Man01289

01289 * Seznam osob s osobním číslem

Formulář využívá uživatel pro vyhledání osoby a k následnému vložení této osoby do prvotního dokladu. Formulář je vyvolán z různých funkcí pomocí klávesy pro Seznam hodnot a je určen k výběru osoby ze seznamu. Zároveň tento formulář umožňuje uživateli zobrazit například pouze osoby z vlastní ekonomické jednotky. Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem" ().

Obr. 01289/1 Vyvolání nabídky osob z položky "Schvaluje" z formuláře 03228 - Závazek

Obrazovka je rozdělena na tři části:

V první části je vlastní seznam osob, který se skládá z těchto položek:

• Titul před jménem
• Příjmení
• Jméno
• Titul za jménem
• Osobní č. osoby - osobní identifikační číslo osoby
• Od - počáteční datum platnosti záznamu o osobě
• Do - závěrečné datum platnosti záznamu o osobě
• NS - nákladové středisko hlavního vztahu

V druhé části jsou umístěny položky a přepínače, kterými lze omezit seznamu zobrazovaných osob. Některé přepínače mohou být nepřístupné, záleží na úloze, ze které je seznam volán. Aktuální nastavení jednotlivých přepínačů je ukládáno jako výchozí do profilu uživatele. Jedná se o následující:

• položka Hledej - položka pro vyhledávání v položkách jméno, příjmení, osobní číslo, spojení, NS, adresa

• položky s roletkou:
  • Typ vztahu - pro výběr typu vztahu (Neuvedeno, Naše osoby, Cizí osoby, Všechny, Majitel, Smluvní pracovník, Student, Zaměstnanec)
  • Odpovědné osoby - pro omezení odpovědných osob za zdroj financování, za nákladové středisko, zakázku, dle nákladového střediska nebo zakázky nebo zdroj financování, příp. nerozlišeno
  • Organizace - pro výběr odpovědných osob dle organizace

• Zatržítka:
  • Vlastní EJ - zatržítko pro výběr pouze osob z vlastní ekonomické jednotky
  • Platné - zatržítko pro zobrazení pouze platných záznamů
  • Uživatel IS - zatržítko pro omezení pouze na uživatele informačního systému
  • Bez zrušených - nezobrazí zrušené záznamy

V dolní části formuláře jsou umístěna tlačítka:

• Prohlížení () - prohlížení evidenčních detailů o osobě
• Aktualizace () - umožní aktualizovat údaje o vybrané osobě
• Pořízení () - lze pořídit nový záznam o osobě
• Vztahy - otevře vztahy osob
• Ověřovací doložka () - lze využít pro identifikaci a ověření totožnosti osoby

Prohlížení

Tlačítkem Prohlížení () lze prohlížet záznam o osobě.

Aktualizace

Stiskem tlačítka Aktualizace () se lze přemístit do detailu vybrané osoby pro provedení aktualizace záznamu.

Obr. 01289/2 Výběr osoby - detail osoby

Záznamy zde lze aktualizovat stejně jako ve funkci 01111 - Osoby.

Pořízení

Stiskem tlačítka Pořízení () lze pořídit nový záznam do číselníku osob. Po stisku tohoto tlačítka je vyvolán prázdný formulář 01289 - Seznam osob s osobním číslem pro zadání nového záznamu.

Obr. 01289/3 Pořízení osoby

Ověřovací doložka

Pro identifikaci a ověření totožnosti osoby je možné využít tzv. Ověřovací doložky. Ověřovací doložkou mohou být neskenované podpisové vzory, neskenované zaměstnanecké průkazy, karty nebo například fotografie zaměstnanců, atd. Ověřovací doložku lze vyvolat stisknutím tlačítka Ověřovací doložka (), po ověření totožnosti je možné osobu vložit do prvotního dokladu tlačítkem "OK".

Obr. 01289/4 Ověřovací doložka

Vyvolání formuláře

Formulář je dostupný z různých položek týkajících se osob v různých formulářích.

Některé příklady dostupnosti formuláře:

Formulář	Název	Položka
03228	Závazek	Schvaluje, Referent
03571	Přehled dokladů	Přijato od/Vyp./komu
05126	Číselník lokalit	Odpovídá
08202	Registr smluv	Zodpovídá osoba
30333	Objednávky – vstup	Vyřizuje a Vystavil

Výběr osob v závazku

Ve formuláři pro výběr osoby:

• jsou neplatné osoby zvýrazněny červenou barvou
• se nacházejí položky platnosti Od/Do

Na výběr neplatné osoby s ukončenou platností do položky Partner či Schvaluje ve formulářích závazků je uživatel upozorněn v kontrolním okně.

Obr. 01289/4 Upozornění na výběr neplatné osoby do položky "Schvaluje" v závazku

Uživatel má také možnost dotázat se na firmu, ke které osoba patří, což je možné provést výběrem těchto hodnot z nabídky pro pole Typ vztahu:

• Naše osoby
• Cizí osoby

Tyto hodnoty zároveň blokují zatržítko Vlastní EJ.

	Pozor
	Hodnoty Naše osoby a Cizí osoby se neobjeví, pokud je formulář volán s parametrem, který stanoví, že se mají vybírat pouze zaměstnanci.

Navíc do položky "Schvaluje" v závazku lze vybírat také pomocí roletky Odpovědné osoby z osob odpovědných za:

• Nerozlišeno - ve formuláři se zobrazí všechny osoby nezávisle na tom, zda mají či nemají přiřazenu nějakou roli a pořadí, tedy i odpovědnost
• Nákladové středisko
• Za zakázku
• Za zdroj financování
• Dle NS nebo zakázky nebo ZF

Seznam osob určených pro výběr je tak omezen dle nastavení v záhlaví formuláře.

	Poznámka
	Roletka je aktivní pouze u položky Schvaluje a lze vybírat z možností závislých na vyplněném zdroji financování v závazku.

Obr. 01289/5 Roletka "Odpovědné osoby"

Uživatel je upozorněn v závazku v kontrolním infookně, pokud schvalující osoba neodpovídá zdroji financování. Upozornění se neobjeví v případě, kdy u střediska nebo zakázky není nastavena žádná osoba.

V návaznosti na úpravy ohledně GDPR a s tím související legislativy (nařízení EU v oblasti ochrany osobních údajů osob) byly provedeny následující změny v systému iFIS*:

• minimalizováno zobrazení osobních dat ve všech provozních aplikacích, formulářích, F3 seznamech i tiskových sestavách iFIS*
• zamezeno exportu záznamů o osobách do XLS
• zamezeno tisku záznamů o osobách z přehledových formulářů iFIS*Osoby
• při zneplatnění záznamu o osobě zahvezdičkováním se automaticky provádí anonymizace všech osobních údajů (záznam o zneplatněné osobě obsahuje pouze osobní číslo, další evidenční položky jsou koncovým uživatelům zcela nedostupné). Pověřený správce iFIS*Osoby může provést opětovné zplatnění osoby, tím se záznam o osobě vrátí do původního stavu.
• správcovský formulář Osoby s oprávněním CRO zobrazuje údaje o neplatných osobách v původní neanonymizované podobě
• ve formuláři pro vyhledávání a výběr osoby 01289 – Seznam osob s osobním číslem byla zavedena nová:
  • položka NS, ve které se zobrazuje hlavní středisko (středisko, na kterém má osoba hlavní kmenový pracovní vztah)
  • fulltextové vyhledávání osoby podle skrytých evidenčních položek - po stisknutí tlačítka Hledej se osoba vyhledává např. podle zadaného telefonního čísla, mailové adresy, poštovní adresy apod.

Navazující funkce:

• 09107 - Odpovědnosti osob
• 09101 - Jmenný seznam osob