Man07025

07025 * Písemnosti veřejné zakázky

Formulář Písemnosti veřejné zakázky slouží pořizovatelům k zaevidování jednotlivých písemností přijímaných v rámci zadávacího řízení k dané VZ a k zaevidování všech písemností, které budou pořizovány jako výstup z aplikace ke konkrétní VZ.
Některé písemnosti jsou do evidence přetahovány automaticky z jiných funkcí aplikace (např. Nabídky z formuláře 07018 nebo písemnosti související s jednáním komisí z formuláře 07020).
Před pořízením záznamu o písemnosti je nutno nejdříve zvolit příslušnou záložku dle toho, zda se bude jednat o dokument Pořizovaný v aplikaci nebo do ní Přijímaný. Další související dokumenty s předmětnou VZ je možno vložit do databáze v záložce Dokumenty.

Obr. 07025/1 Písemnosti veřejné zakázky

Pořízení nového záznamu písemnosti

Funkce 07063 Pořízení/změna písemnosti

Pro nový záznam se využívá obecné funkce ovládání v iFIS (ikona "Vložit nový záznam" nebo klávesa F6). Otevře se formulář pro pořízení písemnosti (funkce 07063). Z předdefinované nabídky Typů písemností je do položky Kód písemnosti vybrána písemnost, kterou eviduji (je definována svým kódovým označením a názvem).

Obr. 07025/2 Písemnosti veřejné zakázky (pořízení nového záznamu - výběr písemnosti)

Pro evidenci je nutno zadat údaje do povinných polí Podoba a Stav. V závislosti na typu písemnosti a pro koho je určena se nabízejí další položky k vyplnění (např. Dodavatel nebo Člen komise). V položce Odesláno je nastaven systémový datum a čas, který je možno upravit na hodnoty odpovídající skutečnosti odeslání nebo doručení.

Obr. 07025/3 Písemnosti veřejné zakázky (pořízení písemnosti - vyplnění polí)

Propojení se Spisovou službou
Propojení evidované písemnosti se Spisovou službou je možné přes kód PID:

• u písemností doručených přes podatelnu je kód PID známý (uveden na obálce), je možno ho zapsat do pole PID (ve funkci 07063)

Obr. 07025/4 Písemnosti veřejné zakázky (evidence do formuláře spisové služby)

• u písemností doručených přímo do rukou zadavatele (osobně) je možno kód vygenerovat pomocí tlačítka [ SPS ], po vyplnění formuláře 09142 Spisové služby (je nutno zadat minimálně povinné údaje a uložit je) se objeví vygenerovaný kód, který je po potvrzení automaticky doplněn (před spuštěním formulářů SPS je třeba vždy uložit všechna data) do pole PID
• pokud není k dispozici modul iFIS*/Spisová služba, je možno do evidence zadat příslušné číslo z podacího deníku (pole Číslo z podacího deníku)
• jestliže je pole PID již vyplněno, je možno přes tlačítko [ SPS ] nahlédnout přímo do aplikace Spisové služby (otevře se funkce 09122 se zobrazením příslušného dokumentu evidovaného na příslušném spisovém uzlu)

Obr. 07025/5 Písemnosti veřejné zakázky (náhled do formuláře Spisové služby)

• kód je možno vygenerovat pomocí tlačítka [ SPS ] přímo z aplikace i u písemností odesílaných (stejně jako u Pořízených)

Obr. 07025/6 Písemnosti veřejné zakázky (přijaté písemnosti do aplikace)

Volby pro výběr evidovaných písemností Volby se používají jako výběrová podmínka pro omezení zaevidovaných písemností. Členění voleb je v závislosti na tom, komu je písemnost určena:

• Bez omezení
• Formuláře pro uveřejnění
• Zadávací dokumentace
• Komise
• Uchazeči
• Interní přehledy
• Námitky, ÚOHS

Obr. 07025/7 Písemnosti veřejné zakázky (omezení výběru evidovaných písemností pro komisi)

Editace pořízeného záznamu

Funkce 07063 Pořízení/změna písemnosti

Úprava nebo doplnění údajů již zaevidovaných písemností je možná opět přes funkci 07063. Otevření změnového formuláře je možné na evidovaném záznamu pomocí dvojkliku myši nebo klávesou [ Enter ]. Údaje z funkce 07063 se přenáší do formuláře 07025.

Tiskové výstupy pořizovaných písemností

Zaevidované pořizované písemnosti jsou v tomto formuláři připraveny pro tiskový výstup. Tisky jsou vyvolávány přes ikonu v horní liště ("Výběr sestav pro tisk") nebo pomocí klávesové volby "Ctrl + T". Formuláře (šablony) pro uveřejnění v IS VZ US a v ÚV EU jsou k dispozici, pokud je kurzor umístěn v horní části obrazovky (blok Veřejné zakázky - na konkrétní zakázce), předpokladem pro jejich otevření a vytvoření je nainstalování SW 602 XML Filler (viz Pokyny k instalaci na spouštěcí stránce iFIS). Nabídka dokumentů k tisku z této volby obsahuje ještě některé další písemnosti, které se váží přímo na VZ.

Dokumenty ve formátu XML:
Konkrétní dokument je vybrán z nabídky tiskových sestav. Po spuštění je dokument vytvářen pomocí SW 602XML Filler a poté jsou do něj importována známá data z databáze.

Obr. 07025/8 Písemnosti veřejné zakázky (XML dokument)

Po dotažení dat je možno dovyplnit šablonu dalšími údaji, případně opravit neodpovídající data. Dokument je možno uložit na lokální disk a následně vložit do iFIS*/VZ - do záložky Dokumenty (v rozpracovaném nebo konečném stavu).

Obr. 07025/9 Písemnosti veřejné zakázky (XML dokument uložený v záložce Dokumenty)

Uložený dokument je možno přes tlačítko [ Ukaž ] zobrazit. Až po konečném vyplnění a odkontrolování údajů je dokument připraven k odeslání k uveřejnění.

Další zaevidované písemnosti je možné zobrazit a tisknout, pokud je kurzor umístěn v dolní části obrazovky (blok Písemnosti k veřejné zakázce). Lze tisknout pouze dokumenty, které byly zaevidovány. Pokud je potřeba tisknout konkrétní dokument(y), doporučujeme provést jeho výběr předem v bloku Písemností k veřejné zakázce (pomocí režimu dotazů a výběrových podmínek).

Záložka Dokumenty

Tato záložka umožňuje zadavateli uložit jakýkoliv další dokument (v libovolném formátu) související s předmětnou VZ do databáze. Před vlastním vložením je třeba vkládaný soubor (dokument) vhodným způsobem popsat (pole Popis). Pomocí tlačítka [Vlož] je dohledán dokument v příslušném adresáři a uložen pod skutečným jménem (názvem) souboru. Přes tlačítko [ Ukaž ] je možno uložené kopie souborů otevřít pro čtení (prohlížení).

Obr. 07025/10 Písemnosti veřejné zakázky (připojené dokumenty k předmětné VZ)

Navigační panel

V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011. Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.

Tisky s definovaným podkladem

Ve funkci 07011 v záložce Loga lze evidovat požadavek na tisk písemností s určeným podkladem (např. loga projektů v záhlaví či zápatí). Podklady jsou součástí funkce 07077. Obrázky je nutno vkládat do IS prostřednictvím dodavatele systému.

Obr. 07025/11 Příklad tiskového výstupu s podkladem v záhlaví

Navazující a související funkce:

• 07063 - Pořízení/změna písemnosti
• 09142 - Evidence nového dokumentu do spisové služby
• 07011 - Evidence veřejných zakázek
• 07014 - Harmonogram zadávacího řízení
• 07016 - Pořízení zadávací dokumentace
• 07032 - Evidence dodavatelů
• 07018 - Evidence nabídek
• 07020 - Sestavení komise
• 07022 - Posuzování a hodnocení nabídek
• 07077 - Loga veřejných zakázek

Volané sestavy:

• 07022 - Přehledy