Man07020

07020 * Sestavení komise

Formulář Sestavení komise je určen pořizovatelům k zaevidování jmenovaných členů a náhradníků hodnotící komise, komise pro otevírání obálek nebo jiné komise ustanovované zadavatelem k předmětné VZ. Dále slouží formulář pro možnost zaevidování jednání ustanovených komisí a pro pořízení stručných zápisů z těchto jednání.

Evidence komise V bloku Komise je volným textem zaevidována vhodný název sestavované komise (v poli Popis). U každé komise je pomocí zaškrtávátek (vpravo) uvedeno, pro jaký(é) hlavní účel(y) byla sestavena. Položka Plat. je určena k označení, že komise je platná, že bylo schváleno příslušnou osobou jmenování členů.

Obr.07020/1 - Sestavení komise (jmenování členů zaevidované komise)

Obr.07020/2 - Sestavení komise (potvrzení platnosti komise po jejím schválením)

Jmenování komise Osoby do komise jsou vybírány z číselníku osob. Osoby, které se nenacházejí v číselníku, je potřeba nejdříve do číselníku doplnit. Každé vybrané osobě je přiřazena Funkce v komisi (je možno ji změnit např. po volbě předsedy a místopředsedy). Ke každému členovi komise může (v některých zákonných případech musí) být jmenován také Náhradník. Zaškrtávátka v poli Zam. se doplňují, pokud vybraná osoba z číselníku je zde vedena jako zaměstnanec.

Obr.07020/3 - Sestavení komise (hromadné obeslání vybraných členů komise s oznámením o jmenování)

Tlačítko Oznámení o jmenování - Hromadné obeslání Tlačítkem [ Oznámení o jmenování ] je možno obeslat jmenované osoby do komise e-mailem a/nebo dopisem s informací o jejich jmenování do konkrétní komise (viz pole Komise). Účel obeslání je dán Vytvářenou písemností. Do pole Osoba jsou dotažena jména osob jmenovaných do komise. Do pole Email. adresa se údaj dotahuje z číselníku osob nebo je možno ho doplnit či změnit ručně. Pole Ob. určuje, zda osoba má být zahrnuta do hromadného obeslání (jakýmkoliv způsobem). V poli Mail je možno označit osoby, které dostanou mailovou zprávu o jmenování do komise (za předpokladu, že mailová adresa je udána). Pokud Podoba písemnosti bude "Písemná", pak lze vygenerovat příslušný dopis, který je po stisku tlačítka [ Obeslat a zavřít ] zaevidován automaticky do funkce 07025 . Při této podobě písemnosti je možno také využít tlačítko [ SPS ] pro propojení s aplikací Spisové služby (vygenerování PID a zaevidování písemnosti v iFIS*/SPS). Propojení je nutno provést dříve než je použito tlačítka [ Obeslat a zavřít ] nebo je možno propojení provést následně až ve funkci 07025 . V případě písemného obeslání je při dalším otevření okna vidět informace o tom, kdo a kdy byl již listinou podobou dopisu obeslán (pole Dříve odeslaná písemnost).

Jednání komise V záložce Jednání je možno zaevidovat údaje k jednotlivým jednáním komise. Položka Předmět jednání slouží k identifikaci jednání, doporučujeme jednání buďto číslovat nebo výstižně pojmenovat. Pole Datum, čas a Místo vymezují, kdy a kde se jednání uskuteční. Účel jednání je vždy vybírán z předdefinované nabídky, přičemž je hlídáno, aby bylo možno zaevidovat pouze takový účel, pro který byla komise ustanovena. Další popsané volby slouží k zápisu údajů, které jsou následně využity při tvorbě tiskového výstupu - Protokolů z jednání.

Volba Zápis z jednání V této volbě jsou pole pro časové vymezení jednání (Zahájení, Ukončení), pro určení, kdo jednání Řídil a kdo pořídil zápis (Zapsal). V dalších položkách je možno volným textem stručně popsat Obsah, průběh, Výsledky a závěry z jednání.

Obr.07020/4 - Sestavení komise (pořízení zápisu z jednání komise)

Tlačítko Pozvánka k jednání - Hromadné obeslání Tlačítkem [ Pozvánka k jednání ] je možno obeslat jmenované osoby do komise e-mailem a/nebo dopisem, kterým jsou zváni na jednání příslušné komise. Pro tlačítko platí stejný popis a možnosti jako u výše popsaného "Oznámení o jmenování".

Obr.07020/5 - Sestavení komise (obeslání členů komise pozvánkou na jednání)

Obr.07020/6 - Sestavení komise (zaevidování přítomných členů komise u jednání)

Volba Přítomnost osob Zde jsou uvedeni jmenovaní jednotliví členové a náhradníci jednající komise, pomocí zaškrtávátek v poli Přít. jsou zaevidovány osoby, které se účastnily konkrétního jednání. V bloku Přizvané osoby je možno volným textem zaevidovat další Osoby, které se zúčastnily jednání a kým byly Přizvány. V poli Dod. se označují osoby, které jsou zástupci potenciálních dodavatelů. Přítomné osoby podepisují následně vytvořené písemnosti vztahující se k jednání. Vyplnění záložky přítomných osob u jednání komise za účelem hodnocení nabídek je nutno provést před tím, než budou do aplikace pořizována data pro subjektivní hodnocení dílčích kritérií. Pro subjektivní hodnocení je nutno mít ve funkci 07022 vygenerovány přítomné členy jednání.

Volba Připomínky/Názory Pokud je potřeba zapsat z průběhu jednání nějakou konkrétní připomínku nebo některý z přítomných členů komise (nebo jiný účastník jednání) má odlišný názor než ostatní, pak je v této volbě uveden Autor a Text připomínky či odlišného názoru.

Obr.07020/7 - Sestavení komise (záznam připomínky nebo odlišného názoru)

Volba Pořízené přílohy Pokud je potřeba k jednání zaevidovat jakýkoliv dokument, je možné ho v libovolném formátu uložit do databáze jako přílohu k jednání. Dokument je v poli Popis výstižně označen, pomocí tlačítka [ Vlož ] je dohledán v příslušném adresáři a uložen pod skutečným názvem souboru. Tlačítkem [ Ukaž ] je možno otevřít dokument pro čtení (prohlížení).

Obr.07020/8 - Sestavení komise (pořízení příloh k jednání komise)

Tiskové výstupy Kromě písemností, které jsou součástí hromadného obeslání, je možno k příslušné komisi vygenerovat dokument pro schválení ustanovené komise "Seznam jmenovaných členů komise". Ke každému jednání se generují "Protokol", Prohlášení o nepodjatosti" a "Prezenční listina", které se zároveň automaticky evidují ve funkci 07025 .

Navigační panel V navigačním panelu zobrazeny obrázkové ikony pro jednoduchý a rychlý přechod do ostatních formulářů aplikace. Popis je uveden ve funkci 07011 . Název formuláře se zobrazí u jednotlivých ikonek v bublinové nápovědě. Pro přechod do jiného formuláře je nutno mít kurzor postaven na zvolené veřejné zakázce, jejíž výběr bude přednastaven i v následně požadovaném formuláři.

Navazující a související funkce:

01111 - Číselník osob

07014 - Harmonogram zadávacího řízení

07016 - Pořízení zadávací dokumentace

07032 - Evidence dodavatelů

07018 - Evidence nabídek

07011 - Evidence veřejných zakázek

07022 - Posuzování a hodnocení nabídek

07025 - Písemnosti veřejné zakázky