Man09134: Porovnání verzí
Bez shrnutí editace |
Bez shrnutí editace |
||
| Řádek 1: | Řádek 1: | ||
== 09134 * Spisový a skartační plán == | == 09134 * Spisový a skartační plán == | ||
Formulář je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. | Formulář je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu). Číselník využívá následně zejména funkce [[Man09122|09122]] - ''Podací deník ''jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz [[Man09144|09144]] - ''Číselník spisů''). Ve formuláři se evidují veškeré '''spisové a skartační plány'''. | ||
Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu). | |||
Číselník využívá následně zejména funkce [[Man09122|09122]] - ''Podací deník ''jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz [[Man09144|09144]] - ''Číselník spisů''). Ve formuláři se evidují veškeré '''spisové a skartační plány'''. | |||
[[Image:R_09134d.png]]<br> | [[Image:R_09134d.png]]<br> | ||
| Řádek 17: | Řádek 14: | ||
Do '''detailu spisového/skartačního plánu''' se '''lze''' ze záznamu umístěném v boldu formuláře '''přesunout''' klávesou pro ''Detail/Volání číselníku''. | Do '''detailu spisového/skartačního plánu''' se '''lze''' ze záznamu umístěném v boldu formuláře '''přesunout''' klávesou pro ''Detail/Volání číselníku''. | ||
[[Image:V1216_83.png]]<br> | [[Image:V1216_83.png]]<br> | ||
| Řádek 23: | Řádek 19: | ||
Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek ''Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb''). | Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek ''Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb''). Zobrazit formulář ve stromové struktuře lze tlačítkem ''Pouze strom''. Tlačítkem ''Strom a tabulka'' se lze přepnout zpět. | ||
Zobrazit formulář ve stromové struktuře lze tlačítkem ''Pouze strom''. Tlačítkem ''Strom a tabulka'' se lze přepnout zpět. | |||
[[Image:R_09134a.png]]<br> | [[Image:R_09134a.png]]<br> | ||
| Řádek 32: | Řádek 26: | ||
Tlačítkem ''Vše/platné'' se lze přepínat mezi zobrazením všech záznamů a těch, které jsou aktuálně platné. | Tlačítkem ''Vše/platné'' se lze přepínat mezi zobrazením všech záznamů a těch, které jsou aktuálně platné. | ||
Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby. | Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby. | ||
[[Image:R_09134b.png]]<br> | [[Image:R_09134b.png]]<br> | ||
| Řádek 42: | Řádek 34: | ||
Hlavička detailu formuláře obsahuje '''tyto položky''': | Hlavička detailu formuláře obsahuje '''tyto položky''': | ||
*'''Zrušeno''' - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů) | *'''Zrušeno''' - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů) | ||
*'''Ek. j.''' - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen | *'''Ek. j.''' - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen | ||
| Řádek 89: | Řádek 80: | ||
*'''Popis celý''' - popis věcné skupiny složený přes všechny úrovně | *'''Popis celý''' - popis věcné skupiny složený přes všechny úrovně | ||
*'''Poznámka''' - komentář k věcné skupině | *'''Poznámka''' - komentář k věcné skupině | ||
[[Image:V1216_127.png]]<br> | [[Image:V1216_127.png]]<br> | ||
| Řádek 98: | Řádek 88: | ||
*[[Man09144|09144]] - Číselník spisů | *[[Man09144|09144]] - Číselník spisů | ||
*[[Man09138|09138]] - Číselník typů dokumentu | *[[Man09138|09138]] - Číselník typů dokumentu | ||
<br><br>'''Volané sestavy:''' | <br><br>'''Volané sestavy:''' | ||
*[[09104 - Spisový řád|09104]] - Spisový a skartační plán | *[[09104 - Spisový řád|09104]] - Spisový a skartační plán | ||
[[Kategorie:Spisová služba]] | [[Kategorie:Spisová služba]] | ||
Verze z 22. 8. 2019, 16:09
09134 * Spisový a skartační plán
Formulář je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu). Číselník využívá následně zejména funkce 09122 - Podací deník jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz 09144 - Číselník spisů). Ve formuláři se evidují veškeré spisové a skartační plány.
Obr. 09134/1 Spisový a skartační plán
Pro každou ekonomickou jednotku lze zaevidovat více záznamů spisových a skartačních plánů.
V rámci záznamu lze nadefinovat oddělovače jednotlivých dílčích hodnot spisových znaků (náhrada parametrů SPSLEV%), a to přímo ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán ve sloupcích označených Oddělovače pro úrovně. Oddělovače jednotlivých pozic celého spisového znaku se tak již nenastavují pomocí parametrů SPSLEV%.
Do detailu spisového/skartačního plánu se lze ze záznamu umístěném v boldu formuláře přesunout klávesou pro Detail/Volání číselníku.
Obr. 09134/2 Detail spisového plánu ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán
Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb). Zobrazit formulář ve stromové struktuře lze tlačítkem Pouze strom. Tlačítkem Strom a tabulka se lze přepnout zpět.
Obr. 09134/3 Spisový a skartační plán - stromová struktura
Tlačítkem Vše/platné se lze přepínat mezi zobrazením všech záznamů a těch, které jsou aktuálně platné.
Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby.
Obr. 09134/4 Spisový a skartační plán
Hlavička detailu formuláře obsahuje tyto položky:
- Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů)
- Ek. j. - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen
- Poř. - pořadí záznamu spisového a skartačního plánu, v jakém budou zobrazeny všechny nabídky pro výběr
- Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
- Popis - popis záznamu spisového a skartačního plánu
- Popis celý - složený popis příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a popisů nadřízených záznamů
- Poznámka - možnost upřesnění popisu záznamu
- Spisový znak - spisový znak záznamu spisového a skartačního plánu
- Spisový znak celý - složený spisový znak příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a spisových znaků nadřízených záznamů (oddělovače znaků jsou nastavitelné globálními parametry)
- Právní váha - možnost evidence požadované právní váhy ke kategorii dokumentů
- Skartační znak - skartační znak (A,S,V) příslušející záznamu spisovému plánu (spisovému znaku)
- Skartační lhůta - skartační lhůta v rocích příslušející spisovému znaku
- Lhůta pro el. dok. - možnost evidence jiné skartační lhůty pro dokumenty v elektronické (digitální) podobě
- Spouštěcí událost - možnost evidence jiné spouštěcí události, než je termín vyřízení dokumentu
- Platnost od - počáteční termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
- Platnost do - konečný termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
- Typový spis - věcná skupina určená pouze pro novou entitu Typové spisy
- E-sign - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované elektronické podpisy
- Časové razítko - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované časová razítka
- TSS - možnost evidence záznamů s povoleným trvalým skartačním souhlasem
- + - odložení skartační lhůty
- Skutečná platnost - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu
Řádky detailu formuláře obsahují tyto položky:
- Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu
- Ek. j. - ekonomická jednotka
- Poř. - pořadí v rámci nadřízené věcné skupiny
- Popis - popis věcné skupiny
- Spisový znak - spisový znak
- Spisový znak celý - celý spisový znak
- Skartační znak - skartační znak
- Skartační lhůta - skartační lhůta ve dnech
- Platnost od/do - počátek a konec platnosti věcné skupiny
- Skutečná platnost od/do - skutečný počátek a konec platnosti věcné skupiny s ohledem na platnost plánu
- Lhůta pro el. dok. - lhůta zachování elektronického dokumentu
- Spouštěcí událost - spouštěcí událost
- Odložení lhůty - odložení skartační lhůty
- Právní váha - právní váha dokumentu
- Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
- E-sign - vyžadován elektronický podpis (K - kvalifikovaný, N - nekvalifikovaný)
- Čas. razítko - vyžadováno elektronické časové razítko (K - kvalifikované, N - nekvalifikované)
- Typový spis - věcná skupina určená pouze pro novou entitu Typové spisy
- TSS - trvalý skartační souhlas dle zákona
- Popis celý - popis věcné skupiny složený přes všechny úrovně
- Poznámka - komentář k věcné skupině
Obr. 09134/5 Formulář 09134 – Spisový a skartační plán se zatržítkem "Typový spis"
Navazující funkce:
Volané sestavy:
- 09104 - Spisový a skartační plán
