Evidence platebních karet

Každá větší organizace poskytuje svým zaměstnancům, zejména osobám podnikajícím časté pracovní cesty nebo vedoucím různých pracovišť služební bankovní karty, kterými lze hradit nutné provozní výdaje spojené například se služebními cestami. Vyúčtovat všechny transakce není vždy jednoduché. Modul iFIS*Evidence platebních karet (EPK) umožní ekonomickému oddělení a vedoucím pracovišť získat přehled o držitelích bankovních karet, zápůjčkách a zejména umožní získat přehled o skutečně provedených transakcích na kartách, čímž jsou minimalizována rizika spojená s jejich využíváním. Uživatelům, kterým byly karty svěřeny, poskytuje přehled o všech jeho kartách a operacích, které byly kartami provedeny. Notifikační systém zasílá držitelům a správcům karet upozornění na nevyúčtované transakce. Každý nákup generuje doklad o záloze, který je vyúčtován služební cestou nebo drobným vydáním.

Pro koho je modul určen?

Hlavními uživateli modulu iFIS*Evidence platebních karet (EPK) je:

• správce karet, kterým ve velkých organizacích bývá obvykle ekonomické oddělení (vede základní evidenci karet a provádí jejich zúčtování), případně sekretariát vedení organizace (uskutečňuje zápůjčky karet dalším osobám)
• jednotliví uživatelé či držitelé karet (ne vždy musí být držitel karty zároveň i jejím uživatelem)

Hlavní funkce a přínosy

Modul iFIS*Evidence platebních karet (EPK) umožní:

• získat přehled o všech platebních kartách vydaných k účtům organizace
• on-line kontrolu nad služebními platebními kartami a dokáže účinně zorganizovat správné vyúčtování všech transakcí
• vést evidenci osob držitelů a uživatelů karet
• provést zápůjčky karet a delegování správy karet
• vkládat dokumenty (protokoly, smlouvy, apod.) a vést jejich evidenci
• rozšíření importu výpisů z účtů (ve standardu pro KB)
• provést automatické spárování transakce s platební kartou
• získat přehled o držitelích bankovních karet a zápůjčkách a skutečně provedených transakcích včetně zjištění, kdo v daný okamžik transakce byl držitelem karty
• zasílat denní notifikační e-maily uživatelům karet s provedenými transakcemi
• vygenerovat zálohy na uživatele karty v den transakce
• včasné vyúčtování všech transakcí

WebFIS Karty

Evidenci platebních karet lze doplnit o nadstavbovou webovou aplikaci WebFIS Karty, která je určena pro správce a držitele karet s on-line přístupem ke svým kartám a svým transakcím. K aplikaci se lze připojit kdykoli a kdekoli i přes mobilní telefon. V aplikaci WebFIS Karty jsou zveřejněny informace o vstupních identifikačních kartách a služebních bankovních kartách evidovaných v iFIS*, a to na základně předem nastavených přístupů. Identifikační karty jsou klíčem k přístupovému systému (K4) a k účtům platebního systému (IPS). Platební karty jsou vydávány k bankovním účtům organizace a slouží k bezhotovostním platbám uskutečněným při služebních cestách. Evidenci karet a automatické zpracování transakcí z bankovních výpisů je zajišťována pomocí modulu iFIS*Evidence platebních karet (EPK).