Man03328

03328 * Odběratelská kaktura

Pořízení hlavičky

Některé položky v hlavičce jsou předvyplněny podle toho, jak jsou definovány v deníku. Zde je možné je ještě opravit. Interní číslo faktury bude přiřazeno až při zápisu údajů do databáze a nelze jej nikdy změnit. Každý zápis provádí kontroly správnosti a úplnosti vyplněných údajů a výsledek určuje stav dokladu. Touto funkcí postupně měníme doklad ze stavu Chybový přes stavy Doplněn a Uzavřen do stavu Kontován.

Aby bylo možno fakturu uzavřít, musí být v hlavičce vyplněny tyto položky :

• Období - měsíc/rok (dvoumístně)
• Datum plnění - datum zdanitelného plnění
• Datum pořízení
• NS/TA/A/KP - zdroj financování, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  • Nákladové středisko - číslo nákladového střediska z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  • Číslo typu akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
  • Název akce - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je vyplněn Typ akce
  • Komplexní položka - z nabídky, musí být vyplněno, jestliže je tak nastaveno v tabulce lokálních parametrů
• Firma - z číselníku firem, na místě názvu firmy lze předvyplnit buď část názvu nebo část IČO, po stisku klávesy nabídky se přepíše na název, existuje-li jednoznačná shoda s číselníkem
• Způsob úhrady - před vyplněním této položky je nutno vyplnit výše uvedenou Firmu partnera, pak lze Způsob úhrady vybrat z nabídky způsobů úhrady
• Formát č.vl.b.účtu - způsob zobrazení čísla vlastního bankovního účtu. Tři možnosti, předvyplněno podle státu odběratele. Možno z nabídky změnit.
• Vlastní b. účet - z číselníku vlastních účtů
• Variabilní symbol - číslo faktury bez lomítek a pod.
• Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů
• Datum splatnosti
• Typ řádku - z nabídky typů řádku

V hlavičce faktury mohou být vyplněny tyto položky :

• PID - identifikační číslo písemnosti (propojení do modulu Spisové služby)
• Číslo smlouvy - z nabídky. Je-li vyplněno a existují-li řádky faktury, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy. Po jeho užití lze vytvořit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet
• Fakturační nákl. stř. - jestliže má být na tištěném dokumentu fakturační adresa odlišná od adresy vlastní firmy, je možno vyplnit tuto položku z nabídky. V nabídce jsou pouze ta nákladová střediska, která mají ve svém číselníku vyplněnu adresu.
• Referent - z číselníku osob
• Schvaluje - z číselníku osob
• Popis dodávky - libovolný text
• DIČ odběratele - z číselníku firem
• Konečný příjemce - podle nastavení lokálního parametru {{Parametrizace#ODLISPOF|ODLISPOF]] jsou buď v nabídce pouze firmy subjektu vybraného ve výše uvedené položce Firma nebo nabídka obsahuje všechny firmy
• Zpráva pro odběratele - libovolný text
• Objednávka -
• Číslo dodacího listu - libovolné číslice
• Přílohy - libovolný text

Vlastní účet předurčuje, na který účet má být faktura proplacena. Typ formátu řádku lze měnit u faktur jen tehdy, když nejsou vytvořeny žádné řádky nebo když jsou řádky zrušeny. Je možno volit z těchto typů formátu řádek :

• Typ řádku 2 - MJ, množství, cena za MJ, základ DPH, DPH, cena celkem
• Typ řádku 4 - MJ, množství, cena za MJ s DPH, cena celkem, DPH
• Typ řádku 6 - MJ, množství, cena za MJ v cizí měně, celkem v cizí měně, celkem CZK
• Typ řádku 7 - MJ, množství, cena za MJ v cizí měně, základ DPH v cizí měně, DPH v cizí měně, celkem v cizí měně, základ DPH v CZK, DPH CZK, celkem CZK

Řádky faktury lze pořizovat i v případě, že nejsou správně doplněny všechny údaje v hlavičce. Řádky se objeví a lze je vyplnit po zapsání hlavičky a vybráním nápisu Řádky z okénka.

Obr. 03328/1 Pořízení odběratelské faktury - hlavička

Zahraniční faktura

Zahraniční fakturu lze pořídit z odběratelského deníku, který má vyplněnu položku Měna jiným obsahem než měna, která je uvedena v tabulce globálních parametrů u položky MENA. Při pořízení faktury se měna převezme z deníku a ve faktuře ji není možno měnit. Typ formátu řádků se předvyplní podle deníku a lze jej změnit. Před pořízením řádek je nutno doplnit kursovní lístek o přepočet měny buď ke dni vystavení faktury nebo k datu uskutečnění zdanitelného plnění podle toho, jak je nastaven lokální parametr ODKURS. Na kursovní lístek se dostaneme tlačítkem Doplnění číselníku z položky Měna. Datum vystavení zahraniční faktury (popř. datum uskutečnění zdanitelného plnění) lze měnit jen tehdy, když nejsou pořízeny řádky nebo když jsou řádky faktury zrušeny.

Pořízení řádek

Standardní typ 2

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Akce - z číselníku, v příslušném deníku pohledávek v položce TA
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku
• Základ DPH
• DPH
• Celkem

Obr. 03328/2 Pořízení odběratelské faktury - řádky typu 2

Řádek je možno vyplnit dvěma způsoby:

1. Položky vyplňujeme v pořadí, jak jdou za sebou.
2. Nejdříve vyplníme položky Text, Akce, Sazba DPH %, Měrná jednotka a Množství, další 3 položky Cena za MJ, Základ daně a Daň přeskočíme bez vyplňování a do položky Celkem napíšeme Celkovou cenu včetně DPH. Po stisku klávesy Následující pole se předchozí tři nevyplněné položky dopočtou.

Základ se dopočte násobením množství a ceny za měrnou jednotku, pokud jsou vyplněny. Jestliže nejdříve vyplníme množství a cenu bez daně, dopočte se automaticky cena za měrnou jednotku podílem. Daň se dopočte, a je ji možno změnit.
Tento typ řádků se také používá v daňových dokladech generovaných z modulu Obchod (ze zakázkových výdejek nebo prodejek). V tom případě lze zablokovat možnost změny důležitých položek u vygenerovaných řádek pomocí lokálního parametru OD_ATT_R.

Standardní typ 4

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku s DPH
• Celkem
• DPH

Obr. 03328/3 Pořízení odběratelské faktury - řádky typu 4

Zahraniční typ 6

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku v cizí měně - stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem "ODKURS"
• Celkem v cizí měně
• Celkem v CZK

Obr. 03328/4 Pořízení odběratelské faktury - řádky typu 6

Stačí vyplnit cenu v jedné z měn, cena v druhé měně se dopočte podle kursovního lístku. Stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem ODKURS, který může nabývat hodnot:

1. - pro přepočet je brán datum pořízení dokladu,
2. - pro přepočet je brán datum uskutečnění zdanitelného plnění.

Domácí v cizí měně 7

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Sazba DPH v % - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• Měrná jednotka
• Množství
• Cena za měrnou jednotku v cizí měně -
• Základ DPH v cizí měně
• Částka DPH v cizí měně
• Celkem v cizí měně
• Základ DPH v Kč - stanovení kurzu pro přepočet cizí měny na Kč je řízen parametrem "ODKURS", viz výše.
• Částka DPH v Kč
• Celkem v Kč

Lze měnit částky v cizí měně, částky v domácí měně se dopočítávají podle kurzu a nelze je přímo měnit.

Obr. 03328/5 Pořízení odběratelské faktury domácí v cizí měně - typ řádku 7 - 1. část

Obr. 03328/6 Pořízení odběratelské faktury domácí v cizí měně - typ řádku 7 - 2. část

Vyúčtování přijaté zálohy v odběratelské faktuře

Jestliže byla přijata záloha od firmy uvedené v hlavičce faktury, pak jsme na tento fakt upozorněni při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve pořídíme řádky vyjadřující naši pohledávku vůči odběrateli. Pokud existuje alespoň jeden nevyrovnaný závazek z přijaté zálohy, potom při každém použití klávesy pro vytvoření nového řádku se rozsvítí okénko pro volbu, zda požadujeme obyčejný řádek faktury nebo má vzniknout řádek sloužící k vyúčtování přijaté zálohy. V druhém případě je nabídnut seznam všech nevyrovnaných závazků z přijatých záloh. V tomto seznamu vybereme zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušný závazek. Můžeme měnit částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než fakturovaná částka ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu závazků z přijatých záloh. Máme-li označený příslušný závazek, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování přijaté zálohy. Na tomto řádku lze měnit pouze položku Akce. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou rovnou nule a je ihned vyřazena ze salda. Je-li částka zálohy menší než fakturovaná částka, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. V účetní likvidaci faktury spárované se závazkem ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikl příslušný závazek ze zálohy.

Dodatkové údaje

Jestliže jsou nastaveny položky pro úlohu 033 a pro aktuální deník ve formuláři 01426 Dodatkové údaje - administrace, je po prvním zápisu dokladu zobrazeno tlačítko Dodatky. Po jeho použití se pořizují dodatkové údaje k dokladu. Tyto údaje je možno prohlížet a aktualizovat i po uzavření dokladu rovněž v dalších formulářích pro práci s pohledávkou. Při aktualizaci dodatkových údajů postupujeme, jak je uvedeno u funkce 01425 Dodatkové údaje.
Pokud pro aktuální deník neexistuje platný záznam v administraci dodatkových údajů, tlačítko Dodatky se nezobrazí.

Uzavření faktury

Uzavření dokladu je možné pouze za předpokladu správného a úplného vyplnění hlavičky a řádků faktury. Před uzavřením není faktura zahrnuta do saldokonta. Jestliže existuje neuhrazený závazek u stejné firmy, jako je odběratel na faktuře, pak při uzavření dokladu je uživatel upozorněn na možnost zápočtu.
Po uzavření faktury nelze již většinu údajů měnit. Měnit bude možné na jiném místě položky:

• Způsob úhrady
• Termín splatnosti

Jestliže je v příslušném deníku nastavena automatická účetní likvidace a současně v číselníku funkcí je nastaven u funkce Pořízení odběr. faktury automatický průchod (viz administrace), proběhne při uzavření dokladu rovněž automatická účetní likvidace a je-li v pořádku, doklad se ihned uloží ve stavu Kontován.
Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky, pak ve funkci 03319 - Oprava odběratelské faktury vyplníme splátkový kalendář, pokud je doklad uzavřen.

Účetní likvidace faktury

Pokud není v příslušném deníku nastavena automatická účetní likvidace nebo v Číselníku funkcí není nastaven automatický průchod (viz administrace), lze uzavřenou fakturu účetně likvidovat, vybereme-li volbu Kontace. Postup je popsán v kapitole Účetní likvidace dokladů.
Jestliže je v příslušném deníku nastavena rozkontace z řádků faktury a v číselníku sazeb DPH jsou u sazeb vyplněny analytické účty, pak za každý řádek faktury, který má nenulovou sazbu DPH, vznikne v účetní likvidace jeden řádek pro kontaci DPH s analytickým účtem z číselníku sazeb DPH. Jestliže v číselníku sazeb DPH jsou analytické účty nevyplněné a v deníku je nastavena rozkontace z řádků, pak se o DPH vůbec neúčtuje, avšak je možno vést evidenci DPH v úloze DPH.

Navazující funkce:

09101 - Číselník osob

08102 - Číselník organizací

01103 - Číselník středisek

01305 - Pořízení účtového rozvrhu

01203 - Typy akcí

01202 - Číselník komplexních položek

03302 - Prohlížení kontací pohledávek

03307 - Účetní likvidace pohledávek

03319 - Opravy odběratelských faktur

03320 - Prohlížení odběratelských faktur

03335 - Storno odběratelské faktury

03336 - Částečné storno pohledávek

03337 - Prohlížení pohledávek

03340 - Vytvoření účetního dokladu

Oprava

V případě, že faktura byla pořízena do nesprávného deníku a je ve stavu Chybový nebo Doplněn, je možno ji přesunout do jiného se stejnou měnou. Přesun se uskuteční tak, že pomocí myši se vstoupí do položky Číslo deníku a z nabídky se vybere požadovaný deník.
Pokud je faktura ve stavu Chybový nebo Doplněný, při opravě postupujeme stejně jako při pořízení nové odběratelské faktury. U faktury ve stavu Uzavřen nebo Kontován lze opravovat jen položky :

• Konečný příjemce - z nabídky podřízených firem
• Popis dodávky - libovolný text
• Přílohy - libovolný text
• Dodávkový příkaz - libovolný text
• Zpráva pro odběratele - libovolný text
• Způsob úhrady - před vyplněním této položky je nutno vyplnit výše uvedenou Firmu partnera, pak lze Způsob úhrady vybrat z nabídky způsobů úhrady
• Formát č.vl.b.účtu - způsob zobrazení čísla vlastního bankovního účtu. Tři možnosti, předvyplněno podle státu odběratele. Možno z nabídky změnit.
• Vlastní účet - z číselníku vlastních účtů
• Variabilní symbol - číslo faktury bez lomítek a pod.
• Konstantní symbol - z číselníku konstantních symbolů
• Specifický symbol
• Datum splatnosti
• Dat. uskut. zd. plnění - pokud je mladší než datum vystavení a současně existuje alespoň jeden řádek dokladu mající sazbu ovlivňující daňové přiznání, je na to uživatel upozorněn jak informativním textem, tak i změnou barvy obou datových položek
• Penále denně v % - číslo převzaté z číselníku firem nebo z lokálních parametrů s možností změny
• Daňové období - jen u faktur nepřenesených do účetnictví lze změnit na některé neuzavřené období
• Číslo smlouvy - z nabídky. Je-li vyplněno, je přístupné tlačítko Saldo smlouvy. Po jeho užití lze vytvořit nebo upravit saldo smlouvy za podmínky, že ke smlouvě je připojený rozpočet

Otevření dokladu

Doklad, který není uhrazený ani přenesený do účetnictví ani zrušený ani přenesený do závazku jiné ekonomické jednotky, lze ještě otevřít pomocí volby v dialogovém okně, které se objeví po stisku klávesy Konec. Je to umožněno pouze tomu uživateli, který má v administraci přidělen přístup na modul BUT_POH_OTEV. Pokud z nějakého důvodu není možno otevřít doklad, volba pro otevření dokladu není přístupná.

Splátkový kalendář

Jestliže je za způsob úhrady zvolena možnost Splátky a doklad je ve stavu Uzavřen nebo Kontován, můžeme vyplnit, upravit nebo prohlédnout splátkový kalendář, na který se dostaneme z okénka po stisku klávesy Konec. Pokud je faktura vyřazena ze salda, můžeme splátkový kalendář pouze prohlížet.

Typ č. 2

Vyplňuje se:

• Text řádku - libovolný text
• Sazba DPH - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• MJ - Měrná jednotka
• Množství
• Cena za MJ CZK - cena za měrnou jednotku v CZK
• Základ DPH CZK
• DPH CZK - Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHODZAO
• Celkem CZK

Obr. 03308/1 Řádky v domácí měně - typ č. 2

Řádek je možno vyplnit dvěma způsoby:

1. Položky vyplňujeme v pořadí, jak jdou za sebou.
2. Nejdříve vyplníme položky Text, Sazba DPH, Měrná jednotka a Množství, další 3 položky Cena za MJ, Základ daně a Daň přeskočíme bez vyplňování a do položky Celkem napíšeme Celkovou cenu včetně DPH. Po stisku klávesy Následující pole se předchozí tři nevyplněné položky dopočtou.

Základ se dopočte násobením množství a ceny za měrnou jednotku, pokud jsou vyplněny. Jestliže nejdříve vyplníme množství a cenu bez daně, dopočte se automaticky cena za měrnou jednotku podílem. Daň se dopočte, a je ji možno změnit.
Tento typ řádků se také používá v daňových dokladech generovaných z modulu Obchod (ze zakázkových výdejek nebo prodejek). V tom případě lze zablokovat možnost změny důležitých položek u vygenerovaných řádek pomocí lokálního parametru OD_ATT_R.

Typ č. 4

V tomto formátu řádku se vyplňuje :

• Text - libovolný text
• Sazba DPH - z nabídky všech sazeb za uskutečněná zdanitelná plnění, musí být vyplněna s výjimkou vyúčtování zálohy, je-li v číselníku sazeb DPH jediná sazba pro uskutečněná zdanitelná plnění, je tato automaticky vyplněna a není přístupná
• MJ - Měrná jednotka
• Množství
• Za MJ s DPH CZK - za měrnou jednotku s DPH
• Celkem CZK
• DPH CZK - Způsob zaokrouhlení částky DPH se řídí hodnotou lokálního parametru DPHODZAO
• Cena bez DPH

Obr. 03308/2 Řádky v domácí měně - typ č. 4

Vyúčtování přijaté zálohy v odběratelské faktuře

Jestliže byla přijata záloha od firmy uvedené v hlavičce faktury, pak jsme na tento fakt upozorněni při vstupu do bloku řádků faktury. Nejprve pořídíme řádky vyjadřující naši pohledávku vůči odběrateli. Po stisku tlačítka Záloha je nabídnut seznam všech nevyrovnaných závazků z přijatých záloh. V tomto seznamu vybereme zaškrtnutím pole před číslem dokladu příslušný závazek. Můžeme měnit částku určenou ke spárování s fakturou, avšak tato částka nemůže být větší než fakturovaná částka ani nemůže být větší než částka původně nabízená v tomto seznamu závazků z přijatých záloh. Máme-li označený příslušný závazek, odchodem ze seznamu se na faktuře vytvoří řádek se zápornou částkou vyjadřující vyúčtování přijaté zálohy. Současně se nad hlavi4kou faktury objeví tlačítko pro prohlížení UDD přivázaného k zálohovému listu. Pokud takové UDD existuje, zjistíme z něho sazbu DPH a na řádku vyúčtování můžeme změnit sazbu DPH na odpovídající. Hradí-li záloha plně fakturu, je faktura zapsána s celkovou částkou rovnou nule a je ihned vyřazena ze salda. Je-li částka zálohy menší než fakturovaná částka, je faktura zapsána na částku rovnající se jejich rozdílu. V účetní likvidaci faktury spárované se závazkem ze zálohy se objeví řádek, jehož analytický účet je převzat z deníku, do kterého je zapsán zálohový list, na jehož podkladě vznikl příslušný závazek ze zálohy.

Tlačítko Zaokrouhlení

Tlačítko Zaokrouhlení můžeme použít tehdy, když se celková částka dokladu liší od částky vzniklé zaokrouhlením. Použitím vznikne nový řádek s částkou, která způsobí zaokrouhlení dokladu. Obsah zaokrouhlovacího řádku je řízen nastavením čtyřech lokálních parametrů (modul Správce):

• RAD_ZAOK - udává řád, na který se má celková částka dokladu zaokrouhlit.
• KAM_ZAOK - může nabývat jedné ze 3 hodnot:
  • F zaokrouhlení dolů,
  • C nahoru,
  • R matematicky.
• DPHODZAT - určuje, jakou sazbu DPH bude mít zaokrouhlovací řádek. Má tyto možnosti:
  • nula-není daňový doklad
  • každá sazba užitá na dokladu má svůj zaokrouhlovací řádek, je-li co zaokrouhlovat (doporučeno pro Slovensko)
  • pro zaokr. řádek se použije nejvyšší sazba užitá v dokladu.
• ZAOKTEXT - určuje text zaokrouhlovacího řádku.