Man09130

09130 * Přiřazení osob k uzlům spisové služby

V této funkci se provádí registrace pracovníků k uzlům spisové služby. Každý pracovník subjektu by měl být registrován alespoň u jednoho spisového uzlu jako adresát pro správné a rychlé doručení dokumentu. Pracovník může být registrován u více uzlů, má-li to z povahy jeho práce logický důvod.

Obr. 09130/1 Registrované osoby ke spisovému uzlu.

S daty uzlu může manipulovat pouze uživatel, který je u uzlu registrován jako Správce uzlu (označen zatrhávátkem), typicky pracovníci na podatelnách, hospodáři útvarů apod. Každý spisový uzel musí mít alespoň jednoho správce uzlu.
Označení Fix zajistí, že registrace osoby ke spisovému uzlu zůstane nezměněna i po případném spuštění automatické registrace (např. ve formuláři 09126 Spisové uzly). Správci spisových uzlů jsou zafixováni automaticky.
Uživatelé, kteří jsou registrování jako správci u více uzlů, musí mít označen navíc právě jeden uzel jako startovací (označit uživateli jeden uzel Start). Tento uzel se uživateli automaticky otevře při zahájení práce s funkcí 09122 Podací deník.
Adresovat lze na spisovém uzlu jako odesílatele či příjemce dokumentu pouze pracovníky s označením Adr. Typicky, správce spisové služby je zaregistrovaný u všech spisových uzlů, ale veškeré dokumenty mu lze zasílat pouze na spisové uzly s označením Adr.
Uživatelé, kteří budou mít povoleno na příslušném SU prostřednictvím iFIS*/SPS odesílat datové zprávy do ISDS, musí mít přístup k této funkci definovanou zatrhávátkem v poli ISDS.

Ve formuláři jsou zobrazeny buďto pouze spisové uzly aktuální ekonomické jednotky nebo je možno pracovat i s uzly jiných ekonomických jednotek. Zobrazení je řízeno pomocí zatrhávátka pole Pracovat se všemi EJ v levé dolní části formuláře (aktuální stav je vyvolán přes režim dotazů). Pro registraci osob ke spisovým uzlům jiné ekonomické jednotky není tedy nutno se nejprve na tuto EJ přehlásit.

Administrátor aplikace by měl být registrován jako správce u všech uzlů z důvodu případného dohledávání dokumentů přes celou organizaci.
Uživatelé s neplatnými registracemi jsou označeni červeně. Důvodem neplatné registrace je ukončená platnost uživatele v číselníku osob. Tyto osoby nelze v dokumentu zadat do adresy odesílatele ani příjemce.
Osoby, jejichž registrace u příslušného spisového uzlu by měla být ukončena, je možno zneplatnit pomocí funkce "Zrušit záznam". U jména osoby se objeví příznak neplatnosti záznamu *.

Obr. 09130/2 Přiřazení osob ke spisovému uzlu.

Registraci nové osoby k příslušnému spisovému uzlu lze provést pomocí funkce "Vložit nový záznam" v poli Jméno a následným výběrem z Číselníku osob (funkce 01289).

Aktualizovat registrované osoby je možno také poloautomaticky přes tlačítko [Aktualizovat registraci osob], jehož spuštění je možno povolit prostřednictvím globálního parametru SPSAUTRG a zrealizovat ve formuláři 09126 Spisové uzly.

Další možností pro automatickou aktualizaci je využití správcovské funkce 09455 Plánování úloh jako záznam pro úlohu 091. Nastavení lze provádět ze strany správce iFIS*, přičemž lze nadefinovat časový interval spouštění. Také je možno nastavit více záznamů pro jednotlivé EJ. Proces je žurnálován a je možno ho v případě zájmu nadefinovat ze strany dodavatele SW tak, aby bylo záznam možno spustit jednorázově mimo nastavený interval.

Obr. 09130/3 Plánování úloh - nastavení záznamu pro automatickou registraci osob ke SU

Je také možno nadefinovat automatické generování mailů, které upozorní na provedení akce automatické registrace a informuje o počtu provedených změn.

Obr. 09130/4 Plánování úloh - emailové upozornění na množství provedených změn

Navazující funkce :

• 09122 - Podací deník
• 09126 - Spisové uzly
• 09131 - Přiřazení uzlů k osobám
• 09132 - Číselník skupin adresátů
• 09101 - Číselník osob

Volané sestavy:

• 09120 - Registrované osoby