Postup realizace skartačního řízení: Porovnání verzí
Bez shrnutí editace |
Bez shrnutí editace |
||
| Řádek 165: | Řádek 165: | ||
'''Obr.''' ''Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)'' | '''Obr.''' ''Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)'' | ||
Přihlášení do NArP (Národní archivní portál): | |||
[[Image:SkartaniRizeni33.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeni33.png]]<br> | ||
'''Obr.''' ''Elektronické skartační řízení - NArP přihlášení'' | '''Obr.''' ''Elektronické skartační řízení - NArP (Národní archivní portál) přihlášení'' | ||
| Řádek 304: | Řádek 306: | ||
Dočasné nastavení '''SU = 901''' (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení ''Nadřízený SU = Podatelna'' by se předání záznamů z '''901''' na '''Spisovna''' muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes ''Podatelnu'' nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit ''Doručovací cesta'' na ''Přímá'' | Dočasné nastavení '''SU = 901''' (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení ''Nadřízený SU = Podatelna'' by se předání záznamů z '''901''' na '''Spisovna''' muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes ''Podatelnu'' nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit ''Doručovací cesta'' na ''Přímá''. | ||
[[Image:SkartaniRizeniL3.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL3.png]]<br> | ||
| Řádek 310: | Řádek 312: | ||
Výběr dokumentů ze složky ''Zařazeno do SŘ'' na '''SU = 901''' ('''Váha = -123''') + označení zatržítky | Výběr dokumentů ze složky ''Zařazeno do SŘ'' na '''SU = 901''' ('''Váha = -123''') + označení zatržítky: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL4.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL4.png]]<br> | ||
| Řádek 316: | Řádek 318: | ||
Na ''Spisovně'' jsou dokumenty ''K příjmu'' | Na ''Spisovně'' jsou dokumenty ''K příjmu'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL5.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL5.png]]<br> | ||
| Řádek 322: | Řádek 324: | ||
Volba ''Příjem'', ''Vyfiltrování'' a ''Převzetí'' na spisovnu | Volba ''Příjem'', ''Vyfiltrování'' a ''Převzetí'' na spisovnu: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL6.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL6.png]]<br> | ||
| Řádek 328: | Řádek 330: | ||
Výběr záznamů ('''CTRL + N'''), přes volbu '''SŘ''' zařazení do '''SN''' | Výběr záznamů ('''CTRL + N'''), přes volbu '''SŘ''' zařazení do '''SN''': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL7.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL7.png]]<br> | ||
| Řádek 334: | Řádek 336: | ||
Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku" | Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku": | ||
[[Image:SkartaniRizeniL8.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL8.png]]<br> | ||
| Řádek 340: | Řádek 342: | ||
Vytvoření ''Adresáře'' (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC | Vytvoření ''Adresáře'' (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL9.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL9.png]]<br> | ||
| Řádek 346: | Řádek 348: | ||
Formulář [[Man09154|09154]] - ''Protokoly skartačních řízení'' – automaticky založené skartační řízení | Formulář [[Man09154|09154]] - ''Protokoly skartačních řízení'' – automaticky založené skartační řízení: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL10.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL10.png]]<br> | ||
| Řádek 352: | Řádek 354: | ||
Zahájení skartačního řízení přes tlačítko ''Zahájit SŘ'', zafixovat '''SN = Ano''' | Zahájení skartačního řízení přes tlačítko ''Zahájit SŘ'', zafixovat '''SN = Ano''': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL11.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL11.png]]<br> | ||
| Řádek 358: | Řádek 360: | ||
Změna stavu skartačního řízení na ''Návrh'', záložka SIPy | Změna stavu skartačního řízení na ''Návrh'', záložka SIPy: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL12.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL12.png]]<br> | ||
| Řádek 364: | Řádek 366: | ||
Tlačítko ''Generovat'', výběr podadresáře pro uložení SIP | Tlačítko ''Generovat'', výběr podadresáře pro uložení SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL13.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL13.png]]<br> | ||
| Řádek 370: | Řádek 372: | ||
Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů | Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL14.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL14.png]]<br> | ||
| Řádek 376: | Řádek 378: | ||
Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na ''Vygenerováno'' | Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na ''Vygenerováno'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL15.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL15.png]]<br> | ||
| Řádek 382: | Řádek 384: | ||
SIP soubory uložené ve vybraném adresáři | SIP soubory uložené ve vybraném adresáři: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL16.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL16.png]]<br> | ||
| Řádek 392: | Řádek 394: | ||
====Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS==== | ====Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS==== | ||
'''PD - SU = 905 - SN''' | '''PD - SU = 905 - SN''': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL17.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL17.png]]<br> | ||
| Řádek 398: | Řádek 400: | ||
Protokoly skartačních řízení – ''Entity SN'' | Protokoly skartačních řízení – ''Entity SN'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL18.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL18.png]]<br> | ||
| Řádek 404: | Řádek 406: | ||
Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky) | Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL19.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL19.png]]<br> | ||
| Řádek 410: | Řádek 412: | ||
Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků | Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL20.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL20.png]]<br> | ||
| Řádek 416: | Řádek 418: | ||
Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'' | Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL21.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL21.png]]<br> | ||
| Řádek 422: | Řádek 424: | ||
Výběr souboru XML z NArP/DA | Výběr souboru XML z NArP/DA: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL22.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL22.png]]<br> | ||
| Řádek 428: | Řádek 430: | ||
Dohledání souboru v adresáři | Dohledání souboru v adresáři: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL23.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL23.png]]<br> | ||
| Řádek 434: | Řádek 436: | ||
Import XML souboru | Import XML souboru: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL24.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL24.png]]<br> | ||
| Řádek 440: | Řádek 442: | ||
Uložení dat z importu souboru XML | Uložení dat z importu souboru XML: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL25.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL25.png]]<br> | ||
| Řádek 446: | Řádek 448: | ||
Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit | Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL26.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL26.png]]<br> | ||
| Řádek 452: | Řádek 454: | ||
Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP | Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL27.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL27.png]]<br> | ||
| Řádek 458: | Řádek 460: | ||
Tlačítko ''Generovat'' – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP | Tlačítko ''Generovat'' – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL28.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL28.png]]<br> | ||
| Řádek 464: | Řádek 466: | ||
Výsledek generování SIP | Výsledek generování SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL29.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL29.png]]<br> | ||
| Řádek 470: | Řádek 472: | ||
Změna stavu dožádané sady SIP balíčků | Změna stavu dožádané sady SIP balíčků: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL30.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL30.png]]<br> | ||
| Řádek 483: | Řádek 485: | ||
====Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS==== | ====Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS==== | ||
Záložka ''SIPy'' – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky) | Záložka ''SIPy'' – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL31.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL31.png]]<br> | ||
| Řádek 489: | Řádek 491: | ||
Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků | Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL32.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL32.png]]<br> | ||
| Řádek 495: | Řádek 497: | ||
Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'' | Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL33.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL33.png]]<br> | ||
| Řádek 501: | Řádek 503: | ||
Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře | Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL34.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL34.png]]<br> | ||
| Řádek 507: | Řádek 509: | ||
Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí | Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL35.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL35.png]]<br> | ||
| Řádek 513: | Řádek 515: | ||
Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích | Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL36.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL36.png]]<br> | ||
| Řádek 519: | Řádek 521: | ||
Záložka ''SIPy'' – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP | Záložka ''SIPy'' – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL37.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL37.png]]<br> | ||
| Řádek 525: | Řádek 527: | ||
Tlačítko ''Generovat'' – výběr adresáře pro uložení archivních SIP | Tlačítko ''Generovat'' – výběr adresáře pro uložení archivních SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL38.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL38.png]]<br> | ||
| Řádek 531: | Řádek 533: | ||
Výsledek generování archivních SIP | Výsledek generování archivních SIP: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL39.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL39.png]]<br> | ||
| Řádek 537: | Řádek 539: | ||
Změna stavu archivní sady SIP balíčků | Změna stavu archivní sady SIP balíčků: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL40.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL40.png]]<br> | ||
| Řádek 550: | Řádek 552: | ||
====Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS==== | ====Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS==== | ||
Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky) | Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL41.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL41.png]]<br> | ||
| Řádek 556: | Řádek 558: | ||
Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků | Tlačítko ''Odeslat do DA'' – změna stavu sady SIP balíčků: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL42.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL42.png]]<br> | ||
| Řádek 562: | Řádek 564: | ||
Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'' | Záložka ''Seznamy'' – tlačítko ''Nový seznam'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL43.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL43.png]]<br> | ||
| Řádek 568: | Řádek 570: | ||
Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře | Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL44.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL44.png]]<br> | ||
| Řádek 574: | Řádek 576: | ||
Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení | Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL45.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL45.png]]<br> | ||
| Řádek 580: | Řádek 582: | ||
Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA) | Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL46.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL46.png]]<br> | ||
| Řádek 586: | Řádek 588: | ||
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A) | Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL47.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL47.png]]<br> | ||
| Řádek 592: | Řádek 594: | ||
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři [[Man09126|09126]] - ''Spisové uzly'' (SŘ = A) | Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři [[Man09126|09126]] - ''Spisové uzly'' (SŘ = A): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL48.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL48.png]]<br> | ||
| Řádek 598: | Řádek 600: | ||
Aktivace tlačítek ''Skartovat'' a ''Archivovat'' (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ | Aktivace tlačítek ''Skartovat'' a ''Archivovat'' (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL49.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL49.png]]<br> | ||
| Řádek 604: | Řádek 606: | ||
Použití tlačítka ''Skartovat'' | Použití tlačítka ''Skartovat'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL50.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL50.png]]<br> | ||
| Řádek 610: | Řádek 612: | ||
Nelze dokončit – chyby CUL | Nelze dokončit – chyby CUL: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL51.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL51.png]]<br> | ||
| Řádek 619: | Řádek 621: | ||
Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace) | Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL52.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL52.png]]<br> | ||
| Řádek 630: | Řádek 632: | ||
Tlačítko ''Skartovat'' – pro skartování zbylých dokumentů s operací ''Zničit'' | Tlačítko ''Skartovat'' – pro skartování zbylých dokumentů s operací ''Zničit'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL53.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL53.png]]<br> | ||
| Řádek 636: | Řádek 638: | ||
Potvrzení provedení skartace | Potvrzení provedení skartace: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL54.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL54.png]]<br> | ||
| Řádek 642: | Řádek 644: | ||
Výsledek provedení skartace | Výsledek provedení skartace: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL55.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL55.png]]<br> | ||
| Řádek 648: | Řádek 650: | ||
Tlačítko ''Archivovat'' - pro archivaci zbylých záznamů s operací ''Vybrat za archiválii'' | Tlačítko ''Archivovat'' - pro archivaci zbylých záznamů s operací ''Vybrat za archiválii'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL56.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL56.png]]<br> | ||
| Řádek 654: | Řádek 656: | ||
Potvrzení provedení archivace | Potvrzení provedení archivace: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL57.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL57.png]]<br> | ||
| Řádek 660: | Řádek 662: | ||
Výsledek provedení archivace | Výsledek provedení archivace: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL58.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL58.png]]<br> | ||
| Řádek 666: | Řádek 668: | ||
Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení | Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL59.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL59.png]]<br> | ||
| Řádek 672: | Řádek 674: | ||
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu – z předaného seznamu přejímky archiválií | Zaevidované identifikátory z digitálního archivu – z předaného seznamu přejímky archiválií: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL60.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL60.png]]<br> | ||
| Řádek 678: | Řádek 680: | ||
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení | Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL61.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL61.png]]<br> | ||
| Řádek 684: | Řádek 686: | ||
Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci) | Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL62.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL62.png]]<br> | ||
| Řádek 690: | Řádek 692: | ||
Dokumenty se stavem ''Skartováno'' – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141) | Dokumenty se stavem ''Skartováno'' – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141): | ||
[[Image:SkartaniRizeniL63.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL63.png]]<br> | ||
| Řádek 696: | Řádek 698: | ||
Dokumenty se stavem ''Archivováno'' | Dokumenty se stavem ''Archivováno'': | ||
[[Image:SkartaniRizeniL64.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL64.png]]<br> | ||
| Řádek 702: | Řádek 704: | ||
Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení | Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení: | ||
[[Image:SkartaniRizeniL65.png]]<br> | [[Image:SkartaniRizeniL65.png]]<br> | ||
Verze z 31. 7. 2019, 10:47
Skartační řízení v iFIS/Spisová služba
eSkartace (SIP balíčky - komunikace s digitálním archivem za podpory ESSS)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Skartační řízení – předpoklady pro SIPv3
Předpoklady pro možnost generování SIPv3 z iFIS/SPS:
- Správná verze klienta iFIS*
- nyní již na verzi klienta iFIS nezávislé
- JAVA knihovny
- nutná instalace poslední knihovny FileLoaderLibrary pro Forms
- Správná verze CUL
- požadovaná minimálně verze CUL je min. 2.3.3, ale ta může obsahovat chyby
- konverze se automaticky provádí pouze na nově vložených dokumentech, a to za předpokladu, že tato funkcionalita je v CUL zapnutá (pro dříve vložené dokumenty musíme spustit nástroj pro vytvoření konverzí)
- Nastavení, konfigurace
- konfigurace aplikačních služeb forms na WLS
- zapnutí systémového parametru pro komunikaci s příslušnou verzí CUL
Příprava skartačního řízení v iFIS*Spisová služba
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (příruční)
Obr. SPS/PD/Spisovna - uložení na "Spisovnu" (příruční)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Vyřízeno - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Obr. SPS/PD/Příruční spisovna - uložení na "Spisovnu" (centrální)
Parametrizace
Nastavení parametrizace:
- Ruční skartační řízení
- Elektronické skartační řízení
- SN
- SŘ
Obr. Nastavení parametrizace
SPS/Parametrizace spisových uzlů:
- skartační řízení (SŘ)
- skartační návrh (SN)
Obr. SPS/Parametrizace spisových uzlů
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník)
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - kontroly (Podací deník) – report k dozařazení do spisového návrhu
Obr. SPS/Zařazeno do skartačního řízení - tvorba skartačního návrhu (Podací deník)
Obr. SPS/Skartační návrh - tvorba skartačního návrhu (Podací deník) - vyřazení, kontroly
Obr. SPS/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (Podací deník)
Skartační řízení v iFIS*Spisová služba - ruční
Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)
Obr. SPS/Skartační návrh - VTS (report/soubor pro Archív)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení skartačního řízení, rozhodnutí z Archívu, změna skartační operace
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení skartačního řízení
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - možnost realizace "Skartace" a "Archivace", možnost zrušení skartačního řízení
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření skartačního řízení
eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Obr. Schéma eSkartace - komunikace s digitálním archivem (SIP balíčky)
Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické
Obr. Parametrizace – elektronické skartační řízení
Obr. SPS/PD/Skartační návrh – tvorba skartačního návrhu (PD)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - založení eSŘ (hlavička SŘ, přenesené entity SN = dokumenty, spisy)
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení - zahájení eSŘ
Obr. SPS/Protokoly skartačních řízení – generování SIP (uložení do adresáře)
Obr. SPS – generování SIP (uložení do adresáře)
Obr. SPS – složení a podoba SIP (komprimace) pro předání "Archívu"
Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (dokument)
Obr. Elektronické skartační řízení v iFIS/SPS - SIP z iFIS (spis)
Přihlášení do NArP (Národní archivní portál):
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP (Národní archivní portál) přihlášení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování SŘ
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP zaevidování skartačního řízení (původce)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP antivirová kontrola (mail)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP nahrání dalších souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (mail)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP schválení souborů (seznam)
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP ukončení přípravy skartačního řízení
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP stav "K založení SŘ"
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí, uložení souboru
Obr. Elektronické skartační řízení - NArP rozhodnutí archiváře
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (dožádání)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výběr souboru XML)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (výpis zpracování)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (uložený záznam, požadované operace)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP (dožádání), uložení do adresáře, předání "Archívu" (nahrání do NArP)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – SIPy dožádání odeslány do NArP - vrácena odpověď z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení – zpracování odpovědi z NArP (rozhodnutí)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - generování SIP pro předání archiválií (znovu celá komunikace s NArP), zpracování odpovědi z NArP (potvrzení)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - potvrzení o přejímce archiválií z NArP (identifikátory)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - vlastní skartace a archivace v iFIS*
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Protokoly skartačních řízení - uzavření eSŘ
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/PD/Spisovna - dokumenty "Skartováno" (číslo protokolu)
Obr. Skartační řízení v iFIS/SPS - elektronické - SPS/Spisy - spis "Archivováno" (číslo protokolu)
Postup z dokumentů
Příprava SIP balíčků
Vytvoření SIP na SU = Spisovna
Obr. Nastavení globálního parametru
Obr. Nastavení parametru u SU = Spisovna
Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) – při nastavení Nadřízený SU = Podatelna by se předání záznamů z 901 na Spisovna muselo realizovat standardní cestou, tj. ještě předáním přes Podatelnu nebo by se u všech předávaných záznamů musela měnit Doručovací cesta na Přímá.
Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět)
Výběr dokumentů ze složky Zařazeno do SŘ na SU = 901 (Váha = -123) + označení zatržítky:
Obr. Dočasné nastavení SU = 901 (Nadřízený SU = Svět) - volba "Předat"
Na Spisovně jsou dokumenty K příjmu:
Obr. Na "Spisovně" dokumenty "K příjmu"
Volba Příjem, Vyfiltrování a Převzetí na spisovnu:
Obr. Volba "Příjem", "Vyfiltrování" a "Převzetí" na spisovnu
Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu SŘ zařazení do SN:
Obr. Výběr záznamů (CTRL + N), přes volbu "SŘ" zařazení do SN
Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku":
Obr. Vytvořený skartační návrh na úrovni "Podacího deníku"
Vytvoření Adresáře (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC:
Obr. Vytvoření "Adresáře" (např. SPISOVNA) a podadresářů pro uložení souborů SIP na PC
Formulář 09154 - Protokoly skartačních řízení – automaticky založené skartační řízení:
Obr. Automaticky založené skartační řízení ve formuláři 09154 - Protokoly skartačních řízení
Zahájení skartačního řízení přes tlačítko Zahájit SŘ, zafixovat SN = Ano:
Obr. Zahájení skartačního řízení přes tlačítko "Zahájit SŘ", zafixovat SN = Ano
Změna stavu skartačního řízení na Návrh, záložka SIPy:
Obr. Změna stavu skartačního řízení na "Návrh", záložka SIPy
Tlačítko Generovat, výběr podadresáře pro uložení SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" a výběr podadresáře pro uložení SIP
Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů:
Obr. Úspěšné vygenerování a uložení SIP souborů
Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na Vygenerováno:
Obr. Úspěšné vygenerování SIP – změna stavu na "Vygenerováno"
SIP soubory uložené ve vybraném adresáři:
Obr. SIP soubory uložené ve zvoleném adresáři
Seznam dožádaných SIP balíčků - import
Elektronické skartační řízení - import XML souboru z NArP do SPS
PD - SU = 905 - SN:
Obr. PD - SU = 905 - SN
Protokoly skartačních řízení – Entity SN:
Obr. Protokoly skartačních řízení – "Entity SN"
Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka SIPy – vygenerovaný návrh (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr souboru XML z NArP/DA:
Obr. Výběr souboru XML z NArP/DA
Dohledání souboru v adresáři:
Obr. Dohledání souboru v adresáři
Import XML souboru:
Obr. Import XML souboru
Uložení dat z importu souboru XML:
Obr. Uložení dat z importu souboru XML
Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit:
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – dožádání entit
Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP:
Obr. Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování dožádaných SIP
Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení dožádaných SIP
Výsledek generování SIP:
Obr. Výsledek generování SIP
Změna stavu dožádané sady SIP balíčků:
Obr. Změna stavu dožádané sady SIP balíčků
Předání vygenerovaných souborů SIP balíčků.
Seznam rozhodnutí
Elektronické skartační řízení - import XML souboru rozhodnutí z NArP do SPS
Záložka SIPy – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka "SIPy" – vygenerované dožádání (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře:
Obr. Výběr uloženého XML souboru rozhodnutí z adresáře
Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí:
Obr. Import a uložení dat ze souboru XML rozhodnutí
Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích:
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – rozhodnutí o skartačních operacích
Záložka SIPy – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP:
Obr. Záložka "SIPy" – automaticky vytvořený záznam ke generování archivních SIP
Tlačítko Generovat – výběr adresáře pro uložení archivních SIP:
Obr. Tlačítko "Generovat" – výběr adresáře pro uložení archivních SIP
Výsledek generování archivních SIP:
Obr. Výsledek generování archivních SIP
Změna stavu archivní sady SIP balíčků:
Obr. Změna stavu archivní sady SIP balíčků
Předání vygenerovaných souborů archivních SIP balíčků.
Import XML souboru potvrzení z NArP do SPS
Elektronické skartační řízení - import XML souboru potvrzení z NArP do SPS
Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky):
Obr. Záložka SIPy – vygenerované rozhodnutí (již předáno – předchozí kroky)
Tlačítko Odeslat do DA – změna stavu sady SIP balíčků:
Obr. Tlačítko "Odeslat do DA" – změna stavu sady SIP balíčků
Záložka Seznamy – tlačítko Nový seznam:
Obr. Záložka "Seznamy" – tlačítko "Nový seznam"
Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře:
Obr. Výběr uloženého XML souboru potvrzení z adresáře
Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení:
Obr. Import a uložení dat ze souboru XML potvrzení
Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA):
Obr. Vytvořený záznam z importu souboru XML – potvrzení o převzetí archiválií (včetně identifikátorů z DA)
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A):
Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – globální parametr SPSSR (SR = A)
Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A):
Obr. Změna parametrů pro možnost dokončení eSŘ – u spisového uzlu ve formuláři 09126 - Spisové uzly (SŘ = A)
Aktivace tlačítek Skartovat a Archivovat (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ:
Obr. Aktivace tlačítek "Skartovat" a "Archivovat" (na základě změny parametrů) – pro možnost dokončení eSŘ
Použití tlačítka Skartovat:
Obr. Použití tlačítka "Skartovat"
Nelze dokončit – chyby CUL:
Obr. Nelze dokončit – chyby CUL
Obdobná operace Archivovat.
Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace):
Obr. Prozatímní výsledek (částečná archivace a skartace)
Dokončení procesu
Elektronické skartační řízení – dokončení procesu – vlastní skartace a archivace v eSSL
Tlačítko Skartovat – pro skartování zbylých dokumentů s operací Zničit:
Obr. Tlačítko "Skartovat" – pro skartování zbylých dokumentů s operací "Zničit"
Potvrzení provedení skartace:
Obr. Potvrzení provedení skartace
Výsledek provedení skartace:
Obr. Výsledek provedení skartace
Tlačítko Archivovat - pro archivaci zbylých záznamů s operací Vybrat za archiválii:
Obr. Tlačítko "Archivovat" - pro archivaci zbylých záznamů s operací "Vybrat za archiválii"
Potvrzení provedení archivace:
Obr. Potvrzení provedení archivace
Výsledek provedení archivace:
Obr. Výsledek provedení archivace
Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení:
Obr. Výsledný stav dokumentů a skartačního řízení
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu – z předaného seznamu přejímky archiválií:
Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu - z předaného seznamu přejímky archiválií
Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení:
Obr. Zaevidované identifikátory z digitálního archivu u dokumentů prošlých skartačních řízení
Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci):
Obr. Skartační návrh v PD – po uzavření skartačního řízení (po vlastní skartaci a archivaci)
Dokumenty se stavem Skartováno – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141):
Obr. Dokumenty se stavem "Skartováno" – výběr přes UF (pouze pro dané skartační řízení – protokol 3141)
Dokumenty se stavem Archivováno:
Obr. Dokumenty se stavem "Archivováno"
Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení:
Obr. Nastavený UF pro zobrazení pouze vybraných záznamů týkajících se tohoto skartačního řízení
