Man09134

09134 * Spisový a skartační plán

Formulář 09134 - Spisový a skartační plán je číselník, jehož naplnění je věcí metodika pro spisovou službu. Číselník by měl odpovídat interním předpisům a kategorizaci dokumentů v každé organizaci v návaznosti na obecně platné právní normy (součást Spisového řádu).
Tento číselník využívá následně zejména funkce 09122 - Podací deník jako seznam povolených hodnot. Poté je tento číselník využíván pro uložení dokumentů, následnou přípravu a realizaci skartačních řízení (včetně členění dokumentů do vytvořených spisů - viz 09144 - Číselník spisů).

Formulář má stromovou strukturu, čímž splňuje požadavek Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb).

Obr. 09134/1 Spisový a skartační plán - stromová struktura

Ve formuláři se evidují veškeré spisové a skartační plány.

	Poznámka
	Pro každou ekonomickou jednotku lze zaevidovat více záznamů spisových a skartačních plánů.

Obr. 09134/2 Spisový a skartační plán

Do detailu spisového/skartačního plánu se lze ze záznamu umístěném v boldu formuláře 09134 - Spisový a skartační plán přesunout klávesou pro Detail/Volání číselníku.

Obr. 09134/3 Detail spisového plánu ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán

	Poznámka
	V rámci záznamu lze nadefinovat oddělovače jednotlivých dílčích hodnot spisových znaků (náhrada parametrů SPSLEV%), a to přímo ve formuláři 09134 - Spisový a skartační plán ve sloupcích označených Oddělovače pro úrovně. Oddělovače jednotlivých pozic celého spisového znaku se tak již nenastavují pomocí parametrů SPSLEV%.

Záznamy ve formuláři obsahují položky, které jsou připraveny pro následné využití v dalších funkcích spisové služby.

Obr. 09134/4 Spisový a skartační plán

• Zrušeno - příznak zneplatnění záznamu spisového plánu (zneplatnění nadřízeného záznamu má za následek automatické zneplatnění i všech podřízených záznamů)
• Ek. j. - možnost určit, pro kterou ekonomicku jednotku je záznam určen
• Poř. - pořadí záznamu spisového a skartačního plánu, v jakém budou zobrazeny všechny nabídky pro výběr
• Způsob vyřízení - způsob vyřízení dokumentu
• Popis - popis záznamu spisového a skartačního plánu
• Popis celý - složený popis příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a popisů nadřízených záznamů
• Poznámka - možnost upřesnění popisu záznamu
• Spisový znak - spisový znak záznamu spisového a skartačního plánu
• Spisový znak celý - složený spisový znak příslušného záznamu spisového a skartačního plánu a spisových znaků nadřízených záznamů (oddělovače znaků jsou nastavitelné globálními parametry)
• Právní váha - možnost evidence požadované právní váhy ke kategorii dokumentů
• Skartační znak - skartační znak (A,S,V) příslušející záznamu spisovému plánu (spisovému znaku)
• Skartační lhůta - skartační lhůta v rocích příslušející spisovému znaku
• Lhůta pro el. dok. - možnost evidence jiné skartační lhůty pro dokumenty v elektronické (digitální) podobě
• Spouštěcí událost - možnost evidence jiné spouštěcí události, než je termín vyřízení dokumentu
• Platnost od - počáteční termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
• Platnost do - konečný termín platnosti záznamu spisového a skartačního plánu
• E-sign - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované elektronické podpisy
• Časové razítko - možnost evidence požadavku na kvalifikované nebo nekvalifikované časová razítka
• TSS - možnost evidence záznamů s povoleným trvalým skartačním souhlasem

Oddělovače jednotlivých pozic celého spisového znaku lze nastavit ve formuláři ve sloupcích označených Oddělovače pro úrovně.

Obr. 09134/5 Nastavení globálních parametrů pro spisový a skartační plán

Navazující funkce:

• 09122 - Podací deník
• 09144 - Číselník spisů
• 09138 - Číselník typů dokumentu

Volané sestavy:

• 09104 - Spisový a skartační plán