Nadstavbová webová aplikace iFIS/SPSL
Nadstavbová webová aplikace iFIS/Spisová služba je určena pro možnost vybraným nadefinovaným uživatelům dohledat a zobrazit záznamy o dokumentech evidovaných v modulu iFIS/Spisová služba.
Prohlížeč: libovolný web prohlížeč na PC nebo mobilním telefonu
Spuštění aplikace: speciální URL adresa dle projektu
Uživatel/heslo: viz přihlášení SSU
Funkce webové spisovky je určena především pro zpracování dokumentů pracovníky spisových uzlů, kteří nejsou uživateli iFIS, ale potřebují bez ohledu na strukturu spisového uzlu:
- přijmout k vyřízení dokumenty, které jsou na jeho spisovém uzlu (spisových uzlech) a jsou směřovány (adresátovi) přímo na jeho osobu nebo jsou označeny "zpracovává = osoba já"
- umožnit zobrazení svých dokumentů již vyřízených a dokumentů k vyřízení, včetně příloh, vyhledávat v nich (i fultextově) a třídit dle libovolných údajů,
- umožnit u dokumentů v držení u osoby provést změny v záznamu o dokumentu, změny v přílohách, apod.
- umožnit vyřízení dokumentu, vrácení dokumentu, odmítnutí dokumentu
- umožnit předání jiné osobě v rámci svých spisových uzlů, předat zpět správci spisového uzlu
- umožnit zaevidovat nový dokument včetně příloh, atd.
Nová verze nadstavbové aplikace webové iFIS/Spisové služby:
- zahrnuje také:
- základní prvky kontroly nových odpovědností
- zrychlení načítání obsahu
- správu obsahu a přístupu
- překvapí zcela jiným vzhledem i rozšířenou nabídkou různých funkcí, změny oproti předchozí verzi se zobrazí po prvním přihlášení po aktualizaci automaticky
Přesunem do části nazvané Spisová služba se uživateli zobrazí složky:
- Moje dokumenty
- Dokumenty k příjmu
- Moje spisy
Obr. Náhled na webovou aplikaci "Spisová služba"
Uživatel si může v části nazvané Moje dokumenty zobrazit jen své dokumenty, u kterých nějakým způsobem figuruje (například je uveden jako Adresát, Odesílatel, apod.). Zároveň se mu zobrazí jen dokumenty, na které má přístup.
Obr. Náhled na webovou aplikaci
Pro koho je aplikace Spisové služby určena
Web klient SPSL je nástroj určený primárně pro vedoucí pracovníky organizace, kteří jsou osobami určenými k vyřízení dokumentů a mají zájem mít přehled o všech dokumentech evidovaných v rámci výkonu spisové služby na svém pracovišti. Tyto osoby velmi často nemají přístup do modulu iFIS/Spisová služba, a nejsou tedy jeho přímými uživateli, bývají pouze zaregistrováni na příslušném pracovišti spisové služby/spisovém uzlu.
Obr. K pojmu osoba registrovaná k uzlu spisové služby
Účel a funkcionalita aplikace
Verze 1.1. poskytuje pouze služby pasivního přístupu k záznamům ve spisové službě:
- Náhled na seznam dokumentů
- Dohledání konkrétních dokumentů
- Informace o hlavních metadatech dokumentů
- Otevření a zobrazení příloh dokumentů
|
Poznámka |
| V této verzi není obsažena žádná "aktivní" funkce, je umožněno pouze prohlížení záznamů.
První pole na seznamu umožňuje označit jeden nebo více záznamů, bez dalšího významu v této verzi. |
Význam jednotlivých částí aplikace Spisové služby
Moje dokumenty
Část Moje dokumenty obsahuje záznamy, u kterých je přihlášený uživatel aplikace určen a uveden jako vyřizující osoba v modulu iFIS/Spisová služba (je zaevidována v položce Vyřizuje).
Obr. Řízení přístupových práv v iFIS/Spisová služba
Pole Vyřizuje musí obsahovat jméno přihlášeného uživatele z registru osob. Jiná omezení přístupů nejsou implementována. Zobrazují se moje dokumenty k vyřízení i vyřízené. Pro možnost výběru dosud nevyřízených nebo již vyřízených záznamů je v horní části bloku k dispozici roletka určená pro omezení seznamu dokumentů.
Obr. Roletka pro omezení seznamu dokumentů
Obr. Nastavení roletky na "Vyřizuje se"
Vyhledávání dokumentů je možné přes pole Hledat (fulltextové vyhledávání) nebo pomocí dalších filtrů přímo v záhlaví jednotlivých polí.
Třídění záznamů je defaultně nastaveno sestupně podle "Data evidence" dokumentu. Pořadí záznamů lze změnit nastavením v záhlaví jednotlivých polí viz dále.
Zobrazí se jen dokumenty přihlášeného uživatele, u kterých nějakým způsobem figuruje (je uveden v poli Vyřizuje, Adresát).
Dokumenty k příjmu
V části nazvané Dokumenty k příjmu jsou zobrazeny veškeré záznamy s dokumenty evidované v iFIS/Spisová služba na všech spisových uzlech, u kterých je přihlášený uživatel aplikace registrován (bez ohledu na typ přístupu Správce nebo Adresát). Zobrazují se záznamy mého spisového uzlu (mých uzlů) bez jakéhokoliv dalšího omezení (bez ohledu na aktuální stav a lokaci), tedy i záznamy, které pracovištěm/spisovým uzlem pouze "prošly" v rámci evidence oběhu dokumentů. Možnosti vyhledávání a řazení záznamů jsou stejné jako u části Moje dokumenty viz dále.
Obr. Řízení přístupových práv v iFIS/Spisová služba – přiřazením osoby ke spisovému uzlu jako "Správce" nebo jako "Adresát"
Obr. Dokumenty k příjmu
Moje spisy
Zobrazují se pouze mé spisy.
Význam barev v aplikaci Spisová služba
Obr. Význam ikon a barev
Třídění a filtrování záznamů aplikace
V aplikaci je umožněno třídění (vzestupné či sestupné) dle vybrané položky přehledu.
Obr. Třídění a filtrování záznamů aplikace
Filtrování pro možnost omezení či výběr záznamů je umožněn buďto určením použité hodnoty na položce přehledu (obr. nahoře) anebo lze použít v hlavičce bloku fulltextové vyhledávání.
Obr. Fulltextové vyhledávání
Použitá pravidla filtrování jsou zobrazena, lze je kombinovat prostřednictvím zatržítek, případně je lze rušit ("křížek" v pravé části pravidla).
Obr. Kombinace prostřednictvím zatržítek
Detail záznamu v aplikaci Spisová služba
U každého záznamu lze zobrazit jeho detail, kde jsou uvedena základní metadata o dokumentu evidovaná v iFIS/Spisová služba. Dvojím kliknutím na modře zvýrazněnou položku PID / Naše Č.j. se zobrazí detail dokumentu. Pokud jsou k dokumentu připojeny přílohy, zobrazí se navíc v dolní části okna detailu dokumentu v části Přílohy. Přílohu lze otevřít a zobrazit ikonou 
v položce Stáhnout. K tomu je nutné v prohlížeči povolit automatické otevírání okna. Pokud se uživatel pokouší otevřít přílohu, na kterou nemá právo zobrazení, je na tuto skutečnost upozorněn.
|
|
Poznámka |
| Detail nemusí být přístupný všem přihlášeným uživatelům. Lze nastavit, kdo z přihlášených uživatelů bude mít přístup na detail dokumentu. |
Obr. Detail dokumentu s přílohami
Nastavení
Nastavení, za jakých podmínek, kdy se dané dokumenty zobrazí a komu budou zobrazeny, lze nastavit v části Nastavení spisové služby. Tato část není přístupná všem uživatelům, ale pouze správcům dané aplikace. O nastavení přístupů lze požádat pracovníky BBM prostřednictvím aplikace Helpdesk.
Obr. Nastavení webové aplikace
Zobrazení počtu registrovaných a aktivních spisových uzlů
Na vybraných stránkách aplikace Spisová služba (910) je doplněn text: "Počet uzlů uživatele: XX aktivních z YY registrovaných", kde:
- XX = počet vybraných spisových uzlů uživatele
- YY = počet všech spisových uzlů registrovaných na uživatele
Při zobrazení lze přepínat mezi dvěma režimy:
- Jsou zobrazeny všechny registrované uzly k dispozici a v rámci nich si uživatel může vybírat takové, u kterých chce zobrazit jejich podřízené dokumenty, k čemuž slouží tlačítko Výběr uzlů. V dolní části obrazovky se zobrazují dokumenty, které patří pod vybrané spisové uzly.
- Nejsou zobrazeny žádné spisové uzly (po stisku tlačítka Všechny uzly). V dolní části obrazovky se zobrazují dokumenty, které patří pod všechny registrované spisové uzly uživatele. Počet aktivních a registrovaných uzlů je shodný a obsahuje počet všech registrovaných spisových uzlů uživatele.
Provedeny související změny na stránkách aplikace Spisová služba (910):
- Dokumenty uzlů (4)
- Spisy uzlů (9)
- Dokumenty k příjmu (6) - stránka obsahuje tlačítko pro přepínání těchto dvou režimů (Výběr uzlů / Všechny uzly)
Obr. Stránka "Dokumenty uzlů" (4) v režimu výběru několika uzlů
Obr. Výběr za všechny uzly
Navazující funkce:
- 09122 - Podací deník
Odkazy:
