Man03133

03133 * Evidence platebních bankovních karet

Formulář je určen k evidenci a správě platebních karet a zpracování transakcí při použití karet. Formulář slouží k prohlížení a zobrazení detailu karty, nebo pro vytvoření záznamu o nové kartě. Ve formuláři lze vést evidenci uživatelů, kteří mají nebo v minulosti měli zapůjčenou kartu. Zobrazuje i přehledné uspořádání transakcí (plateb), ke kterým došlo při využívání karty. Z formuláře tak lze získat jednoznačné informace, kdo v daný okamžik kartu použil. Formulář obsahuje i seznam správců, kterým jsou odesílány e-mailové notifikace o provedených transakcích spojených s využíváním platební karty. Zasílání e-mailových notifikací je zapotřebí předem nastavit pomocí různých parametrů. Více informací, jak formulář co nejlépe využít a k jakým účelům naleznete zde.

Obr. 03133/1 Evidence platebních bankovních karet

Popis formuláře

Formulář lze vyvolat:

• klávesou Výběr nebo TAB z formuláře 03134 - Přehled platebních karet
• klávesou pro Nový záznam z formuláře 03134 - Přehled platebních karet, kdy se vyvolá prázdný formulář pro zaevidování nové platební karty

Při pořizování nového záznamu o kartě jsou některé položky červené a je nutné je vyplnit. Bez jejich vyplnění nelze novou kartu zaevidovat.

Ve formuláři lze zaevidovat několik osob, které jsou nějakým způsobem navázány na kartu, a to osobu, která platební kartu:

• spravuje (správce karty)
• vlastní (vlastník/držitel karty) - osoba, na kterou je karta evidována
• využívá (uživatel karty)

Přihlášený uživatel s přidělenou akcí BUT_ZAL_BK_KART má přístup na tlačítka pro Odemknutí / zamknutí bloku, která jsou určená pro odemknutní jednotlivých částí formuláře a pro jejich následnou úpravu. Uživatel, který nemá tuto roli přidělenou, nemůže údaje o kartě měnit. Může si detail karty jen prohlédnout. Pokud je přihlášeným uživatelem správce karty, který je platný a má nastaven přístup na tlačítko pro Odemknutí / zamknutí bloku (má přidělenou akci BUT_ZAL_BK_KART), může přidávat jednotlivé uživatele, kterým je karta zapůjčena. Při zaevidování uživatele se kontroluje aktuální datum s položkami Od / Do. Po odemknutí bloku může správce přidávat, upravovat či mazat záznamy. Jakákoliv manipulace s daty je evidována v historii, kterou si uživatel může zobrazit stisknutím tlačítka Historie.

Ve spodní části se nacházejí tlačítka:

• Nová karta - umožní rychle založit nový záznam o kartě přímo z detailu karty, funguje stejně jako použití klávesy pro Nový záznam z formuláře 03134 - Přehled platebních karet
• Přílohy - pomocí tlačítka lze připojit přílohy týkající se konkrétní karty
• Historie - zobrazí historii platební karty

Ve formuláři se nacházejí tyto bloky:

• Bankovní platební karta
• Poznámka ke kartě - může obsahovat libovolnou poznámku k platební kartě
• Správce karty
• Uživatelé karty
• Transakce

Bankovní platební karta

Blok Bankovní platební karta zobrazuje základní informace o platební kartě a obsahuje tyto položky:

• Číslo karty:
  • jednoznačné označení platební karty
  • je rozděleno do čtyř položek pro větší přehlednost při vyhledávání určité karty, nesmí se opakovat
  • položka je povinná, před uložením záznamu se kontroluje, zda je číslo karty validní, a to pomocí tzv. Luhnova algoritmu
  • pokud je karta validní, záznam se uloží do databáze, pokud není validní, nelze uložit do databáze, uživatel je na tuto skutečnost upozorněn a poukázán na kontrolu čísla karty
  • kontrola má zamezit, aby uživatel platební kartu s nesmyslným číslem uložil do databáze
• Platná od – počátek platnosti karty, položka je povinná, defaultně je nastaven aktuální měsíc a rok
• Platná do – ukončení platnosti karty
• Účet / Číslo / Kód - položka obsahuje informace o bankovním účtu, na kterém je karta evidována a udává přesný název a číslo bankovního účtu včetně kódu banky, položka je povinná
• Banka - informace o bance, u které je bankovní účet veden
• Měna - měna, ve které je účet veden
• Typ - typ platební karty
• Blokace - popis, zda je karta aktivní či nikoli, položka je povinná
• Stav – popis, v jakém stavu se karta nachází, položka je povinná
• Jméno:
  • osoba, na kterou je karta evidována
  • položka je povinná
  • po vyplnění položky se záznam o držiteli karty přepíše do třetího bloku Uživatel platební karty
  • držitel karty ale nemusí být současně uživatelem karty, uživatelem platební karty tedy může být jiná osoba
• Středisko – nákladové středisko, na kterém je platební karta využívána
• Dat. př. – datum převzetí, kdy byla karta převzata / doručena

Položky v prvním bloku můžou být po otevření již předem vyplněné podle vybraného bankovního účtu, odkud byl formulář volán. Údaje jsou zašedivělé a nelze je měnit.

Kromě výše uvedených položek je v bloku Bankovní platební karta umístěno také zatržítko Karta pro označení, o jaký typ platební karty se jedná. Na výběr má z těchto možností:

• Embosovaná
• Elektronická

Správce karty

Blok Správce karty obsahuje informace o osobě, která kartu spravuje a které budou chodit notifikace ohledně vyúčtování karty. Součástí tohoto bloku jsou položky:

• Jméno – osoba, která spravuje platební kartu, položka je povinná
• Od - od jakého data daná osoba spravuje platební kartu, položka je povinná
• Do - do jakého data byla platební karta danou osobou spravována
• Poznámka - doplňující informace ke správci platební karty

Uživatelé karty

Blok Uživatelé karty poskytuje informace o uživatelích platební karty:

• Jméno - uživatel karty, položka je povinná
• Disponuje od - počátek zapůjčení karty
• Disponuje do - datum ukončení zapůjčení karty
• Poznámka - dodatečné informace k uživateli
• Vrácena - informace, zda uživatel kartu vrátil

Transakce

Blok Transakce se dělí na tyto položky:

• Datum - datum, kdy byla platba provedena
• Obchodník - místo, kde byla platba provedena
• Částka - částka, kterou uživatel zaplatil
• Měna - měna, ve které byla platba provedena
• Uživatel - uživatel, který platbu provedl
• Stav výpisu - stav vůči saldu

	Poznámka
	Záznamy se do bloku Transakce generují automaticky po přidání nového bankovního výpisu, ze kterého je rozpoznána daná platební karta.

Pokud přibyde nový řádek bankovního výpisu, systém vyhledá v řádcích výpisu číslo bankovní karty, kterou poté spáruje s výpisem a zobrazí transakci v detailu karty. Karty lze párovat s transakcemi pouze pro formáty typu „.okm“, „.kmo“. Tento postup funguje pouze při importu dat z banky, kartu nelze spárovat s výpisem dodatečně. Systém také rozešle správcům / držitelům / uživatelům e-mailovou notifikaci s podrobnými údaji o provedení nové platy kartou a s upozorněním, že je potřeba tuto platbu zaúčtovat. Nastavením parametrů se určí, komu bude e-mailová notifikace zasílána.

Obr. 03133/2 Příklad notifikace

Parametry, které se nastavují v menu Správce → Nastavení systému → Nastavení parametrů:

• BKUPOSPR - upozornění pro správce karty
• BKUPODRZ - upozornění pro držitele karty
• BKUPOUZI - upozornění pro uživatele karty

Je-li parametr nastaven na hodnotu A, po zpracování výpisu se odešle e-mailová notifikace. V opačném případě, pokud je parametr nastaven na hodnotu N, e-mailová notifikace se neodešle.

Kontroly

Ve formuláři se kontroluje:

• vyplnění všech povinných položek formuláře
• platnost karty
• délka čísla karty a jeho validace
• zda se data v položkách Disponuje od / do u jednotlivých uživatelů nepřekrývají
• zda je datum zapůjčení v rozsahu nastavené platnosti karty

Navazující funkce:

• 03134 - Přehled platebních karet
• 03163 - Bankovní účty vlastní