Man01324

01324 * Pravidla pro volitelné položky účetní věty

V tomto formuláři je možné nadefinovat pravidla pro evidenci a editaci volitelných položek účetní věty. Pravidlo určuje:

• ke kterým analytickým účtům se položky evidují
• ve kterých úlohách se mají položky evidovat
• ke kterým vyjmenovaným zakázkám (projektům/grantům)se položky evidují
• specifikuje povinnost uvádění položek (ne/povinné / volitelné uvádění)
• specifikuje výchozí hodnoty, které se mohou automaticky doplňovat do účetní věty
• definuje seznamy možných hodnot pro LOV výběry
• definuje, zda jsou uvedené hodnoty kontrolovány proti LOV výběru možných hodnot

Obr. 01324/1 Pravidla pro volitelné položky účetní věty

Párovací symbol je následně využíván v úloze 025 - Párování na hlavní knize, která umožňuje párování účetních zápisů na tzv. párovacích účtech se shodnými párovacími symboly a dohledávání těch účetních zápisů, které způsobují rozdíly na těchto účtech.

Volitelné položky lze použít v různých úlohách. V tomto formuláři lze nastavit, pro jakou úlohu a jakým způsobem se jednotlivé volitelné položky budou vyplňovat.

Tlačítko Kopie umožní vytvořit kopii systémového pravidla s uživatelským nastavením pro:

• volitelné položky účetní věty
• párovací symboly

Formulář pro zadání párovacích účtů a pravidel pro volitelné položky účetní věty je rozdělen do tří sekcí:

• společná část pro "Zadání účtů"
• část pro parametry "Párovacího symbolu"
• část pro nastavení "Volitelné položky"

Část první - společná

• Označení platnosti záznamu - pokud je uvedena hvězdička, záznam je neplatný
• Anal. účet – výběr z číselníku analytických účtů
• Úloha – číslo úlohy, pro kterou nastavení platí, výběr z číselníku úloh
• Zakázka – zakázka, pro kterou nastavení platí, výběr z číselníku zakázek
• Typ zakázky – dotáhne se automaticky výběrem zakázky

Část druhá - párovací symbol

• Párovat – párovat účet A/N (volba na zatržítko A – zatrženo, N – nezatrženo)
• Dat. typ – datový typ (vždy Char – znakový)
• Def. hodnota – defaultní hodnota - předvyplněná hodnota párovacího symbolu (konstanta nebo select) - doplní se tlačítkem Pár. symbol automaticky, pokud je v pravidlech hodnota předvyplněna
• Seznam hodnot – seznam platných hodnot párovacího symbolu (výčet hodnot oddělených čárkami nebo select)
• Kon. - příznak, zda kontrolovat hodnoty párovacího symbolu na seznam hodnot:
  • pokud je zatržen, je hodnota párovacího symbolu kontrolována na seznam hodnot uvedený v položce Seznam hodnot (buď výčtem hodnot nebo selectem), je-li zadána jiná hodnota, která seznamu hodnot neodpovídá, její text je zvýrazněn červeně
  • pokud není zatržen, nekontroluje se hodnota párovacího symbolu, tj. může být libovolná hodnota
• Pov. - povinné / nepovinné / zakázané vyplnění párovacího symbolu - výběr ze seznamu hodnot:
  • + = povinné vyplnění párovacího symbolu, pokud je hodnota párovacího symbolu prázdná, je to chyba, uživatel je upozorněn červeným podbarvením pole s párovacím symbolem
  • − = nepovinné vyplnění párovacího symbolu - hodnota párovacího symbolu může být vyplněná, ale může být i prázdná
  • x = zakázané vyplnění párovacího symbolu - pokud není hodnota párovacího symbolu prázdná, je to chyba - vyplnění hodnoty x je smysluplné pouze v případě, kdy jsou obě položky Def. hodnota a Seznam hodnot prázdné
• Popis – nápovědní řádek párovacího symbolu
• S.d. - systémová definice pravidla pro párovací symbol

Část třetí - volitelné položky

• Položka 1 - 10 – název volitelné položky 1-10
• Dat. typ – datový typ (vždy Char – znakový)
• Def. hodnota – defaultní hodnota - předvyplněná hodnota volitelné položky (konstanta nebo select) - doplní se tlačítkem Vol. pol. automaticky, pokud je v pravidlech hodnota předvyplněna
• Seznam hodnot – seznam platných hodnot volitelné položky (výčet hodnot oddělených čárkami nebo select)
• Kon. - příznak, zda kontrolovat hodnoty volitelné položky na seznam hodnot:
  • pokud je zatržen, je hodnota volitelné položky kontrolována na seznam hodnot uvedený v položce Seznam hodnot (buď výčtem hodnot nebo selectem), je-li zadána jiná hodnota, která seznamu hodnot neodpovídá, její text je zvýrazněn červeně
  • pokud není zatržen, nekontroluje se hodnota volitelné položky, tj. může být libovolná hodnota
• Pov. – povinné / nepovinné / zakázané vyplnění volitelné položky - výběr ze seznamu hodnot:
  • + = povinné vyplnění volitelné položky, pokud je hodnota volitelné položky prázdná, je to chyba, uživatel je upozorněn červeným podbarvením pole s konkrétní volitelnou položkou
  • − = nepovinné vyplnění volitelné položky - hodnota volitelné položky může být vyplněná, ale může být i prázdná
  • x = zakázané vyplnění volitelné položky – pokud není hodnota volitelné položky prázdná, je to chyba - vyplnění hodnoty x je smysluplné pouze v případě, kdy jsou obě položky Def. hodnota a Seznam hodnot prázdné
• Popis – nápovědní řádek volitelné položky
• S.d. - systémová definice pravidla pro volitelnou položku

Části dvě a tři mohou být vyplněny nezávisle.

Obr. 01324/2 Číselník pro nastavení pravidel pro párovací symbol a volitelné položky

Při práci s volitelnými položkami se nerozlišuje, zda je účet saldokontní či nikoliv.

Pro systémové nastavení volitelných položek účetní věty slouží funkce 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty, která je přístupná pouze správci systému a umožňuje nastavit pravidla pro párovací symbol a volitelné položky tak, aby je uživatelé ve funkci 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty nemohli měnit.

Šedě jsou podbarveny záznamy párovacího symbolu a volitelných položek, u nichž není povoleno vyplnění či změna některé z volitelných položek či párovacího symbolu, což je v případě, že záznam obsahuje nějaké systémové nastavení (zatržítko u záznamu označené S.d. je zatrženo). Zatržítko S.d. lze označit / odznačit pouze ve správcovském formuláři 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty, který je přístupný jen správci systému. Záznamy párovacího symbolu a volitelných položek, které jsou podbarveny bíle, neobsahují žádné záznamy se systémovým nastavením a lze je ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty měnit.

Zatržítko S.d. u párovacího symbolu a volitelných položek lze zatrhnout pouze ve správcovském formuláři 01316 - Systémová pravidla pro volitelné položky účetní věty. Je-li u párovacího symbolu nebo volitelné položky ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty zatrženo, jedná se o systémovou definici pravidla, řádek bude označený šedě a u takových záznamů uživatelé nebudou moci nastavovat pravidla.

Založení nového záznamu

Pomocí klávesy pro Nový záznam založí uživatel nový řádek, na kterém identifikuje nově zadávaný párovací účet. K vytvoření nového záznamu může využít klávesu pro Seznam hodnot, po jejímž stisku se objeví seznam analytických účtů z platného účtového rozvrhu, případně může nastavit masku analytického účtu (např. 5%). Tím je vyvolán formulář 01330 - Nabídka pro výběr analytického účtu, z kterého se lze přesunout do účetního rozvrhu, v němž lze dohledat podrobnější informace o příslušném analytickém účtu.
Dále uživatel nastaví požadované parametry párovacího symbolu, případně jednotlivých volitelných položek.

Pro založení nového záznamu "Volitelných položek" je nutné nejdříve nastavit globální parametr UCVPOL na hodnotu A. Nastavení tohoto parametru na jinou hodnotu nezobrazí volitelné položky účetních zápisů. Pokud je však globální parametr nastaven na hodnotu A, volitelné položky účetní věty se zobrazí. Nastavením globálního parametru UCVPOL na obsah A,UUUUUUUUUUS znamená, že volitelné položky účetní věty se zobrazí a tato hodnota určuje oprávnění ke změně pravidel pro párovací symboly a volitelné položky. Účetní si tak sami nemohou měnit pravidla pro volitelnou položku č. 10, neboť změnu může provést pouze správce systému.

Obr. 01324/3 Nastavení globálního parametru UCVPOL na hodnotu "N,SUUUUUUUUUS"

Postupuje se obdobně jako při zadávání párovacího symbolu.

Zneplatnění záznamu lze provést pomocí klávesy pro Zrušení záznamu (.

Možnost dynamického naplnění párovacích symbolů a volitelných položek do kontačních řádků

Pro párovací symbol a volitelné položky je možné nastavit kromě konstanty také tzv. dynamické plnění. Jedná se o pokročilé nastavení údaje Def. hodnota pomocí SQL příkazu select, které může provádět řádně proškolený uživatel (obvykle pouze správce aplikace se znalostí SQL), nebo konzultanti dodavatele na vyžádání správce. V podstatě lze říci, že libovolný údaj z databáze iFIS* může být při vhodném nastavení automatizovaně naplněn jako výchozí hodnota položek Párovací symbol nebo Volitelná položka v kontaci prvotního dokladu nebo řádku účetního dokladu.

Párovací symboly

Technický popis

Při změně analytického účtu v kontačním řádku (TEKUCLIK) jsou vždy naplněny proměnné:

1. KON .. <- naplní se identifikátorem analytického účtu z tekuclik.KONTIDNO
   
2. ULO .. <- naplní se identifikátorem úlohy z tekuclik.ULOHA
   
3. UNI .. <- naplní se identifikátorem prvotního dokladu z tekuclik.UNIDENT
   

případně další doplňkové údaje:

1. RUN .. <- naplní se identifikátorem řádku prvotního dokladu z tekuclik.RUNIDENT
2. TPA .. <- naplní se identifikátorem typu akce z tekuclik.TYPAIDNO
3. AKC .. <- naplní se identifikátorem akce - zakázky z tekuclik.AKCE
4. MD .. <- naplní se částkou na straně Má dáti z tekuclik.MD
5. DAL .. <- naplní se částkou na straně Dal z tekuclik.DAL
6. SAL .. <- naplní se identifikátorem záznamu o spárování z tekuclik.SALDIDNO
   

Tyto proměnné jsou při každé změně AU na kontačním řádku předávány jako vstupní parametry do externí package PA025_PARUS, ta si podle hodnot uvnitř proměnných vyhledá v číselníku pravidel odpovídající definice a naplní položky PSMB a P1 – P10 v účetní větě.

Návratovou hodnotou SQL dotazu v pravidle smí být vždy pouze 1 hodnota. To znamená, že pokud má být párovací symbol nebo některá z VP výsledného kontačního řádku složena z více údajů, musí být tyto údaje "zřetězeny" dohromady.

Volitelné položky

Ve formuláři lze nadefinovat kromě párovacího symbolu také tzv. vytěžovací pravidla pro volitelné položky. Tím je umožněno nastavení obsahu jednotlivých volitelných položek s označením P1 a P10.
Nastavením vytěžovacích pravidel se položka automaticky doplní do účetní věty.

Vytěžovací pravidla lze nastavit:

• pro účely kontace u každé účetní věty
• mohou být aktivována pro každý řádek

Kromě toho lze také nastavit:

• zda je volitelná položka povinná či nikoli
• zda se položka bude doplňovat ručně nebo na základě nastavených pravidel

V některých formulářích (například ve formuláři 02167 – Modifikace účetní likvidace či 02115 - Účetní doklad) je přístupné tlačítko Vol. položky. Po jeho stisku jsou automaticky doplněny volitelné položky do účetní věty. Volitelné položky se tlačítkem Vol.položky vyplní pouze u záznamů, kde je v pravidlech vyplněn údaj Def.hodnota. To samé platí i pro párovací symbol.

Obr. 01324/4 Položka "Párovací symbol" a volitelné položky s tlačítky pro automatické doplnění defaultních hodnot z pravidel

	Příklad
	Účetní větu lze rozšířit o položku IČO, kterou lze nastavit do položky č. 10 (P 10), kde jsou nastavena pravidla pro vyplňování IČO a nic jiného se do této položky doplňovat nesmí.

Nastavení pravidel pro volitelné položky může být velmi různorodé. Kromě defaultní hodnoty lze nastavit i seznam hodnot pro doplnění volitelné položky.

	Příklad
	Na následujícím obrázku je znázorněno nastavení pravidel vytěžovacích pravidel pro "Položku 1" ve formuláři 01324 - Pravidla pro volitelné položky účetní věty s možností doplnit jak defaultní hodnoty, tak i seznam hodnot, který obsahuje rok 2015, 2016 a 2017.

Obr. 01324/5 Tlačítko "Volitelné položky" ve formuláři 02167 - Modifikace účetní likvidace

K automatickému nastavení je nutné zadat příkaz SQL ve správném formátu, což může provést pouze správce aplikace se znalostí SQL.

Položka "Pov." může nabývat těchto hodnot:

Hodnota	Vyplnění položky	Popis
+	Povinné	vyplnění příslušné volitelné položky je povinné, položka je označena červeně a musí být vyplněna
-	Nepovinné	vyplnění příslušné volitelné položky je nepovinné, položka není označena červeně, není vyžadováno její vyplnění, ale lze ji vyplnit
x	Zakázané	vyplnění příslušné volitelné položky je zakázané, není tudíž dovoleno jakékoli vyplnění této položky

Obr. 01324/6 Seznam hodnot pro položku "Pov."

Pro úpravu volitelných položek účetní věty ve vnitropodnikovém účetnictví je určen formulář 02229 - Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek, ve kterém je umožněno zaznamenávat změny jak volitelných položek účetní věty, tak i změny párovacího symbolu.

Na obdobném principu fungují pravidla pro nastavení volitelných položek dlouhodobého a drobného majetku ve formuláři 05131 - Pravidla pro volitelné položky majetku.

Export a import účetních vět - hromadné úpravy volitelných položek

Účetní věty lze exportovat do XLS souboru pro hromadné úpravy volitelných položek a znovu naimportovat zpět do systému iFIS*. K tomu je možné využít sestavu 16001/02212 – Podklady pro hromadnou úpravu volitelných položek, kterou lze po výběru dat určených k přenosu vyexportovat do XLS souboru stiskem ikony pro otevření sestavy v MS Excel. Sestavu 16001 – Podklady pro hromadné úpravy volitelných položek lze spustit z formuláře 02212 – Vnitropodnikové pohyby.

Obr. 01324/7 Vyexportování souboru .XLS pomocí sestavy 16001 – Podklady pro hromadné úpravy volitelných položek

XLS soubor je potřeba po provedení změn s hromadnou úpravou volitelných položek uložit jako soubor ve formátu CSV. Tento soubor lze znovu naimportovat zpět do iFIS* pomocí formuláře 02228 – Aktualizace volitelných položek účetní věty. Po načtení aktualizačního souboru ve formátu CSV je provedena kontrola odpovídajících údajů účetních řádků s vypsáním protokolu nalezených rozdílů a v odpovídajících řádcích účetních dokladů jsou aktualizovány hodnoty párovacího symbolu a volitelných položek dle importovaného souboru.

Obr. 01324/8 Naimportování souboru .CSV pomocí formuláře 02228 – Aktualizace volitelných položek účetní věty

Obr. 01324/9 Dokončení aktualizace pomocí formuláře 02228 – Aktualizace volitelných položek účetní věty

	Pozor
	Při aktualizaci nejsou prováděny kontroly správnosti a úplnosti aktualizovaných hodnot podle nastavených pravidel pro volitelné položky účetní věty.

	Poznámka
	Importovaný soubor CSV se automaticky ukládá do archivu sestav (formulář 09301 – Archiv sestav).

Navazující funkce:

• 01305 - Účtový rozvrh
• 01330 - Nabídka pro výběr analytického účtu
• 02115 - Účetní doklady
• 02167 - Modifikace účetní likvidace
• 02212 - Vnitropodnikové pohyby
• 02228 - Aktualizace volitelných položek účetní věty
• 02229 - Vnitropodnikové pohyby – úprava volitelných položek
• 02501 - Párování účetního salda
• 02502 - Rozpárování na hlavní knize