Man09142

09142 * Evidence nového dokumentu do spisové služby

Formulář slouží k zaevidování nového dokumentu do Spisové služby (přijatého, odesílaného, interního, z jiných aplikací,...). V aplikaci Spisová služba se otevírá pomocí voleb "Poslat" nebo "Došlo" ve funkci 09122 Podací deník.
Při vyvolání formuláře může být předvyplněn Odesílatel nebo Adresát v závislosti na tom, zda se jedná o došlý či odesílaný dokument.
Význam ostatních položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 - Podací deník (případně v Úvodním dokumentu Spisové služby).

Obr.09142/1 Evidence nového dokumentu (vyvolaná z agendy SPS nebo z cizí agendy)

Formulář je možno vyvolat i z funkcí jiných agend, než je Spisová služba (Finance, Objednávky, Registr smluv...), a to prostřednictvím ikony [SPS] volitelně umístěné v levé nástrojové liště. V agendách Veřejné zakázky a Zakázky malého rozsahu je tato funkce volána pomocí tlačítka [SPS] umístěného u příslušných písemností.
Položky Předmět, Typ dokumentu a Odesílatel (nebo Adresát) mohou být předvyplněny údaji, které jsou převzaty ze záznamu volající agendy. Po stisknutí tlačítka [Uložit a další] (případně [Koncepty]) se nový záznam o dokumentu uloží do Spisové služby a připraví se k odeslání, k oběhu a nebo k vyřízení. Současně dojde k vytvoření vazby mezi záznamy v obou agendách - ve Spisové službě na záložce Doklady, u záznamu volající agendy je doplněn vygenerovaný identifikátor PID, který je provazujícím elementem.
Význam všech položek a ovládání formuláře jsou podrobně popsány v dokumentaci 09122 Podací deník (případně v Úvodním dokumentu Spisové služby).

Vzhledem k tomu, že dokumenty, které procházejí hromadně skenovacím pracovištěm, jsou již na vstupu označovány etiketou s identifikátorem PID, je nutno identifikaci dokumentu provést také při jeho prvotní evidenci. Pro tento účel je umožněno "ruční" vyplnění pole PID (z klávesnice nebo pomocí čtečky čárového kódu). Aby byla zachována jedinečnost vkládaného údaje a zároveň se minimalizovala možnost vložení chybné hodnoty, je nutno toto ošetřit pomocí globálních parametrů a v nastavení číselných řad. Na základě toho jsou zapnuty příslušné kontroly. Parametricky je také určeno, zda položka PID je přístupná nebo nepřístupná a povinná nebo nepovinná pro ruční vyplnění.
Pokud je v globálním parametru SPSGPID uvedena hodnota A umožňující dle interních pravidel kombinovat ruční evidenci a nebo generování hodnoty PID, pak lze nastavením přepínače ve formuláři 09142 přednastavit jeden ze způsobů zadání:

• Ručně
• Generovat

Obr.09142/2 Globální parametry pro způsob zadávání pole PID v iFIS/Spisová služba

Obr.09142/3 Evidence nového dokumentu (s možností ručního vyplnění PID)

Ve formuláři 09142 Evidence nového dokumentu do spisové služby je umožněno vložit k záznamu přílohu. Před uložením záznamu pomocí tlačítek Do konceptů nebo Uložit a další lze zaškrtnout pole Vložit přílohy. Na základě toho se otevře okno pro vložení přílohy (vlastní soubor lze vložit přes tlačítko Vlož). Po ukončení vkládání a potvrzení tlačítkem Pokračovat je vygenerováno PID.

Obr.09142/4 Evidence nového dokumentu (možnost ručního vkládání příloh)

Typy odesílatelů/adresátů

Typ odesílatele a typ adresáta určuje, zda se jedná o dokument externí nebo interní povahy, zda jde o dokument doručený do organizace nebo odesílaný z organizace, případně pouze obíhající v rámci organizace.

Jednotlivé typy jsou stručně popsány v následující tabulce:

Typ/zkratka	Typ/popis	Údaje odesílatelů/adresátů	Poznámka
U	Spisový uzel	z číselníku spisových uzlů (funkce 09126)
O	Osoba	z číselníku osob	- omezeno na osoby registrované k některému Spisovému uzlu - možno využít položky "Funkce" (údaje z frm. 09128)
F	Firma	z číselníku organizací (funkce 01291)
N	Ostatní externí	volným textem	- z použitých údajů se vytváří samostatný "číselník"
D	Datová schránka	z číselníku organizací, osob nebo z funkce 00225	- vazba na způsob doručení (Datová schránka) - údaje do Adresáta nebo Odesílatele dle volby "Došlo" nebo "Poslat" - možnost odeslání datové zprávy do ISDS je popsán v materiálu Postup
S	Skupina adresátů	z funkce 09132	- lze vybrat pouze pro Adresáta - využití pro hromadnou korespondenci (jeden dokument více adresátům)

Obr.09142/5 Evidence nového dokumentu (typy odesílatelů/adresátů)

Prvotní evidence odesílatele a adresáta určuje povahu a původ dokumentu:

Povaha a původ dokumentu	Typ odesílatele	Typ adresáta
Doručený původci externí	F, N nebo D	U nebo O
Vzniklý u původce odesílaný - externí	U nebo O	F, N nebo D
Vzniklý u původce odesílaný - interní	U nebo O	U nebo O

Obr.09142/6 Evidence nového dokumentu (různé kombinace typů odesílatelů/adresátů)

	Poznámka
	Adresáti typu "S" mohou být různého typu dle sestavené a použité skupiny.

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník
• 00225 - Vyhledávání Datové schránky