Postup realizace skartačního řízení
Skartační řízení v iFIS/Spisová služba
eSkartace (SIP balíčky - komunikace s digitálním archivem za podpory ESSS)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Skartační řízení – předpoklady pro SIPv3
Předpoklady pro možnost generování SIPv3 z iFIS/SPS:
- Správná verze klienta iFIS
- nyní již na verzi klienta iFIS nezávislé
- JAVA knihovny
- nutná instalace poslední knihovny FileLoaderLibrary pro Forms
- Správná verze CUL
- požadovaná minimálně verze CUL je min. 2.3.3, ale ta může obsahovat chyby
- konverze se automaticky provádí pouze na nově vložených dokumentech, a to za předpokladu, že tato funkcionalita je v CUL zapnutá (pro dříve vložené dokumenty musíme spustit nástroj pro vytvoření konverzí)
- Nastavení, konfigurace
- konfigurace aplikačních služeb forms na WLS
- zapnutí systémového parametru pro komunikaci s příslušnou verzí CUL
Příprava skartačního řízení v iFIS/Spisová služba
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (příruční)
Obr. SPS/PD/Spisovna - uložení na "Spisovnu" (příruční)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Příruční spisovna - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Parametrizace
Nastavení parametrizace:
- Ruční skartační řízení
- Elektronické skartační řízení
- SN
- SŘ
Obr. Nastavení parametrizace
SPS/Parametrizace spisových uzlů:
- skartační řízení (SŘ)
- skartační návrh (SN)
Obr. SPS/Parametrizace spisových uzlů
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník) – report k dozařazení do spisového návrhu
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - tvorba skartačního návrhu (Podací deník)
Obr. SPS/Skartační návrh - tvorba skartačního návrhu (Podací deník) - vyřazení, kontroly
Obr. SPS/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (Podací deník)
Skartační řízení v iFIS/Spisová služba - ruční
Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)
Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení skartačního řízení, rozhodnutí z Archívu, změna skartační operace
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení skartačního řízení
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - možnost realizace "Skartace" a "Archivace", možnost zrušení skartačního řízení
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření skartačního řízení
eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické
Obr. Parametrizace – elektronické skartační řízení
Obr. SPS/PD/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (PD)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení eSŘ (hlavička SŘ, přenesené entity SN = dokumenty, spisy)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení eSŘ
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení – generování SIP (uložení do adresáře)
Obr. SPS – generování SIP (uložení do adresáře)
Obr. SPS – složení a podoba SIP (komprimace) pro předání "Archívu"
Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (dokument)
Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)
Přihlášení do NArP (Národní archivní portál):
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP (Národní archivní portál) přihlášení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování skartačního řízení (původce)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola (e-mail)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání dalších souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (e-mail)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (seznam)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP stav "K založení SŘ"
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí, uložení souboru
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí archiváře
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (dožádání)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výběr souboru XML)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výpis zpracování)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (uložený záznam, požadované operace)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP (dožádání), uložení do adresáře, předání "Archívu" (nahrání do NArP)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – SIPy dožádání odeslány do NArP - vrácena odpověď z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP pro předání archiválií (znovu celá komunikace s NArP), zpracování odpovědi z NArP (potvrzení)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - potvrzení o přejímce archiválií z NArP (identifikátory)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - vlastní skartace a archivace v iFIS
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření eSŘ
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/PD/Spisovna - dokumenty "Skartováno" (číslo protokolu)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Spisy - spis "Archivováno" (číslo protokolu)
Postup z dokumentů
Příprava SIP balíčků
Vytvoření SIP na SU = Spisovna
Obr. Nastavení globálního parametru
Obr. Nastavení parametru u SU = Spisovna
Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení Nadřízený SU = Podatelna by se předání záznamů z 901 na Spisovna muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes Podatelnu nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit Doručovací cesta na Přímá.
Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět)
Výběr dokumentů ze složky Zařazeno do SŘ na SU = 901 (Váha = -123) + označení zatržítky:
Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) - volba "Předat"
Na Spisovně jsou dokumenty K příjmu:
Obr. Na "Spisovně" dokumenty "K příjmu"
Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na spisovnu:
Obr. Volba "Příjem", "Vyfiltrování" a "Převzetí" na spisovnu
Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu SŘ zařazení do SN:
Obr. Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu "SŘ" zařazení do SN
Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku":
Obr. Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku"
Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC:
Obr. Vytvoření "Adresáře" (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC
Formulář 09154 - Protokoly skartačních řízení – automaticky založené skartační řízení:
Obr. Automaticky založené skartační řízení ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení
Zahájení skartačního řízení přes tlačítko Zahájit SŘ, zafixovat SN = Ano:
Obr. Zahájení skartačního řízení přes tlačítko "Zahájit SŘ", zafixovat SN = Ano
Změna stavu skartačního řízení na Návrh, záložka SIPy:
Obr. Změna stavu skartačního řízení na "Návrh", záložka SIPy
Tlačítko Generovat, výběr podadresáře pro uložení SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" a výběr podadresáře pro uložení SIP
Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů:
Obr. Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů
Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na Vygenerováno:
Obr. Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na "Vygenerováno"
SIP soubory uložené ve vybraném adresáři:
Obr. SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři
Seznam dožádaných SIP balíčků - import
Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS
PD - SU = 905 - SN:
Obr. PD - SU = 905 - SN
Protokoly skartačních řízení – Entity SN:
Obr. Protokoly skartačních řízení – "Entity SN"
Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr souboru XML z NArP/DA:
Obr. Výběr souboru XML z NArP/DA
Dohledání souboru v adresáři:
Obr. Dohledání souboru v adresáři
Import XML souboru:
Obr. Import XML souboru
Uložení dat z importu souboru XML:
Obr. Uložení dat z importu souboru XML
Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit:
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit
Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP:
Obr. Záložka "SIPy" – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP
Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP
Výsledek generování SIP:
Obr. Výsledek generování SIP
Změna stavu dožádané sady SIP balíčků:
Obr. Změna stavu dožádané sady SIP balíčků
Předání vygenerovaných souborů SIP balíčků.
Seznam rozhodnutí
Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS
Záložka SIPy – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka "SIPy" – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře:
Obr. Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře
Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí:
Obr. Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí
Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích:
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích
Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP:
Obr. Záložka "SIPy" – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP
Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení archivních SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení archivních SIP
Výsledek generování archivních SIP:
Obr. Výsledek generování archivních SIP
Změna stavu archivní sady SIP balíčků:
Obr. Změna stavu archivní sady SIP balíčků
Předání vygenerovaných souborů archivních SIP balíčků.
Import XML souboru potvrzení z NArP do SPS
Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS
Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka "SIPy" – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře:
Obr. Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře
Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení:
Obr. Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení
Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA):
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA)
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A):
Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A)
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A):
Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A)
Aktivace tlačítek Skartovat a Archivovat (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ:
Obr. Aktivace tlačítek "Skartovat" a "Archivovat" (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ
Použití tlačítka Skartovat:
Obr. Použití tlačítka "Skartovat"
Nelze dokončit – chyby CUL:
Obr. Nelze dokončit – chyby CUL
Obdobná operace Archivovat.
Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace):
Obr. Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace)
Dokončení procesu
Elektronické skartační řízení – dokončení procesu – vlastní skartace a archivace v eSSL
Tlačítko Skartovat – pro skartování zbylých dokumentů s operací Zničit:
Obr. Tlačítko "Skartovat" – pro skartování zbylých dokumentů s operací "Zničit"
Potvrzení provedení skartace:
Obr. Potvrzení provedení skartace
Výsledek provedení skartace:
Obr. Výsledek provedení skartace
Tlačítko Archivovat - pro archivaci zbylých záznamů s operací Vybrat za archiválii:
Obr. Tlačítko "Archivovat" - pro archivaci zbylých záznamů s operací "Vybrat za archiválii"
Potvrzení provedení archivace:
Obr. Potvrzení provedení archivace
Výsledek provedení archivace:
Obr. Výsledek provedení archivace
Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení:
Obr. Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu – z předaného seznamu přejímky archiválií:
Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu - z předaného seznamu přejímky archiválií
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení:
Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení
Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci):
Obr. Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci)
Dokumenty se stavem Skartováno – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141):
Obr. Dokumenty se stavem "Skartováno" – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141)
Dokumenty se stavem Archivováno:
Obr. Dokumenty se stavem "Archivováno"
Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení:
Obr. Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení
