Man01289

01289 * Seznam osob s osobním číslem

Formulář využívá uživatel pro vyhledání osoby a k následnému vložení této osoby do prvotního dokladu. Formulář je vyvolán z různých funkcí pomocí klávesy pro Seznam hodnot a je určen k výběru osoby ze seznamu. Zároveň tento formulář umožňuje uživateli zobrazit například pouze osoby z vlastní ekonomické jednotky. Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem" ().

Obr. 01289/1 Vyvolání nabídky osob z položky "Schvaluje" z formuláře 03228 - Závazek

Obrazovka je rozdělena na tři části:

• v první části jsou umístěny položky pro omezení seznamu zobrazovaných osob:
  • Typ vztahu - položka s roletkou pro výběr typu vztahu
  • Vlastní EJ - zatržítko pro výběr pouze osob z vlastní ekonomické jednotky
  • Platné - zatržítko pro zobrazení pouze platných osob
  • Uživatel IS - zatržítko pro omezení pouze na uživatele informačního systému
  • Jen odpovědné osoby za ZF - zatržítko pro omezení na pouze odpovědné osoby za zdroj financování

V této části jsou přepínače, kterými je možno omezit zobrazovaný seznam osob. Některé přepínače mohou být nepřístupné, záleží na úloze, ze které je seznam volán. Aktuální nastavení jednotlivých přepínačů je ukládáno jako výchozí do profilu uživatele.

• v prostřední části formuláře je vlastní seznam osob, který se skládá z těchto položek:
  • Titul před jménem, příjmení a jméno, titul za jménem
  • Osobní a identifikační číslo osoby
  • Pom. id. údaj - pomocný identifikační údaj osoby
  • Kontakt - obsahuje většinou telefonní číslo

• v dolní části jsou informace o jednotlivých vztazích osoby k organizaci. Tyto informace jsou určeny především pro snazší identifikaci osoby a skládají se z těchto položek:
  • Ek. j. - údaj o ekonomické jednotce
  • Číslo a název nákladového střediska
  • Typ a druh vztahu osoby k ekonomické jednotce
  • Identifikace - identifikační číslo vzhledem k druhu vztahu
  • Poznámka - libovolný text
  • OD/DO - počáteční a závěrečné datum platnosti záznamu o osobě

Pod seznamem osob se nacházejí tato funkční tlačítka:

• "Aktualizace" () - lze aktualizovat vybraný záznam
• "Pořízení" () - lze pořídit nový záznam
• "Ověřovací doložka" ()

Aktualizace

Stiskem tlačítka Aktualizace () se lze přemístit do detailu jednotlivé osoby, kde je možné aktualizovat záznamy o jednotlivé osobě.

Obr. 01289/2 Výběr osoby - detail osoby

Záznamy zde lze aktualizovat stejně jako ve funkci 09101 - Jmenný seznam osob.

Pořízení

Stiskem tlačítka Pořízení () lze pořídit nový záznam do číselníku osob. Po stisku tohoto tlačítka je vyvolán prázdný formulář 01289 - Seznam osob s osobním číslem pro zadání nového záznamu.

Obr. 01289/3 Pořízení osoby

Ověřovací doložka

Pro identifikaci a ověření totožnosti osoby je možné využít tzv. Ověřovací doložky. Ověřovací doložkou mohou být neskenované podpisové vzory, neskenované zaměstnanecké průkazy, karty nebo například fotografie zaměstnanců, atd. Ověřovací doložku lze vyvolat stisknutím tlačítka Ověřovací doložka (), po ověření totožnosti je možné osobu vložit do prvotního dokladu tlačítkem "OK".

Vyvolání formuláře

Formulář je dostupný z různých položek týkajících se osob v různých formulářích.

Některé příklady dostupnosti formuláře:

Formulář	Název	Položka
03237	Přehled závazků	Osoba
03337	Přehled pohledávek	Jméno a Referent
03571	Přehled dokladů	Přijato od/Vyp./komu
05126	Číselník lokalit	Odpovídá
08202	Registr smluv	Zodpovídá osoba
30333	Objednávky – vstup	Vyřizuje a Vystavil

Výběr osob v závazku

Ve formuláři pro výběr osoby:

• jsou neplatné osoby zvýrazněny červenou barvou
• se nacházejí položky platnosti Od/Do

Na výběr neplatné osoby s ukončenou platností do položky Partner či Schvaluje ve formulářích závazků je uživatel upozorněn v kontrolním okně.

Obr. 01289/4 Upozornění na výběr neplatné osoby do položky "Schvaluje" v závazku

Uživatel má také možnost dotázat se na firmu, ke které osoba patří, což je možné provést výběrem těchto hodnot z nabídky pro pole Typ vztahu:

• Naše osoby
• Cizí osoby

Tyto hodnoty zároveň blokují zatržítko Vlastní EJ.

	Pozor
	Hodnoty Naše osoby a Cizí osoby se neobjeví, pokud je formulář volán s parametrem, který stanoví, že se mají vybírat pouze zaměstnanci.

Navíc do položky "Schvaluje" v závazku lze vybírat také pomocí roletky Odpovědné osoby z osob odpovědných za:

• Nerozlišeno - ve formuláři se zobrazí všechny osoby nezávisle na tom, zda mají či nemají přiřazenu nějakou roli a pořadí, tedy i odpovědnost
• Nákladové středisko
• Za zakázku
• Za zdroj financování
• Dle NS nebo zakázky nebo ZF

Seznam osob určených pro výběr je tak omezen dle nastavení v záhlaví formuláře.

	Poznámka
	Roletka je aktivní pouze u položky Schvaluje a lze vybírat z možností závislých na vyplněném zdroji financování v závazku.

Obr. 01289/5 Roletka "Odpovědné osoby"

Uživatel je upozorněn v závazku v kontrolním infookně, pokud schvalující osoba neodpovídá zdroji financování. Upozornění se neobjeví v případě, kdy u střediska nebo zakázky není nastavena žádná osoba.

V návaznosti na úpravy ohledně GDPR a s tím související legislativy (nařízení EU v oblasti ochrany osobních údajů osob) byly provedeny následující změny v systému iFIS*:

• minimalizováno zobrazení osobních dat ve všech provozních aplikacích, formulářích, F3 seznamech i tiskových sestavách iFIS*
• zamezeno exportu záznamů o osobách do XLS
• zamezeno tisku záznamů o osobách z přehledových formulářů iFIS*Osoby
• při zneplatnění záznamu o osobě zahvezdičkováním se automaticky provádí anonymizace všech osobních údajů (záznam o zneplatněné osobě obsahuje pouze osobní číslo, další evidenční položky jsou koncovým uživatelům zcela nedostupné). Pověřený správce iFIS*Osoby může provést opětovné zplatnění osoby, tím se záznam o osobě vrátí do původního stavu.
• správcovský formulář Osoby s oprávněním CRO zobrazuje údaje o neplatných osobách v původní neanonymizované podobě
• ve formuláři pro vyhledávání a výběr osoby 01289 – Seznam osob s osobním číslem byla zavedena nová:
  • položka NS, ve které se zobrazuje hlavní středisko (středisko, na kterém má osoba hlavní kmenový pracovní vztah)
  • fulltextové vyhledávání osoby podle skrytých evidenčních položek - po stisknutí tlačítka Hledej se osoba vyhledává např. podle zadaného telefonního čísla, mailové adresy, poštovní adresy apod.

Navazující funkce:

• 09107 - Odpovědnosti osob
• 09101 - Jmenný seznam osob