se provést kontrolu, případně reorganizaci tohoto číselníku s ohledem na nové širší použití RS, zveřejňování objednávek, další uživatele RS a jejich kompetence. Předmětný typ je povinný a oprávnění k záznamům RS je řízeno kontextovými přístupy k předmětnému typu smlouvy.
   3. Zkontrolovat/revidovat nastavení generátoru číselné řady RS. Od verze 11.14. lze do číselné řady použít více jak jeden znak zleva z hodnoty Komentář typu smlouvy.
1. Všechny smlouvy řádně evidovat v iFIS/Registr smluv (RS) a u smluv nad 50 tis dále:
   1. Do textů smluv doplnit zveřejňovací doložku (viz samostatný dokument CRP 16)
   2. Zajistit text smlouvy v elektronické podobě ve verzi pro zveřejnění (nikoliv prostý sken)
   3. Uložit zveřejňovaný text smlouvy do dokumentů smlouvy v iFIS/RS
   4. Zveřejňované smlouvy označovat příznakem „Zveřejnit=ANO“ v záhlaví smlouvy
   5. Doplňovat novou kategorii Právní typ smlouvy zejména pro rámcové smlouvy, smlouvy DNS.
2. Všechny objednávky řádně vystavovat v iFIS/Objednávky a u objednávek nad 50 tis dále:
1. Do textů objednávek doplnit zveřejňovací doložku
2. Objednávku uložit ve formátu PDF jako přílohu záznamu v iFIS/Objednávky
3. Doporučuje se zveřejňované objednávky zaevidovat také jako smlouvu v iFIS/RS s právním typem smlouvy Objednávka přijatá nebo Objednávka vystavená a při odesílání do ISRS postupovat shodně jako u běžných smluv.
3. Připravit data pro zveřejnění na nové záložce iFIS/RS-Zveřejňovací doložka
1. Metadata pro zveřejnění se do záložky přebírají z ostatních údajů smlouvy a lze je upravit. Stavy zveřejnění jsou v kompetenci uživatele.
2. Vlastní stranu neuvádět, bude doplněna automaticky dle odesílající datové schránky
3. Do pole eMail uvést adresu referenta, který je odpovědný za zveřejnění (automaticky je předvyplněn kontakt na aktuálního uživatele)
4. Vybrat správné soubory určené ke zveřejnění
5. Po ukončení přípravy metadat a příloh odemknout blok ISRS a nastavit stav záznamu „Připraveno ke zveřejnění“
6. Vygenerovat XML soubor přímo ve formuláři iFIS/RS. XML soubor se uloží mezi dokumenty smlouvy s typem dokumentu „ISRS“ a současně se na lokální disk uloží XML soubor s metadaty a všechny soubory příloh ve stavu „připraveno ke zveřejnění“
4. Odeslat soubory ke zveřejnění prostřednictvím Spisové služby a ISDS na adresu Informačního systému registru smluv MV ČR (ISRS): whbt3kp
1. Záznam ve Spisové službě provést přímo z Registru smluv, levá nástrojová lišta, tlačítko „SPS“ (tím dojde po uložení k propojení připravené datové zprávy o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS)
2. Pro záznamy SPSL týkající se zveřejňování v ISRS doporučujeme použít nový typ dokumentu Datová zpráva k RS
3. Soubory příloh je nutné připojit ve správném pořadí: jako první musí být připojen XML soubor s metadaty, další přílohy již v libovolném pořadí
4. V případě využívání spisů doporučujeme připravenou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě vložit do předem založeného spisu příslušné smlouvy
5. Předat připravenou datovou zprávu příslušnému spisovému uzlu k odeslání do datové schránky ISDS
5. Zkontrolovat výsledek zveřejnění, případně sjednat nápravu a odeslat nové zveřejnění
1. Kontrola přímo na portále MV ČR jen v krajním případě – zdlouhavé bez identifikátoru smlouvy, nebo
2. Kontrola podle datových zpráv zasílaných z ISRS do datové schránky, nebo
3. Kontrola podle zpráv zasílaných z ISRS do emailu referenta.
6. Zaevidovat úspěšné zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka
1. Při úspěšném zveřejnění odemknout blok „ISRS“, změnit stav na „Zveřejněno“, zapsat datum zveřejnění, číslo smlouvy, číslo verze ISRS a URL odkaz.
2. Je-li datum účinnosti OD nevyplněno, je automaticky nastaveno podle data zveřejnění smlouvy. Je-li datum účinnosti OD vyplněno při založení smlouvy, automaticky se vytvoří záznam v úkolovníku s pokynem na vyřešení konfliktu dat.
3. Odemknout blok metadat a nastavit stav úspěšně zveřejněných dokumentů na „Zveřejněno“.
4. Soubory přijatých zpráv z ISRS uložit do dokumentů smlouvy v záložce Dokumenty.
5. V případě chyby zveřejnění opravit zdroj chyby a provést odeslání opakovaně.
6. V případě oprav metadat a dodatečného zveřejnění příloh se změní číslo zveřejněné verze. Je nutné nové číslo verze upravit v poli Verze smlouvy a v poli URL odkaz. Datum zveřejnění ponechat vyplněné datem prvního úspěšného zveřejnění smlouvy!
7. Řízení stavů zveřejnění je v kompetenci uživatele.
8. Dále je doporučené propojit přijatou datovou zprávu o zveřejnění smlouvy ve spisové službě se záznamem v iFIS/RS (a v případě využívání spisů vložit datovou zprávu do spisu příslušné smlouvy)
7. Zaevidovat úspěšné zveřejnění objednávky v iFIS/Objednávky
1. V případě doporučeného zaevidování objednávek jako smlouvy v iFIS/RS se postupuje při evidenci zpětných zpráv z ISDS stejně jako u běžných smluv.

V dalším textu následuje podrobnější návod s příklady doporučených postupů:

1. Příprava dat pro ISRS - vytvoření souboru XML dat smlouvy k uveřejnění (v nové záložce v iFIS/RS)
   • Data a stavy zveřejnění na záložce Zveřejňovací doložka jsou plně v kompetenci uživatele.
   • Tlačítko Odeslat ke zveřejnění je aktivní pouze ve stavu Připraveno k odeslání
   • Při prvním zveřejnění (není vyplněn datum zveřejnění nebo není vyplněno číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor zverejneni.xml
   • Při opakovaném zveřejnění (je vyplněno datum zveřejnění a číslo smlouvy ISRS) se generuje soubor modifikace.xml.
   • Do výstupu jsou zahrnuty všechny dokumenty ve stavu Připraveno ke zveřejnění, a to i opakovaně!
   • Tlačítko Zrušit zveřejnění je aktivní vždy, ale výstupní soubor znepristupneni.xml se generuje pouze, když je vyplněno číslo smlouvy ISRS.
   • Vyplnění metadat k uveřejnění (záložka Zveřejňovací doložka – využití tlačítka Načíst data ke zveřejnění)
   
   Obr. 1 Záložka "Zveřejňovací doložka"
   • Výběr souboru textu smlouvy k uveřejnění (případně dalších příloh)
   • Uvedení správné e-mailové adresy pro zaslání potvrzení o ne/uveřejnění
   • Vytvoření a uložení souboru XML dat (přes tlačítko Odeslat ke zveřejnění) do připraveného adresáře

   
   

   

   Obr. 2 Vyplnění údajů na záložce "Zveřejňovací doložka"

   
   

2. Vytvoření záznamu Datové zprávy v iFIS/SPS
• Vytvořit záznam ve spisové službě lze přímo ze záznamu v Registru smluv prostřednictvím ikony SPS v levé nástrojové liště:
Obr. 3 Ikona SPS v levé nástrojové liště ve formuláři 08202 - Registr smluv
• Datovou zprávu je možno připravit a zaevidovat na jakémkoliv pracovišti spisové služby/spisovém uzlu:
• Vyhledání ID DS ISRS - identifikátor datové schránky Registru smluv (Ministerstvo vnitra) je whbt3kp
Obr. 4 Vyhledání ID DS ISRS ve formuláři 00225 - Vyhledávání Datové schránky
• Zaevidování záznamu o DZ (doporučujeme použít nový Typ dokumentu Datová zpráva k RS zaevidovaný v Číselníku typů dokumentů pro odlišení těchto Datových zpráv)

Obr. 5 Zaevidování záznamu o datové zprávě ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• Vložení příloh DZ - nutno dodržet pořadí: 1. XML data = hlavní příloha 2. Text smlouvy případně další přílohy (v jakém byly vkládány pro vytvoření XML) = vedlejší přílohy, položka Typ dok. nemá zatím žádný význam
Obr. 6 Vložení příloh datové zprávy ve formuláři 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• Předání na příslušný SU, který má oprávnění k odesílání DZ do ISDS
• Odeslání do ISDS
Obr. 7 Odeslání do ISDS přes formulář 09137 - Předávací formulář
• Zaevidovaný záznam o odeslané DZ k uveřejnění (včetně stažených doručenek a vlastní autentizované DZ v příloze)

Obr. 8 Zaevidovaný záznam ve formuláři 09122 - Podací deník
Obr. 9 Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník




3. Přijatá odpovědní DZ o výsledku uveřejnění v ISRS
   • DZ importovaná a zaevidovaná v iFIS/SPS – úspěšně zveřejněná
   
   Obr. 10 Úspěšně zaevidovaný záznam ve formuláři 09122 - Podací deník
   Obr. 11 Záložka "Přílohy" ve formuláři 09122 - Podací deník s úspěšně zveřejněným záznamem
   • Detail odpovědní DZ
   
   Obr. 12 Detail odpovědní DZ
   • Případně detail mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění
   
   Obr. 13 Detail e-mailového potvrzení o úspěšném uveřejnění

   	Poznámka
   	Přílohy mailu nebo DZ je možné vložit jako přílohy k záznamu smlouvy v RS nebo je možné využít propojení záznamů iFIS/SPS a iFIS/RS (viz níže – bod D.) → následně u záznamu smlouvy jsou navázány příslušné PIDy dokumentů (přes CTRL+A si lze prohlédnout jejich detail včetně příloh).

   
   

   • Přílohy je možno zobrazit také jako Související přímo u smlouvy.
   
   Obr. 14 Zobrazení souvisejících příloh ve formuláři 08202 - Registr smluv
4. Provázání dokumentů k uveřejnění smlouvy s příslušným záznamem v Registru smluv
   • Vazba dokumentu na RS
   
   Obr. 15 Vazba dokumentu na RS ve formuláři 09122 - Podací deník
   Obr. 16 Vazba dokumentu na RS ve formuláři 08202 - Registr smluv
5. Vzájemné provázání souvisejících dokumentů k uveřejnění smlouvy
   • Přes iniciační PID a související dokumenty
   • Přes spisy
   
   Obr. 17 Dokumenty související s PID
   Obr. 18 Dokument s navázanými PID ve formuláři 09144 - Spisy
6. Doplnění evidence o zveřejnění smlouvy v iFIS/RS – Zveřejňovací doložka
   • Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění (z doručené DZ či mailu – viz bod C.)
   
   Obr. 19 Podklad pro doplnění údajů o zveřejnění
   • Doplnění evidence u smlouvy – Číslo smlouvy ISRS, Číslo verze ISRS, Datum zveřejnění
   
   Obr. 20 Doplnění evidence u smlouvy ve formuláři 08202 - Registr smluv
   • Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv (přes otevřený URL odkaz)
   
   Obr. 21 Zveřejněné údaje v centrálním registru smluv