Kategorie:Archiv dokumentů: Porovnání verzí
Bez shrnutí editace |
Bez shrnutí editace |
||
| Řádek 3: | Řádek 3: | ||
=== Popis subsystému === | === Popis subsystému === | ||
Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav ''i''FIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace ''i''FIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze ''i''FIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace ''i''FIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě ''i''FIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování ''i''FIS. | |||
Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / [[Man09301|''i''FIS/Archiv dokumentů]] do '''adresáře''' na lokální disk. | |||
=== Přístupová práva uživatelů ==== | |||
Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace. | |||
=== Jakým způsobem funguje Archiv dokumentů === | |||
Uložit označené a předem vybrané dokumenty lze ve formuláři [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' pomocí tlačítka ''Uložit soubory''. Tlačítko vyvolá formulář [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh'', který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů ve formuláři [[Man02224|02224]] - ''Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv'', kde je také popsána další podrobnější dokumentace. Ve formuláři [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh'' lze před uložením souborů spustit kontrolu na duplicitní názvy, což znemožní uložit jeden a ten samý soubor dvakrát. Upravit lze i názvy jednotlivých souborů, a to i hromadným způsobem. Vždy musí však být předem označeny dokumenty, kterých se má změna týkat. | |||
Formulář je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Ukládání sestav do archivu probíhá přes VTS (formulář [[Man00121|00121]] - ''VTS - Výběr tiskových sestav''). | |||
Ovládání formuláře [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' přitom vychází ze standardního ovládání systému ''i''FIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů [[Man09301|09301]] - ''Archiv dokumentů'' a [[Man11001|11001]] - ''Hromadné ukládání příloh''. | |||
Uložit lze také vybranou tiskovou sestavu do archivu. | |||
Verze z 1. 7. 2022, 14:26
Subsystém Archiv dokumentů
Popis subsystému
Modul je určen pro archivaci libovolných elektronických dokumentů v různých formátech (např. PDF, HTML, TXT, XLS, DOC, DIS a další), a především k jejich archivaci, stejně tak i k archivaci tiskových sestav iFIS v elektronické podobě. Do archivu lze ukládat soubory přímo z lokálních nebo sdílených disků počítače, například vnitropodnikové směrnice, zápisy z porady, účetní standardy, atd., a nebo lze do archivu tisknout tiskové sestavy přímo z aplikace iFIS, a to například závěrkové výkazy, inventurní přehledy, rozpočtové vyúčtování, atd. Archivované dokumenty jsou ukládány přímo do databáze iFIS. Výhodou tohoto způsobu archivace dokumentů je jednotný, rychlý, přehledný a přitom plně zabezpečený přístup k dokumentům z kteréhokoliv pracoviště v organizaci, a to přímo z aplikace iFIS. Další výhodou archivace dokumentů na jediném centrálním místě iFIS je velmi vysoký stupeň zabezpečení dokumentů proti jejich ztrátě nebo zničení díky automatickému a pravidelnému zálohování iFIS.
Subsystém je určen pro hromadné stahování vybraných dokumentů z iFIS/Nadstavby / Dokumenty iFIS / iFIS/Archiv dokumentů do adresáře na lokální disk.
Přístupová práva uživatelů =
Přístupová práva uživatelů k dokumentům v archivu jsou udržována standardním způsobem správcem aplikace.
Jakým způsobem funguje Archiv dokumentů
Uložit označené a předem vybrané dokumenty lze ve formuláři 09301 - Archiv dokumentů pomocí tlačítka Uložit soubory. Tlačítko vyvolá formulář 11001 - Hromadné ukládání příloh, který se podobá funkcionalitě pro ukládání dokumentů ve formuláři 02224 - Účetní pohyby - podpora monitorovací zpráv, kde je také popsána další podrobnější dokumentace. Ve formuláři 11001 - Hromadné ukládání příloh lze před uložením souborů spustit kontrolu na duplicitní názvy, což znemožní uložit jeden a ten samý soubor dvakrát. Upravit lze i názvy jednotlivých souborů, a to i hromadným způsobem. Vždy musí však být předem označeny dokumenty, kterých se má změna týkat.
Formulář je určen také pro ukládání sestav do archivu, což splňuje jeho původní funkcionalitu. Ukládání sestav do archivu probíhá přes VTS (formulář 00121 - VTS - Výběr tiskových sestav).
Ovládání formuláře 09301 - Archiv dokumentů přitom vychází ze standardního ovládání systému iFIS. Podrobnější popis funkcionality pro hromadné stahování vybraných dokumentů do archivu dokumentů je uveden přímo u formulářů 09301 - Archiv dokumentů a 11001 - Hromadné ukládání příloh.
Uložit lze také vybranou tiskovou sestavu do archivu.
Seznam formulářů
| Formulář | Název | Popis |
| 09301 | ARCHIV | Archiv dokumentů |
Globální a lokální parametry
Při ukládání sestav do archivu se automaticky vyplňuje číslo úlohy. Povinné ruční vyplnění střediska je řízeno globálním parametrem ARCHSTR (= povinně uvádět středisko v Archivu dokumentů) s možnými hodnotami A/N.
