Evidence platebních karet

Každá větší organizace poskytuje svým zaměstnancům, zejména osobám podnikajícím časté pracovní cesty nebo vedoucím různých pracovišť služební bankovní karty, kterými lze hradit nutné provozní výdaje. Vyúčtovat všechny transakce není vždy jednoduché.

Účel

Modul iFIS*Evidence platebních karet (EPK) umožní ekonomickému oddělení a vedoucím pracovišť získat přehled o držitelích služebních bankovních karet, zápůjčkách a skutečně provedených transakcích na kartách, čímž jsou minimalizována rizika spojená s jejich využíváním. Uživatelům, kterým byly karty svěřeny, poskytuje přehled o všech jeho kartách a operacích, které byly kartami provedeny. Notifikační systém zasílá držitelům a správcům karet upozornění na nevyúčtované transakce. Každý nákup (platba kartou) generuje doklad o záloze, který je vyúčtován služební cestou nebo drobným vydáním.

Uživatelé

Hlavními uživateli modulu iFIS*Evidence platebních karet (EPK) je:

• správce karet, kterým ve velkých organizacích bývá obvykle ekonomické oddělení (vede základní evidenci karet a provádí jejich zúčtování), případně sekretariát vedení organizace (uskutečňuje zápůjčky karet dalším osobám)
• jednotliví držitelé či uživatelé karet (ne vždy musí být držitel karty zároveň i jejím uživatelem)

Hlavní funkce a přínosy

Modul iFIS*Evidence platebních karet (EPK) umožní:

• získat přehled o:
  • všech platebních kartách vydaných k účtům organizace
  • držitelích bankovních karet
  • veškerých zápůjčkách karet dalším osobám
  • skutečně provedených transakcích spojených s využiváním karet včetně určení konkrétní osoby, která v daný okamžik transakci uskutečnila
• on-line kontrolu nad služebními platebními kartami a dokáže účinně zorganizovat správné vyúčtování všech transakcí
• vést evidenci osob držitelů a uživatelů karet
• provést zápůjčky karet a delegování správy karet
• vkládat dokumenty jako přílohy (například protokoly, smlouvy, apod.) a vést jejich evidenci
• rozšíření importu výpisů z účtů (ve standardu pro KB)
• provést automatické spárování transakce s platební kartou
• zasílat denní notifikační e-maily uživatelům karet s přehledem transakcemi
• automaticky vygenerovat doklad (zálohový list) na uživatele karty v den provedení transakce
• včasně vyúčtovat všechny transakce

WebFIS Karty

Evidenci platebních karet lze doplnit o nadstavbovou webovou aplikaci WebFIS Karty, která je určena pro správce a držitele karet s on-line přístupem ke svým kartám a svým transakcím. K aplikaci se lze připojit kdykoli a kdekoli i přes mobilní telefon. V aplikaci WebFIS Karty jsou zveřejněny informace o vstupních identifikačních kartách a služebních bankovních kartách evidovaných v iFIS*, a to na základně předem nastavených přístupů. Identifikační karty jsou klíčem k přístupovému systému (K4) a k účtům platebního systému (IPS). Platební karty jsou vydávány k bankovním účtům organizace a slouží k bezhotovostním platbám uskutečněným při služebních cestách. Evidenci karet a automatické zpracování transakcí z bankovních výpisů je zajišťována pomocí modulu iFIS*Evidence platebních karet (EPK).

Jak zaevidovat novou kartu

Zaevidovat zcela novou služební platební kartu lze ve formuláři 03134 - Přehled platebních karet klávesou pro Nový záznam. Uživatel vyplní zejména políčka, která jsou označena červeně jako povinná.