Kategorie:Veřejné zakázky: Porovnání verzí

Veřejné zakázky

Subsystém iFIS*Veřejné zakázky

Popis subsystému

Subsystém VZ je tvořen jako pomocný nástroj pro možnost evidence a zadávání veřejných zakázek. Je určen pouze pro potřeby zadavatelů VZ. Aplikace pokrývá prakticky celý proces zadávání veřejných zakázek od jejich naplánování a přípravy, přes uveřejnění a vlastní realizaci zadávacího řízení až stanovení výsledků a ukončení řízení.

Subsystém VZ zajišťuje komplexní podporu zadávacích řízení. Umožňuje zadavateli plánovat a následně sledovat stanovené termíny a stav evidovaných veřejných zakázek v jejich průběhu. Usnadňuje rozsáhlou administrativu spojenou se zvoleným zadávacím řízením a výrazně zjednodušuje tvorbu dokumentů určených k uveřejňování zakázek a ke komunikaci se všemi zúčastněnými subjekty. V rámci subsystému jsou vytvořeny nástroje pro posuzování a hodnocení nabídek. Plné využití aplikace včetně systému řízení procesů a varování snižuje možnost nedodržení zákonných lhůt a postupů, a tím předchází problémům zadavatele za nedodržení legislativních ustanovení.

Celý subsystém pro zadávání veřejných zakázek je koncipován jako součást komplexního informačního systému, ze kterého je využíváno jednotné správy uživatelských přístupů a dat z dostupných číselníků. Kromě toho má aplikace veřejných zakázek přímou vazbu na tyto moduly:

• iFIS/ Archiv sestav – uložení rozpracovaných písemností pro IS VZ US a ÚV EU

• iFIS/ Spisová služba – přímé zaevidování písemnosti a přidělení PID

Obr. 7000/1 Blokové schéma uspořádání modulu iFIS*Veřejné zakázky

Stručný popis funkcí – formulářů aplikace

Man07011 - Evidence veřejné zakázky

• evidence základních údajů o VZ a zadávacím řízení

• evidence hlavních údajů o částech VZ, pokud je VZ na ně rozdělena

Man07014 - Harmonogram zadávacího řízení

• časový přehled o vybraných evidovaných VZ

• informace o fázích a krocích zadávacího řízení k vybrané VZ a jejich stavu (včetně možnosti jeho aktualizace)

• možnosti plánování kroků a nastavení systému varování

Man07016 - Pořízení zadávací dokumentace

• výběr a doplnění údajů pro vytvoření textu a sestavení zadávací dokumentace k VZ

• údaje využitelné v dalších formulářích aplikace a případně v tiskových výstupech

Man07018 - Evidence nabídek

• evidence údajů o nabídkách k VZ přijatých zadavatelem

• evidence údajů o dodavatelích (a subdodavatelích) získané po otevírání obálek s nabídkami

• informace z kontroly úplnosti nabídky, informace o částech a variantách nabídky

Man07032 – Evidence dodavatelů

• evidence dodavatelů žádajících o účast v zadávacím řízení a dodavatelů vyzvaných k účasti v dalších fázích zadávacího řízení

• evidence údajů o poskytnutí zadávací dokumentace a dodatečných informací k zadávacím podmínkám

Man07020 - Sestavení komise

• evidence členů a náhradníků jmenovaných do komisí

• informace o jednání komisí

• zaevidování písemností souvisejících s komisemi a jejich činnostmi

Man07022 - Posouzení a hodnocení nabídek

• posouzení splnění kvalifikace dodavatelů

• posouzení nabídek z hlediska zadávacích podmínek

• hodnocení nabídek dle stanovených hodnotících kritérií

• výsledky hodnocení, pořadí nabídek, doporučení nejvhodnější nabídky

• výběr nabídky zadavatelem pro uzavření smlouvy

Man07025 - Písemnosti veřejné zakázky

• evidence přijatých písemností

• evidence a tvorba pořizovaných písemností

• propojení s aplikací Spisová služba

Ostatní uživatelské formuláře jsou určeny pouze pro prohlížení již evidovaných údajů, nelze v nich žádná data měnit ani pořizovat nová.

Man07030 - Zadavatel veřejných zakázek (součást „Správy VZ“)

• evidence identifikačních a kontaktních údajů hlavního zadavatele

• evidence identifikačních a kontaktních údajů interních (dílčích) zadavatelů (v rámci hlavního zadavatele)

Proces nastavení a přípravy aplikace k provozu

Doporučujeme následující postup před zahájením provozu aplikace:

1. V prvním kroku je nutné nastavit ve správcovském formuláři „Zadavatel veřejných zakázek“ Man07030 základní údaje o konkrétním zadavateli veřejných zakázek. Jedná se o identifikační a kontaktní údaje zadavatele včetně jeho vymezení z hlediska Zákona o veřejných zakázkách. Dále jsou doplněny subjekty, se kterými může zadavatel v procesu zadávání veřejných zakázek přicházet opakovaně do styku. Činnost provádí administrátor systému.

2. Dalším krokem je vyčlenění pracovišť, která budou moci v rámci hlavního zadavatele pořizovat veřejné zakázky do aplikace. Předpokládáme a doporučujeme využití omezeného počtu pořizovatelů = Dílčích zadavatelů. Pro opakující se činnosti dílčího zadavatele je možno také zde doplnit účelové kontakty potřebné pro zadávací řízení. Nastavení a jeho změny se provádí také ve formuláři Man07030 administrátorem systému.

Proces vlastní realizace zadávání veřejné zakázky

Evidence a zadávání veřejné zakázky probíhá v několika postupných fázích. Fáze obsahují jednotlivé kroky dle druhu zvoleného zadávacího řízení, které jsou generovány do časového harmonogramu Man07014. V rámci zadávacího řízení provádí zadavatel činnosti ve stanovené posloupnosti tak, jak předepisuje zákon. Pořadí kroků je ovlivněno jejich povinnou návazností a zadanými termíny plnění v mezích zákonných ustanovení.

Zde doporučujeme tento základní postup:

1. Přípravná fáze zahrnuje všechny činnosti zadavatele, které je nutno udělat před zahájením zadávacího řízení. Zaevidování VZ do databáze modulu se provádí funkcí Man07011 . Funkce umožňuje zadat základní data k VZ a zadávacím řízení, případně údaje o částech VZ a spolupracujících osobách, které mají nějakou roli v dané VZ. Ve funkci Man07025 je možno pro vybrané VZ vygenerovat předběžné oznámení zadávacího řízení. Pro pořízení zadávací dokumentace je určen formulář Man07016 , kde je možno podrobně vyspecifikovat VZ a požadavky na dodavatele a nabídku. Dokumentace obsahuje také zadávací a smluvní podmínky. V přípravné fázi je nutno také vyřídit veškeré další legislativní záležitosti (hlavně u stavebních prací).

2. Zahájení zadávacího řízení je možné dle druhu řízení uveřejněním oznámení o zahájení zadávacího řízení (funkce Man07025) nebo odesláním písemné výzvy o zahájení zadávacího řízení (k jednání nebo k podání nabídek), což je realizováno přes funkce Man07032 a Man07025 .

3. Podávání nabídek k dané VZ je možné ve většině případů až na základě poskytnuté zadávací dokumentace a případně poskytnutí dodatečných informací k zadávacím podmínkám (na základě písemné žádosti) pomocí funkcí Man07032 a Man07025 . Pokud je realizována prohlídka místa plnění, pak termín a čas prohlídky je uveden v zadávací dokumentaci (funkce Man07016). Uchazeči jsou o termínu informováni v uveřejnění nebo ve výzvě, případně zvláštním dopisem (funkce Man07025). U některých zadávacích řízení předchází uvedeným krokům ještě podání žádosti o účast v zadávacím řízení (funkce Man07032), posouzení kvalifikace (funkce Man07022) a omezení počtu zájemců, případně probíhají ještě jednání s vyzvanými dodavateli (možnost zápisu do funkce Man07020). Evidence nabídek včetně údajů o dodavatelích se provádí ve formuláři Man07018 .

4. Konec lhůty pro podání nabídek je součástí zadávací dokumentace (Man07016 ). Seznam přijatých nabídek a případné oznámení o pozdě podaných či poškozených nabídkách je možno vytisknout ve funkci Man07025.

5. Otevírání obálek proběhne v termínu zadaném ve formuláři Man07016 . O dodatečně stanoveném termínu jsou dodavatelé informováni dopisem (funkce Man07025). Komise pro otevírání obálek musí být sestavena a případně jmenována (funkce Man07020) s dostatečným předstihem, aby mohlo dojít k jejímu svolání. Údaje z nabídek a výsledky kontroly jejich úplnosti jsou evidovány ve formuláři Man07018 . Vypracování protokolů se provádí na základě zápisu ve funkci Man07020.

6. Posouzení nabídek (u některých řízení také posouzení kvalifikace) probíhá za účasti k tomuto účelu sestavené komise (Man07020), informace o splnění jednotlivých kvalifikačních předpokladů a zadávacích podmínek jsou součástí formuláře Man07022 . Písemnosti pro případnou komunikace s dodavateli je možné evidovat a pořizovat funkcí Man07025.

7. Hodnocení nabídek probíhá za účasti k tomuto účelu sestavené komise (funkce Man07020), hodnotitelné údaje k jednotlivým kritériím se dle způsobu hodnocení zadávají do formuláře Man07022 . Na základě vypočtených údajů je určeno pořadí nabídek. Vypracování protokolů a zprávy o posouzení a hodnocení nabídek protokolů se provádí na základě zápisů ve funkci Man07020.

8. Výběr nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy je v kompetenci zadavatele, písemnosti k informování dodavatelů je možné pořídit funkcí Man07025.

9. Výsledky zadávacího řízení jsou uveřejněny pomocí vyplněné šablony generované ve funkci Man07025.

10. Ukončení zadávacího řízení je realizováno vypracováním písemné zprávy zadavatele a uložením veškeré dokumentace k dané VZ.

Pokyny k jednotlivým funkcím aplikace jsou uvedeny v samostatných kapitolách.