Postup realizace skartačního řízení

Skartační řízení v iFIS/Spisová služba

eSkartace (SIP balíčky - komunikace s digitálním archivem za podpory ESSS)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Skartační řízení – předpoklady pro SIPv3

Předpoklady pro možnost generování SIPv3 z iFIS/SPS:

• Správná verze klienta iFIS*
  • nyní již na verzi klienta iFIS nezávislé
• JAVA knihovny
  • nutná instalace poslední knihovny FileLoaderLibrary pro Forms
• Správná verze CUL
  • požadovaná minimálně verze CUL je min. 2.3.3, ale ta může obsahovat chyby
  • konverze se automaticky provádí pouze na nově vložených dokumentech, a to za předpokladu, že tato funkcionalita je v CUL zapnutá (pro dříve vložené dokumenty musíme spustit nástroj pro vytvoření konverzí)
• Nastavení, konfigurace
  • konfigurace aplikačních služeb forms na WLS
  • zapnutí systémového parametru pro komunikaci s příslušnou verzí CUL

Příprava skartačního řízení v iFIS*Spisová služba

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (příruční)

Obr. SPS/PD/Spisovna - uložení na "Spisovnu" (příruční)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)

Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)

Obr. SPS/PD/Příruční spisovna - uložení na "Spisovnu" (centrální)

Parametrizace

Nastavení parametrizace:

• Ruční skartační řízení
• Elektronické skartační řízení
• SN
• SŘ

Obr. Nastavení parametrizace

SPS/Parametrizace spisových uzlů:

• skartační řízení (SŘ)
• skartační návrh (SN)

Obr. SPS/Parametrizace spisových uzlů

Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)

Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník) – report k dozařazení do spisového návrhu

Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - tvorba skartačního návrhu (Podací deník)

Obr. SPS/Skartační návrh - tvorba skartačního návrhu (Podací deník) - vyřazení, kontroly

Obr. SPS/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (Podací deník)

Skartační řízení v iFIS*Spisová služba - ruční

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení skartačního řízení, rozhodnutí z Archívu, změna skartační operace

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení skartačního řízení

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - možnost realizace "Skartace" a "Archivace", možnost zrušení skartačního řízení

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření skartačního řízení

eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)

Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické

Obr. Parametrizace – elektronické skartační řízení

Obr. SPS/PD/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (PD)

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení eSŘ (hlavička SŘ, přenesené entity SN = dokumenty, spisy)

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení eSŘ

Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – generování SIP (uložení do adresáře)

Obr. SPS – složení a podoba SIP (komprimace) pro předání "Archívu"

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (dokument)

Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)

Přihlášení do NArP (Národní archivní portál):

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP (Národní archivní portál) přihlášení

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování skartačního řízení (původce)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání dalších souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (mail)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (seznam)

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP stav "K založení SŘ"

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí, uložení souboru

Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí archiváře

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (dožádání)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výběr souboru XML)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výpis zpracování)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (uložený záznam, požadované operace)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP (dožádání), uložení do adresáře, předání "Archívu" (nahrání do NArP)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – SIPy dožádání odeslány do NArP - vrácena odpověď z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP pro předání archiválií (znovu celá komunikace s NArP), zpracování odpovědi z NArP (potvrzení)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - potvrzení o přejímce archiválií z NArP (identifikátory)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - vlastní skartace a archivace v iFIS*

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření eSŘ

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/PD/Spisovna - dokumenty "Skartováno" (číslo protokolu)

Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Spisy - spis "Archivováno" (číslo protokolu)

Postup z dokumentů

Příprava SIP balíčků

Vytvoření SIP na SU = Spisovna

Obr. Nastavení globálního parametru

Obr. Nastavení parametru u SU = Spisovna

Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení Nadřízený SU = Podatelna by se předání záznamů z 901 na Spisovna muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes Podatelnu nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit Doručovací cesta na Přímá.

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět)

Výběr dokumentů ze složky Zařazeno do SŘ na SU = 901 (Váha = -123) + označení zatržítky:

Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) - volba "Předat"

Na Spisovně jsou dokumenty K příjmu:

Obr. Na "Spisovně" dokumenty "K příjmu"

Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na spisovnu:

Obr. Volba "Příjem", "Vyfiltrování" a "Převzetí" na spisovnu

Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu SŘ zařazení do SN:

Obr. Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu "SŘ" zařazení do SN

Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku":

Obr. Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku"

Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC:

Obr. Vytvoření "Adresáře" (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC

Formulář 09154 - Protokoly skartačních řízení – automaticky založené skartační řízení:

Obr. Automaticky založené skartační řízení ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení

Zahájení skartačního řízení přes tlačítko Zahájit SŘ, zafixovat SN = Ano:

Obr. Zahájení skartačního řízení přes tlačítko "Zahájit SŘ", zafixovat SN = Ano

Změna stavu skartačního řízení na Návrh, záložka SIPy:

Obr. Změna stavu skartačního řízení na "Návrh", záložka SIPy

Tlačítko Generovat, výběr podadresáře pro uložení SIP:

Obr. Tlačítko "Generovat" a výběr podadresáře pro uložení SIP

Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů:

Obr. Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů

Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na Vygenerováno:

Obr. Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na "Vygenerováno"

SIP soubory uložené ve vybraném adresáři:

Obr. SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři

Seznam dožádaných SIP balíčků - import

Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS

PD - SU = 905 - SN:

Obr. PD - SU = 905 - SN

Protokoly skartačních řízení – Entity SN:

Obr. Protokoly skartačních řízení – "Entity SN"

Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky):

Obr. Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr souboru XML z NArP/DA:

Obr. Výběr souboru XML z NArP/DA

Dohledání souboru v adresáři:

Obr. Dohledání souboru v adresáři

Import XML souboru:

Obr. Import XML souboru

Uložení dat z importu souboru XML:

Obr. Uložení dat z importu souboru XML

Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit:

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit

Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP:

Obr. Záložka "SIPy" – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP

Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP:

Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP

Výsledek generování SIP:

Obr. Výsledek generování SIP

Změna stavu dožádané sady SIP balíčků:

Obr. Změna stavu dožádané sady SIP balíčků

Předání vygenerovaných souborů SIP balíčků.

Seznam rozhodnutí

Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS

Záložka SIPy – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky):

Obr. Záložka "SIPy" – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře:

Obr. Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře

Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí:

Obr. Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí

Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích:

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích

Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP:

Obr. Záložka "SIPy" – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP

Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení archivních SIP:

Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení archivních SIP

Výsledek generování archivních SIP:

Obr. Výsledek generování archivních SIP

Změna stavu archivní sady SIP balíčků:

Obr. Změna stavu archivní sady SIP balíčků

Předání vygenerovaných souborů archivních SIP balíčků.

Import XML souboru potvrzení z NArP do SPS

Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS

Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky):

Obr. Záložka "SIPy" – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky)

Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:

Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků

Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:

Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"

Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře:

Obr. Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře

Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení:

Obr. Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení

Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA):

Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA)

Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A):

Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A)

Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A):

Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A)

Aktivace tlačítek Skartovat a Archivovat (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ:

Obr. Aktivace tlačítek "Skartovat" a "Archivovat" (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ

Použití tlačítka Skartovat:

Obr. Použití tlačítka "Skartovat"

Nelze dokončit – chyby CUL:

Obr. Nelze dokončit – chyby CUL

Obdobná operace Archivovat.

Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace):

Obr. Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace)

Dokončení procesu

Elektronické skartační řízení – dokončení procesu – vlastní skartace a archivace v eSSL

Tlačítko Skartovat – pro skartování zbylých dokumentů s operací Zničit:

Obr. Tlačítko "Skartovat" – pro skartování zbylých dokumentů s operací "Zničit"

Potvrzení provedení skartace:

Obr. Potvrzení provedení skartace

Výsledek provedení skartace:

Obr. Výsledek provedení skartace

Tlačítko Archivovat - pro archivaci zbylých záznamů s operací Vybrat za archiválii:

Obr. Tlačítko "Archivovat" - pro archivaci zbylých záznamů s operací "Vybrat za archiválii"

Potvrzení provedení archivace:

Obr. Potvrzení provedení archivace

Výsledek provedení archivace:

Obr. Výsledek provedení archivace

Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení:

Obr. Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení

Zaevidované identifikátory z digitálního archivu – z předaného seznamu přejímky archiválií:

Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu - z předaného seznamu přejímky archiválií

Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení:

Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení

Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci):

Obr. Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci)

Dokumenty se stavem Skartováno – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141):

Obr. Dokumenty se stavem "Skartováno" – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141)

Dokumenty se stavem Archivováno:

Obr. Dokumenty se stavem "Archivováno"

Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení:

Obr. Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení