Man03207

03207 * Převzetí externích závazků

Pokud provozovatel systému iFIS* uskutečňuje import závazků od jiného subjektu, jsou taková data připravena k dalšímu zpracování v jakémsi meziskladu. Odsud je přebírá tato funkce a předává je další funkci pro pořízení závazku.
Jsou-li v úloze Správce v lokálních parametrech ADZAS032 a SND_MAIL nastaveny příslušné e-mailové adresy, pak nový záznam v meziskladu způsobí automatické odeslání e-mailového upozornění odpovědné osobě.
Vzhled formuláře si může každý uživatel nastavit sám prostřednictvím uživatelského nastavení vzhledu formuláře pomocí ikonky s tzv. "hasákem" ().

Obr. 03207/1 Převzetí externích závazků - výběr e-faktur ISDOC

Seznam externích závazků lze omezit pomoci výběrového tlačítka Úloha zdroje dat, které je umístěno v dolní části formuláře.

Díky tomuto tlačítku lze seznam omezit podle těchto hodnot:

• Pohledávky
• e-faktury ISDOC.EPOD
• e-faktury ISDOC - pro zobrazení faktur ISDOC
• Vše
• Neuvedena

Kromě toho lze seznam omezit také zatržením jedné z uvedených možností podle záznamů:

• Nepřevzaté
• Převzaté
• Zrušené
• Všechny

Obr. 03207/2 Omezení výběru pouze na "Převzaté závazky"

Do položky Datum importu se doplňuje termín, kdy byl záznam zaevidován (naimportován) do zásobníku faktur/závazků.

Do položky Stav záznamu se zapisuje stav převzetí závazku. Tuto položku je možné najít pouze ve formulářích pro převzetí závazků, u pohledávek se tato položka nenachází.

Položka Stav záznamu může obsahovat tyto hodnoty:

• Nepřevzato
• Převzato
• Zrušeno

Položka Záznam o chybě při importu dokladu zobrazuje protokol o importu do zásobníku závazků, pokud tedy nastala nějaká chyba při importu, uživatel je zde o této chybě informován.

	Uživatelské tipy
	Jak se dozvídat o nových dokladech v zásobníku závazků?

Stiskem klávesy pro Detail/volání číselníku se spustí formulář 03206 - Prohlížení podkladu pro import závazku, ve kterém je možné si prohlédnout veškeré údaje a také pomocí klávesy pro tisk vytisknout opis příslušného dokladu.

Výběrem jednoho záznamu a stiskem klávesy pro Výběr se lze přemístit do funkce pro výběr deníku, do kterého požaduje uživatel vložit nový závazek. Pokud existuje pouze jeden vhodný deník, výběr deníků se nenabídne a závazek je vložen právě do tohoto deníku.

U závazků s typem dokladu Faktura či Závazek k zaměstnanci se lze klávesou pro Výběr přemístit do formuláře 03266 - Tisk deníků závazků pro výběr deníku, kam si uživatel přeje vložit nový závazek. Výběrem deníku se vyvolá detail ve sloučeném formuláři 03228 - Převzetí ext. závazků, kde je také uvedena podrobnější dokumentace k převzetí externích závazků v podobě faktury či závazku k zaměstnanci.

Při převzetí dokladu ze zásobníku závazků lze parametricky nastavit výchozí sazby DPH s vazbami na:

• úlohu
• typ importovaného dokladu,

které se budou doplňovat, a to pomocí dotazu v tabulce R_SQL. Pro správné nastavení fungování je nutné kontaktovat pracovníky BBM.

ISDOC faktury

Nyní si je možné s vašimi partnery vyměňovat elektronické faktury ve standardu ISDOC. Stačí k tomu zavést e-mailovou adresu např. e-faktury@organizace.cz a začít využívat modul iFIS*e-Podatelna. E-podatelna sama analyzuje došlou e-mailovou poštu, dokáže ji sama evidovat v iFIS*Spisová služba, e-maily s ISDOC fakturou předává právě do formuláře iFIS*Závazky/03207 - Převzetí externích závazků k dalšímu zpracování. Odsud již lze pořídit závazkovou fakturu opravdu jednoduchým způsobem "na jedno kliknutí". ISDOC faktura i její PDF obraz z e-mailu se stává automaticky přílohou záznamu o faktuře v iFIS*Závazky.

Fakturu ISDOC a jiné související doklady lze odeslat:

• e-mailem
• prostřednictvím datových schránek

Jelikož formát elektronické fakturace ISDOC sjednocuje doposud různé formáty elektronických daňových dokladů na jediný, lze posílat elektronické faktury napříč různými ekonomickými systémy.

Také pomocí e-Podatelny lze provést elektronickou výměnu prvotních dokladů ISDOC.

Provázání závazku ze zásobníku s dokumentem v iFIS*Spisová služba

Při pořízení závazku do systému iFIS* ze zásobníku závazků pomocí formuláře 03207 – Převzetí externích závazků je zcela automaticky předvyplněna položka PID, pokud se jedná o závazek zpracovaný a zaevidovaný prostřednictvím e-mailové zprávy z E-podatelny. Tím také dochází k navázání závazku převzatého prostřednictvím formuláře 03207 – Převzetí externích závazků na příslušný dokument v iFIS*Spisová služba ve formuláři 09122 - Podací deník zaevidovaný stejnou e-mailovou zprávou z E-podatelny.

U ostatních závazků (faktury ISDOC, pohledávky), které nejsou evidované prostřednictvím E-podatelny, lze při pořízení z formuláře 03207 – Převzetí externích závazků ručně pomocí klávesy pro Seznam hodnot doplnit položku PID identifikačním číslem existujícího dokumentu zaevidovaného v iFIS*Spisová služba.

Obr. 03207/3 Pořízení závazku ze zásobníku ve formuláři 03228 – Převzetí externích závazků s automatickým zaevidováním PID dle záznamu v iFIS*Spisová služba evidovaného prostřednictvím E-podatelny

Obr. 03207/4 Dokument s PID navázaným na fakturu převzatou z E-podatelny

Navazující funkce:

• 03205 - Převzetí závazků z Registru smluv
• 03206 - Prohlížení podkladu pro import závazku
• 03228 - Závazek
• 03212 - Opravy dodavatelských faktur